¿Qué es el almacén?
Es el lugar o espacio físico destinado para depositar, guardar, preservar y custodiar un importante número de artículos, piezas, herramientas, maquinarias, equipos, productos o mercancías de una empresa.
Entre sus características ideales destacan:
- Ubicación estratégica para facilidad de acceso;
- Dimensionamiento acorde con los volúmenes de productos que se resguardan;
- Espaciado seguro que permita la movilidad de forma segura, tanto para trabajadores como equipos de acarreo;
- Altos niveles de seguridad y custodia de sus áreas internas y externas.
- Iluminación adecuada con los protocolos de seguridad según los elementos a ser almacenados.
- Buena circulación de aire y controles para evitar la humedad.
Tipos de Almacén
Existen muchos métodos para determinar las funciones que deben tener los depósitos o bodegas, los mismos se pueden clasificar, entre otros elementos, según su tipo constructivo, funcionalidad, ubicación, técnica de almacenamiento utilizada o grado de automatización del local.
Entre los principales tipos encontramos:
I. Almacén de tránsito
Se usa para el acopio provisional de las mercancías. Aquí se depositan hasta que se necesiten para la siguiente etapa de un proceso, por ejemplo, empaquetado o la entrega al cliente final.
II. Almacén de distribución
Se ubican de forma estratégica lo más cerca posible del cliente final; están diseñados para garantizar los tiempos de entrega de ciertos productos en una región o zona.
III. Almacén de aprovisionamiento
Su función es guardar y tener a disposición las materias primas, piezas de producción, componentes y producto semielaborado. Son esenciales en líneas de producción sin interrupción.
IV. Almacén de picking (pedidos)
Son básicamente sitios donde se colocan y distribuyen los pedidos, a fin de tenerlos empaquetados y listos en: pasillos, estantes, carretillas, paletas, tarimas, todo con el fin de mejorar espacios para aumentar la eficiencia de los tiempos de entrega a los clientes.
V. Almacén de consolidación
Ayudan a las empresas que tienen un elevado número de pedidos para agilizar los envíos, y sobre todo evitar los errores, en ellos se usan procesos de automatización y etiquetado con tecnologías de punta; de esta forma se organizan las salidas o despachos.
¿Qué es el inventario?
Es el registro documentado que contiene de forma detallada la cantidad, ubicación y valor de cada uno de los elementos bienes o productos que forman parte de las mercancías comercializadas por la empresa o de los insumos para sus procesos de producción.
En general, los inventarios son una herramienta muy eficiente al momento de organizar muchas cosas, cotejar y saber cuándo entran o cuando salen, así como los costos que implicaron sus ingresos y egresos.
En definitiva, en la gestión de una empresa, este factor sirve para registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles de la empresa que estarán disponibles a la venta de sus clientes, por tanto son considerados como activo corriente.
Un inventario sólido y ordenado cumple con estas funciones:
- Dar a conocer la cantidad de materiales, insumos, equipos, piezas entre otros existentes en un almacén.
- Indicar el estado físico en que se encuentran los elementos dentro de un almacén.
- Encontrar posibles errores por almacenaje de productos en lugares diferentes.
- Determinar si existen hurtos de mercancías.
- Informar y predecir los tiempos de reposición de mercancías o materiales.
Tipos de Inventario
Las empresas tienen infinitas razones y estrategias para hacer inventarios, pero en esencia lo que buscan realmente es reducir costo asociados a la calidad, la adquisición, el material faltante o la gestión de pedidos, entre otros elementos, a la vez que ayudan a prestar un mejor servicio al cliente.
A su vez, existen diferentes tipos de inventarios con características y alcances específicos. Algunos de estos son:
Inventario inicial
Se realiza al iniciar operaciones en una empresa y en este se registran todos los bienes de la empresa. En términos contables sirve para conocer el saldo antes de adquirir un inventario adicional.
Inventario final
Se realiza al cierre de un periodo contable (año fiscal). Es de mucha importancia porque incluye el balance general de la empresa, aportando información sobre los recursos financieros disponibles.
Inventario físico
Es una lista ya elaborada para validar en forma real que las unidades de productos, equipos y materias primas registradas en el sistema digital o computarizado concuerden con las que realmente se encuentran en un almacén; además sirve para verificar estado y estatus de las existencias.
Inventarios periódicos
Son conteos físicos completos que se realizan de forma mensual, trimestral o anual. Es un método simple, que no permite un control exacto de los problemas que puedan surgir por escasez o sobredemanda.
Inventarios perpetuos
Se usan para registrar los saldos después de que se realizó una transacción y aportan información actualizada y confiable sobre una base diaria. Su ventaja reside en el control constante.
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Diferencia entre inventario y almacén
La definición y exploración de ambos conceptos demuestra con claridad la diferencia entre inventario y almacén.
Mientras que el almacén es un elemento netamente físico, para resguardar y acopiar los productos o insumos, el inventario cumple con un rol de registro, pues es una base informativa o respaldo documental.
Si bien existe esta marcada diferencia, son áreas que trabajan en conjunto y que deben, obligatoriamente, convivir entre sí.
El manejo de inventarios permite tener control y conocer los elementos que están acopiados en los almacenes, y que al final del día son el pilar de la comercialización de una empresa.
Dada la relevancia estratégica de tus existencias y mercancías, implementar un software de inventario que incremente la capacidad de control e, incluso, permita el seguimiento en tiempo real resulta un paso estratégico y favorable.
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