Contabilidad de costos: qué es, ejemplos y objetivos

¿Qué significa la contabilidad de costos?

La contabilidad de costos se trata de una rama de la contabilidad enfocada en el registro y análisis de costos relacionados con la producción de un bien o a la prestación de un servicio. En la mayoría de los casos, ayuda a determinar las pérdidas económicas presentes en la producción o a definir las utilidades que se generan.

Según la historia de la contabilidad, los tipos de contabilidad de costos se consolidaron entre finales del 1800 y principios del 1900. Desde entonces, con más de un siglo de desarrollo, esta rama se ha convertido en una de las herramientas más importantes a la hora de mantener y mejorar la salud financiera en las empresas.

Al ofrecer una visión amplia y clara de lo que se invierte en la creación de un producto o servicio y, con ello, de la rentabilidad que genera su comercialización, se convierte en uno de los tipos de contabilidad de mayor relevancia para las organizaciones.

Hoy, la contabilidad de costos, como muchos otros procesos, se ha modernizado hasta tal punto que ciertos reportes se llevan a cabo con Inteligencia Artificial.

Características de la contabilidad de costos

Indiferentemente del propósito con el que se implemente, en la contabilidad de costos características predominantes confieren su esencia.

1. Exactitud en los resultados

La contabilidad de costos utiliza valores precisos respecto al valor de los materiales, mano de obra, producción, costos variables, entre otros. De esta manera, permite que los cálculos acordes al precio de venta y costo total, sean igual de exactos que los datos proporcionados.

2. Objetividad y subjetividad

Como trabaja con números, la subjetividad que afecta el valor de los productos o servicios, no está presente. Por lo que, la contabilidad de costos ofrece un escenario objetivo y realista en el que no es necesario integrar opiniones o percepciones para obtener un resultado.

Sin embargo, algunos elementos para sus cálculos, como los costos indirectos, están regidos por la subjetividad de quien los asigna. En ese sentido, aunque hablamos de un sistema objetivo, la subjetividad, en una medida muy pequeña, puede estar presente.

3. Claridad

Un buen manejo de la contabilidad de costos es sencillo, práctico y fácil de entender. Tanto, que fácilmente puede presentarse a otros departamentos de la organización sin que su compresión sea un problema.

4. Flexibilidad

Al no existir un reglamento específico que dictamine el planteamiento o forma de ejecutar las actividades contables, es posible adaptarla a las necesidades de la empresa y a las preferencias del contador sin que esto repercuta de manera negativa en el proceso.

5. Cautela

La contabilidad de costos no es obligatoria, por eso, el contador, con el apoyo del centro de costos, es capaz de hacer los cálculos pertinentes y ofrecer resultados solo a la gerencia de la empresa.

Se trata de una de las características de contabilidad de costos más importante, puesto que permite abordar los costos como un asunto interno, en el que no es necesaria la integración con agentes públicos.

Qué es contabilidad de costos con ejemplos

Entendiéndose como un proceso en el que, a través de la información de costos unitarios, se obtiene el valor total necesario para llevar a cabo determinada operación dentro de la empresa, abordaremos algunos ejemplos de la contabilidad de costos que contribuirán a una comprensión más completa.

1. Ejemplo de la contabilidad de costos de una fábrica de zapatos

Una pequeña fábrica de zapatos quiere determinar el costo total de la elaboración de un par de botas de aventura, para así, decidir si es rentable su producción o si, por el contrario, debe crear algunas estrategias para reducir gastos relacionados con la fabricación y, así, aumentar las ganancias.

-----------------------------------| Costo por Unidad | Cantidad | Monto Total  |

Materiales

| Cuero de Calidad-------------------- |$20/m²|-----------|1.5 m²| -------- |$30|------

| Suelas Especiales--------------------|$15/par|----------- |1 par|----------|$15|-------

| Forro Impermeable------------------ |$8/par| -------------|1 par|----------|$8|  ------

Mano de Obra

| Cortadores de Cuero----------------|$15/hora| -------|2 horas|----------|$30|------

| Montadores de Suelas--------------|$14/hora|-------|1.5 horas|---------|$21| -----

| Técnicos en Acabado---------------|$16/hora|---------|1 horas|---------|$16|------

