¿Cómo llevar la contabilidad de una pyme?

Sin importar cuán pequeño sea tu negocio, llevar la contabilidad del mismo es clave para un crecimiento sostenido y saludable, ya que así es posible evitar pérdidas, optimizar al máximo los recursos y tener un panorama claro sobre todos sus aspectos.

La contabilidad es clave en el negocio

Comenzar un negocio no es tarea fácil: además del evidente esfuerzo y constancia que requiere, el orden en los números es fundamental para conocer a cabalidad de qué manera se está comportando.

Por esta razón, apoyarte en un contador de confianza es clave, igual que la manera en que llevas la contabilidad de tu pequeña o mediana empresa.

Generalmente, los primeros días están llenos de confusión:

• ¿Qué libros debo llevar?
• ¿Cuál es el régimen tributario más adecuado?
• ¿Qué tipo de sistema contable es el que mejor se adapta a mis necesidades?

Ciertamente, las preguntas son varias e intentaremos responderlas todas por medio de la revisión de cada detalle importante.

Aspectos legales a considerar

Sin importar el tamaño de la empresa, todos los aspectos tributarios deben llevarse con el debido orden y cumplir los plazos a cabalidad, pues esto nos ayudará a evitar problemas con el fisco y, además, nos permitirá acceder a beneficios como la postergación del pago del IVA, exclusivo para pequeñas y medianas empresas.

Para saber cómo llevar la contabilidad de una PyME, es necesario revisar qué dice el Servicio de Impuestos Internos (SII) respecto a los documentos:

• Independiente del tamaño de la empresa, el marco general establece que toda organización debe llevar contabilidad completa, es decir, mantener actualizados los libros diarios, el libro mayor, los inventarios y los balances. Evidentemente, esto dependerá del régimen tributario al que decidas acogerte.
• De acuerdo al rubro de la empresa, es posible adoptar un sistema de contabilidad simplificado, el cual se traduce en llevar solo el libro de ingresos y egresos. Para ello, se debe obtener autorización del Director Regional del SII correspondiente al domicilio comercial del contribuyente.
• Según lo establecido en los artículos 22 y 34, N° 1 —en relación con el artículo 68 de la Ley sobre Impuesto a la Renta— existen contribuyentes que, por sus características, no están obligados a llevar la contabilidad, pero que sí deben mantener un libro de ingresos diarios siempre que estén condicionados al sistema de pagos provisionales con base en ingresos brutos.
• Además de lo anterior, se deben llevar los libros auxiliares que la ley exige de acuerdo al régimen tributario que el contribuyente haya escogido.

Tener los documentos requeridos al día es la única manera de mantener la buena salud financiera de tu empresa, lo cual además te ahorrará problemas —causados por un simple error de cálculo o por la falta de información en los libros contables— con el SII.

Por otra parte, recuerda que debido a la Modernización Tributaria existen regímenes creados especialmente para las pequeñas y medianas empresas que facilita la gestión y beneficia a sus contribuyentes.

Junto con lo anterior, es de suma importancia que escuches a tu contador, ya que este profesional es quien mejor sabe cómo llevar la contabilidad de una PyME: los consejos de estos especialistas pueden ser la mejor manera para saber cómo actuar cuando no sepas qué hacer en ciertos escenarios, además de darte luces claras sobre cómo manejar aspectos básicos de tu empresa.

Tecnología de apoyo

En relación con el punto que acabamos de revisar, debes definir el modo en que llevarás tales registros y cómo los rendirás ante el SII.

Afortunadamente, los papeles y archivadores han quedado atrás para dar paso a sistemas digitales mucho más eficientes, rápidos y ordenados.

Para el caso de las pequeñas y medianas empresas, los sistemas contables online afloran como sus mejores aliados a la hora de mejorar la gestión y mantener un registro ordenado de los números: si bien se trata de plataformas especializadas y diseñadas para un rápido aprendizaje de sus herramientas, muchas de estas requieren de los conocimientos irreemplazables de un contador a raíz de la complejidad de ciertos procesos.

