Software de Facturación Electrónica: ¡Así te ayuda con inventario!

De seguro el escenario te suena bastante familiar, por eso dedicaremos este artículo a descifrar algunos de los conceptos más importantes dentro del manejo contable de una empresa: el inventario y el software de facturación electrónica.

¿Qué es el inventario?

Definiremos inventario como un conjunto de mercancías o artículos que maneja una empresa para comercializar con ellos. Es decir, la compañía vende sus productos y también compra otros a conveniencia de su organización; todo esto, en un período económico determinado.

Al hablar de productos que se compran y otros que se venden, estamos hablando de activos circulantes de los cuales es necesario mantener un registro eficaz, y es aquí donde entra a la escena la gestión de inventarios, ya que a través de ella se puede determinar la existencia de un producto o materia prima, desabasto, la mercadería no vendida, etc.

Como verás, si una empresa no cuenta con un manejo correcto de su inventario, podría causar diversos problemas. Entre ellos, pérdidas en el flujo de liquidez, pérdida de materia prima, entre otros.

¿Qué es un software de facturación electrónica con inventario y por qué deberías usarlo?

Un software de facturación con inventario es una herramienta digital que te permite emitir documentos tributarios —como boletas electrónicas o facturas— mientras gestionas el stock de tus productos en tiempo real.

Este tipo de sistema es especialmente útil para negocios que venden productos físicos, ya que automatiza el control de entradas y salidas de inventario cada vez que haces una venta.

Además, te permite cumplir con los requisitos del Servicio de Impuestos Internos (SII) de forma más eficiente y ordenada.

Ventajas de manejar el inventario mediante un software

La gestión del inventario corresponde a uno de los pilares estratégicos más relevantes dentro de la administración financiera de una empresa, principalmente porque cada vez que se genera una venta y una nueva factura, será necesario que ingreses o quites tales productos de tu inventario.

Al manejar los inventarios empresariales con una solución digital, como un sistema administrativo, podrás relacionarte con canales y  flujo de información de cada una de las áreas y procesos del negocio, idealmente, de la forma más automatizada posible.

Generalmente, las funcionalidades de inventario se encuentran integradas en los Softwares de Facturación Electrónica. Y, aunque en ocasiones también podrás encontrarlos como módulos aparte, te recomendamos que siempre te inclines por la primera opción.

Una de las oportunidades que presenta el manejar un software de Facturación Electrónica con inventario, es que cada vez que generes una venta y una nueva factura, el sistema hará la descarga de los productos que salen y entran de forma directa en el inventario. 

Beneficios de llevar el inventario a través de un software

Algunos de los beneficios que verás en tu empresa después de administrar los inventarios con un sistema de Factura Electrónica:

• Gestión en las salidas de Stock.
• Seguimiento efectivo de las compras con el objetivo de determinar los niveles de gasto que se manejan en la empresa.
• Control de productos existente y mejoras en el flujo de productos.
• Seguimiento de número de series y referencias de los productos.
• Informes actualizados con movimientos, transferencias y ajustes de mercancía .
• Las áreas de ventas, distribución, producción y cobranza mejorarán sus operaciones gracias a la información actualizada y verídica del inventario. 
• Informes financieros actualizados para facilitar la toma de decisiones.

¿Qué funciones clave debe tener un buen software con control de inventario?

Antes de elegir una herramienta para tu negocio, fíjate si incluye lo siguiente:

• Actualización automática del stock al emitir documentos tributarios.
• Alertas por productos con stock bajo.
• Categorización por bodegas o sucursales.
• Reportes financieros y de movimiento de productos.
• Gestión desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

No todos los sistemas incluyen estos puntos. Por ejemplo, el software gratuito del SII no permite controlar inventario, lo cual puede ser un problema si manejas múltiples productos o necesitas reportes detallados.

Controla y administra con efectividad tu inventario

Como verás, la principal función de un software de facturación, es controlar y administrar los procesos y operaciones del negocio.

Esto se puede llevar a cabo cuando enlazas la información de tus inventarios a la información contenida en tus facturas electrónicas, asegurando que los elementos que salgan de tu empresa se encuentren debidamente registrados.

Además, tales gestiones lograrán que la información sea recibida por la autoridad tributaria de forma correcta, por lo tanto, obtendrás mayor control sobre tus acciones.

