¿Qué son las cuentas incobrables?

Las cuentas incobrables son aquellas deudas que, por distintos motivos, una empresa no logra recuperar tras haber entregado un producto o servicio. En otras palabras, son montos de dinero que un cliente debía pagar como parte de una transacción comercial, pero que ya no existe una posibilidad razonable de cobro.

Estas deudas generalmente están respaldadas por un documento, como una factura, boleta o pagaré, pero aun así, no se concretan debido a distintas razones: insolvencia del cliente, falta de contacto, conflictos comerciales o simplemente negligencia en el seguimiento del pago.

Para que una cuenta pueda considerarse incobrable desde el punto de vista tributario, el contribuyente debe cumplir ciertos requisitos, como demostrar que ha tomado todas las medidas necesarias de cobranza, y que ha realizado la debida verificación de la situación del cliente (por ejemplo, si está en quiebra o en un proceso judicial).

En ese caso, la cuenta puede reconocerse como un gasto tributario, lo que permite rebajarla de la base imponible del impuesto a la renta. Sin embargo, esto requiere un manejo contable riguroso y documentación adecuada que respalde cada intento de cobro.

1. Evalúa a tus clientes antes de cerrar un trato

Antes de entregar productos o servicios a crédito, es fundamental conocer la situación financiera del cliente. Puedes:

  • Solicitar antecedentes comerciales (como DICOM en Chile).
  • Verificar si tiene historial de pagos atrasados.
  • Investigar referencias con otros proveedores.

2. Define políticas de crédito claras

Tener una política formal ayuda a establecer límites y condiciones que evitan sorpresas. Incluye:

  • Monto máximo de crédito por cliente.
  • Plazos de pago.
  • Consecuencias por morosidad.

Además, asegúrate de que tus clientes firmen un acuerdo de estas condiciones. Así todos tienen claras las reglas del juego desde el principio.

3. Usa facturación electrónica con recordatorios automáticos

La facturación electrónica facilita el seguimiento de pagos y mejora la trazabilidad. Y si además implementas recordatorios automáticos antes del vencimiento, aumentarás significativamente las probabilidades de cobro.

Herramientas como Nubox te permiten automatizar todo este proceso, enviando facturas y alertas a tiempo sin que tengas que estar pendiente de cada cliente.

4. Mantén una comunicación constante y profesional

Un error común es esperar demasiado para contactar a un cliente moroso. Actúa rápido y de forma respetuosa:

  • Un email cordial justo después del vencimiento.
  • Una llamada telefónica si no hay respuesta.
  • Recordatorios frecuentes pero amables.

Una buena relación puede ser clave para concretar el pago sin necesidad de escalar el conflicto.

5. Lleva una contabilidad ordenada y revisa tus cuentas por cobrar

Llevar el control detallado de tus cuentas por cobrar te permite identificar rápidamente cuáles están en riesgo. No esperes a fin de mes para revisar quién te debe: hazlo semanalmente si es posible.

Una contabilidad clara y al día también te permite tomar decisiones más informadas, como cuándo detener la entrega de productos o servicios a un cliente con alto riesgo de impago.

¿Cómo se contabilizan las cuentas incobrables?

Llevar correctamente la contabilidad de las cuentas incobrables es fundamental para reflejar con precisión la información financiera de tu empresa y asegurar el correcto cumplimiento tributario.

Cuando una empresa determina que una deuda no podrá ser cobrada, debe realizar una modificación en sus estados financieros, específicamente en el Balance General. El importe correspondiente se elimina de las cuentas por cobrar, reduciendo así el valor de los activos circulantes. Al mismo tiempo, se registra como un gasto en el estado de resultados, afectando las utilidades del periodo.

Este ajuste contable no solo tiene efectos financieros, sino que también permite proyectar de forma más realista el crecimiento y la rentabilidad del negocio a futuro. Además, entrega señales claras sobre la calidad de las ventas realizadas a crédito y el nivel de riesgo asumido con ciertos clientes.

Desde el punto de vista tributario, para que la cuenta incobrable sea aceptada como gasto deducible, se deben cumplir ciertas obligaciones impuestas por el Servicio de Impuestos Internos (SII), como demostrar intentos formales de cobro y respaldar adecuadamente el caso con documentación.

En resumen, la contabilización de cuentas incobrables es un tema clave para mantener estados financieros sanos, evaluar la eficiencia de tus políticas de crédito y tomar mejores decisiones para el futuro financiero de tu empresa.

Evitar cuentas incobrables no se trata solo de cobrar a tiempo: se trata de tener procesos preventivos, herramientas adecuadas y una comunicación efectiva con tus clientes.

En Nubox, sabemos lo importante que es cuidar el flujo de caja de tu negocio. Por eso, te ofrecemos soluciones simples y automatizadas para facturar electrónicamente, gestionar tus cuentas por cobrar y mantener tu contabilidad al día, todo desde una sola plataforma.