Este tipo de sistemas tienen ciertas ventajas que describiremos a continuación:

Facturación electrónica

Entre otras cosas, las empresas deben cumplir con la boleta electrónica obligatoria: gracias a un software de gestión puedes emitir facturas, guías de despacho, notas de crédito y muchos otros documentos tributarios electrónicos (DTE) de manera automática para favorecer los procesos contables.

Este sistema permite que las actividades de una empresa puedan acelerarse gracias a la autocompletación de información y, por consiguiente, ahorrar tiempo, además de eliminar las introducciones manuales al emitir facturas y documentos.

Todo esto sirve como un ayudante predilecto en la contabilidad para PyMEs al integrarse directamente con el SII y a otros sistemas gubernamentales, incluso con aplicaciones y softwares que ya tenga tu negocio, como pasarelas de pago, plataformas de comercio electrónico y muchas otras más.

Contabilidad digital

Gestionar la contabilidad de una empresa desde una plataforma automatizada y basada en la tecnología de la nube facilita el trabajo y las actividades administrativas: esto da la posibilidad de tomar decisiones rápidas, informadas y certeras para resguardar la salud financiera de una organización.

Del mismo modo, mediante este tipo de sistema podrás llevar el servicio contable de manera sencilla, ya sea gracias al apoyo de un profesional del área o no.

Asimismo, ahorrarás valioso tiempo en la digitación de información, el cual podrás usar para ganar eficiencia y productividad en otras etapas.

Otro aspecto relevante y beneficioso que trae una contabilidad digital es la de comparar fácilmente los resultados de los estados financieros al contrastar las cuentas del mes anterior con el actual, lo cual deja observar variaciones para identificar errores, malas prácticas o incongruencias de manera instantánea.

Por si eso fuera poco, este recurso es una plataforma diseñada para proporcionar a los usuarios declaraciones juradas y varios tipos de formularios, permitiendo que los contadores y gerentes de las PyMES puedan emitir estos documentos de forma sencilla y automática para cumplir con los plazos de diversas instituciones recaudadoras.

Remuneraciones

Actualmente, gestionar los equipos de trabajo de manera remota al generar automáticamente liquidaciones de sueldo y pagos y mantener toda la nómina al día según las exigencias de la ley por medio de un software de remuneraciones es posible para todo tipo de empresa sin importar su tamaño.

De hecho, algunos servicios en el país permiten integrar conexiones con bancos e instituciones como PreviRed, lo cual hace que las organizaciones ahorren tiempo en actividades burocráticas y analógicas al tener la posibilidad de agregar al sistema los haberes y descuentos genéricos.

Ingresar una gran cantidad de archivos en una misma carga de datos permite que actividades como liquidaciones masivas puedan ejecutarse sin problemas y efectuar los cálculos de cada trabajador automáticamente: al hacer todo esto de manera sistemática y con actualizaciones periódicas, se reducen al mínimo las posibilidades de errores y, también, se pueden bloquear los periodos para impedir la adición o eliminación de datos.

¡Pero esto no es todo! De hecho, con el fin de llevar una correcta contabilidad para PyMEs existen ciertos procesos y herramientas que constituyen las mejores prácticas del área que —de ser aplicadas correctamente— pueden ayudar a las organizaciones a llevar sus registros contables de manera ordenada y sistematizada.

Accede a esta guía gratuita

Accede a esta guía gratuita

5 buenas prácticas que favorecen la contabilidad

A continuación, pondremos a tu disposición 7 consejos de valor que puedes adoptar fácilmente en tu empresa para hacer más eficientes las actividades financieras y contables.

¡Veamos!

1. Recopilar toda la documentación contable generada

Llevar la contabilidad para PyMEs se basa, fundamentalmente, en los procedimientos humanos y automatizados de recopilar, ordenar y disponer una base de datos con toda la información contable de una organización.

Ahora bien, la práctica más importante que se debe establecer en una empresa es, precisamente, los mecanismos para registrar todos los gastos, ingresos y operaciones que se presentan en el día a día del negocio.

Cada movimiento debe ser registrado y guardado de manera ordenada siguiendo, por supuesto, las mejores recomendaciones de la gestión documental para así poder contar con información verídica y accesible en todo momento, la cual servirá para probar las actividades financieras de la empresa.

