Contabilidad para pymes: ¿Por qué es clave a la hora de emprender?

¿Qué aspectos abarca la contabilidad para pymes?

La contabilidad contempla los ingresos, egresos y todos los gastos, adeudos e inversiones de la empresa. Esto incluye pagos de servicios como electricidad, agua y gas, igual que gastos fijos como remuneraciones y pagos de impuestos. Además, permite llevar un control de los gastos variables, las ventas de nuestros productos o servicios y compras a proveedores.

En definitiva, llevar una contabilidad ordenada de nuestro negocio significa tener un control del todo el dinero que entra y sale de éste, algo fundamental para saber cómo emprender exitosamente.

Beneficios de la contabilidad para pymes

La contabilidad es una herramienta indispensable para el éxito de cualquier negocio, y en el caso de las pequeñas y medianas empresas (pymes), su importancia es aún mayor. A continuación, se presentan algunas de las principales ventajas que ofrece la contabilidad a las pymes.

Facilita la toma de decisiones estratégicas

Contar con información financiera actualizada y precisa permite a los empresarios evaluar la rentabilidad de su negocio y tomar decisiones informadas.

Optimiza el manejo de recursos

Una contabilidad bien gestionada permite controlar los flujos de efectivo y administrar mejor los recursos financieros. Al llevar un registro detallado de cada movimiento económico, las pymes pueden reducir errores contables, evitar fugas de dinero innecesarias y asegurar que los fondos se asignen de manera eficiente.

Aporta transparencia y confianza

Una gestión contable clara brinda una visión objetiva del estado financiero de la empresa, lo que no solo facilita la toma de decisiones internas, sino que también genera confianza entre inversionistas, socios y entidades financieras. Una pyme con cuentas ordenadas y bien documentadas tiene mayores posibilidades de acceder a financiamiento y consolidar relaciones comerciales sólidas.

Permite una planificación efectiva

El éxito empresarial no solo depende de las acciones del presente, sino también de una planificación financiera sólida. La contabilidad ayuda a proyectar ingresos y gastos, anticipar necesidades de inversión y prepararse para posibles desafíos.

Conceptos básicos de contabilidad

Entre ellos, tenemos tres:

Balances

Reflejan la salud financiera de una PyME en periodos determinados, pues contiene cifras de activos, pasivos y el capital contable.

Es frecuente organizarlos por trimestre, pero las tecnologías de contabilidad de hoy facilitan tener esta información en tiempo real. Básicamente, mide lo que posee y lo que debe una empresa.

Pérdidas y ganancias

Los estados de pérdidas y ganancias muestran el panorama de ingresos y gastos de una pequeña empresa o negocio en un lapso determinado.

Se le conoce como estado de resultados y al mostrar ingresos, ganancias, pérdidas y gastos permite, a quienes llevan la contabilidad, saber cuáles son los ingresos netos.  

Flujos de efectivo o caja

Muestran cuánto dinero entra y cuánto sale de la empresa. Se enfocan más que todo en los activos líquidos que se traducen en efectivo o en sus equivalentes. Incluye la relación entre:

• Actividades de inversión: como préstamos a proveedores, compraventa de activos, entre otras.
• Operatividad de la empresa: pagos de salarios y a proveedores, ventas, intereses bancarios, etc.
• Financiamiento: pago de dividendos a accionistas, emisión de acciones, pago de deudas, entre otros.

Trabajo mucho y el dinero no me rinde

Si alguna vez te has visto en esta situación, es posible que lleves un registro pobre o nulo de la contabilidad de tu pyme.

Como muchos emprendedores inician su negocio a muy pequeña escala -a veces de manera informal y con una inversión mínima-, no conceden importancia a la parte contable.

El problema es que, aun cuando la empresa haya crecido y prosperado, suele mantenerse con los mismos hábitos con los que inició.

