¿Cómo hacer una auditoría contable?

Toda organización necesita realizar periódicamente una auditoría contable, con el fin de confirmar si se ajustan a lo fijado por la legislación nacional, sus estatutos internos y los buenos criterios sociales. No hacerlo implica correr riesgos que van desde sanciones fiscales hasta problemas económicos por una mala administración de los recursos. 

¿Qué es una auditoría contable?

Las auditorías contables hacen referencia a las realizadas por una organización, con el fin de evaluar su propio rendimiento y procesos.

Generalmente, se llevan a cabo como consecuencia de una necesidad interna y es desarrollada por empleados propios -contadores, administradores, etc.- o por terceros contratados para tal fin (en este caso, no habría una auditoría sino una externalización de la tarea).

Producto de esta auditoría, queda como resultado un informe que se usa para verificar que los procedimientos y sistemas de control interno son efectivos, se identifican irregularidades y se buscan cambios en los procesos que no son completamente eficientes.

Tipos de auditorias

Auditorías internas

Es un examen que realizan a  lo interno el departamento de finanzas para determinar el estado financiero de la empresa. Tener una metodología clara permitirá cumplir con los objetivos que se persiguen y detectar irregularidades que luego pueden representar un grave problema para la organización. 

Auditorías externas

Las auditorías externas son las ejecutadas por una entidad con el objeto de evaluar las actividades de una organización en particular. Al igual que sucede en la interna, su objetivo es determinar su correspondencia con las disposiciones legales e internas vigentes. 

Son solicitadas por los clientes, los organismos de control oficiales e, incluso, por inversionistas con intención de inyectar capital en el negocio. Es la auditoría más recomendable porque, al ser realizada por agentes externos contratados por terceros, la presión por hacer ver “todo bien” es menor y las irregularidades encontradas pueden ser expuestas con mayor objetividad. 

Este tipo de auditoría puede realizarse teniendo en cuenta los pasos presentados anteriormente;, lo único que cambia es la parte que la convoca. El objetivo sigue siendo el de dar luces sobre el funcionamiento de la empresa y detectar las irregularidades para corregirlas lo antes posible. 

Tanto para las auditorías externas como internas tienes que compilar en un breve informe una lista de tus hallazgos. De esa manera, podrás materializar en el papel las fortalezas y debilidades financieras de la empresa durante el período de tiempo evaluado y, sobre todo, entregar algunas recomendaciones para corregir los problemas.

Guía práctica para auditar una empresa

A continuación, te presentamos 9 pasos que debes seguir para hacer una auditoría: 

1. ¡No te olvides de las NAGA!

No puedes hablar de buenas prácticas de auditoría si no empleas las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), aplicables cuando realizas el examen independiente de la información financiera de una organización con o sin fines de lucro, sin importar su tamaño o constitución legal.

Úsalas al pie de la letra o, en su defecto, recurre a las Guías Internacionales de Auditoría emitidas por IFAC o los Statements of Auditing Standards ("SAS") del Instituto Americano de Contadores Públicos. Es la única forma en que tu análisis será correcto, y tu informe y opiniones aportarán a corregir falencias y mejorar el área contable de la empresa.

2. Determina si la pista de auditoría de la empresa es suficiente

Las pistas de auditoría son los soportes en papel o formato electrónico que conforman la historia documentada de la actividad en una empresa. Mediante esta, puedes rastrear los datos financieros del libro mayor para llegar a los documentos de origen (facturas, recibos, bonos, etc.) y consolidar una lista cronológica integral de todos los pasos ejecutados por la organización para llevar a cabo sus operaciones comerciales.

Lo primero que debes hacer es consolidar las listas de pistas de auditoría y, en base a ellas, determinar si las prácticas contables del negocio son suficientes para rastrear el proceso completo de todas las operaciones financieras.

De no ser así ya habrías detectado la primera irregularidad: una contabilidad incompleta e ineficiente, debe ser fortalecida para hacer una pista de auditoría suficientemente sólida, tarea en la que un software de contabilidad moderno es infalible. 

3. Revisa las políticas del sistema de registro

El sistema de registro debe ser seguro y organizado para que las auditorías arrojen buenos resultados y los estados financieros, en general, entreguen siempre información veraz y actualizada. 

Lo más prudente es que todos los asientos contables estén debidamente registrados en sus respectivos libros y que los soportes (cheques, facturas, rollos de caja registradora, etc.) se encuentren almacenados en un archivo de fácil acceso y que garantice su integridad.

Aquí nuevamente juegan un papel importante el software contable y el sistema de facturación electrónica. Cuando son de calidad y operan bajo la normativa contable y fiscal vigente, garantizan la integridad y seguridad de la información por un mínimo de seis años, plazo que tiene el SII para la revisión de impuestos sujetos a declaración, según el artículo 200 del Código Tributario . 

4. Desarrolla una referencia cruzada al sistema contable de la empresa

Revisa cada uno de los libros y lugares donde se ingresa la contabilidad de la empresa, para luego cotejarla con los documentos contables y verificar que todos los ingresos y salidas correspondan a los movimientos reales del negocio. 

5. Compara los asientos contables internos con los registros externos

Compara los libros contables con la información obtenida de registros externos, como los recibos de compra de tus proveedores.

Es la mejor forma de validar la fidelidad de la contabilidad del negocio, especialmente si tienes en cuenta que varias de las inconsistencias que pueden surgir a lo largo de una auditoría pueden deberse a errores de cálculo o gestión de documentos atribuibles a los proveedores, clientes y demás agentes externos. 

6. Compara los registros fiscales con las declaraciones de impuestos

Esto se hace para verificar que las declaraciones coincidan con los impuestos (que por ley debería pagar la empresa) y los que fueron efectivamente pagados.

Debes recordar que este tipo de documentación debe ser archivada de manera segura, para tenerla como soporte ante auditorías externas, solicitudes de fiscalización del SII e incluso como prueba ante procesos por fraude fiscal. 

7. Revisa el proceso de entrega de los documentos financieros al departamento contable

Tiene que garantizar que al contador le llegan -para su respectivo procesamiento- todos los documentos financieros gestionados por la empresa, como facturas, recibos, estados de cuenta bancarios, etc.

8. Desarrolla un sistema de monitoreo de los controles internos de la empresa

Los controles internos hacen referencia a los procesos y maniobras establecidos para prevenir y proteger la empresa de estafas, robo de información, alteraciones y otros problemas contables internos. 

Es importante que el área de contabilidad se encargue únicamente de las tareas contables, fiscales y de asesoría propias de tal departamento, y que no tenga nada que ver con la administración de los recursos y la supervisión de procesos.

Debes tener en cuenta que para cada área que involucre los recursos de la empresa debe asignarse un único responsable, y los softwares y ordenadores deben hallarse protegidos con contraseñas y ser manipulados sólo por personal autorizado. Llaves en cajas registradoras, cámaras y demás sistemas de seguridad nunca sobran.

9. Verifica las operaciones de la empresa en relación a las leyes contables y fiscales que debe cumplir

Dependiendo del Régimen Tributario al que pertenezca, su tamaño, industria y otras variables, cada empresa debe cumplir con cierta normativa fiscal y contable. Por lo tanto, al auditar debes determinar cuáles son esas normas y asegurarte de que la empresa cumpla con ellas en todo sentido.