Software de gestión: ¡Así te ayudará a tomar unas vacaciones!

¿Desde cuándo no te tomas unas merecidas vacaciones? Si prácticamente no lo recuerdas, debe haber sido hace bastante tiempo y significa que necesitas un software de gestión.

Muchas veces, el emprender un negocio está asociado con flexibilidad, libertad y más tiempo libre, pero en ocasiones tener un negocio representa todo lo contrario.

Cuando los flujos de trabajo y las transacciones de una empresa crecen, su control también se hace más complejo; sobre todo si no se cuentan con las tecnologías adecuadas.

Esto implica que los propietarios, jefes y accionistas tengan que pasar tiempo de más en la oficina, dejar a un lado aspectos de su vida personal para centrarse mayormente en el negocio y, lamentablemente, olvidarse de tomar unas vacaciones.

Pero ¿Cómo un software de gestión puede solucionar todo esto y permitirte viajar o tomarte algunos días de descanso?

En las siguientes líneas te lo explicaremos. ¡Acompáñanos!

Sistematización y automatización de procesos

Cuando los procedimientos administrativos y otros de diferentes áreas se llevan a cabo de manera sistemática y automatizada, el monitoreo deja de ser necesario durante las 24 horas del día.

Gracias a esta dinámica, podrás estar seguro de que —independientemente de si estás en la oficina o no— las cosas seguirán funcionando y se cumplirán determinadas tareas y actividades.

Por supuesto, además de contar con un software de gestión, para evitar la necesidad del monitoreo constante es importante que crees flujos y esquemas de trabajo efectivos.

También es clave que delegues funciones y que incluyas en tu equipo a expertos de determinadas áreas, como contabilidad y gestión tributaria.

Básicamente, se trata de combinar la tecnología con acciones que incrementen los niveles de eficiencia y le den mayor autonomía a los diferentes miembros de la empresa y sus departamentos. 

Control operacional a distancia

Es normal que —aunque los procesos estén automatizados y sistematizados— no quieras pasar varios días sin monitorear el funcionamiento y las transacciones de tu negocio, incluso aunque te encuentres de viaje.

Ante esta realidad, la implementación de un software en la nube cobra una importancia especial.

Este tipo de sistemas te permitirá visualizar —en tiempo real— la información de tu empresa desde cualquier punto geográfico, haciendo uso de una conexión a Internet por medio de dispositivos portátiles como los tablets, teléfonos inteligentes y notebooks.

De este modo, mantendrás el control y monitoreo de tu negocio mientras te encuentras fuera del trabajo, ya sea disfrutando en algún lugar del territorio nacional o en el extranjero; esto es posible gracias a que todos los documentos y datos se alojan en servidores remotos y no en un equipo o dispositivo informático específico.

Adicionalmente, esta opción representa un mejor resguardo de la documentación y la información, pues esta no se perderá si resulta dañado un determinado computador o dispositivo de memoria.

Sumado a lo anterior, la tecnología de la nube conlleva sólidos mecanismos de seguridad informática, fortalecidos con la encriptación y la generación automática de copias.

Números precisos y fiables

Tomarte unas vacaciones merecidas y libres de preocupaciones, solo será posible si tienes la certeza de que las cifras, montos y documentación de los registros contables son precisas y fiables.

Afortunadamente, esto lo garantizará un software de gestión de calidad que, de cierta forma, juega un rol fiscalizador dentro de la empresa.

Este tipo de soluciones permiten registrar de manera exacta los flujos de efectivo que ingresan a las organizaciones, así como los egresos y gastos.

Conjuntamente, enlazan áreas como la facturación y el inventario, proporcionando rastreabilidad de la mercancía desde que ingresa hasta que sale del negocio.

Esto significa que —aunque te encuentres de viaje— no tendrás que preocuparte por posibles pérdidas y otro tipo de errores que generen un impacto negativo en las finanzas y los flujos operativos.

Procesos transparentes y adaptados a las exigencias estatales

Este es otro de los puntos clave para que puedas tomarte unas merecidas vacaciones.

