¿Qué es el libro de inventarios y balances en Chile?

El libro de inventarios y balances es uno de los libros indispensables para la empresa, que entrega la realidad exacta de la situación financiera, de acuerdo a los movimientos contables que haya tenido durante el año comercial.

A grandes rasgos, este libro nos detalla los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa. 

Recuerda revisar los artículos relacionados a ¿Qué es el libro diario? y ¿Qué es el libro mayor?, ya que los dos son indispensables para el llenado del libro de inventarios y balances. 

Si ya manejas la información sobre ambos libros, continúa leyendo, que acá te contamos todo lo que necesitas saber del libro de inventarios y balances.

¿Qué es el libro de inventarios y balances?

El libro de inventarios y balances deriva del trabajo previo desarrollado en el libro diario y el libro mayor, ya que se trabajará con los saldos finales del ejercicio comercial de cada año. 

Estos libros, en su complemento, se llevan cuando las empresas cuentan con una contabilidad completa, considerando que el pie inicial de la información corresponde a aquella que se encuentra en el libro diario y que es traspasada en saldos al libro mayor. (Cuentas T, saldos por partida doble).

Recuerda que el tipo de contabilidad dependerá del régimen tributario en el que se encuentre acogido la empresa. 

¿Qué debe incluir el libro de inventarios y balances?

En este libro se registran todos los bienes, derechos y obligaciones de una empresa, tales como mercaderías, activos, proveedores, deudores, acreedores, entre otros que se encuentren considerados.

El libro de inventarios y balances debe incluir, en primer lugar, los saldos que derivan del libro mayor, el cual se confecciona con la información del libro diario.

Es importante tener en cuenta las siguientes observaciones para confeccionar un libro de inventarios y balances:

• Debes saber si eres parte de los contribuyentes que deben llevar contabilidad completa.
• La información no se debe tachar ni enmendar una vez cerrado el ejercicio comercial.
• La información que se considera debe ser fidedigna.
• La información debe estar detallada con claridad.
• Los nombres de las cuentas contables no deben estar abreviados.
• No puedes hacer omisiones de la información a presentar, ya que esto puede ser facultativo de un delito tributario.
• Hay que mantener una información organizada y dividida por períodos para generar su resumen final. 
• Los inventarios finales deben estar listos en el término de cada año comercial para incorporar en el balance
• Toda información proporcionada debe estar respaldada con su documentación correspondiente. Por ejemplo, las ventas deben contar con sus facturas de ventas, como también estar registrada en su libro correspondiente.

¿Cómo se confecciona un libro de inventario y balances?

Aquí te contamos cómo confeccionar el libro de inventarios y balances:

1. Libro Diario

Primero que todo, la información parte con el libro diario, donde encontraremos un desglose de los asientos contables de acuerdo a los movimientos que la empresa tenga en su día a día. 

El libro diario se debe cuadrar idealmente día a día, y se pueden generar cierres mensuales para que la contabilidad sea más certera a medida que avanza el año comercial. 

2. Libro Mayor

Previamente al llenado del libro de inventarios y balances, se debe confeccionar el libro mayor.

Existen contadores que se saltan esta tarea y determinan la información del libro diario directo al libro de inventarios y balances, ya que este libro no es de uso obligatorio.

Sin embargo, el libro diario y el libro de inventarios y balances si lo son en una contabilidad completa.

La información de este libro es el desglose de las cuentas contables:

Clasificador de cuentas contables

Es indispensable contar con un clasificador de cuentas contables al momento de generar el libro de inventarios y balances.

3. El libro de inventarios y balances

Finalmente, ya con la información previa antes expuesta, se deben traspasar los saldos finales al libro de inventarios y balances.

Este libro también se puede catalogar como un balance general de 8 columnas, que puedes confeccionar de la siguiente manera:

En el ejemplo antes expuesto, se visualiza una pérdida de $500.- pesos. Cabe señalar que el ejercicio tiene montos aproximados, para evidenciar los movimientos contables dentro de un balance general. En ningún caso se trabaja con un ejercicio completo desde su libro diario, libro mayor y balance. 

Beneficios del Libro de Inventarios y Balances

Tener este tipo de libros al día te ayudará a mantener tu contabilidad organizada y ordenada. Así ayudarás a tu empresa a cumplir con las obligaciones tributarias que derivan de sus movimientos comerciales. Además, también podrás tomar decisiones financieras acordes a la realidad comercial. 

Los balances, finalmente sirven para:

• Tomar decisiones a futuro.
• Hacer comparaciones entre un año comercial y otro.
• Verificar la situación actual de la empresa por medio de un consolidado de los saldos.

Es importante tener en cuenta que la confección de los balances es responsabilidad del contador. Sin embargo, los movimientos contables derivan de la información proporcionada por el contribuyente y es él quien debe entregar información fidedigna y documentación legal.

Es primordial que el contador verifique la información que está contabilizando, ya que el balance debe ser firmado por el.

Ahora que ya sabes cómo hacer un libro de inventario y balances, te invitamos a que te suscribas a nuestro newsletter semanal.