¿Cómo hacer un presupuesto anual?

Chile es un terreno fértil para la proliferación de empresas. De hecho, durante 2018 se crearon más de 130.000 entidades (12% más que en 2017). Sin embargo, para que éstas puedan superar el llamado “Valle de la Muerte” (aludiendo a los primeros 5 años), la planificación financiera -y saber cómo hacer un presupuesto anual- es clave.

El éxito empresarial depende de diversos factores y, aunque algunos estén fuera de tu control -como la economía del país-, hay otros que siempre puedes gestionar a voluntad. En ese sentido, vale la pena destacar la importancia de las proyecciones financieras, algo en lo que la planificación es determinante.

Es tal su importancia, que una gestión deficiente en este aspecto constituye una de las causas de fracaso para cualquier empresa. En este punto, el presupuesto es determinante, pero ¿sabes qué es un presupuesto anual? 

Se trata de la cantidad de recursos necesarios para mantener un negocio operativo, algo en lo que es necesario recalcar la importancia de las proyecciones financieras, pues de ello depende la correcta administración de los recursos.

Al momento de elaborarlo debe especificar algunos elementos que son determinantes para su ejecución como, por ejemplo, la situación financiera actual de la PyME, los objetivos y las estrategias que permitirán conquistarlos. Por supuesto, también el presupuesto de ingresos y gastos desglosados de una forma pormenorizada. 

Ahora bien, para determinar un modelo de presupuesto anual de una empresa (ya que debe analizarse caso a caso), los siguientes consejos te serán de gran utilidad:

Define metas concretas

Más allá de los objetivos organizacionales -que suelen ser a largo plazo-, debes analizar cuáles son las metas que quieres alcanzar en los siguientes 12 meses. Para ello, es importante que establezcas objetivos SMART, es decir, deben ser:

• Específicos (Specific).

• Medibles (Measurable).

• Alcanzables (Attainable).

• Relevantes (Relevant).

• Acotados a un período determinado (Timely).

Al plantear las metas de esta forma te asegurarás de que se trate de objetivos totalmente viables. Desde luego, cada uno de éstos involucra a determinados colaboradores o áreas, lo que te permitirá saber qué cantidad de recursos es necesario para alcanzarlos.

En este punto pregúntate: ¿Qué deseo lograr con mi negocio y cuál es la mejor estrategia para alcanzar ese objetivo? La respuesta que obtengas será el punto de partida para construir un presupuesto anual realista y que te permita tener un control de los futuros ingresos y egresos. 

Realiza una proyección de las ventas

Realizar un presupuesto anual de una empresa no es tan fácil como asignar recursos a determinadas áreas o proyectos: implica saber cuál es el promedio de ingresos que tu empresa obtiene en un período concreto. De lo contrario, estarás especulando con dinero que, probablemente, no tendrás.

La proyección de ventas es una herramienta de carácter estratégico tanto para la creación de un presupuesto anual de una empresa como para los planes de crecimiento. Hablamos de un análisis que puedes realizar de diversas formas, pero que -a grandes rasgos- implica conocer datos como:

• Oportunidad de venta de tu servicio o producto.

• Competencia, tanto directa como indirecta.

• Conocimiento del mercado meta.

• Valor (precio) promedio de tu producto/servicio en el mercado.

Además, una proyección acertada de ventas te ayudará a:

• Reducir el desperdicio de materia prima e insumos;

• Controlar cuánto será el flujo de efectivo;

• Tener control del stock;

• Cuánto dinero necesitarás invertir en un lapso determinado de tiempo.

Además, debes considerar tres escenarios: ventas altas, moderadas y bajas. Así, tendrás una estimación de los ingresos que generará tu negocio en distintos niveles, pudiendo generar un modelo de presupuesto anual de una empresa tanto en el peor como en el mejor escenario. 

 

Considera los costos

Debes tener presente tanto los costos fijos como variables y, aunque puedas recortar algunos, debes mantener aquellos que tienen directa relación con la generación de ingresos.

En líneas generales, considera:

• Costos de producción, como compra de materia prima, elaboración, sueldos, etc.

• Aquellos relacionados con la comercialización y distribución.

