Libros contables ¿Qué es? ¿Cómo llevarlos?

El crecimiento y maximización de las utilidades de tu pequeña y mediana empresa, definitivamente se sustenta en una correcta gestión contable. 

La contabilidad ordenada te permite tener una visión clara del rendimiento y situación financiera del negocio, así como te ayuda en la liquidación precisa de los impuestos a pagar y las deducciones a que tienes derecho. Pero ¿sabes cómo ordenar los números y las cuentas? ¿Qué libros contables debe llevar una pyme?

Toma nota al respecto, ya que te puede ser de enorme beneficio y recuerda que esto es posible llevarlo si cuenta con la ayuda de un contador para pymes, ya que ellos son claves en este proceso.

¿Cuáles son los libros contables de una empresa?

En términos generales, todas las empresas están obligadas a llevar y mantener al día sus libros de contabilidad. Y en este punto te preguntarás ¿Qué es un libro contable? son documentos tributarios en los que se registran los movimientos contables del negocio con el fin de tener material para la elaboración de estados financieros precisos y respaldar su actividad económica ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) u otras entidades que puedan requerir ese tipo de información. 

Llevar este registro es conocido como régimen de Contabilidad Completa y comprende los siguientes libros: 

1. Libro diario

Es conocido también como libro de cuentas y en este se tiene que registrar el día a día de la actividad económica de la empresa.

Todos los gastos, ganancia y deudas diarias deben estar asentadas en este, razón por la cual la información queda registrada de manera cronológica.

En el libro diario siempre queda anotado todo lo que merece ser contabilizado porque ejerce un impacto financiero en la empresa, como, por ejemplo:

Lo que ha beneficiado a la empresa

Esto se refiere a todo lo relacionado con los ingresos. Esta información se registra en la columna del lado izquierdo del libro diario y es lo que en contaduría se conoce como debe

La contrapartida

En contabilidad esto se denomina haber y se refiere a todo lo que implica una salida o disminución, es decir, gastos e intereses de créditos. Se registra en la columna derecha del libro de contabilidad.

El libro diario es un documento contable obligatorio y debe estar sellado y presentado ante un notario para tener validez legal.

Su función es la de llevar una numeración sucesiva que permita elaborar el libro mayor y poder revisar el cuadre del balance, es decir, llevar una contabilidad organizada y transparente de toda la actividad económica de la empresa.

La principal ventaja del libro diario es que reduce la posibilidad de cometer errores en la contabilidad.

2. Libro mayor

También representa una ayuda invaluable e imprescindible a la hora de llevar una contabilidad organizada y transparente.

En libro mayor se registran todos los movimientos diarios de la empresa, pero agrupados por tipo de movimiento.

Esto permite ver de forma detallada y cronológica las diferentes transacciones de entrada y salida que se han producido en cada cuenta.

En este libro contable tienen que figurar el debe, el haber y el saldo de la cuenta. Esto te permite revisar los movimientos cuenta por cuenta de la empresa y llevar un control eficiente y transparente.

Las funciones del libro mayor pueden resumirse de la siguiente manera:

• Controlar los cargos y abonos registrados en el libro diario.
• Informar los montos de los cargos y abonos de las operaciones efectuadas.
• Ordenar toda la información sobre bienes y obligaciones de la empresa.

3. Libro de honorarios

En este se anotan los honorarios y las retención impositiva que, en el caso de Chile, son de 11.5% desde el primero de enero y hasta el 31 de diciembre de 2021.

Y según una ley aprobada en 2020, este porcentaje se incrementará cada año 0.75 hasta alcanzar el 17% en 2028.

4. Libro de inventarios y balances

Lo primero que debes saber es que es un libro principal y obligatorio en Chile para todas las compañías que realizan alguna actividad económica. En el se registran los activos fijos de la empresa y la mercancía. También se anotan las deudas pendientes, es decir, todo lo referente a acreedores y deudores.

En la práctica, es un resumen de todos los activos, pasivos y patrimonio de la compañía, un detalle tanto de los bienes de la empresa como de las deudas de esta.

Su periodicidad debe ser anual al 31 de diciembre de cada año.

Al ser un libro contable obligatorio, no llevarlo, hacerlo de una forma distinta a la que exige el SII o mantenerlo atrasado, ocasiona a la empresa multas que van desde una Unidad Tributaria mensual a una Unidad Tributaria anual, según refiere el Código Tributario chileno en su artículo 97.

¿Qué son los libros auxiliares?

