¿Qué es un software de gestión de costos?

Contar con un software de gestión de costos eficiente es clave para elevar las expectativas de éxito en las PyMEs.

Esta herramienta de administración online resulta especialmente relevante en una economía como la chilena, donde la vocación emprendedora bate récord año tras año y en consecuencia los niveles de competitividad.

Por ejemplo, mientras que en marzo de 2020 se constituyeron alrededor de 9 mil empresas y sociedades en Chile, en el mismo mes pero de 2021 esta cifra ascendió a poco más de 18 mil, de acuerdo a estadísticas del Ministerio de Economía.

Sin embargo, la otra cara de la moneda es que muchos emprendimientos se ven asfixiados o se quedan a medio camino, sin completar los 5 años de funcionamiento.

Por tal razón, la implementación de sistemas automatizados y softwares de gestión para hacer los cálculos de productividad ayuda en gran medida a elevar estas oportunidades para la PyMEs de hacer proyectos y ganar dinero con ellos de forma sostenida.

Este es uno de los beneficios de tener un software de gestión de costos que responda a las necesidades propias de cada emprendimiento. De esto te estaremos hablando en las próximas líneas.

¿Qué es un software de gestión de costos?

Si tienes una empresa o estás preparándote para crear una, seguramente habrás escuchado que es muy frecuente que los proyectos acaben teniendo menos rentabilidad de la originalmente presupuestada.

Seguir usando las viejas hojas de cálculo dejó de ser hace mucho tiempo la manera de visualizar los elementos de producción en todo emprendimiento o proyecto.

Hoy, contar con un software de gestión de costos innovador y personalizado es la herramienta necesaria para incrementar la productividad y consolidarse como PyME. Y no solo eso. También para minimizar los riesgos y hacer una medición efectiva de los costos, de principio a fin, en cada uno de los proyectos.

Esto es lo que hace tan necesario tener en la empresa un software de costos fiable y a la altura de los tiempos que corren.

No es exagerado decir que esta herramienta tecnológica es tu cable a tierra en la gestión empresarial, pues permite comprender el valor real de tu producto o servicio y tomar decisiones gerenciales más acertadas.

Así que un adecuado software de gestión debe ayudarte a ver claro el panorama desde el punto de vista de los costos, el presupuesto y tu propuesta de valor única para afianzarte en el mercado.

Para identificar la herramienta perfecto, no dudes en pedir un demo a tu proveedor y hacer las pruebas correspondientes.

Alcances de un software para gestionar costos

La importancia de un software de costos es que permite mantener actualizados datos claves de toda empresa, tales como:

• Información contable y financiera de forma instantánea;
• Optimización de recursos para un mayor rendimiento;
• Medición de la utilidad obtenida en los servicios y productos;
• Cuáles son los costos reales para ofrecer productos y/o servicios;
• Elaboración de presupuestos que respondan a preguntas puntuales como cuánto hay que invertir en un determinado producto para obtener X resultados.

La idea de un buen software es que permita al personal responsable de una PyME ver qué se necesita, con qué se cuenta y qué gastos hay que asumir.

Todo esto para mantener el norte en el control financiero de la empresa y responder a los requerimientos de los clientes y la economía nacional y mundial.

Si quieres saber más sobre cómo optimizar tus estrategias y elegir el mejor software contable, te invitamos a seguir leyendo y descargar nuestro ebook con ideas aplicables y exitosas para tu negocio: ¿Cómo elegir el mejor software contable?

Características de un buen software de gestión de costos

Al momento de escoger un software de gestión de costos que se ajuste a las necesidades específicas de una empresa, es recomendable tomar decisiones en función de las siguientes características:

Estimación eficiente de los costos

Uno de los factores más importantes para seleccionar una herramienta de gestión de costos de proyectos es que permita hacer un pronóstico acertado de la estimación de costos directos, indirectos, fijos y variables.

El software ideal debe permitirnos calcular el precio de un proyecto de principio a fin, con un alcance muy puntual.

También, es importante que nos ayude a evaluar el historial de la cartera de proyectos y hacer ajustes y actualizaciones en el cronograma en función de factores cambiantes como los precios e imprevistos.

Claridad para elaborar el presupuesto

Tener en mano una estimación de costos con mayor precisión, la empresa puede tomar decisiones más acertadas para la elaboración de los presupuestos de cada proyecto.