Costos Indirectos

| Alquiler de la Fábrica----------------|$3000|----------|100 pares|-------|$30|-----

| Energía Eléctrica----------------------|$500|-----------|100 pares|--------|$5|------

| Costos Administrativos-------------|$1000|----------|100 pares|-------|$10|-----

Otros Costos    

| Publicidad-----------------------|$2,000/campaña|---|1 campaña|---|$0.50|----

| Envases y Etiquetas------------------|$1/par|--------------|1 par|---------|$1|-------

| Costo Total |------------------------------------------------------------------|$166.50|-----

Para el fabricante de zapatos, el costo de producción total de $166,50 supera el presupuesto esperado. El uso de materiales de alta calidad y la contratación de mano de obra especializada, eleva altamente el monto final.

Sin embargo, con la información obtenida, se plantea a sí mismo dos alternativas que, de cualquier manera, le ayudarán aumentar la rentabilidad de su producto:

1. Optar por materiales y mano de obra de menor calidad, pero más económicos, para disminuir el costo de fabricación y vender su producto a un menor precio.
2. Dirigirse a un público con mayor poder adquisitivo para mantener la calidad y establecer un precio de venta que le permita obtener un margen de ganancia sostenible en el tiempo.

Sin importar qué decisión tome, habrá llegado a esa conclusión gracias a haber puesto en práctica la contabilidad de costos.

2. Ejemplo de la contabilidad de costos de una agencia de viajes

En esta ocasión, una agencia de viajes reconocida presenta un gasto inusualmente alto en la gestión de sus tours desde Chile a España.

----------------------------------------------| Costo por unidad | Cantidad | Monto total |

|Boletos de avión-----------------------------------|$700|-------------|1|------------|$700|----

|Hospedaje -----------------------------------|$150/noche|----|10 noches|----|$1,500|----

|Transporte-----------------------------------------|$50/día|--------|10 días|------|$500|-----

|Salarios y beneficios-----------------------------|$500|--------------|1|-----------|$500|-----

|Guías turísticos--------------------------------|$200/guía|----------|2|----------|$400|-----

|Publicidad y marketing-------------------------|$10|----------------|1|-------------|$10|-----

|Mano de obra (gestión del viaje)---------------|$200|-------------|1|-----------|$200|-----

|Gastos administrativos-------------------------|$100|--------------|1|------------|$100|----

|Otros costos----------------------------------------|$250|--------------|1|-----------|$250|-----

|Costo por 1 viaje ---------------------------------------------------------------------|$4,160|----

Tras los cálculos pertinentes, identifican que el problema está en 2 gastos: El hospedaje, que anteriormente tenía un valor de $100 por noche ($1000 en total) y en el transporte, al que anteriormente se le designaba un presupuesto de $20 diarios ($200 en total).

En comparación con los gastos actuales, existe un gasto extra de $800.

Para corregirlo, optan por aplicar estrategias de negociación con hoteles de alta jerarquía pero más económicos, y por alquilar un bus con su propio chofer, en lugar de optar por transportes particulares.

Así, a través de este ejemplo, podemos afirmar que la contabilidad de costos permite apreciar los resultados de la gestión empresarial e identificar los factores que inciden positiva o negativamente en la producción final.

Por otra parte, también debes tener en cuenta que lo anterior se trata de un proceso manual, que, a pesar de ser efectivo, conlleva una cantidad importante de tiempo y recursos.

Por lo que, si quieres agilizar este proceso y centrar tus esfuerzos no en el cálculo de costos, sino en las estrategias para mejorarlos, en Nubox disponemos de un sistema de contabilidad que puede convertirse en la mejor herramienta a la hora tanto de hacer una contabilidad de costos, como de realizar cualquier gestión contable.

¿Cuáles son los 3 objetivos de la contabilidad de costos?

A continuación, basándonos no solo en su proceso de elaboración, sino en lo que se espera tras obtener los resultados, te planteamos los 3 principales objetivos de la contabilidad de costos.

1. Planear y controlar de los costes de producción

Tras tener toda la información correspondiente a la producción y a los costos inmersos en ella, el siguiente paso es controlar el proceso en cuanto a egresos se refiere; desde el pago de materia prima, hasta los gastos administrativos.

