¿Pueden las tecnologías de la información mejorar la productividad?

La transformación digital ha traído múltiples beneficios a la vida de las personas y, por supuesto, a las rutinas de las organizaciones.

Sin embargo, existen muchos gerentes y emprendedores que aún no logran vislumbrar la capacidad operativa que pueden proporcionar si se implementa de manera avanzada. Por esa razón, en este post responderemos ante la pregunta "¿pueden las tecnologías de la información mejorar la productividad?", con la intención de clarificarlo de una vez por todas y mostrarte el camino de la digitalización.

Según estudios proporcionados por la International Data Corporation (IDC), al cierre de 2021 se espera un crecimiento sustancial y a ritmo récord en el uso de tecnologías de la información y comunicación como piedra angular del teletrabajo y el estudio, debido al nuevo contexto de vida en el cual nos sumergió el Covid-19.

Asimismo, el 75% de las empresas de América Latina tienen proyectado implementar un mecanismo centrado en el cloud computing para mejorar sus procesos, una piedra angulas de las TI y la transformación digital.

Estos datos pueden reflejar implícita y explícitamente al mismo tiempo la importancia que tienen las innovaciones digitales para los empresarios de la región.

Ahora bien, la pregunta que seguramente te trajo hacia este artículo que trata sobre si pueden las tecnologías de la información mejorar la productividad y es precisamente lo que vamos a responder enseguida, así que, ¡te invitamos a leer hasta el final!

¿Cómo la TI puede mejorar la productividad empresarial?

Los procesos de negocios actuales, en casi todos los países y segmentos de la economía mundial, basan sus operaciones en soluciones tecnológicas y digitales que pueden conectarse entre sí y compartir información relevante.

Ante este escenario de profundo cambio, la transformación digital se posiciona como una estrategia casi que obligatoria para buscar una mayor colaboración en la cadena de valor y una evolución del paradigma analógico o manual hacia un estado automatizado para poder obtener reales ventajas competitivas que permitan a las empresas tomar una porción significativa dentro de su mercado.

Asimismo, se ha demostrado que las TI permiten a las organizaciones —sin importar su sector o tamaño— generar mayor cantidad de trabajo con una calidad superior sin invertir más tiempo o talento en ello.

Además, el uso de las tecnologías de la información tiene un impacto directo en la relación y experiencia de los clientes cuando es aplicada de manera eficiente.

Ahora bien, ¿pueden las tecnologías de la información mejorar la productividad? Veamos algunos hechos para definir la respuesta.

• Para 2021 se espera una inversión en TI superior al 7.7% con respecto a años pasados;
• Microsoft México muestra que el 83% de las PYMEs en este país, que es una muy buena referencia para el resto de Latam, considera que la TI es punto fundamental sus procesos comerciales;
• El 91% de las PyMEs en Chile usan dispositivos electrónicos de forma regular;
• 22% de las grandes empresas y 13% de las PyMEs usan el ecommerce como canal regular de comercialización en el país.

Entonces, ¿qué tienen que ver estos datos con productividad? Pues, es evidente que el uso de la tecnología de la información ha cambiado drásticamente la forma en cómo se realizan los negocios en la actualidad y, por ello, la manera de generar valor.

Esta realidad ha llevado a una gran parte de las organizaciones a repensar sus operaciones productivas y transformarlas gracias al uso de la digitalización, lo cual nos lleva a hablar de los beneficios que logran proporcionar una vez implementadas.

Beneficios de incorporar TI en términos de productividad

Como ya hemos aclarado, las TI sí pueden mejorar la productividad, pero, ¿de qué manera específicamente?

Estas soluciones pueden ayudar a las empresas a transformar sus operaciones e incorporar procesos y herramientas inteligentes, efectivas y versátiles y, por ello, vale la pena hablar de las áreas que son capaces de optimizar.

¡Vamos allá!

1. Automatiza el flujo de trabajo

Según muchos estudios, por ejemplo, "Four fundamentals of workplace automation", elaborado por McKinsey Digital, el 45% de las actividades laborales por las que se remuneran a las personas en EE. UU. pueden automatizarse con las tecnologías disponibles.

