La caja chica es un fondo de dinero en efectivo destinado a gastos menores, que no pueden ser realizados a través de otros métodos de pago. Es una herramienta útil para las empresas, ya que permite realizar pagos de forma rápida y sencilla.

Sin embargo, la caja para gastos menores también puede ser una fuente de problemas si no se controla de forma adecuada. Para garantizar que el dinero no se pierda y que los gastos sean transparentes, es importante establecer un sistema contable de control de caja chica.

En este artículo, te contaremos cómo controlar el dinero para los gastos menores de tu empresa, como lo haces con tu flujo de caja. Te daremos consejos prácticos y te mostraremos cómo utilizar la herramienta de Nubox para facilitar el proceso.

Empecemos primero por definir caja chica, la cual es un fondo de dinero en efectivo que se utiliza para pagar gastos menores, como:

  • Compra de artículos de oficina
  • Pago de servicios básicos
  • Gastos de representación
  • Gastos de viaje

Se utiliza para que el dinero no se pierda y podamos saber en qué lo gastamos, es importante llevar un registro de los ingresos y gastos. Este sistema debe incluir los siguientes elementos:

  • Un límite de gasto. 
  • Una persona responsable. 
  • Un registro de gastos.

Auditoría de caja chica: Ejemplo

La auditoría de caja chica para gastos menores es un proceso vital para asegurar que los fondos destinados a gastos menores se utilicen de manera adecuada.  Ejemplo: imagina que tienes una pequeña empresa y das a tus empleados una caja para gastos menores, como son los suministros de oficina. El proceso implica revisar los recibos, entradas y salidas de dinero que se realizaron para garantizar que todo esté en orden.

La auditoría de caja chica la realiza un contador externo. Sin embargo, las empresas también pueden realizar auditorías internas, siempre que cuenten con personal profesional para ello. Esto garantiza la transparencia y precisión en tus registros financieros como los ingresos, gastos y su control interno.

Plantilla para caja chica en excel

Existen plantillas de Excel para controlar la caja de gastos menores. Estas plantillas facilitan el proceso de registro de los gastos e ingresos y el arqueo de caja.

En Internet se pueden encontrar varias plantillas para caja chica con descarga gratis. También es posible crear una plantilla, adaptada a la necesidad de la empresa.

Nubox ofrece varias plantillas de Excel que hacen más fáciles tus procesos contables. Puedes descargarla aquí en Nubox.

Asiento contable de caja chica

La contabilidad de caja chica es una herramienta esencial para mantener tus finanzas en orden. Cada vez que se hace un gasto de caja chica, se debe registrar un asiento simple contable para reflejar el tipo de gasto. El asiento se realiza de la siguiente manera:

  • Debe: Gastos menores
  • Haber: Caja chica

¿Qué es el arqueo de caja chica en contabilidad?

El arqueo de caja chica es un control para comprobar que la cantidad de dinero que hay en la caja coincide con el que dice la contabilidad. Para hacerlo, se cuenta el dinero en efectivo y los valores que hay en la caja, y se compara con los registros contables.

El arqueo de caja chica debe realizarse de forma regular, mensual o trimestral. En caso de que existan diferencias entre el saldo registrado y el saldo real, se debe investigar para determinar el origen de la diferencia.

Para realizar un arqueo de caja chica, debes:

  1. Retirar todo el dinero.
  2. Contar el dinero en presencia de la persona responsable.
  3. Comparar el importe contado con el registro de gastos.

El arqueo de caja chica es importante por las siguientes razones:

  • Garantiza que el saldo de la caja coincida con el saldo contable.
  • Detecta errores o fraudes.
  • Ayuda a controlar los gastos realizados.

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Control de caja chica y software gratis

Nubox ofrece un software para el control de tu caja chica. Este software te ayuda a llevar un registro preciso de tus gastos de manera fácil y rápida en su sistema operativo.

El software gratis de Nubox permite realizar los siguientes procesos:

  • Registro de gastos
  • Arqueo de caja
  • Generación de informes

Controlar la caja chica de tu empresa es importante para garantizar la seguridad del dinero y la transparencia de los gastos. Siguiendo los consejos de este artículo, podrás establecer un sistema de control de caja chica eficaz. Y si utilizas Nubox, podrás hacerlo de forma sencilla y rápida.