• Marketing (de lo contrario, ¿Cómo llegarás a tu público?).

• Costos administrativos.

Al tener una proyección de los costos podrás compararla con la de las ventas y determinar -a grandes rasgos- las ganancias que obtendrás en un período específico, haciendo más fácil la tarea de realizar un presupuesto anual para tu Pyme.

Mantén la contabilidad al día

Una de las claves a la hora de establecer un presupuesto anual para tu Pyme es tener la contabilidad actualizada y en orden. Esto te permitirá conocer a cabalidad tus activos y pasivos, facilitando la asignación de recursos de manera responsable.

En este punto, apoyarte en un software contable es determinante, ya que podrás acceder a la información que necesites con solo algunos clicks, pudiendo tener una visión detallada del funcionamiento de tu empresa. Además, realizar proyecciones y comparativas es más fácil con este tipo de herramientas, ya que puedes automatizar la generación de informes.

Claves para mantener actualizada la contabilidad

Si tienes que llevar tú mismo las cuentas de la empresa, toma nota de estas claves que te facilitarán el proceso:

• Usa las herramientas tecnológicas que te permiten, a través de programas informáticos, llevar las cuentas de forma detallada. Solo anotar números en una libreta no es para nada práctico.
• Mantente al día de las nuevas regulaciones de Chile, no importa si eres tú u otra persona quien lleva las finanzas. Estar informado sobre lo que ocurre en el sistema económico es de gran ayuda.
• La gestión contable debe ser eficaz y para ello es imperativo tener orden en todas las facturas, cuentas, ventas… cualquier detalle tiene que estar a la mano.
• La reserva de efectivo debe ser solo para casos de emergencia. No caigas en tentaciones y apégate al plan que has formulado.
• No dejes todo para último momento: si detallas los gastos diarios será más sencillo tener un control eficiente. 

Realiza un ajuste de inventario

No todo el mundo lo toma en cuenta, pero conocer en detalle los movimientos de entrada y salida del almacén es la manera de tener una visión certera de los errores, pérdidas, robos, devoluciones, etcétera.

Estos aspectos tienen que tomarse en cuenta al momento de planificar las finanzas anuales, porque de lo contrario tendrás una pérdida de dinero que no sabrás de dónde proviene y por lo tanto será difícil de corregir. 

Un ajuste de inventario, en el presupuesto, se usa para adaptar las cantidades de materia prima o productos disponibles, tener un promedio del valor total de estos, aumentar o reducir cantidades e incluso reevaluar las estimaciones que tienes en el plan financiero.

Interactúa con otros miembros de la empresa

Para que la planificación de las finanzas de la empresa esté ajustada a la realidad, una buena práctica es escuchar a los líderes de cada departamento. Ellos conocen con precisión lo que necesitan sus áreas.

Así que antes de empezar a hacer cálculos recopila información de cada uno de los departamentos de la compañía.

Esta actividad también te ayudará a mejorar la comunicación interna y permite fijar las bases para que todos se direccionen hacia un mismo objetivo común.

Además que todas las áreas participen y logren un consenso es una excelente estrategia para que, durante el año, los empleados den lo mejor de sí en función de cumplir las metas propuestas.

Revisa el presupuesto constantemente

Cuando elaboras el presupuesto para todo un año, este no debe ser una camisa de fuerzas. Es importante hacer una revisión constante de los ingresos y egresos que permitan concretar ajustes cuando sea necesario.

Así que cuando realizas los cálculos anuales, la labor no termina al plasmar las cifras. El seguimiento es parte del trabajo, esta simple acción le aporta a las compañías ventajas como:

• Verificar el registro de gastos para estar seguros en qué se usa el dinero;
• Permite anticiparse ante cualquier situación que amerite gastos;
• Se logra una mejor planificación por departamentos y, así, cada año se hace más sencilla la realización del presupuesto.

La revisión puede hacerse cada tres meses, o antes de ser necesario. La finalidad es establecer ajustes y tomar decisiones acertadas en el momento correcto.

¿Cómo realizar la revisión del presupuesto?

