Software de gestión: ¡Así te ayudará a tomar unas merecidas vacaciones!

Publicado por Nubox | 24 de febrero del 2020
Software de gestión: ¡Así te ayudará a tomar unas merecidas vacaciones!

¿Desde cuándo no te tomas unas merecidas vacaciones? Si prácticamente no lo recuerdas, debe haber sido hace bastante tiempo y significa que necesitas un software de gestión.

Muchas veces, el emprender un negocio está asociado con flexibilidad, libertad y más tiempo libre, pero en ocasiones tener un negocio representa todo lo contrario.

Cuando los flujos de trabajo y las transacciones de una empresa crecen, su control también se hace más complejo; sobre todo si no se cuentan con las tecnologías adecuadas.

Esto implica que los propietarios, jefes y accionistas tengan que pasar tiempo de más en la oficina, dejar a un lado aspectos de su vida personal para centrarse mayormente en el negocio y, lamentablemente, olvidarse de tomar unas vacaciones.

Pero ¿cómo un software de gestión puede solucionar todo esto y permitirte viajar o tomarte algunos días de descanso?

En las siguientes líneas te lo explicaremos. ¡Acompáñanos!

 

Nueva llamada a la acción

 

1. Sistematización y automatización de procesos

Cuando los procedimientos administrativos y otros de diferentes áreas se llevan a cabo de manera sistemática y automatizada, el monitoreo deja de ser necesario durante las 24 horas del día.

Gracias a esta dinámica, podrás estar seguro de que —independientemente de si estás en la oficina o no— las cosas seguirán funcionando y se cumplirán determinadas tareas y actividades.

Por supuesto, además de contar con un software de gestión, para evitar la necesidad del monitoreo constante es importante que crees flujos y esquemas de trabajo efectivos.

También es clave que delegues funciones y que incluyas en tu equipo a expertos de determinadas áreas, como contabilidad y gestión tributaria.

Básicamente, se trata de combinar la tecnología con acciones que incrementen los niveles de eficiencia y le den mayor autonomía a los diferentes miembros de la empresa y sus departamentos. 

 

2. Control operacional a distancia

Es normal que —aunque los procesos estén automatizados y sistematizados— no quieras pasar varios días sin monitorear el funcionamiento y las transacciones de tu negocio, incluso aunque te encuentres de viaje.

Ante esta realidad, la implementación de un software de gestión en la nube cobra una importancia especial.

Este tipo de sistemas te permitirá visualizar —en tiempo real— la información de tu empresa desde cualquier punto geográfico, haciendo uso de una conexión a Internet por medio de dispositivos portátiles como los tablets, teléfonos inteligentes y notebooks.

De este modo, mantendrás el control y monitoreo de tu negocio mientras te encuentras fuera del trabajo, ya sea disfrutando en algún lugar del territorio nacional o en el extranjero; esto es posible gracias a que todos los documentos y datos se alojan en servidores remotos y no en un equipo o dispositivo informático específico.

Adicionalmente, esta opción representa un mejor resguardo de la documentación y la información, pues esta no se perderá si resulta dañado un determinado computador o dispositivo de memoria.

Sumado a lo anterior, la tecnología de la nube conlleva sólidos mecanismos de seguridad informática, fortalecidos con la encriptación y la generación automática de copias.

 

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3. Números precisos y fiables

Tomarte unas vacaciones merecidas y libres de preocupaciones, solo será posible si tienes la certeza de que las cifras, montos y documentación de los registros contables son precisas y fiables.

Afortunadamente, esto lo garantizará un software de gestión de calidad que, de cierta forma, juega un rol fiscalizador dentro de la empresa.

Este tipo de soluciones permiten registrar de manera exacta los flujos de efectivo que ingresan a las organizaciones, así como los egresos y gastos.

Conjuntamente, enlazan áreas como la facturación y el inventario, proporcionando rastreabilidad de la mercancía desde que ingresa hasta que sale del negocio.

Esto significa que —aunque te encuentres de viaje— no tendrás que preocuparte por posibles pérdidas y otro tipo de errores que generen un impacto negativo en las finanzas y los flujos operativos.

 

4. Procesos transparentes y adaptados a las exigencias estatales

Este es otro de los puntos clave para que puedas tomarte unas merecidas vacaciones.

Lograr “desconectarte” de tu negocio —durante un par de días— solo será viable si tus procesos de facturación y gestión tributaria son transparentes, organizados y, sobre todo, adaptados a las exigencias de las autoridades.

Por ejemplo, es importante que tu empresa emita de forma electrónica la Guía de Despacho, tal como lo establece el Servicio de Impuestos Internos (SII).

En general, para operar y facturar de manera transparente, es necesario cumplir con los formatos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs) del SII.

¿Cómo cumplir con todos estos requisitos y hacer más transparentes tus transacciones? Si pensaste en un software de gestión, ¡estás en lo correcto!

Específicamente, debes implementar cualquier software comercializado por un proveedor autorizado por el SII y que, por supuesto, tenga experiencia y buena reputación en el mercado chileno.

 

5. Mejor flujo de información y mayor conocimiento del negocio

Un software de gestión fomentará la cohesión entre departamentos y mejorará los flujos de comunicación, otro aspecto fundamental para que puedas tomarte unos días de descanso sin preocuparte por posibles amenazas a la estabilidad operativa.

Concretamente, mejorará los niveles de conocimiento del negocio y, por consiguiente, la efectividad de la toma de decisiones inmediatas en todos los niveles y áreas.

¡Eso es todo! Ya conoces 5 de las formas en que un software de gestión te brindará la posibilidad de tomarte unas vacaciones.

Además de liberarte de la necesidad de monitorear tu negocio las 24 horas del día, esta solución te resultará de gran ayuda en diferentes procesos y gestiones claves, especialmente las relacionadas con la tributación y la contabilidad.

Entre otras cosas, un software de calidad te proporcionará plantillas y formatos que facilitarán la presentación de Declaraciones Juradas como parte de la Operación Renta.

Asimismo, brinda mayor practicidad para enviar informes y resúmenes de transacciones y Documentos Tributarios Electrónicos a las autoridades.

¿Te gustó este contenido? Si quieres compartir tu punto de vista acerca de las grandes ventajas de los softwares de gestión cuando estás de vacaciones o necesitas saber más sobre esta clase de soluciones tecnológicas, ¡déjanos un comentario!