Además de gestionar dichos libros a diario y conforme a las indicaciones del SII, es necesario llevar libros auxiliares, como los de Ventas Diarias, Remuneraciones e Impuestos Retenidos, entre otros que son exigidos por la normativa y ley aplicadas en Chile.

Compras y ventas

Este es un libro contable obligatorio para las personas naturales y jurídicas contribuyentes afectas al Impuesto al Valor Agregado (IVA).

En este se deben registrar de forma cronológica todas las facturas por concepto de compras y de ventas de la empresa y debe ser timbrado por el SII.

Libro auxiliar de inventarios de mercancías

En este se registran las entradas y disposición de mercancías en el inventario.

Libro FUT

El libro de Fondo de Utilidades Tributarias lo deben llevar todos los contribuyentes que declaren rentas en primera categoría que estén demostradas tanto en la contabilidad completa, es decir en los libros Diario y Mayor, como en el balance general de la empresa.

En este se lleva un registro de la historia de las utilidades tributables y no tributables ocasionadas por la compañía tales como:

• Renta líquida imponible;
• Participaciones y dividendos percibidos;
• Retiros o distribución de dividendos.

Es un libro contable especial de control obligatorio para los contribuyentes descritos anteriormente y debe ser timbrado por el SII.

Libro de ingresos y egresos

Las empresas con contabilidad simplificada no están obligadas a llevar el libro de compras y ventas, por lo que su mecanismo de control es el libro de ingresos y egresos. 

Las empresas que llevan contabilidad completa en Chile, no están autorizadas para llevar este libro.

Libro de remuneraciones

Es un libro contable auxiliar obligatorio para todas las empresas que tengan cinco o más empleados; en este se registran todos los pagos a los trabajadores y debe ser timbrado por el SII.

Es importante recordar que la reforma tributaria trajo consigo una simplificación de la tributación y los registros contables para las empresas que se acojan al régimen de Contabilidad Simplificada, que está establecido en el artículo 14 D. Para esto, las organizaciones deben cumplir con los requisitos definidos en dicha normativa y obtener una autorización para llevarla.

Con este sistema de Contabilidad Simplificada, las PyMEs con ventas inferiores a 50.000 UF anuales durante los últimos 3 años deben tributar en base a sus ingresos percibidos y gastos efectivamente realizados, teniendo solo las siguientes obligaciones en lo que a libros se refiere:

• Contribuyentes afectos a IVA tienen que llevar el libro de compra y venta.
• Contribuyentes no afectos a IVA tienen que llevar un libro de ingresos y egresos.

En otras palabras, bajo este régimen no tienes que llevar contabilidad completa, confeccionar balances, efectuar inventarios ni realizar correcciones monetarias ni depreciaciones de activos: lo que compres —sin importar su naturaleza— es un gasto y todo lo que percibas —independientemente del concepto— es un ingreso. A fin de mes sumas y restas los números y tendrás una noción de tus pérdidas o ganancias.

Lógicamente, ello significa un alivio para las PyMEs respecto a la inquietud de qué libros contables deben llevar, ya que sus movimientos y operaciones comerciales no requieren de una contabilidad más compleja.

Sin embargo, esto compromete aún más a las PyMEs a ser cuidadosas, estrictas y ordenadas con su registro contable, a fin de mantener un buen control de su situación financiera, efectuar en tiempo y forma la liquidación de impuestos y acceder a las deducciones a las cuales tienen derecho según la legislación chilena.

¿Qué libros deben llevar los pequeños contribuyentes?

De acuerdo con la Ley sobre Impuesto a la Renta, los pequeños contribuyentes no tienen la obligación de llevar contabilidad. Pero cuando estén sometidos al sistema de pagos provisionales, en base a ingresos brutos, tienen que mantener un registro o libro de ingreso diario.

Independientemente del régimen al que te acojas, más allá de saber qué libros contables debe llevar una pyme, lo que debes tener claro es todos los aspectos tributarios deben llevarse con el debido orden y siguiendo las directrices impuestas por el SII y demás autoridades fiscalizadoras.

Por supuesto, esto incluye a los libros contables que son una herramienta fundamental para la auditoría, la transparencia comercial y el orden interno de los emprendimientos.

Apuntar al orden y seguir de cerca las estipulaciones estatales son elementos fundamentales para garantizar la salud financiera de tu negocio, evitar problemas con las autoridades tributarias y acceder a beneficios como la postergación del pago del IVA, exclusivo para pequeñas y medianas empresas.

Precisamente, en las próximas líneas te hablaremos sobre las claves para llevar tus libros de forma óptima y sin correr riesgos ni desmejorar tu gestión contable.