Para ello, realiza un constante seguimiento en pro de asegurar que no existan pormenores o pérdidas innecesarias. A su vez, planea qué nuevos elementos pueden integrarse, eliminarse o qué factores de las operaciones pueden mejorarse para reducir los costos totales.

2. Tomar decisiones acertadas

De lo anterior, nace otro de los objetivos de la contabilidad, que, en este caso, se reduce a que la gerencia o los directores usen la contabilidad para tomar las mejores decisiones a beneficio de la compañía.

Con la información recolectada es posible para ellos definir el precio final de los productos, calcular la utilidad o pérdida, y definir qué aspectos ameritan más atención que otros. A su vez, permite que evalúen si las propuestas de mejora merecen o no la pena, considerando la realidad de la producción.

3. Favorecer la economía de la empresa

De este modo, podemos asegurar que el propósito final de la contabilidad de costos no es más que contribuir positivamente al crecimiento de la compañía.

Para ello, se pueden implementar diferentes estrategias para optimizar los costos de operaciones, como el uso de materia prima más económica, la disminución de costes relacionados al envío y distribución, la compra de equipos con menor consumo energético, entre otros.

Asimismo, también es posible que no sea necesario disminuir costos, pero sí aplicar estrategias para aumentar las ventas, encontrar nuevos accionistas, identificar mejores oportunidades de inversión, entre otros.

Todo lo anterior puede deducirse con apenas comprender el porqué de determinados costos, que, posteriormente, tras la implementación de métodos adecuados, puede convertirse en una excelente vía para mejorar la economía empresarial.

¿Qué es lo más importante para la contabilidad de costos?

Existen aspectos claves que describen una contabilidad de costos efectiva. A continuación, te dejamos los más importantes.

1. Una estructura legible

Una contabilidad de costos debe poseer una estructura sencilla. Lo ideal es que no utilice elementos innecesarios o redundantes que puedan confundir a la persona que la visualiza. Así mismo, el texto incluido en ella debe ser puntual y preciso. De esta manera, se evitará un aspecto recargado y poco coherente.

2. Elementos completos

Es imprescindible incluir elementos que le den precisión a los resultados. En ese sentido, deben prevalecer los siguientes: 

• Costos fijos y variables;
• costos unitarios y totales;
• materia prima;
• volumen de producción;
• mano de obra.

De la misma manera, a pesar de que en ocasiones son obviados y no se consideran fundamentales, es igual de importante agregar los siguientes renglones en los costos de producción o materia prima: 

• Inversión en publicidad o estrategias de marketing;
• gastos administrativos; 
• alquiler de mobiliario o espacios;
• costos indirectos;
• gastos de envío.

Por supuesto, si lo consideras necesario, puedes agregar más elementos relevantes o eliminar alguno de los mencionados. Debes recordar que lo realmente importante es que se adapte a las necesidades de tu empresa y de tu equipo.

3. Utilidad

Más allá de los procesos y detalles para elaborar una contabilidad de costos, el punto clave está en que sea de utilidad para la empresa. De lo contrario, su elaboración habrá sido en vano.

Idealmente, no es necesario esperar a notar una deficiencia en la rentabilidad para optar solicitar una contabilidad de costos. En vez de ello, pueden ejecutarse con cierta frecuencia para ayudar a identificar problemas menores, como una mala gestión de compras o una deficiencia en la administración, que, con el paso del tiempo, podrían convertirse en problemas mayores.

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Para este punto, es evidente que la importancia de la contabilidad de costos radica no solo en la información propiamente dicha, sino también en la interpretación que hagas de la misma y la forma en que la utilices para optimizar los procesos productivos y aumentar las utilidades.

Al igual que la contabilidad general, se convierte en una herramienta invaluable para la toma de decisiones acertadas, el incremento de la rentabilidad del negocio y una gestión mucho más efectiva de todos los procesos implícitos en el mismo. Lo que, en consecuencia, aumenta la eficiencia de tu empresa.

Por supuesto, para obtener todas estas ventajas, es imprescindible contar con un contador altamente capacitado que identifique todo aquello que pueda estar suponiendo un egreso extra en tus operaciones.

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