Control de gastos de una empresa: ¡5 claves para ejecutarlo!

Uno de los aspectos fundamentales de una buena gestión financiera y contable es el control de gastos de una empresa.

No preocuparte por este factor puede suponer que cada vez la estructura de costos sea mayor y que, en consecuencia, los niveles de rentabilidad disminuyan.

Además, si no controlas y registras ciertos gastos de forma eficiente y transparente, no podrás presentarlos ante las autoridades para deducir los montos de las declaraciones de renta.

Para ayudarte, en las siguientes líneas te compartiremos cuáles son esas claves que conviene seguir para lograr un sólido control de gastos. ¡Sigue leyendo!

Apoyarse en la tecnología

Hablar de control de gastos de una empresa te lleva inmediatamente a la optimización, y para lograrlo necesitas sólidos mecanismos de seguimiento de las operaciones y compras, acceso a información de interés en poco tiempo y orden financiero.

¿Cómo obtener todo esto? Es allí cuando emergen los softwares contables y otras tecnologías como grandes aliadas.

Esta clase de soluciones brindan la posibilidad de rastrear todas las operaciones relacionadas con las compras, el pago de remuneraciones y otras transacciones que significan egresos para la empresa.

Además, por medio de ellas, estas operaciones se desarrollan de forma transparente, con una correcta justificación y comprobación, lo que permite registrar gastos deducibles ante las autoridades y reducir los montos a declarar.

Sumado a esto, un sistema de calidad centraliza toda la información en una base de datos de fácil acceso, agilizando labores de control como las auditorías y comprobaciones de compras. 

Definir una política de gastos

Este es otro aspecto elemental, puesto que es imposible que controles efectivamente los gastos si no creas políticas y mecanismos para estos.

Para definir una política de gastos coherente y sólida, necesitas tener muy claros los siguientes puntos:

Requerimientos básicos de consumo

Se trata de descubrir y conocer cuánto debe gastar cada departamento o equipo de trabajo para cumplir con sus obligaciones operativas.

También, es necesario determinar los costos de las diferentes actividades y procesos del negocio.

Lo anterior engloba gastos indispensables que, si se sacrifican, pueden acarrear problemas operativos y pérdida de calidad.

Media de gastos

Una política de gastos debe resistir el paso del tiempo, por lo cual es necesario hacer proyecciones al elaborarla.

Paradójicamente, para vislumbrar el futuro necesitas, primero, evaluar la historia y el pasado. En este caso, es importante que conozcas el registro histórico de gastos y el promedio mensual, trimestral, semestral o anual de estos.

De este modo, tendrás una noción más clara de cuántos recursos debes definir en un nuevo presupuesto y en la política de control de gastos de tu negocio. 

Objetivos de control y optimización

Para mejorar el control de gastos de una empresa se debe establecer cuáles áreas se quieren optimizar. En otras palabras, debes definir objetivos de control que te permitan reducir gastos en determinados aspectos.

Por ejemplo, puedes determinar que se limitará el presupuesto anual para las celebraciones y reuniones asociadas a la empresa.

Por supuesto, además de todos estos aspectos, para definir una política de control de gastos de una empresa es indispensable que conozcas su realidad financiera y aspectos como la liquidez y la dinámica del flujo de caja.

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Crear un presupuesto de gastos

La política de gastos definida debe ir de la mano con un presupuesto que debes evitar sobrepasar a toda costa.

Un presupuesto de gastos es una especie de guía que refleja los límites de los recursos disponibles, asignados para cada área y actividad de la empresa.

Para cumplir con este cálculo y respetarlo, es obligatorio seguir los criterios y parámetros fijados anteriormente en la política de gastos. 

Adicionalmente, es muy importante prever gastos variables e incluirlos en este documento, ya que si únicamente incluyes los costos fijos, te alejarás de la realidad y será muy complicado cumplir con el presupuesto que has fijado.

Definir encargados para las compras y gastos

Una de las maneras para mejorar el control de gastos de una empresa es autorizando únicamente a ciertos colaboradores para llevarlos a cabo.

De hecho, es muy conveniente crear estructuras jerárquicas en todo lo referente a los gastos.

Un muy buen ejemplo de esto lo vemos en la industria del retail, ya que las empresas suelen tener un encargado de compras que autoriza las propuestas de gastos antes de que efectivamente se realicen y sean registrados desde el punto de vista contable.

Este tipo de colaboradores, particularmente, deben conocer la política de gastos y los límites y parámetros que impone.

Digitalizar los gastos

Va más allá de implementar una solución tecnológica en sí. Se trata de migrar al ámbito digital toda la documentación y los procesos relacionados a los gastos.

Esto implica, entre otras cosas, recibir de forma electrónica las facturas y boletas de los proveedores y muchos otros comprobantes.

De esta manera, se garantiza un mejor control de las transacciones y se evita la pérdida de información, lo que ocasiona descontrol en los gastos.

Por suerte, cumplir con esta migración se facilita en medio del proceso de modernización de la legislación tributaria que se lleva a cabo en la actualidad.

Precisamente, muchos de los cambios y nuevas estipulaciones del sistema tributario en Chile están relacionados con la obligatoriedad de la emisión digital de diferentes documentos.

¡Eso es todo! Con estas 5 claves podrás mejorar el control de gastos y, en consecuencia, incrementar la rentabilidad y el orden financiero de tu empresa.

Además de tomar en cuenta estos consejos, es importante que conozcas muy bien los parámetros del Régimen Tributario al que perteneces, pues esto te permitirá saber qué tipo de operaciones serán consideradas como gastos deducibles por las autoridades.

Esto refleja la importancia de contar con un contador tributario en tu negocio, que contribuya con el control de gastos y el manejo de los sistemas administrativos orientados a la optimización y el seguimiento de operaciones, comprobantes y documentación.

¿Te resultó útil la información de este contenido? Si necesitas más información acerca del control de gastos de una empresa o tienes alguna inquietud específica, ¡no dudes en escribirnos en la casilla de comentarios!

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Arriba Pymes

En este episodio, Blanca Vives nos ofrece los mejores consejos para administrar un negocio y no morir en el intento, así que toma lápiz y papel.