Respecto a esto, y considerando que existen muchísimos softwares de Facturación en el mercado, nuestras recomendaciones son:

• Que consideres el tamaño y características de tu empresa, ya que ello te llevará a tomar la mejor decisión respecto al software que mejor se adapte a tu negocio. Por ejemplo, el sistema de facturación gratuito del SII, no cuenta con la funcionalidad de inventario, sin embargo, puede que no sea necesaria si la cantidad de productos que se mueven en tu empresa es muy baja.
• Revisa detalladamente todas las funcionalidades que incluyen los softwares de Facturación que te interese cotizar. Puede ser que algunos cuenten con la función de inventario, pero no así con un soporte de calidad, personalizado o instruido en la materia.

¿Qué te puede ofrecer el software de facturación electrónica de Nubox?

El software de facturación electrónica de Nubox se presenta como una solución integral y versátil para la gestión de facturación, dirigida a facilitar y optimizar los procesos contables y administrativos de las empresas. A continuación, se detallan las características y beneficios que lo distinguen en el mercado, basándose en una entrevista realizada a un especialista en la materia.

Características destacadas del software de Nubox

• Enrolamiento Automático: El proceso de enrolamiento para facturar es automático, permitiendo tener documentos aprobados y listos para emitir en minutos, optimizando significativamente el tiempo de inicio.
• Integración con el SII: Permite la conexión directa con el Servicio de Impuestos Internos (SII) para importar documentos de periodos anteriores, facilitando la consolidación de la información financiera y la elaboración de reportes detallados.
• Diversidad de Documentos: Soporta una amplia variedad de documentos, incluyendo cotizaciones, órdenes de compra, facturas de exportación, guías de despacho y boletas simples, adaptándose a las necesidades reales y variadas de los clientes.
• Gestión de Usuarios: Ofrece la posibilidad de gestionar múltiples usuarios, permitiendo al usuario master administrar, agregar, eliminar o editar los permisos de cada uno, lo cual facilita la delegación y el control de tareas.

Beneficios específicos

• Conciliación Bancaria: Proporciona herramientas para una conciliación bancaria eficiente, una característica que no todos los facturadores del mercado ofrecen.
• Integración con Otros Módulos: Facilita la conexión con otros sistemas y plataformas de Nubox, permitiendo una integración sencilla y eficaz entre distintos módulos para una gestión contable y financiera completa.
• Control de Flujos de Caja: Permite registrar cuentas y transacciones para mantener un control detallado del flujo de caja, ayudando a las empresas a monitorear ingresos y egresos de manera precisa.

Soporte y capacitación a tu medida

En Nubox, el soporte al cliente es una prioridad. Por eso, cuentas con asistencia personalizada, materiales de ayuda y recursos virtuales para resolver tus dudas y sacar el máximo provecho a la plataforma.

Además, ofrecemos capacitaciones gratuitas, webinars y contenidos formativos pensados para adaptarse a tus necesidades y ritmo de aprendizaje.

En conclusión, el software de facturación electrónica de Nubox se perfila como una solución robusta y flexible, diseñada para satisfacer las demandas de gestión financiera de las empresas modernas.

Su enfoque en la automatización, integración y soporte al cliente, junto con su capacidad para adaptarse a diversos procesos de negocio, lo establece como una opción preferente para aquellos que buscan eficiencia y efectividad en la gestión de sus facturas y finanzas.

Si estás interesado en conocer los alcances de nuestra solución, te invitamos a solicitar una demo y cotización para que puedas descubrir los grandes beneficios que podemos ofrecer para tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si emito facturas pero no tengo un sistema para controlar el inventario?

Puedes enfrentar problemas de sobreventa, errores en tus reportes financieros y pérdida de trazabilidad. Además, podrías tener inconsistencias si el SII audita tus documentos.

¿Un software gratuito como el del SII sirve si vendo productos?

Sirve para emitir documentos, pero no te permite gestionar inventario. En ese caso, necesitarías complementarlo con un sistema adicional.

¿El software se actualiza según las normativas del SII?

Sí, los proveedores certificados, como Nubox, actualizan sus plataformas para cumplir con los cambios normativos del SII.

¿Qué tan difícil es implementar este tipo de software?

Depende del proveedor, pero soluciones como Nubox están diseñadas para ser intuitivas y acompañarte con soporte y capacitación.

¿Necesito conocimientos contables para usarlo?

No necesariamente. La mayoría de los sistemas están diseñados para ser intuitivos y ofrecen soporte y capacitación.

En conclusión, un software de facturación con inventario no solo te permite emitir documentos tributarios válidos ante el SII, sino que además te da control y visibilidad sobre tus productos.

Implementarlo en tu empresa significa optimizar procesos, reducir errores y tomar decisiones con base en datos reales.

Si estás buscando una herramienta que te ayude a gestionar mejor tu negocio y cumplir con las exigencias del SII, un software de facturación electrónica con control de inventario es el paso indicado.