Muchos softwares y programas del mercado permiten agilizar esta tarea mediante procesos automatizados y sistemáticos. Estas soluciones entregan herramientas para facilitar esta tarea a los integrantes de una organización y, de la misma forma, evitar los errores comunes que suceden cuando la contabilidad se lleva a mano o de manera analógica.

En este aspecto es especialmente importante la facturación debido a su relevancia a la hora de registrar los ingresos de un negocio: demostrar cada operación y justificarla ante las instituciones recaudadoras de impuestos es un requisito indispensable y establecido en la ley de todos los países del mundo, incluido Chile.

En este sentido, es importante que tu empresa recopile y ordene la siguiente información contable:

• Cuentas.
• Operaciones con tarjetas de débito y crédito.
• Créditos a cuentas.
• Cargos.
• Cuentas de pasivos.
• Cuentas de capital.
• Registros de las operaciones.
• Cuentas por cobrar y por pagar.
• El libro diario y el libro mayor.
• Balanza de comprobación.
• Pases al libro mayor.
• Saldos en las cuentas.
• Inventario.

Del mismo modo, en los libros de la contabilidad —que se resumen en diario, inventario y mayor— deben estar contempladas todas estas transacciones de manera clara y precisa, ya sea de forma manual o digital.

¿Aún estás adaptándote a la transformación digital de tu negocio, especialmente a la facturación? ¡Descarga nuestra guía para aprender todo sobre los documentos tributarios electrónicos!

2. Ordenar los ingresos y los gastos

Ya se ha establecido —y es evidente— que los gastos que se efectúen en una organización deben verse reflejados en el libro diario: para que esto se haga de manera óptima, la utilización de programas contables digitales surge como una alternativa integral para ordenar de manera cronológica toda la información generada en movimientos económicos.

Mantener el orden de estas actividades constituye una responsabilidad operativa y legal por parte de los gerentes, contadores y empresarios para salvaguardar cada peso que se gasta o se obtiene.

Por ello, es necesario conocer bien los conceptos de ambos ámbitos para entender su naturaleza.

¡Revisemos de inmediato!

Ingresos

Esencialmente, los ingresos corresponden a la entrada de dinero producto de las ventas de la empresa.

De manera adicional, otro tipo de ingresos que se pueden presentar en las operaciones de la organización son inversiones, subvenciones, arriendos o venta de inmuebles.

Por otra parte, una empresa puede haber vendido múltiples unidades de su producto y considerar eso como ingreso, pero si no se ha recibido el dinero, no se puede considerar como cobro: debido a ello, teóricamente, aunque se tengan ingresos, el dinero quizás no esté disponible.

Gastos

Para que la empresa precisamente genere ingresos es necesario que mantenga ciertos elementos andando, por ejemplo, personal, arriendo, servicios, comisiones, pagos de créditos y seguros, entre otros: todos estos y muchos otros son considerados como gastos.

Del mismo modo, no todo lo que es un pago es un gasto, ya que realmente una cosa es tener un gasto y la otra es ejecutar el pago.

Si una organización hace una compra a un proveedor se considera como un gasto, pero si se realiza a los 30 días, se registrará el gasto y se pagará luego del plazo acordado.

Ahora, realizadas estas aclaraciones, es necesario que tu negocio ordene correctamente los ingresos y los gastos para garantizar la continuidad de las operaciones.

3. Realizar comprobaciones

También llamado el balance de comprobación, esta es una actividad manual o digital enfocada en confirmar la congruencia de los registros contables.

Este proceso, además de garantizar el correcto cumplimiento de cada pago y cobro de la empresa, aporta información valiosa sobre las operaciones ejecutadas durante un ejercicio y proporciona una perspectiva muy útil sobre la situación del negocio.

Esta regularización de las cuentas de gastos e ingresos se realiza habitualmente en los meses finales del año, en la cual lo más importante que hay que considerar es que el cierre de cada mes se haga más o menos el mismo día para poder comparar de mejor manera al momento del cierre.

