Levantar una empresa es un gran desafío, sin importar el tamaño de ésta. Al hacerlo, hay una serie de aspectos que no pueden quedar a la deriva y, para controlarlos, es necesario contar con ciertos profesionales específicos. Uno de estos puntos es la contabilidad, pero ¿Qué pasa cuando no es posible incorporar un profesional afín en el día a día de la compañía? 

Toda Pyme tiene un punto de partida: una buena idea y capital inicial. De ahí en más, el crecimiento de la empresa dependerá de las decisiones y movimientos que tomen sus dueños o administradores. Ah, y por supuesto, del equipo con que se cuente para manejar la compañía.

En una primera instancia, se hacen imprescindibles las personas que ejecutarán las labores del día a día. Tú, como dueño o administrador, puedes encargarte de la caja y ver los movimientos de dinero del día a día. Sin embargo, llevar una correcta contabilidad requiere de tiempo, mucho esfuerzo, siendo muy importante para que un negocio funcione de forma apropiada.

Aquel punto es de suma importancia para mantener una buena salud financiera en la empresa, pero no siempre se cuentan con los recursos para tener en el equipo un contador profesional. Entonces, ¿Cómo manejar una Pyme sin contador?

Lleva un registro de todos los movimientos

En el día a día, los ingresos y egresos que se dan en tu empresa son de suma importancia para fines tributarios y, desde luego, para monitorear la evolución comercial del emprendimiento.

Por ello, lo primero que debes considerar al manejar una Pyme sin contador es llevar un registro detallado de todos los movimientos financieros.

Para ello, puedes valerte de una planilla de Excel para generar hojas en las que lleves un registro diario de cada ingreso y egreso. Así, al finalizar el día, tendrás un panorama claro del flujo de caja, indispensable en la posterior generación de balances y la presentación de los libros (diarios o mayor) ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Apóyate en un software contable

Este tipo de software contable facilitan enormemente el correcto desempeño de las labores contables de una Pyme. Si bien aprovecharlas al máximo está estrechamente ligado con el hecho de que las maneje un profesional de la contabilidad, si manejas los conceptos básicos y entiendes los procesos asociados -como emisión de facturas electrónicas, llenado de libros o presentación de informes- una de estas plataformas podría ayudarte en la ardua tarea de manejar una Pyme sin contador, sobre todo si es una online, que te permitirá acceder a los datos desde cualquier computador con conexión a Internet.

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¿Cómo vas a facturar?

Otro buen consejo para manejar una Pyme sin contador es optar por un software de facturación electrónica que se adapte a tus necesidades.

Si bien el SII dispone de una solución gratuita para todos los contribuyentes, esta no cuenta con soporte técnico y su funcionamiento tiene algunas limitaciones.

Considerando eso, y el hecho de que no tendrás la ayuda de un contador, se vuelve indispensable que la emisión de este tipo de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) sea sencilla, rápida y que puedas hacerla desde cualquier computador con acceso a Internet.

En ese sentido, el mejor consejo es que busques una plataforma capaz de asegurar lo anterior y que, además, permita llevar un registro en la nube las facturas emitidas y recibidas.

Así, algo tan habitual en las Pymes como es generar este tipo de documentos no te causará problemas al hacerlo sin el apoyo de un contador, aunque lo ideal siempre es contar con este profesional en tu Pyme.

¡No descuides el inventario!

Otro de los buenos consejos para llevar tu Pyme sin contador es que tengas un registro claro y detallado de tu stock. De esta manera, siempre tendrás conocimiento de tus recursos y sabrás en qué categorías invertir y potenciar.

Lo anterior te permitirá optimizar tu capital, para así destinar recursos en los aspectos que realmente lo requieren. Imagina que en tu empresa de alimentos has pedido una caja de conservas y, cuando estás ordenando la bodega, te das cuenta de que tenías una y ya está por vencer.

Puede parecer un detalle, pero a la larga, este tipo de situaciones afectan las finanzas de la Pyme y, en el corto plazo, el daño directo es hacia el flujo de caja.

Aunque la presencia de un contador es vital para la salud financiera de toda empresa, los consejos que acabamos de revisar son de gran utilidad en caso de que no puedas costear uno.

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