De allí la importancia de seleccionar un buen software de gestión de costos que incluya:

• Generación de reportes semanales y mensuales de los gastos;
• Alertas para no excederse del presupuesto o de los límites;
• Hacer presupuestos por el método bottom-up. Esto permite sumar tareas pequeñas que pueden ser comparadas con otras de las mismas características en el historial de la empresa.

Integración con otros programas existentes

De nada sirve tener un software para gestionar costes que no se pueda integrar a la información actualizada y disponible de toda empresa.

Así que el mejor software es el que permita acoplarse automáticamente a los programas empresariales más utilizados, sin riesgos de que se generen datos duplicados.

Esto permitirá alimentar la herramienta de gestión con información útil de contabilidad y otros elementos como el control horario, para una automatización más rápida, ligera y eficiente. 

Facilidad para medir el desempeño y obtener reportes

Sabrás si una herramienta de gestión de costos es la indicada si para manejarla te permite fácilmente:

• Seguir los proyectos;
• Medir el desempeño del proyecto;
• Obtener informes con métricas completas y automatizadas.

Una de las formas ideales es través de un panel con datos que se actualizan en tiempo real.

Estos datos pueden mostrar desde la base de costos, las variaciones que ha tenido el cronograma, cuál es el porcentaje de avance y finalización de los proyectos y qué tanto se han acercado los costos previstos con los reales.

La automatización en la generación de los reportes y el cálculo de métricas es clave para ahorrar una gran carga de trabajo, lo que se traduce en ahorro de tiempo y dinero.

Que tenga una interfaz fácil de entender

Si se necesita de un manual complicado y la asesoría permanente para entender cómo funciona un software de gestión de costos, entonces no es el indicado.

Si tiene una interfaz fácil de comprender son mayores las oportunidades de que una empresa micro, pequeña o mediana pueda tener éxito al gestionar sus proyectos.

Así que no solo se trata de hallar el software que ofrezca la mejor relación precio-calidad, sino que sea totalmente comprensible por los recursos humanos y, en general, 100% funcional.

Sabemos que emprender no es fácil. El 90% de las empresas que operan en Chile son PyMEs y sobre ellas recae la mayor carga de generación de empleos y el crecimiento de la economía.

Software de Gestión de Costos en Diferentes Industrias en Chile

El software de gestión de costos ofrece aplicaciones prácticas valiosas para diversos sectores clave de la economía chilena. Algunos ejemplos son:

1. Minería:

La industria minera en Chile es un sector clave que se beneficia enormemente del uso de software de gestión de costos. La gestión eficiente de los costos en minería es crucial debido a los altos costos operativos y la complejidad de las operaciones.

• Optimización de Recursos y Mantenimiento de Equipos: El software permite a las empresas mineras monitorear y optimizar el uso de maquinaria y recursos humanos. Esto incluye el seguimiento de costos de mantenimiento de equipos, asegurando que las maquinarias críticas estén operativas y minimizando el tiempo de inactividad.
  • Aplicación Práctica: Una empresa minera puede usar el software para programar y realizar un seguimiento del mantenimiento preventivo de su flota de camiones, evitando costosas reparaciones inesperadas y optimizando la vida útil de los equipos.
• Gestión de Proyectos y Control de Presupuestos: Los proyectos mineros suelen ser de larga duración y requieren una planificación detallada. Un software de gestión de costos facilita la planificación y el seguimiento de cada fase del proyecto, asegurando que se mantengan dentro del presupuesto y cronograma.
  • Aplicación Práctica: Durante la fase de desarrollo de una nueva mina, el software puede ayudar a planificar los costos de exploración, construcción y puesta en marcha, permitiendo ajustar el presupuesto en tiempo real según los costos y gastos incurridos.

El sector agrícola en Chile, conocido por su diversidad y producción significativa, también se beneficia del software de gestión de costos para mejorar la eficiencia y la rentabilidad.

• Control de Insumos y Recursos: El software permite gestionar eficientemente el uso de insumos agrícolas como semillas, fertilizantes y pesticidas. Esto incluye el seguimiento de costos y la planificación de compras para optimizar el uso de recursos.
  • Aplicación Práctica: Un agricultor puede usar el software para registrar el uso de fertilizantes y pesticidas, ayudando a planificar futuras compras y asegurando que se mantengan dentro del presupuesto agrícola.
• Análisis de Rentabilidad y Planificación de Cultivos: Ayuda a los agricultores a calcular la rentabilidad de diferentes cultivos y a tomar decisiones informadas sobre qué productos cultivar en función de los costos y precios de mercado.
  • Aplicación Práctica: Una finca puede analizar la rentabilidad de sus cultivos de frutas y verduras, identificando cuáles son los más rentables y ajustando sus planes de siembra para maximizar los beneficios.