En este balance, existen ciertos puntos que debes evaluar con detenimiento:

• Balance de comprobación de sumas y saldos: revisar que no existan incongruencias.
• Reclasificación de las deudas: planificación de la forma ideal de pagar deudas.
• Variación de existencias: un estudio del inventario para determinar el resultado durante un ejercicio.
• Dotaciones de amortizaciones: verificación contable y clasificación de la amortización de los bienes inmovilizados.

De esta manera, sabrás a ciencia cierta la realidad financiera de tu organización y no te tomará por sorpresa ningún factor que pueda perjudicar la salud económica y operativa de tu negocio.

4. Establecer un plan de cobros

En ocasiones, tus clientes no podrán cubrir de manera puntual sus responsabilidades, ya sea de manera involuntaria o por negligencia.

En este sentido, una de las mejores practicas de contabilidad para PyMEs es establecer un plan de cobros eficiente que le permita a tu empresa recolectar las deudas pendientes.

Para esto, existen muchos softwares en el mercado que proporcionan una vista de 360° de todas las deudas y detalles de los deudores para hacer más eficiente esta tarea. Eso sí, recordarte a tiempo que un cliente tiene una responsabilidad financiera contigo tal vez no sea suficiente para recibir ese dinero.

En virtud de ello, a continuación te daremos algunas prácticas para que generes las condiciones:

Genera políticas, indicadores y reportes de cobros

Esta tarea posibilita medir el desempeño, ya que estas definiciones son el marco bajo el cual tu empresa se protegerá y se aplicarán las estrategias para la gestión de cobro con eficiencia y confianza.

Por otra parte, establece los indicadores con base en los que se medirá la eficiencia de la planificación. Por ejemplo, cumplimiento de pago, estado de cobranza, días de cobranza y otros aspectos pueden ser valiosos para una organización.

Dale herramientas al equipo de gestión

Con esto nos referimos a los mecanismos, programas, dispositivos y procesos recomendados para aplicar lo que precisamente se estableció en las políticas de cobros y, por supuesto, que puedan generar los indicadores que necesita tu organización.

Automatiza el proceso de contacto

Este consejo puede que parezca diseñado para las grandes empresas con cientos de clientes. Sin embargo, para las PyMEs también es sumamente útil contar con herramientas de automatización para ejecutar los contactos con deudores y hacer eficiente este proceso.

De esta manera, podrás advertirle a tus clientes mediante notificaciones, mensajes instantáneos o correos electrónicos la cercanía de la fecha de cobro: si no se produce el pago del mismo, podrás informar de este evento a tu equipo y al cliente también.

5. Recibir asesoramiento

Por último, una de las mejores prácticas que se pueden realizar para una saludable contabilidad para PyMEs es recibir guía de profesionales sobre el tema.

Muchos emprendedores tienden a cometer el error de llevar los procesos contables de la empresa por sí solos sin tener conocimientos profundos acerca del tema, lo que generalmente provoca errores e inconsistencias: estos errores —en países como el nuestro— pueden llegar a convertirse en sanciones, multas e incluso cierres temporales y definitivos de los negocios a raíz del incumplimiento de las normas.

Por otra parte, un proceso contable llevado por manos inexpertas —sin importar con cuantas herramientas y automatización cuente— solo puede significar una receta para el fracaso e incluso durante la operación renta.

Buscar y solicitar asesoría en el tema, aun cuando implica la contratación de un contador o un sistema de contabilidad, son acciones ideales para estimular el crecimiento y garantizar el registro, ordenamiento y cumplimiento de cada transacción financiera dentro de tu negocio.

Existen varias alternativas, por ejemplo, puedes adquirir un software de gestión que cuente con soporte y servicio profesional por parte de contadores y auditores, los cuales te ofrecerán todo el acompañamiento necesario día a día para tener un funcionamiento óptimo sin errores y con todos los requisitos de la ley.

¡Muy bien! Con estos consejos tu empresa está más que preparada para reestructurar, armar y modificar los procesos contables con los que trabaja actualmente para convertirse en una organización más eficiente, responsable y ordenada.

Como ves, saber llevar la contabilidad de una PyME no es un tema complejo: solo debes conocer los aspectos legales y apoyarte en un software contable especializado. Así, impulsar el crecimiento de tu pequeña o mediana empresa será netamente una cuestión de tiempo.