Software de administración online: ¡Conoce su funcionamiento!

Un software de administración online son programas que permiten una mejor comunicación entre las empresas y sus clientes. Con el uso cada vez mayor de Internet, las organizaciones cambian la forma de trabajar y adoptan más aplicaciones web. 

También son conocidas como “web-based” o basadas en la web, debido a que se accede a través del navegador. No es necesario invertir en software ni hardware, tampoco descargar ni preocuparse por las costosas actualizaciones del producto. 

Su funcionamiento se basa en una plataforma de cloud computing o nube que pone en funcionamiento un software de gestión; esto quiere decir que, si usamos correos electrónicos basados en la web como Gmail, entonces ya estamos familiarizados con este tipo de herramienta digital. 

Para comprender aún más este concepto, hemos elaborado este artículo donde explicaremos en detalle qué es un software de administración online y cómo funciona. 

¡Sigue leyendo! 

Software de administración online: ¿Qué es? 

Un software de administración online es una aplicación basada en la web que facilita la gestión de los administradores donde pueden iniciar sesión desde cualquier navegador y plataforma, eliminando la necesidad de instalar algún sistema adicional. 

La instalación se realiza desde una descarga directa e ingresando la licencia sin la necesidad de configurar el servidor. La interfaz cuenta con pestañas, efectos y transiciones fáciles de encontrar para una experiencia de usuario mejorada respecto a una aplicación de escritorio tradicional. 

En este sentido, cuando una empresa utiliza un software de administración online, no existe la necesidad de preocuparse por problemas técnicos que deban solucionar el departamento de IT, ya que es una plataforma externa que funciona 24 horas, 7 días a la semana, todo el año. 

De este modo, se eliminan los potenciales problemas de IT relacionados con las estaciones de trabajo y los sistemas operativos. 

Este tipo de programas garantiza que nuestra organización está utilizando la tecnología que es tendencia en el mercado. 

A ciencia cierta, ¿Cómo funciona un software de administración online? 

Las aplicaciones o software de administración online generalmente se codifican en un lenguaje compatible con el navegador, como JavaScript y HTML, ya que estos dependen del mismo para hacer que el programa sea ejecutable. 

Algunas de las aplicaciones son dinámicas y requieren un procesamiento del lado del servidor, otros son completamente estáticos y no lo demandan. 

Una web-based App requiere un servidor en Internet para administrar las solicitudes del cliente, un servidor de aplicaciones para hacer las tareas solicitadas y, a veces, una base de datos para almacenar la información. 

La tecnología empleada abarca desde ASP.NET, ASP y ColdFusion, hasta PHP y JSP. 

Así es como se ve un flujo de aplicación web típico paso a paso: 

• El usuario activa una solicitud al servidor web a través de Internet, ya sea mediante un navegador o la interfaz de usuario de la aplicación; 
• El servidor web reenvía este requerimiento al servidor de aplicaciones web correspondiente; 
• Así, el servidor de app web realiza lo solicitado, como, por ejemplo, consultar la base de datos o procesar información, luego genera los resultados; 
• Este mismo servidor de app web remite la información al servidor web con los datos solicitados o procesados. 
• Por último, el servidor web responde al cliente con la información que fue requerida y luego aparece en la pantalla del usuario. 

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4 ventajas de utilizar un software de administración online

A continuación, vamos a explicar en detalle las 4 ventajas más importantes de utilizar un software de administración online en tu empresa: 

1. Instalación sin complicaciones 

Los paquetes de programas offline son instalados en ordenadores individuales y la mayoría de las veces se necesitan expertos en IT para determinar problemas de compatibilidad, configurar directorios y controladores e instalar el programa paso a paso, ¿cierto? 

Por el contrario, un software de administración online no está instalado, tan solo necesitamos dirigirnos a la website desde Google Chrome, Internet Explorer, entre otros.  

Luego, iniciamos sesión con una cuenta registrada para comenzar a utilizar nuestro sistema multiempresa de administración. Todos los problemas de instalación, configuración o compatibilidad son inexistentes. ¡Nada mal! 

2. Actualizaciones automáticas y control de versiones sincronizado 

Otra de las ventajas es, en definitiva, que las aplicaciones basadas en la web no necesitan del mantenimiento común que lleva un programa tradicional instalado en una computadora porque se actualizan automáticamente; la mayoría de las veces desapercibidas. 

No tenemos que hacer un seguimiento de qué computadora está ejecutando qué versión de software, ya que todas siempre usan la misma versión: la última, por lo que no habrá inconsistencias. 

3. Almacenamiento centralizado de datos 

¿Te imaginas que todos en el departamento de administración puedan almacenar y encontrar datos de un solo sitio y que se actualice en tiempo real? ¡Justo de esto se trata! 

Cuando los datos se instalan o copian en una computadora, se vuelven localizados, accesibles solo para el usuario de ese ordenador. Solo seguirá siendo relevante y útil mientras tengamos la información más reciente. 

Ahora bien, ¿Qué sucede si la empresa tiene cientos de equipos del cliente repartidos por varias ciudades, estados o países que constantemente actualizan la información? 

Dado que no se guardan datos en los dispositivos del cliente con el software basado en la web, tenemos la seguridad de que todos están usando la misma información en tiempo real guardada en un servidor central para brindar una imagen precisa de lo que está sucediendo, por lo que se mejora la toma de decisiones comerciales. 

4. Evita la inversión en departamentos internos de IT

No importa el tamaño de la organización, el uso de un software de administración online es ideal para las finanzas debido a que no tenemos que preocuparnos por detalles técnicos, lo que nos da la posibilidad de concentrarnos en el negocio. 

Un proveedor de servicios de aplicaciones o el proveedor que aloja el programa, maneja prácticamente todo lo que suele hacer un departamento de IT, garantizando que podamos utilizar las aplicaciones siempre que las necesitemos. 

¡Ya sabes! Se trata de una herramienta flexible, intuitiva y ágil, ideal para estos tiempos de transformación digital avanzada.

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