¿Qué es un software de gestión de costos?

Thomas Vidaurre

Escrito por Thomas Vidaurre

Senior Product Manager en Nubox

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Contar con un software de gestión de costos eficiente es clave para elevar las expectativas de éxito en las PyMEs.

Para toda pequeña y mediana empresa, gestionar sus costos, optimizar su facturación y tratar de predecir su rentabilidad son tres grandes retos que deben afrontar sus directivos y gerentes.

Esta herramienta de administración online resulta especialmente relevante en una economía como la chilena, donde la vocación emprendedora bate récord año tras año y en consecuencia los niveles de competitividad.

Por ejemplo, mientras que en marzo de 2020 se constituyeron alrededor de 9 mil empresas y sociedades en Chile, en el mismo mes pero de 2021 esta cifra ascendió a poco más de 18 mil, de acuerdo a estadísticas del Ministerio de Economía.

Sin embargo, la otra cara de la moneda es que muchos emprendimientos se ven asfixiados o se quedan a medio camino, sin completar los 5 años de funcionamiento.

Por tal razón, la implementación de sistemas automatizados y softwares de gestión para hacer los cálculos de productividad ayuda en gran medida a elevar estas oportunidades para la PyMEs de hacer proyectos y ganar dinero con ellos de forma sostenida.

Este es uno de los beneficios de tener un software de gestión de costos que responda a las necesidades propias de cada emprendimiento. De esto te estaremos hablando en las próximas líneas.

¿Qué es un software de gestión de costos?

Si tienes una empresa o estás preparándote para crear una, seguramente habrás escuchado que es muy frecuente que los proyectos acaben teniendo menos rentabilidad de la originalmente presupuestada.

Seguir usando las viejas hojas de cálculo dejó de ser hace mucho tiempo la manera de visualizar los elementos de producción en todo emprendimiento o proyecto.

Hoy, contar con un software de gestión de costos innovador y personalizado es la herramienta necesaria para incrementar la productividad y consolidarse como PyME. Y no solo eso. También para minimizar los riesgos y hacer una medición efectiva de los costos, de principio a fin, en cada uno de los proyectos.

Esto es lo que hace tan necesario tener en la empresa un software de costos fiable y a la altura de los tiempos que corren.

No es exagerado decir que esta herramienta tecnológica es tu cable a tierra en la gestión empresarial, pues permite comprender el valor real de tu producto o servicio y tomar decisiones gerenciales más acertadas.

Así que un adecuado software de gestión debe ayudarte a ver claro el panorama desde el punto de vista de los costos, el presupuesto y tu propuesta de valor única para afianzarte en el mercado.

Para identificar la herramienta perfecto, no dudes en pedir un demo a tu proveedor y hacer las pruebas correspondientes.

Nueva llamada a la acción

Alcances de un software para gestionar costos

La importancia de un software de costos es que permite mantener actualizados datos claves de toda empresa, tales como:

  • Información contable y financiera de forma instantánea;
  • Optimización de recursos para un mayor rendimiento;
  • Medición de la utilidad obtenida en los servicios y productos;
  • Cuáles son los costos reales para ofrecer productos y/o servicios;
  • Elaboración de presupuestos que respondan a preguntas puntuales como cuánto hay que invertir en un determinado producto para obtener X resultados.

La idea de un buen software es que permita al personal responsable de una PyME ver qué se necesita, con qué se cuenta y qué gastos hay que asumir.

Todo esto para mantener el norte en el control financiero de la empresa y responder a los requerimientos de los clientes y la economía nacional y mundial.

Si quieres saber más sobre cómo optimizar tus estrategias y elegir el mejor software contable, te invitamos a seguir leyendo y descargar nuestro ebook con ideas aplicables y exitosas para tu negocio: ¿Cómo elegir el mejor software contable?

Características de un buen software de gestión de costos

Al momento de escoger un software de gestión de costos que se ajuste a las necesidades específicas de una empresa, es recomendable tomar decisiones en función de las siguientes características:

Estimación eficiente de los costos

Uno de los factores más importantes para seleccionar una herramienta de gestión de costos de proyectos es que permita hacer un pronóstico acertado de la estimación de costos directos, indirectos, fijos y variables.

El software ideal debe permitirnos calcular el precio de un proyecto de principio a fin, con un alcance muy puntual.

También, es importante que nos ayude a evaluar el historial de la cartera de proyectos y hacer ajustes y actualizaciones en el cronograma en función de factores cambiantes como los precios e imprevistos.

Claridad para elaborar el presupuesto

Tener en mano una estimación de costos con mayor precisión, la empresa puede tomar decisiones más acertadas para la elaboración de los presupuestos de cada proyecto.

De allí la importancia de seleccionar un buen software de gestión de costos que incluya:

  • Generación de reportes semanales y mensuales de los gastos;
  • Alertas para no excederse del presupuesto o de los límites;
  • Hacer presupuestos por el método bottom-up. Esto permite sumar tareas pequeñas que pueden ser comparadas con otras de las mismas características en el historial de la empresa.

Integración con otros programas existentes

De nada sirve tener un software para gestionar costes que no se pueda integrar a la información actualizada y disponible de toda empresa.

Así que el mejor software es el que permita acoplarse automáticamente a los programas empresariales más utilizados, sin riesgos de que se generen datos duplicados.

Esto permitirá alimentar la herramienta de gestión con información útil de contabilidad y otros elementos como el control horario, para una automatización más rápida, ligera y eficiente. 

Facilidad para medir el desempeño y obtener reportes

Sabrás si una herramienta de gestión de costos es la indicada si para manejarla te permite fácilmente:

  • Seguir los proyectos;
  • Medir el desempeño del proyecto;
  • Obtener informes con métricas completas y automatizadas.

Una de las formas ideales es través de un panel con datos que se actualizan en tiempo real.

Estos datos pueden mostrar desde la base de costos, las variaciones que ha tenido el cronograma, cuál es el porcentaje de avance y finalización de los proyectos y qué tanto se han acercado los costos previstos con los reales.

La automatización en la generación de los reportes y el cálculo de métricas es clave para ahorrar una gran carga de trabajo, lo que se traduce en ahorro de tiempo y dinero.

Que tenga una interfaz fácil de entender

Si se necesita de un manual complicado y la asesoría permanente para entender cómo funciona un software de gestión de costos, entonces no es el indicado.

Si tiene una interfaz fácil de comprender son mayores las oportunidades de que una empresa micro, pequeña o mediana pueda tener éxito al gestionar sus proyectos.

Así que no solo se trata de hallar el software que ofrezca la mejor relación precio-calidad, sino que sea totalmente comprensible por los recursos humanos y, en general, 100% funcional.

Sabemos que emprender no es fácil. El 90% de las empresas que operan en Chile son PyMEs y sobre ellas recae la mayor carga de generación de empleos y el crecimiento de la economía.

Hacer más eficiente la gestión de costos es el punto número uno que debe resolver un software contable y financiero moderno para que una PyME, ecommerce y cualquier tipo de emprendimiento opere con márgenes de rentabilidad y total control de sus procesos.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender un poco más sobre la importancia de invertir en la tecnología apropiada con un buen software de gestión de costos. Este es un paso estratégico y crítico dentro de la transformación digital que hoy demanda toda empresa.

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