Gestión de compras: Qué es y cómo optimizarla

Tanto grandes empresas como PyMEs, confían en su función de adquisiciones para generar ahorros y valor al mantener el gasto bajo control y sólidas relaciones con sus proveedores. 

Sin embargo, si la organización aún depende de los flujos de trabajos manuales y sus procesos basados en papel, se está perdiendo los beneficios más importantes que brinda el software de gestión de compras. 

¿Quieres aprender más sobre el tema? De ser así, lee hasta el final y conoce cómo optimizar la gestión de compras con la ayuda de una herramienta tecnológica y sus ventajas. 

¡Sigue leyendo! 

Primero, ¿qué es la gestión de compras?

Se trata de todos aquellos procesos, sistemas y actividades orientadas a administrar el proceso de adquisición de bienes y servicios para una empresa, lo cual involucra:

• Materia prima;
• Mercancía;
• Consultorías externas, entre otras compras.

¿Cuál es el objetivo de la gestión de compras?

Principalmente, el proceso de gestión de compras está orientado a fomentar la transparencia en las organizaciones, así como a controlar el gasto y evitar potenciales pérdidas financieras.

La idea es que toda adquisición quede registrada en los libros internos de la compañía, lo cual también facilita la gestión de beneficios fiscales como las deducciones, por ejemplo.

¿Cómo optimizar la gestión de compras con un software?

A medida que la economía global se vuelve más compleja y se mueve con una velocidad cada vez mayor, los profesionales de adquisiciones necesitan herramientas más potentes y receptivas para obtener el máximo ahorro de costos en su trabajo y, al mismo tiempo, ayudar a sus organizaciones a cambiar el papel de los procesos hacia la creación de valor. 

Es así, como un software para las finanzas empresariales para optimizar la gestión de compras está diseñado para contribuir con los negocios a aprovechar la incorporación de tecnologías como la automatización, Inteligencia Artificial (IA) y el análisis de datos avanzado de Big Data. 

Un buen programa de gestión de compras combina el poder de las innovaciones que son tendencia en el mercado con la versatilidad y accesibilidad de la gestión de datos basada en la nube, junto con una experiencia de usuario positiva. 

Cada solución tendrá sus propias características distintivas, pero, en términos generales, incluirá como mínimo: 

Optimización de compras P2P 

Desde el análisis de las necesidades hasta la creación de solicitudes de compra y órdenes hasta el pago de la factura final del proveedor, el proceso de compra a pago es complejo y se beneficia enormemente de la automatización. 

Los tiempos de ciclo de vida son reducidos para órdenes de compra, procesamiento de facturas y otros flujos de trabajos P2P en un 56%. 

Gestión de proveedores 

La cadena de suministro depende de relaciones sólidas y estratégicas con los proveedores que proporcionan los bienes y servicios y mantienen el funcionamiento de la compañía. Además, con el sistema online del SII, podemos conocer todo lo necesario para su facturación electrónica.

Una solución de adquisiciones eficaz facilita el manejo de datos de compliance y desempeño, así como herramientas de colaboración y diseño de procesos; con este sistema mejora un 41% el abastecimiento exitoso y la comunicación entre partes. 

Mejora el Source-to-Pay (S2P) y Source-to-Contract (S2C) 

El S2P extiende el proceso de P2P para incluir la protección de fuentes de gasto a través de solicitudes de cotizaciones o de presupuestos, en lugar de simplemente seleccionar el mejor proveedor existente. 

Por otro lado, S2C incluye la creación de una relación contractual formal con el proveedor elegido, facilitando ambos procedimientos con funcionalidades de gestión de contratos que cubren todas etapas de su ciclo de vida. 

Gestión de categorías 

El sistema de gestión de compras ideal tiene la capacidad de organizar todos los datos de gastos para lograr la máxima transparencia, ahorros y valor. 

Los equipos del departamento de compras que optan por implementar una plataforma de adquisiciones digitales pueden ir más allá de los procesos comerciales manuales basados en papel. 

En este sentido, les permite ahorrar costos inmediatos a través de la mitigación de errores humanos y la necesidad de materiales, almacenamiento y administración de documentación física. 

Asimismo, establece los datos de gasto de la empresa como un impulsor principal de información crítica para el negocio que, en última instancia, fortalecerá las capacidades competitivas de la empresa y sus resultados finales. 

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4 ventajas de un software de gestión de compras 

A continuación, vamos a detallas las 4 ventajas más relevantes al invertir en una solución de gestión de compras digital: 

1. Estandarización de procesos 

Una gestión de datos centralizada y la fácil integración con los sistemas ERP existentes, así como la contabilidad, marketing, CRM y otras aplicaciones, eliminan los silos de datos, mejoran la colaboración y la comunicación. Además, mejoran los análisis al proporcionar una información completa, precisa y de fácil acceso con una interfaz sencilla. 

A su vez, las plantillas para solicitudes, órdenes de compras y otros documentos simplifican y aceleran los procesos de creación y aprobación; esto sucede también en términos de sistemas contables online.

2. Mayor escalabilidad 

Las soluciones de software contables, multiempresa y de gestión de compras como servicio (SaaS) mantienen los costos bajos al reducir la necesidad de personal de TI, hardware y programas en instalaciones. 

De esta manera, se logra una implementación modular, lo que significa que el departamento de compras puede optar por ir todo incluido con una integración completa desde el inicio o adoptar un modelo progresivo según las necesidades del presupuesto y la preparación del negocio para el cambio. 

El acceso en tiempo real y optimizado para dispositivos móviles, junto con la automatización de procesos, fomenta un sólido soporte para los flujos de trabajo de aprobación basados en contingencias que no están limitados por zonas horarias o ausencias del personal. 

3. Poder adquisitivo y rendimiento 

La automatización de procesos disminuye drásticamente el lapso de procesamiento y mejora la precisión para tareas de gran volumen y que requieren mucho tiempo. 

Una gestión de información virtual, a su vez, eliminan el desperdicio y el gasto en papel. La compra guiada también garantiza que cada transacción se realice al mejor precio y condiciones posibles. 

4. Optimización de la cadena de suministro 

Los programas de análisis promueven el aprovechamiento de las economías de escala para asegurar mejores precios y condiciones, realizar una gestión de proveedores basada tanto en proyectos como en contratos, y llevar áreas de gasto anteriormente aisladas a un paradigma de gestión central de información. 

En definitiva, los KPI pueden ser usados para hacer un seguimiento del desempeño, cumplimiento, e identificar a los proveedores más valiosos para elaborar procesos que favorezcan a ambas partes. 

El acceso en tiempo real a los datos de compliance y performance mejora la capacidad de los equipos para rehabilitar o reemplazar aquellos que tengan bajo rendimiento y permanecer activamente comprometidos para promover relaciones sólidas que puedan conducir a nuevos proyectos, productos y mercados.