Software de Facturación Electrónica: ¡Así te ayuda con inventario!

Juan Ignacio Onetto

Escrito por Juan Ignacio Onetto

Co-founder at Colppy. CPO at Suma I Ayudando a contadores y dueños de pequeñas empresas a ser exitosos y simplificar su día.

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Cuando comienzas tu propia empresa, es muy difícil familiarizarse con todos los conceptos tributarios, contables, financieros y legales que tus operaciones como empresario conllevan. 

De seguro el escenario te suena bastante familiar, por eso dedicaremos este artículo a descifrar uno de los conceptos más importantes dentro del manejo contable de una empresa: el inventario.

¿Qué es el inventario?

Definiremos inventario como un conjunto de mercancías o artículos que maneja una empresa para comercializar con ellos. Es decir, la compañía vende sus productos y también compra otros a conveniencia de su organización; todo esto, en un período económico determinado.

Al hablar de productos que se compran y otros que se venden, estamos hablando de activos circulantes de los cuales es necesario mantener un registro eficaz, y es aquí donde entra a la escena la gestión del inventario, ya que a través de ella se puede determinar la existencia de un producto o materia prima, desabasto, la mercadería no vendida, etc.

Como verás, si una empresa no cuenta con un manejo correcto de su inventario, podría causar diversos problemas. Entre ellos, pérdidas en el flujo de liquidez, pérdida de materia prima, entre otros.

Ventajas de manejar el inventario mediante un software

La gestión del inventario corresponde a uno de los pilares estratégicos más relevantes dentro de la administración financiera de una empresa, principalmente porque cada vez que se genera una venta y una nueva factura, será necesario que ingreses o quites tales productos de tu inventario.

Al manejar los inventarios empresariales con una solución digital, como un sistema administrativo, podrás relacionarte con canales y  flujo de información de cada una de las áreas y procesos del negocio, idealmente, de la forma más automatizada posible.

Generalmente, las funcionalidades de inventario se encuentran integradas en los Softwares de Facturación Electrónica. Y, aunque en ocasiones también podrás encontrarlos como módulos aparte, te recomendamos que siempre te inclines por la primera opción.

Una de las oportunidades que presenta el manejar un software de Facturación Electrónica con inventario, es que cada vez que generes una venta y una nueva factura, el sistema hará la descarga de los productos que salen y entran de forma directa en el inventario.

Beneficios de llevar el inventario a través de un software

Algunos de los beneficios que verás en tu empresa después de administrar los inventarios con un sistema de Factura Electrónica:

  • Gestión en las salidas de Stock.

  • Seguimiento efectivo de las compras con el objetivo de determinar los niveles de gasto que se manejan en la empresa.

  • Control de productos existente y mejoras en el flujo de productos.

  • Seguimiento de número de series y referencias de los productos.

  • Informes actualizados con movimientos, transferencias y ajustes de mercancía .

  • Las áreas de ventas, distribución, producción y cobranza mejorarán sus operaciones gracias a la información actualizada y verídica del inventario. 

  • Informes financieros actualizados.

Controla y administra con efectividad tu inventario

Como verás, la principal función de un software de Facturación, es controlar y administrar los procesos y operaciones del negocio.

Esto se puede llevar a cabo cuando enlazas la información de tus inventarios a la información contenida en tus facturas electrónicas, asegurando que los elementos que salgan de tu empresa se encuentren debidamente registrados.

Además, tales gestiones lograrán que la información sea recibida por la autoridad tributaria de forma correcta, por lo tanto, obtendrás mayor control sobre tus acciones.

Respecto a esto, y considerando que existen muchísimos softwares de Facturación en el mercado, nuestras recomendaciones son:

  • Que consideres el tamaño y características de tu empresa, ya que ello te llevará a tomar la mejor decisión respecto al software que mejor se adapte a tu negocio. Por ejemplo, el sistema de facturación gratuito del SII, no cuenta con la funcionalidad de inventario, sin embargo, puede que no sea necesaria si la cantidad de productos que se mueven en tu empresa es muy baja.
  • Revisa detalladamente todas las funcionalidades que incluyen los softwares de Facturación que te interese cotizar. Puede ser que algunos cuenten con la función de inventario, pero no así con un soporte de calidad, personalizado o instruido en la materia.

En Nubox, por ejemplo, accederás a un mapeo completo de tus compras y ventas, sin necesidad de instalaciones.

  • El inventario Nubox es automatizado: funciona con la información de compras y ventas que cargas en tu software de facturación. 100% eficiente.
  • Es tan simple como utilizar la carga masiva y seleccionar tus compras como “inventariables”.
  • Respecto a las ventas, en cambio, la actualización en el inventario será automática.
  • Si quieres un resumen de tus compras y ventas inventariadas, bastará con que selecciones la fecha para que  obtengas comprobantes contables en un abrir y cerrar de ojos.
  • El software permite el descarte de las facturas que no son inventariables (como el agua, la luz, etc.), por lo que no habrá espacio para confusiones.

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