Y aunque a menudo se suele pensar en que la tecnología ha venido para eliminar los puestos de trabajo y desplazar a la fuerza laboral del mundo, se ha descubierto que con la redefinición de los trabajos y los procesos se pueden aprovechar los talentos de cada colaborar a través de la automatización para obtener resultados más productivos.

Cuando se usa esta herramienta para para transformar los procesos productivos y comerciales en diversas áreas de la economía mundial, se evidencian los beneficios como más calidad, confiabilidad, eficiencia, entre otros.

Todo esto ayuda a reducir sustancialmente los costos — según McKinsey de tres a diez veces menos — lo que posiciona a la automatización como un medio a través del cual con la capacitación y equipamiento del personal, además de una gestión controlada y eficiente, cada vez cobrará más importancia en todas las áreas empresariales del mundo.

Ahora bien, para entender y contextualizar mejor la automatización como un elemento realmente diferenciador a favor de la productividad, es necesario separarlo en cuatro factores fundamentales.

Automatización de las actividades

Gracias a los avances proporcionados por el Machine Learning y la Inteligencia Artificial, las suposiciones de lo que puede ser automatizable están cambiando día tras día.

En muchos casos, las TI y la automatización pueden superar el trabajo humano, por ejemplo, como la flota de robots de Amazon llamados Kiva que los hacen capaces de planificar, navegar y coordinar entre robots independientes las tareas para cumplir con los pedidos dentro del almacén.

Redefinición de los puestos

Una buena noticia es que según el estudio de McKinsey solo el 5% de las ocupaciones pueden automatizarse en un 100%, lo cual deja mucho espacio para la colaboración humana; sin embargo, alrededor del 60% de los trabajos tendrán de un 30% en adelante de actividades impulsadas por TI.

Esto ayudará a elevar la productividad a niveles que aún no podemos imaginar y, por supuesto, aportando una oportunidad inigualable de reducir costos y mejorar la eficiencia en cada etapa empresarial.

Impacto en cargos de gerencia y dirección

Otra influencia que tienen y tendrá la automatización a favor de la productividad es las actividades mejor pagadas del mundo también podrán optimizarse gracias a la tecnología.

Por ejemplo, planificadores financieros, médicos y altos ejecutivos tendrán a su alcance herramientas para reducir sus esfuerzos en diversas laborales, pudiendo ahorrar hasta un 20% del tiempo de trabajo de distintas tareas. Algunas de ellas pueden ser:

• Analizar informes;
• Toma de decisiones basadas en datos;
• Asignar personal;
• Revisar informes de estado, entre otros.

Esto permite que los gerentes y dueños de negocios puedan usar su talento y tiempo en tareas más relacionadas a la innovación y a la supervisión.

Creatividad y significado

Las capacidades y aptitudes como la creatividad y la comprensión de emociones son elementos casi imposibles de automatizar. Sin embargo, la cantidad de tiempo que los trabajadores y líderes de negocio invierten para ello suele ser sustancialmente baja.

Mucho de lo que compone a la productividad viene de la mente humana en lugar de sus manos, por lo que vale la pena apoyarse en la automatización para generar mayor cantidad de trabajo significativo, gracias al reemplazo de tareas repetitivas y el uso del tiempo en tareas que asociadas la creatividad y la inventiva como base del desempeño general.

2. Permite una mayor colaboración

Las TI, además de simplificar la mayoría de actividades que pueden presentarse en un ambiente laboral y empresarial, también permiten estimular las vías de colaboración que existen entre empleados o departamentos, impulsando mejores métodos de transmisión de información y la toma de decisiones conjunta para mejorar los resultados generales.

Esto permite que la productividad alcance nuevos hitos al generar procesos de monitorización y seguimiento del rendimiento, además de determinar protocolos de trabajo que favorezcan el intercambio de datos, por supuesto, a través de soluciones digitales centralizadas.

