Presupuesto de gastos operativos: 7 claves para establecerlo con éxito

El adecuado manejo de los recursos económicos y financieros es indispensable para la gestión de cualquier empresa, para que independientemente de su tamaño pueda funcionar y ser rentable.

¿Necesitas elaborar un presupuesto de gastos operativos para tu PyME y no sabes cómo hacerlo? ¡Continúa leyendo hasta el final y conoce qué este documento, cómo administrarlo y otros puntos d interés!

¿Qué es un presupuesto de gastos operativos?

Es la proyección de todos los gastos de una empresa, negocio u organización durante un período determinado (generalmente se elabora trimestral, semestral o anual).

En resumen, es la planificación de los gastos que se necesitan hacer para mantener la productividad y la proyección de ingresos que se esperan conseguir. Esto se hace tomando en cuenta los datos históricos y estimando las diferentes variables del mercado que puedan incidir.

Sin embargo, el presupuesto de gastos operativos se basará principalmente en las estimaciones de los ingresos que se esperan obtener, ya que este nunca puede superar las ganancias que se esperan obtener.

Al tomar en cuenta esta planificación, los negocios obtienes beneficios como:

• Mayor control de ingresos y gastos;
• Optimiza recursos;
• Reduce riesgos;
• Definición de metas de venta a corto y mediano plazo;
• Facilita la planeación.

Eso sí, también debes tomar en cuenta diferentes desafíos que podrías enfrentar:

• Como los datos provienen de proyecciones y estimaciones, no son del todo certeros;
• Es difícil estimar los imprevistos que puedan surgir;
• Se requiere tiempo para elaborarlo e implementarlo;
• Es difícil prever los cambios del mercado.

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Claves para elaborar un presupuesto de gastos operativos exitoso

Llegado a este punto te debes estar preguntando, ¿Cuáles son las claves para establecer con éxito el presupuesto operativo de tu empresa?

Y es que, como mencionamos líneas atrás, existen desafíos que necesitas superar para establecer esta proyección con éxito y precisión.

Entonces, sin más preámbulos, te presentamos las 7 claves para elaborar un presupuesto de gastos operativos idóneo.

 1. Plan estratégico y metas organizacionales

La primera clave es elaborar un plan estratégico y definir las metas organizacionales.

Para esto debes establecer las metas financieras de tu organización, las cuales tendrán que ser fijas, medibles y realistas. Esto te marcará no solo el camino a seguir, sino que te permitirá ver si ya has alcanzado la meta o cuánto te falta para llegar a ella.

En este punto también es necesario analizar los gastos y ganancias históricos de tu empresa, es decir, cuál ha sido el gasto y el ingreso en los años anteriores. Para esto debes hacer uso de datos reales, lo cual te ayudará a hacer proyecciones más certeras.

De igual manera debes poner límites a cada tipo de gasto para manejar de forma más eficiente los recursos.

 2. Pronostico de ventas y/o ingresos

Basados también en los datos de los años anteriores, debes hacer una proyección de las ventas y/o ingresos estimados para el nuevo ejercicio económico.

En este segmento debes tomar en cuenta algunos factores como los precios del mercado, el público meta, la competencia y la capacidad de producción de tu negocio. 

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3. Participación de todas las áreas

Cada una de las áreas de la compañía debe participar y aportar información relevante sobre sus planes específicos y contribuir en la formulación de actividades propias y de otros departamentos de la organización.

 4. Establecer márgenes de beneficio

La razón de ser de todo negocio es la de obtener beneficios, pero no todo lo que ingresa a la misma puede ser considerado como ganancia, es por eso que tu presupuesto de gastos operativos debe contemplar, también, cuánto dinero se estima que quedará en la empresa una vez que se cubran los egresos tanto fijos como variables.

 5. Incluir fondos de reserva

Como ya señalamos con anterioridad, el presupuesto de gastos operativos se basa principalmente en información obtenida de datos históricos y supuestos sobre el comportamiento del mercado durante un tiempo determinado, al no poder ser calculado con exactitud, se hace necesario incluir un fondo de reserva.

Esto dará a la dirección de la empresa un margen para el manejo de los imprevistos y variaciones que pudieran presentarse. La idea es que el presupuesto no funja como una camisa de fuerzas y que exista cierta flexibilidad para actuar.

 6. Tomar acciones sobre variaciones entre resultados y presupuesto

Como el presupuesto de gastos operativos se trabaja en parte sobre supuestos, es necesario que durante su ejecución, se realicen revisiones para determinar las diferencias existentes entre lo presupuestado y la realidad, lo cual permitirá tomar medidas y resolver los problemas o deficiencias que pudieran presentarse.

Si bien lo ideal es mantenernos bajo la planificación original, cuando detectes fallas y áreas de oportunidad no dudes en tomar decisiones drásticas y cambiar determinados valores.

 7. Herramientas de motivación, evaluación y seguimiento

También es necesario que el presupuesto de gastos operativos contemple herramientas de motivación para el logro de las metas y objetivos, así como para la evaluación y el cumplimiento del los mismos.

¡Llegamos al final!

Para toda empresa o negocio, la planificación es vital en la consecución de sus metas y objetivos.

Del éxito en la ejecución del plan de gastos operativos dependerá la medición constante, la fiabilidad de las estimaciones de origen y el compromiso del equipo por cumplir los objetivos propuestos.

En definitiva, su diseño y desarrollo, al igual que su control, es un proceso proactivo, que demanda seguimiento y un alto nivel de motivación por parte de todos los involucrados.