Lograr “desconectarte” de tu negocio —durante un par de días— solo será viable si tus procesos de facturación y gestión tributaria son transparentes, organizados y, sobre todo, adaptados a las exigencias de las autoridades.

Por ejemplo, es importante que tu empresa emita de forma electrónica la Guía de Despacho, tal como lo establece el Servicio de Impuestos Internos (SII).

En general, para operar y facturar de manera transparente, es necesario cumplir con los formatos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs) del SII.

¿Cómo cumplir con todos estos requisitos y hacer más transparentes tus transacciones? Si pensaste en un software de gestión, ¡estás en lo correcto!

Específicamente, debes implementar cualquier software comercializado por un proveedor autorizado por el SII y que, por supuesto, tenga experiencia y buena reputación en el mercado chileno.

Disminución de errores y problemas

De hecho, una empresa que desarrolla la mayor parte de sus procesos bajo una dinámica manual, suele presentar muchos errores tanto a lo largo de sus procedimientos como en sus resultados finales.

Por ejemplo, el trabajo manual abre espacio para equivocaciones en la elaboración de documentos y para la repetición de sus operaciones. 

Por lo cual, podemos decir que la reducción de la incidencia de errores, fallas y otros tipos de inconvenientes es fruto de la automatización y digitalización de las tareas corporativas.

Así pues, implementar un software de gestión permite alcanzar un excelente nivel de celeridad y de efectividad en la puesta en marcha de los procesos empresariales, ya que centraliza la información y posibilita accederla de forma rápida y fiable, lo que contribuye a la disminución de la ocurrencia de errores evitables y fácilmente predecibles.

6. Mejor gestión del tiempo

Contar con un sistema que automatice una infinidad de procesos corporativos acordes con las normativas, permita desarrollar el liderazgo remoto, encontrar los datos tan pronto como se necesite y proporcione información fiable conlleva a una sustancial mejora en la gestión del tiempo.

Básicamente, cuando un negocio incorpora un sistema de esta suerte, logra mitigar una serie de tareas ajenas a su actividad principal, resultando, de este modo, en un incremento en su potencial productivo y en su desempeño. Esto ocurre porque sus colaboradores pueden centrar sus esfuerzos en las operaciones relacionadas con el core de negocios.

De esta manera, adoptar una herramienta robusta es una alternativa fabulosa para dirigir la atención de los equipos hacia las actividades que realmente hacen la diferencia en los resultados del negocio.

Más allá de que un software de gestión optimice la administración del tiempo en una empresa, existen otros recursos que pueden ayudarte a mejorar esta dimensión como es el caso de los sistemas contables. ¡Conoce todo sobre cómo elegir este recurso descargando nuestro ebook!

Mejor flujo de información y mayor conocimiento del negocio

Un software de gestión fomentará la cohesión entre departamentos y mejorará los flujos de comunicación, otro aspecto fundamental para que puedas tomarte unos días de descanso sin preocuparte por posibles amenazas a la estabilidad operativa.

Concretamente, mejorará los niveles de conocimiento del negocio y, por consiguiente, la efectividad de la toma de decisiones inmediatas en todos los niveles y áreas.

¡Eso es todo! Ya conoces 5 de las formas en que un software de gestión te brindará la posibilidad de tomarte unas vacaciones.

Además de liberarte de la necesidad de monitorear tu negocio las 24 horas del día, esta solución te resultará de gran ayuda en diferentes procesos y gestiones claves, especialmente las relacionadas con la tributación y la contabilidad.

Entre otras cosas, un software de calidad te proporcionará plantillas y formatos que facilitarán la presentación de Declaraciones Juradas como parte de la Operación Renta.

Asimismo, brinda mayor practicidad para enviar informes y resúmenes de transacciones y Documentos Tributarios Electrónicos a las autoridades.

Optimización de la seguridad de la información

La utilización de un sistema de gestión empresarial permite concentrar en un mismo lugar o base de datos:

• Información sobre procesos;

• Plazos;

• Flujo de caja;

• Contabilidad;

• Inventario;

• Compras;

• Obligaciones fiscales y legales;

• Auditorias;

• Canales de comunicación.