Como te has podido dar cuenta, revisar el presupuesto es tan importante como elaborarlo. Si te preguntas cómo examinarlo, aquí te dejamos las claves que te serán de gran ayuda:

1. Ten un control de los ingresos, egresos, archiva facturas, recibos y estados de cuenta para que los introduzcas en el sistema de contabilidad que usas para llevar la finanzas de tu empresa.
2. Pon atención a los puntos rojos. Si tu línea de ganancias empieza a descender amenazando con dejarte en cifras rojas tienes que actuar de inmediato tomando los correctivos necesarios.
3. De ser necesario, contrata a un asesor para que optimice el presupuesto en cada vez que se haga una revisión.
4. Si se han registrados variantes importantes como el descenso o alza de la moneda que usas para la materia prima, debes tomar esos números en cuenta. 

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Toma en cuenta las variables macroeconómicas

Está bien que conozcas cada detalle de los requerimientos de la empresa como el ajuste de inventario, los salarios de los empleados, las proyecciones futuras, pero, ¿qué hay de lo que sucede afuera?

En el presupuesto anual de la empresa es imperativo tomar en cuenta las variables macroeconómicas. Investigar cómo es la actividad financiera del lugar geográfico en el que opera la empresa es vital para que los cálculos funcionen.

Toma en cuenta cuál es el aporte que hace la actividad que desempeñan al Producto Interno Bruto (PIB) del país, cuál es el índice de desempleo, las exenciones tributarias, si el Estado estima realizar un aumento en el pago de impuestos y no menos importante el tipo de cambio.

Todas estas variables son determinantes para el cumplimiento de las metas que se planteen al finalizar el año.

Estos no son datos que deban analizarse a la ligera, requieren de una gran responsabilidad. Si estas variables no se toman en cuenta cualquier fluctuación en la economía global puede afectar seriamente tu presupuesto obligándote a realizar recortes o endeudarte para mantener la operatividad.

Ninguno de estos caminos son positivos para el crecimiento de una PyME, así que vale la pena dedicar un poco más de tiempo para lograr datos precisos y proyecciones reales.

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Pon atención a la disrupción tecnológica

Definir cuánto designar para fondos tecnológicos en la estrategia anual de presupuesto puede resultar una labor complicada, porque la tecnología avanza a grandes pasos.

Lo que sí podemos decirte es que se trata de un aspecto que no puede quedar por fuera, porque esta genera constantemente cambios profundos en todos los sectores económicos.

La tecnología es una aliada para estar a la par de las innovaciones, mantener una óptima operatividad de la empresa y, sin duda, es un factor clave para la sobrevivencia de la compañía en un momento en el que las comunicaciones digitales y la industria 4.0 tienen un gran liderazgo mundial.

Tienes que ver la tecnología no como un gusto, sino como una inversión que en un lapso de tiempo debe aportar resultados favorables.

Si estás elaborando el presupuesto anual para un cliente es una buena idea explicarle que, para invertir en tecnología es preciso tener claro cuáles son los beneficios que aporta y, además, inclinarse por la más adecuada para satisfacer las necesidades de la compañía.

Para una PyME no siempre tiene que ser la más costosa, de allí que la evaluación de exactamente lo que se necesita es indispensable.

No te olvides del fondo de emergencia

Los imprevistos ocurren y por eso siempre debes considerar una partida para hacerles frente. Presupuesta un fondo de emergencia, se recomienda sea una cantidad de dinero a la que se pueda tener acceso de inmediato y al mismo tiempo estar separado del resto de las finanzas de la empresa.

Contar con un fondo de emergencias puede marcar la diferencia de, ante una situación no previsible, tener que recurrir al endeudamiento o poder mantener la operatividad sin mayores complicaciones.

Este dinero no debe gastarse a menos que sea estrictamente necesario. Alguna de las situaciones en las que amerita su uso son: desastres naturales, robos o cualquier otra pérdida que represente una amenaza para la operatividad de la compañía.

El monto adecuado para este fondo depende de cada empresa. Sin embargo, estos son algunos de los aspectos a tomar en cuenta al momento de calcularlo:

• Un monto que cubra la operatividad mínima de tres meses y máximo de seis.
• No dejes de incorporar salarios, utilidades y otros compromisos labores que tengas con el personal.
• Establecer un pequeño flujo de caja para que entre constantemente al fondo de emergencia.