Asimismo, un equipo de TI dentro de una organización es capaz de generar una red social corporativa que facilite la integración entre cada miembro de la empresa y poner los conocimientos de cada uno a disposición de las necesidades específicas y eventuales de cada área.

Muchas empresas de la actualidad, en Chile y el resto del mundo, han incorporado y desarrollado sistemas de mensajería, chat y comunicaciones para elevar su productividad.

En ese sentido, el informe "Colaboración empresarial: la clave para impulsar la productividad en las organizaciones" llevado a cabo por la consultora IDC, entrevistando a más de 200 empresas, se destaca que un 37% de los encuestados afirmaron que la colaboración empresarial impulsada por la tecnología logró elevar la eficiencia, 20% dijo que impulsó una mejor toma de decisiones y 13% una mejor conciliación laboral.

Todo esto parece evidenciar que las empresas han comprendido el beneficio que existe en digitalizar las operaciones con fines colaborativos, lo cual permite proporcionar mejores servicios y experiencia al cliente y, por supuesto, la capacidad de innovarse a sí mismas.

3. Mejora la relación con los clientes

Siguiendo el flujo del punto anterior, otra de las ventajas competitivas y beneficios que trae la transformación digital y que demuestra que sí pueden las tecnologías de la información mejorar la productividad es, precisamente, la posibilidad de establecer relaciones con los clientes más duraderas y de mejor calidad.

Hacer que los consumidores de la empresa se sientan satisfechos por los productos, servicios y atención recibida es uno de los aspectos más esenciales para tener éxito en el mercado, por lo que encontrar mejores vías para optimizar las interacciones con ellos se convierte en eje en donde las demás estrategias giran.

Las Tecnologías de la Información y Comunicación o TIC han permitido que las organizaciones comerciales puedan establecer canales y métodos de comunicación más efectivas, con la finalidad de brindar una experiencia al cliente realmente diferenciada.

Por ejemplo, hoy en día existen soluciones digitales que determinan el perfil de un cliente en particular y los productos con los que más siente interés. De esta forma, los tomadores de decisiones pueden desarrollar estrategias de comercialización que sorprenda y deleite a estos usuarios.

Asimismo, la tecnología digital está capacitada para proporcionar los canales de comunicación necesarios para optimizar la atención al cliente, por ejemplo a través de un software CRM (Customer Relationship Management), que puede ayudar a cualquier empresa del mundo, grande o chica a gestionar las interacciones con cada consumidor, además de recoger, ordenar y analizar las informaciones provenientes de este intercambio con el fin de mejorar tus oportunidades de negocio.

4. Crea una fuerza laboral remota

Sin lugar a dudas, el trabajo remoto se ha convertido en el último año en un elemento realmente importante que tomar en cuenta a la hora de administrar un negocio.

Quizá hace algunos años atrás, esta posibilidad hubiese sido accesible para solo algunos grandes las industrias, pero gracias la Tecnología de la Información y Comunicación, hoy en día cualquier empresa está en la capacidad de usar esta modalidad de trabajo para ser productiva.

Las herramientas de colaboración virtual surgen hoy como las plataformas ideales para generar una fuerza laboral remota y que permiten que las empresas puedan establecer nuevos procesos productivos sin importar las distancias.

Cualquier tarea dentro de una empresa habitual puede ser llevada a un plano digital, eso es un hecho. Desde manejar la contabilidad, gestionar las operaciones logísticas o administrar al personal son solo algunas de las actividades que hoy en día son posibles controlar desde cualquier parte con solo una conexión a Internet y un dispositivo o computadora.

Ahora bien, una vez aclarados los beneficios y el alcance que tienen la virtualización queda claro que, en efecto, sí pueden las tecnologías de la información mejorar la productividad.

Este hecho nos deja a la expectativa de lo que la transformación digital puede ofrecer a cada segmento productivo y cómo será el futuro. Por ello, creemos que es sumamente relevante entender hacia dónde se dirigen todas estas innovaciones y tendencias.