En ese sentido, un riesgo que corremos cuando no llevamos un control de nuestros gastos e ingresos es mantener los mismos precios desde hace años porque no tomamos en cuenta que las materias primas, servicios, gastos de transporte e impuestos han subido de precio.

Es así como la contabilidad ayuda a ver el costo real de producción para definir los precios de un producto o servicio, uno de los tantos argumentos que dan cuenta de su importancia para emprender exitosamente.

También es posible que estemos haciendo gastos exagerados u obsoletos a falta de un registro contable, o bien, que ni siquiera consideremos un salario para nosotros mismos, lo que a menudo ocasiona que no logremos solventar nuestras propias necesidades fuera de la empresa.

Si buscas comprender mejor las claves para emprender un negocio puedes descargar el ebook que hemos preparado especialmente para ti. Contiene ideas que puedes replicar y que, sin duda, te ayudarán a cristalizar tu estrategia emprendedora.

Claves para mejorar la estrategia contable de tu PyME

Ya hemos visto que la contabilidad es vital para cualquier microempresa o emprendimiento a pequeña y mediana escala.

Llevar registros inteligentes no solo te permitirá hacer un mejor seguimiento de los gastos comerciales. También te ayudará a descubrir nuevos caminos para crecer en tu pequeño negocio, seas emprendedor extranjero o nacional.

Mantener registros precisos y ordenados garantiza un actuar más responsable por parte de quienes estén al frente de todo esfuerzo de emprendimiento. Y este actuar se refleja en el cumplimiento de cosas básicas como los compromisos fiscales, con el gobierno y con los empleados.

Así que todo esto de la contabilidad en las PyMEs es un tema delicado en el que la palabra “improvisar” no debe tener cabida. Desde que se comienza a gestar la idea de negocio o cómo hacer el inicio de actividades, la estrategia contable es crucial.

En definitiva, la contabilidad es un área que debes manejar con visión estratégica, siguiendo estos principios:

1. Evalúa tus objetivos financieros

Al evaluar qué tan bien va la estrategia contable de tu startup o pequeña empresa es importante que comiences considerando cuáles son los objetivos financieros empresariales y qué tan claramente están establecidos.

Y esto aplica tanto para quien lleva sobre sus hombros un emprendimiento individual o modesto como aquel que tiene empleados a su cargo.

Implementar estrategias eficientes para llevar los registros contables y mantener lineamientos financieros sólidos evitará que problemas frecuentes - como el agotamiento del flujo de caja - den al traste con el éxito de toda pequeña empresa.

2. Céntrate en hacer más eficiente la gestión financiera

¿Sabías que los expertos en negocios advierten que las pequeñas empresas suelen abandonar una vez que el flujo de caja se esfuma? Esto significa que muchos esfuerzos se concentran en el arranque, más no en el camino y la sostenibilidad.

En los negocios, a pesar de que la incertidumbre y los factores externos están constantemente interfiriendo en el contexto empresarial, construir pequeñas empresas prósperas debe partir de las bases más sólidas posibles.

Y la gestión financiera eficiente es una de esas bases en la que debes concentrarte.

3.  ¿Contratar un contable o invertir en un software? ¡Ambas sería ideal!

Soñar está muy bien cuando se trata de crear y hacer crecer un negocio. Pero uno de los principales errores de muchos emprendedores es pensar que pueden sacar adelante este sueño llevando sus cuentas solo con lápiz y papel y registros en físico.

Lo que funcionaba antes no tiene porqué seguir siendo así. Por supuesto, los valores de todo buen empresario es algo que nunca pasará de moda. Eso no está en discusión.

Sin embargo, las formas de hacer negocio hoy en una PyME o startup demandan tomar decisiones que impliquen el uso de la tecnología adecuada y la búsqueda de la asesoría profesional en materia de contabilidad.

Considerar la opción de subcontratar a asesores contables y/o efectuar una inversión en un software de contabilidad permitirá sentar las bases adecuadas para el futuro financiero de la empresa.