Beneficios de elaborar un presupuesto anual para tu PyME

El presupuesto por el que se regirá tu empresa en los próximos meses debes visualizarlo como un programa económico a corto plazo y un recurso de planeación a futuro.

Una vez que tienes esto claro es momento de abordar las siguientes interrogantes:

• ¿Cuánto espero vender y en qué tiempo?
• ¿Cuánto necesitaré gastar para lograr ese objetivo?
• ¿Además de los recursos económicos qué debo hacer para lograr las metas?

Un presupuesto ayuda a tener una respuesta a estas premisas y por sí solo ya sugiere una ventaja, pero la elaboración de un plan económico anual tiene más beneficios que vale la pena considerar:

• Te ayudará a conocer el valor real de tu patrimonio empresarial. La cifra es muy fácil de obtener, solo debes sumar el valor de tu empresa tomando en cuenta los activos, bienes de valor y todo lo que lleve el nombre de tu PyME, y a esto restarle las cuentas con los proveedores y créditos por pagar. El resultado será el valor actual de tu patrimonio. 
• Tendrás una estimación del flujo de dinero de todo un año. Usamos la palabra estimación, porque por muy ajustadas que hagas las cuentas estás son una proyección y mientras solo estén establecidas en un plan será irreal. Queda de tu parte establecer la estrategia con la que lo harás realidad.
• Como ya te lo hemos mencionado, el éxito de una empresa depende en gran medida de hacer y cumplir un esquema financiero. La habilidad que tengan en el año en pro de ajustarse a esos planes son determinantes para alcanzar el éxito.
• Es un gran paso para optimizar la gestión de los recursos y aprovecharlos al máximo. Esto aplica tanto para el capital financiero como el operacional.
• Ya que se deben involucrar a todos los departamentos, te ofrece la oportunidad de detectar problemas que en el día a día pasan desapercibidos. Al saber lo que sucede, el paso correcto es tomar acciones inmediatas para afinar estrategias que ayuden a resolver las contingencias.
• Uno de los beneficios principales de hacer y poner en práctica un presupuesto, es alcanzar la eficiencia operativa que, junto al mejor aprovechamiento de los recursos, es un paso sólido para el éxito empresarial.
• Contarás con datos históricos y reales de cómo evoluciona tu organización con el pasar de los años. Esto, sin duda, ayuda a tener proyecciones futuras que puedan cumplirse. 

Que el presupuesto sea una herramienta para alcanzar una meta

Ahora que sabes cómo hacer un presupuesto anual, no olvides que una planificación financiera rigurosa, en la que se tome en cuenta el ajuste de inventario, los ingresos, egresos y demás, es eficaz cuando se elabora con la finalidad de convertirlo en una herramienta que permita alcanzar una meta.

Dicho objetivo puede ser la expansión de la marca, mejoras tecnológicas, más ventas, incremento de las ganancias o cualquier fin que favorezca a la compañía.

Tener un presupuesto sin un propósito definido no es una práctica que permita brindar un panorama financiero estable y actualizado.

Si por el contrario posee una finalidad, es más sencillo efectuar una acertada toma de decisiones y preparar a las empresas para adaptarse a los cambios y aprovechar lo mejor de ellos.

Toma en cuenta que elaborar un presupuesto no tiene que ser una gran complicación. Con la asesoría y pasos adecuados se convierte en una labor simple, con información actual que te permitirá crear proyecciones y lo mejor: cumplirlas en pro de la empresa.

Saber qué es un presupuesto anual es fundamental en todo negocio, especialmente si se trata de una Pyme, ya que esto permitirá administrar correctamente los recursos y evitar ser parte de ese 80% de las pequeñas y medianas empresas que no superan los primeros 3 años.

Desde luego, cada empresa tiene sus propias fórmulas para saber cómo hacer un presupuesto anual, algo que dependerá de la naturaleza del negocio, tiempo de actividad y tamaño de la misma. Por eso, ahora queremos saber tu opinión: ¿Qué otros consejos incorporarías a este listado?