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¿Cómo llevar los libros contables de forma correcta?

El correcto registro del capital y los movimientos en los diferentes libros contables demanda, entre otras cosas, conocimientos técnicos, sentido ético y aprovechamiento de recursos tecnológicos.

En concreto, para que no experimentes inconvenientes con esta importante tarea contable, te recomendamos que sigas los consejos que te daremos a continuación:

Contrata a un contador

Si bien este consejo es esencial, lo cierto es que muchos emprendedores no lo cumplen con la idea de evitar los costos asociados a la contratación de este profesional.

Sin embargo, elegir un contador para tu PyME no es un gasto perdido, sino una inversión que rendirá muchos frutos, como la óptima gestión de los diferentes libros contables.

Además, este profesional permite operar bajo un menor riesgo fiscal, ya que el orden y la eficiencia en el registro de capital evitará que tu negocio sea objeto de sanciones y multas por parte de las autoridades, las cuales pueden llegar a representar cargas financieras adicionales y difíciles de soportar.

Al conocer sobre finanzas, rentabilidad y tener la capacidad de hacer proyecciones de flujo de caja, el contador también es un gran aliado para la toma de decisiones y la gestión en general.

Mantén ordenada y segmentada la información

Facturas, recibos bancarios, situaciones de inventario y justificantes de pago: son muchos los comprobantes e información que necesitas para llenar tus libros contables.

Por ese motivo, es importante mantener los datos actualizados permanentemente y categorizarlos en diferentes grupos, pues esto contribuirá al proceso de acceso, interpretación y manejo de la información de interés.

Resulta evidente que realizar esta actualización y categorización de forma manual es muy complejo e, incluso, prácticamente inviable porque tendrías que hacer una inversión de tiempo muy elevada.

Por consiguiente, esto nos demuestra la importancia de automatizar el proceso de recolección y separación de datos de interés por medio de herramientas como un sistema de contabilidad.

Moderniza tu gestión contable

La modernización general de la contabilidad impacta de manera favorable sobre diferentes procesos: uno de estos es la actualización de los libros.

Gracias a la digitalización tendrás rápido acceso a toda la información que necesites y el flujo de datos se mantendrá estable, garantizando que nunca te retrases con un determinado registro ni que omitas cierto valor o elemento.

Por esa razón, además de un sistema de contabilidad, necesitas incorporar soluciones de contabilidad digital como los softwares de facturación electrónica y remuneraciones. De esta manera, llevarás a cabo la trazabilidad y recolección de la información desde el mismo momento en que se genera la transacción, ya sea la liquidación del salario de un funcionario o la emisión de una factura electrónica.

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Emplea balances de comprobación antes de cerrar registros

Mientras más instancias de análisis e interpretación de datos manejes, ¡mejor! Incluso, si cuentas con herramientas tecnológicas como las mencionadas, las revisiones son claves para garantizar un correcto registro de los libros contables.

Recuerda que la tecnología es prácticamente infalible, pero no quienes la gestionamos, así que es recomendable hacer balances de comprobación que verifiquen la coherencia de los registros y la fidelidad de los movimientos y los saldos.

Para hacerlos, el contador agrupará movimientos de diferentes cuentas —como saldos de caja, ventas y pagos a proveedores— para detectar posibles descuadres y puntos que requieran ajustes antes de actualizar los libros contables o dar por finalizado un determinado registro. 

Realiza auditorías periódicas

Con esto queremos decir que no solo hagas comprobaciones para verificar registros de libros contables. También, desarrolla análisis generales de tu contabilidad e informes de manera periódica para mantener al día la información y corregir imprecisiones de manera oportuna.

Las auditorías, más allá de garantizar resultados finales positivos en la actualización de tus libros, fomentan la transparencia y permiten detectar patrones negativos que representen riesgo de pérdidas, desvío de fondos y problemas de liquidez en tu emprendimiento.

¡Eso es todo! Si llegaste hasta aquí, ya conoces cuáles son los libros contables que pueden llevar las PyMEs en Chile y qué aspectos debes tomar en cuenta para desarrollar estos registros con éxito.

En líneas generales, recuerda que el uso de las tecnologías y la ayuda de profesionales en contabilidad son esenciales para no tener inconvenientes.

Además, ten en cuenta las estipulaciones y actualizaciones —determinadas por las autoridades— referentes a los regímenes tributarios que impacten e influyan en los libros contables que deben llevar las pequeñas y medianas empresas.

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