De esta manera, además de promover un control más estricto de los procesos internos, la empresa puede emprender contactos con el público externo con más efectividad y garantizando la protección de los datos de terceros.

En este sentido, es posible optimizar la seguridad de este tipo de software mediante la generación de backups - copias de seguridad -, la definición de claves complejas y el establecimiento de niveles de acceso acorde con la función y la demanda informacional de cada colaborador.

Toma de decisión más efectiva

Como un software de gestión permite acceder rápidamente a la información de diferentes sectores gracias a la centralización de los datos en un único espacio, el líder puede tomar decisiones mucho más acertadas, precisas y a tenor de la realidad y de las proyecciones del negocio.

Al contar con un abundante flujo de datos, los administradores pueden analizarlos a detalle creando marcos comparativos y detectando aspectos complementarios que efectivamente incidan en la calidad de las decisiones corporativas.

Mitigación de costos

La reducción de los gastos empresariales es el reflejo de la disminución de los errores, de la aceleración de los procesos y de la calidad de las soluciones ofrecidas para los clientes.

En efecto, es importante señalar que un software de esta suerte reduce la necesidad de repetir tareas en virtud de equivocaciones humanas, consumir recursos corporativos de forma inespecífica y excesiva y hacerle frente a penalidades financieras por incumplimiento de las obligaciones tributarias y/o legales.

Por lo tanto, un sistema de este tipo mejora el panorama financiero disminuyendo los gastos en diferentes esferas del negocio al mismo tiempo que estimula el compliance corporativo enviando alertas acerca de los compromisos empresariales.

Aquí tienes 4 consejos fabulosos para aprovechar al máximo un software de gestión

Para finalizar el artículo de hoy, consideramos interesante presentarte 4 medidas eficientes para maximizar el aprovechamiento de tu software de gestión. ¡Adelante!

1. Capacita a tus colaboradores

En una organización, es importante que el componente humano acompañe su avance tecnológico y, para eso, nada más efectivo que desarrollar instancias de capacitación que permitan a los colaboradores usar todas las funciones de las herramientas.

2. Prioriza la comunicación

La comunicación es esencial para estimular el uso adecuado del software de gestión no solo en virtud de la mitigación de las dudas, sino también por promover un ambiente colaborativo y de apoyo imprescindibles para la utilización adecuada de la herramienta.

Al estimular el contacto fluido entre los integrantes de los equipos de trabajo, la empresa logra que cada vez más personas entiendan las particularidades del recurso y usen sus funciones teniendo en mente la economía de recursos, la agilidad de las tareas y la obtención de los mejores resultados.

3. Integra el software con otras soluciones

Cuando la empresa integra plataformas, posibilita que los datos relevantes para el correcto funcionamiento empresarial lleguen a los colaboradores y estos, a su vez, puedan orientar sus acciones de forma más efectiva y de acuerdo con el contexto corporativo.

4. Optimiza la definición de los procesos internos

Para que el software de gestión proporcione excelentes resultados y contribuya al alcance de los objetivos empresariales, es esencial que se defina el flujo de trabajo interno, conocido en inglés como workflow, organizando todos los procesos y definiendo prioridades.

Esta organización posibilita que la empresa investigue y encuentre fallas, así como identifique inconsistencias pudiendo solucionarlas de acuerdo con su impacto en el ámbito corporativo, lo que permite que el sistema opere mejor y entregue todo su potencial.

Asimismo, conocer los procesos internos permite que la empresa dirija la utilización del recurso hacia la solución de los puntos críticos empresariales.

Incluso, al unir las necesidades de la gestión con las funciones de la herramienta, logras optimizar la eficiencia de tus operaciones y llevar la calidad y la velocidad de las actividades al siguiente nivel.

¡Eso es todo! Ya conoces 10 de las formas en que un software de gestión te brindará la posibilidad de tomarte unas vacaciones y 4 consejos fantásticos para incrementar su rendimiento.

¿Te gustó este contenido? Si quieres compartir tu punto de vista acerca de las grandes ventajas de los softwares de gestión cuando estás de vacaciones o necesitas saber más sobre esta clase de soluciones tecnológicas, ¡déjanos un comentario!

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