¿Qué es la reposición de inventario y cuándo hacerla? ¡Entérate aquí!

Publicado por Nubox | 19 de agosto del 2020
¿Qué es la reposición de inventario y cuándo hacerla? ¡Entérate aquí!

Es indiscutible la importancia que tiene llevar un buen control del inventario de tu negocio y ejecutar correctamente la planificación para el movimiento de dicha mercancía. ¡La salud de tu empresa depende de ello!

Dentro de esta preparación, no puede faltar el ítem de reposición de inventario. Esta última, generalmente es llevada a cabo por un encargado de compras y adquisiciones. Sin embargo, si tu empresa es una PyME, puede que no cuentes con esta persona y seas tú quien deba tomar la decisión de cómo reponer el stock para que tu negocio siga creciendo.

La reposición de inventario cuenta con múltiples métodos para realizarla según tu presupuesto, tamaño y necesidades particulares. Por este motivo, primero es necesario entender qué significa hacer una reposición de inventario y todo lo relacionado con este proceso. ¡Sigue leyendo y descubre más al respecto!

 

¿Qué es la reposición de inventario?

El diccionario Merriam-Webster señala que reponer es el acto de proporcionar, obtener o mantener una reserva o suministro de algo. Por otro lado, el inventario es un registro de todos los tipos de activos que pertenezcan a una empresa.

Reponer el inventario significa, entonces, administrar el stock en bodega y obtener nuevamente mercadería que se ha agotado o que es muy demandada por el cliente objetivo.

La planificación y el buen uso de la información sobre cómo funciona tu empresa son claves para realizar una reposición de mercadería eficiente y adecuada al momento que viva el negocio. Al llevar un detalle ordenado de tus activos, conocerás cómo es el flujo de productos, por lo que sabrás cuándo reponer ciertos artículos, las cantidades que necesitas comprar o producir para satisfacer la demanda y los precios para comprar y vender.

Es por esto los sistemas digitales de gestión de inventario a las diferentes empresas pueden resultar tan útiles: porque te ofrecen todo tipo de funcionalidades que te permitirán ejecutar cada una de esas tareas. Si lo que buscas es que tu negocio tenga un ritmo fluido de ventas y reposición de unidades disponibles, una herramienta de esta clase es una inversión obligada.

El tipo de industria en la que esté inserta tu empresa definirá cómo administrar y gestionar tus productos, su almacenamiento y el abastecimiento de artículos para tener un flujo de ventas dinámico.

 

¿Cómo se hace la reposición de inventario?

Imaginemos que la gestión de inventario —sobre todo a la hora de reponerlo— es una línea muy delgada que está entre la armonía y el balance de tener un inventario insuficiente versus cumplir con las expectativas del cliente.

Para generar esta deseada armonía, después de realizar el inventario puedes establecer cuáles artículos se contarán como activos y luego definir cuáles son las cantidades mínimas y máximas de cada uno de estos productos que están almacenados en tu bodega.

Aprovechando todos los datos que se han generado desde que hiciste el inventario inicial de tu negocio, planificar compras y adquisiciones no será un trabajo complejo. Si ya cuentas con un software de gestión de inventario, esta tarea puede ser aún más automatizada.

Muchos software de inventario, plataformas y aplicaciones dedicadas a esta parte de la actividad comercial pueden programarse para coordinar el reabastecimiento y ejecutar la compra de materiales o artículos al proveedor indicado, ya que registran toda la información en nuestro sistema y bases de datos.

Estas herramientas informáticas te permiten crear categorías que te ayudan a dividir los tipos de activos funcionales según:

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  • Materias primas: Los materiales básicos que se deben adquirir para confeccionar productos.
  • Procesamiento: Cómo la materia prima se transforma en el producto final.
  • Productos terminados y mercancías: El resultado final del procesamiento que generará utilidades a la empresa.
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Si tu negocio no utiliza materias primas, puedes cambiar este ítem por insumos básicos de oficina u operaciones, además de contabilizar los activos como inmuebles, oficinas y bodegas. No olvides que todo lo que sea propiedad de la empresa debe estar en el inventario de esta.

De este modo, puedes dividir toda la producción que está lista para la venta o la mercadería que has importado. Al generar esta división —y ya teniendo establecidas las cantidades mínimas y máximas por artículo— podrás calcular la velocidad de venta del producto, el tiempo promedio que demora el proveedor en despachar y cuánto tiempo le lleva a tu empresa tenerlo listo para que el cliente pueda comprarlo.

Desde este punto, debes decidir qué metodología de reabastecimiento es la más adecuada para el tamaño y características particulares de tu negocio.

 

Just in: método para reabastecer el inventario

El método que utilices para reabastecer tu empresa depende completamente de su nicho y del tipo de productos que comercializas, así como del software que hayas decidido usar.

Uno de los métodos más usados se denomina en inglés just in —o "justo a tiempo" en español. Este método implica realizar la compra de stock casi simultáneamente con la demanda del cliente por ese producto, lo que te permitirá reducir costos de almacenamiento.

Su defecto: no pueden ocurrir imprevistos. Todo debe funcionar afinado como un reloj suizo.

 

¿Cuál es el mejor momento para realizar la reposición de inventario?

El momento ideal para realizar la reposición del inventario dependerá de cuál sea el flujo de tu negocio y de cuánto tiempo le tome a tu proveedor completar el pedido, aspectos que no se pueden dejar al azar en ningún modelo de gestión de inventario.

Por lo tanto, auditar lo más frecuentemente posible tu stock disponible para la venta, stock en bodega o stock en camino es esencial para estar al día con la mercancía que tienes en el sistema.

El inventario de tu empresa no tendrá números inexactos de unidades disponibles en total. Para lograr esto, se aconseja auditar tus bodegas una vez al mes. Al mismo tiempo, deberás mantener una comunicación fluida con tus proveedores y —una vez establecido tu ritmo de reabastecimiento— llegar a un acuerdo o contrato de abastecimiento continuo con ellos, lo cual cubrirá posibles contratiempos en la cadena de suministros.

Contando con este tipo de acuerdos, las funciones de automatizar las órdenes de reabastecimiento de mercancía que tienen las aplicaciones digitales y software de inventarios cobran todo su sentido al facilitar la adquisición de productos, lo que te ahorrará tiempo y dinero.

 

Nueva llamada a la acción

 

Unidades disponibles y viabilidad

Conocer tus niveles mínimos viables es muy importante para asegurar el stock permanente de los productos disponibles que ofertas. Para realizar el cálculo, debes revisar los números de demanda de determinado artículo y calcular una media considerando el tiempo de espera entre que se haga nuevamente el pedido al proveedor, este lo facture, despache y el producto llegue al almacén determinado.

Para resumir, no puedes dejar de actualizar y mantener el control de tu inventario. Si cuentas con alguna aplicación o software de inventario, utiliza al máximo sus herramientas, partiendo con la determinación de cantidades mínimas y máximas de unidades disponibles para la venta de cada artículo.

De esta forma, harás un seguimiento del producto que arrojará datos que —después de ser analizados— te ayudarán a generar una planificación eficiente del reabastecimiento en conjunto con tus proveedores, mediante acuerdos de abastecimiento continuo.

El secreto está en los datos. ¡El resto será un clic!

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