Las empresas de servicios en Chile, que incluyen sectores como consultoría, tecnología y salud, pueden utilizar software de gestión de costos para mejorar la facturación, la gestión de proyectos y la eficiencia operativa.

• Facturación y Gestión de Cobranza: El software facilita la facturación precisa y oportuna de los clientes, así como la gestión de cobranzas, mejorando el flujo de caja.
  • Aplicación Práctica: Una empresa de consultoría puede utilizar el software para emitir facturas electrónicas y gestionar las cobranzas, reduciendo el tiempo de espera para los pagos y mejorando la liquidez.
• Medición del Desempeño y Análisis de Costos: Permite a las empresas de servicios medir la eficiencia de sus operaciones y el rendimiento de su personal, ayudando a identificar áreas de mejora.
  • Aplicación Práctica: Una clínica médica puede utilizar el software para analizar los costos operativos de cada departamento, identificando áreas donde se pueden reducir gastos y mejorar la eficiencia sin comprometer la calidad del servicio.

El sector manufacturero en Chile, que abarca desde la producción de bienes de consumo hasta maquinaria pesada, se beneficia de un control preciso de los costos de producción y operaciones.

• Gestión de Inventarios y Producción: El software de gestión de costos permite una gestión detallada de los inventarios y el control de los costos de producción, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente.
  • Aplicación Práctica: Una fábrica puede utilizar el software para gestionar los inventarios de materias primas y productos terminados, optimizando el proceso de producción y reduciendo los costos de almacenamiento.
• Análisis de Costos y Rentabilidad de Productos: Facilita el análisis de costos y rentabilidad de diferentes líneas de productos, ayudando a las empresas a enfocar sus esfuerzos en los productos más rentables.
  • Aplicación Práctica: Un fabricante de electrodomésticos puede analizar los costos de producción y márgenes de ganancia de diferentes modelos, decidiendo cuáles incrementar en producción y cuáles reducir o descontinuar.

Análisis de Costo-Beneficio

Invertir en un software de gestión de costos puede ofrecer significativos beneficios financieros y operativos para las empresas.

A continuación, se detalla cómo estos beneficios superan los costos iniciales y recurrentes, y cómo impactan positivamente en la eficiencia y toma de decisiones estratégicas.

Costos de Implementación y Mantenimiento

Los costos iniciales de un software de gestión de costos incluyen la compra del software, su configuración y la capacitación del personal. También existen costos recurrentes asociados con suscripciones, actualizaciones y soporte técnico.

Aunque estos costos pueden parecer elevados, es importante considerarlos en el contexto de los ahorros y beneficios a largo plazo que el software proporciona.

Beneficios Operativos y Financieros

El uso de un software de gestión de costos mejora la eficiencia operativa al automatizar tareas manuales, lo que reduce el tiempo y los errores asociados con estas actividades. Esto libera a los empleados para que se enfoquen en tareas estratégicas de mayor valor. La reducción de errores también disminuye la necesidad de revisiones y auditorías costosas.

Impacto en el Flujo de Caja y Liquidez

El software de gestión de costos optimiza el flujo de caja al mejorar la facturación y la gestión de cobranzas, asegurando que los pagos se reciban a tiempo y reduciendo la dependencia de líneas de crédito. Esto resulta en una mejor liquidez y estabilidad financiera para la empresa.

Mejora en la Toma de Decisiones

Acceder a datos financieros en tiempo real permite a los directivos tomar decisiones informadas rápidamente.

La capacidad de generar informes detallados y personalizados ayuda a identificar tendencias y áreas de mejora, facilitando la planificación y la estrategia empresarial.

Retorno de Inversión (ROI)

El incremento en la productividad, junto con la reducción de costos operativos y la mejora en el flujo de caja, contribuye a un ROI positivo. En muchos casos, las empresas pueden recuperar su inversión en menos de un año, considerando los ahorros en costos operativos y la mejora en la eficiencia.

Hacer más eficiente la gestión de costos es el punto número uno que debe resolver un software contable y financiero moderno para que una PyME, ecommerce y cualquier tipo de emprendimiento opere con márgenes de rentabilidad y total control de sus procesos.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender un poco más sobre la importancia de invertir en la tecnología apropiada con un buen software de gestión de costos. Este es un paso estratégico y crítico dentro de la transformación digital que hoy demanda toda empresa.