4. Familiarízate con conceptos de contabilidad precisa y organizada

Tener en orden toda la contabilidad implica precisión y efectividad desde la forma de presentar los registros hasta el control de las transacciones financieras. Esto incluye las ventas que se generan, los gastos, con qué activos se cuentan y cuáles son los pasivos.

Es toda una tarea en la que tenemos que familiarizarnos si llevamos el timón de una pequeña empresa. Esto no significa que tengamos que volvernos expertos en contabilidad, pero sí que debemos estar al tanto de los conceptos claves que manejan los contables.

5.  Automatiza tu contabilidad

Esta clave bien podría ser la conclusión de todas las anteriores. Disponer de un buen software de contabilidad para startup y pequeñas empresas es algo que puede eliminar de raíz varios quebraderos de cabeza en toda estrategia contable.

Automatizar la contabilidad en los negocios te permite evitar los errores de cálculo manual, así como la repetición u omisión de datos. Te ayuda a hacer un seguimiento, pulso a pulso, de elementos importantes como las métricas.

También, permite obtener informes precisos que facilitan los cálculos a la hora de reportar impuestos, obtener informes sobre la comercialización de nuestros productos y servicios y administrar eficientemente las finanzas.

Las actualizaciones y versiones de los softwares de hoy se acoplan a todo tipo de programas para administrar tu negocio.

Incluso, simplifican tareas cotidianas como el pago de cuentas, emisión de facturas electrónicas para el sistema SII, cálculos automáticos de los impuestos y reportes fiscales.

Todos estos elementos, hacen de los softwares de contabilidad una potente herramienta que eleva la eficiencia de tu empresa.

Herramientas y servicios de contabilidad para PYMES

En la actualidad, la tecnología ofrece múltiples soluciones que facilitan la gestión contable de las pequeñas y medianas empresas.

Desde software especializado hasta servicios en línea, tú puedes aprovechar estas herramientas para simplificar procesos y reducir la carga administrativa, permitiéndote centrarte en el crecimiento y la innovación de tu negocio.

Software contable y recursos tecnológicos

El uso de software de contabilidad se ha convertido en una práctica común entre los emprendedores. Estas plataformas te permiten registrar facturas, gestionar cotizaciones, llevar un control de compras y ventas, y hasta automatizar la emisión de reportes financieros.

Con la ayuda de estas herramientas, puedes tener a la mano información actualizada y detallada sobre la situación económica de tu empresa en cualquier momento.

Además, muchas de estas aplicaciones integran módulos específicos para la gestión de recursos humanos, facilitando la administración de trabajadores y el procesamiento de remuneraciones.

Al contar con un sistema que centraliza todas estas áreas, el valor añadido es evidente: reduces errores, ahorras tiempo y mejoras la atención a tus clientes y proveedores.

La contabilidad digital te ofrece una perspectiva clara y en tiempo real del rendimiento de tu negocio, lo que te permite tomar decisiones informadas y ajustar tu plan estratégico conforme a la evolución de tu empresa.

El rol del contador y la consultoría profesional

Aun cuando optes por soluciones tecnológicas, el asesoramiento de un contador profesional sigue siendo fundamental.

Un experto en contabilidad puede ayudarte a interpretar la información financiera, a preparar el balance de tu empresa y a cumplir con la declaración de impuestos de manera precisa.

Su conocimiento en áreas como el cálculo de impuestos, la elaboración de libros contables y el manejo de documentos como el formulario 29 es invaluable.

Junto con un buen soporte técnico para el software, que puedes contratar como servicio tercerizado, y el apoyo de un profesional independiente o grupo calificado en el área contable para pequeñas empresas, podrás mantener la contabilidad para PyMEs con números favorables y con los menores sobresaltos posibles.

Esta organización en el departamento contable es lo que hará crecer tu emprendimiento con pasos firmes aunque no cuentes con un gran presupuesto y con la confianza necesaria para enfrentar un mundo tan competitivo como el actual.