Plantilla de ingresos y egresos para el control contable de tu empresa

Una de las herramientas más eficientes para llevar el control contable de tu empresa es la plantilla de ingresos y egresos, la cual permite realizar un registro pormenorizado de la gestión financiera de la organización.

La información recabada en la plantilla resulta fundamental para evaluar resultados de campañas y procesos, tomar decisiones, verificar el cumplimiento de objetivos y hacer proyecciones.

A continuación, te ofrecemos una guía sobre esta plantilla y, en general, el control de ingresos y egresos.

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¿Qué son las plantillas de ingresos y egresos?

La plantilla de ingresos y egresos es un instrumento digital, generalmente elaborado en el software de hojas de cálculo Excel que, de forma rápida y sencilla, permite visualizar los datos financieros de la empresa y hacer un seguimiento.

Dependiendo de su programación, este tipo de herramientas permite obtener la totalización de los ingresos y egresos registrados, con lo cual podrás comprobar el rendimiento de la empresa y sus iniciativas asociadas.  

Asimismo, estas plantillas facilitan el registro mensual de caja, gastos y cuentas por pagar; la clasificación de ingresos y egresos; y la detección de montos máximos, mínimos, promedios y porcentajes.

Una de las funcionalidades más valoradas de la plantilla de ingresos y egresos es la administración de bases de datos (productos, precios, clientes, proveedores, países/ regiones). Sin olvidar, la contabilización de compras y ventas.

¿Qué es y cuál es la importancia del control de ingresos y egresos?  

Tal y como su nombre lo indica, el control de ingresos y egresos consiste en documentar las diferentes actividades económicas en las que participa la empresa, tales como ingresos, cobros, gastos y pagos.

Cada uno de los registros del control de ingresos y egresos debe incluir información relevante que facilite su posterior clasificación y agrupación (por ejemplo, los datos completos de la factura, no solo el precio).

Puedes optimizar aún más tu control de ingresos y egresos implementando un plan de cuentas, que presentará los registros económicos de la empresa codificados y en orden sistemático.

En el caso de las empresas con contabilidad simplificada, el procedimiento de control interno contable es ejecutado a través del libro de ingresos y egresos, autorizado por el régimen tributario. 

La importancia del control de ingresos y egresos radica en que, gracias a la información recolectada, es posible comprobar el estado financiero (real) de la organización, el volumen de ventas y los recursos disponibles.

El control de ingresos y egresos es la base de la contabilidad de la empresa. Además, ayuda a estar al día con las obligaciones tributarias, verificar la rentabilidad de la organización y mejorar los procesos de administración interna.

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¿En qué se diferencia una plantilla de ingresos y egresos del libro de ingresos y egresos?

La diferencia principal entre una plantilla de ingresos y egresos y un libro de ingresos y egresos radica en su formato y uso. La plantilla es una herramienta prediseñada, generalmente en formato digital como Excel, para registrar y categorizar ingresos y gastos de manera sistemática y planificada.

Por otro lado, un libro de ingresos y egresos es un registro contable formal que documenta todas las transacciones financieras de la empresa, utilizado para propósitos contables y fiscales.

¿Qué debe contener un libro de ingresos y egresos?

Un libro de ingresos y egresos debe estar autorizado de acuerdo al régimen tributario, ya que aquellos que tienen contabilidad completa no están autorizados a realizar este libro contable.

Dicho esto, debes tener en cuenta los siguientes antecedentes al momento de armar tu libro de ingresos y egresos:

• Registro cronológico y claro, de acuerdo al flujo de todos los ingresos percibidos y devengados, como también aquellos pagados o adeudados que tenga el giro comercial.
• Para ambos casos, ya sea ingresos o egresos, se deben ingresar con un número correlativo (1, 2, 3, y siguientes).
• Se deberá ingresar el número de documento que respalde los ingresos y/o egresos.
• Se deberá identificar el tipo de documento que está respaldando el ingreso percibido o el egreso efectivamente pagado (Facturas, certificados, Boletas de Honorarios, entre otros).
• Los documentos de respaldos asociados a los ingresos y egresos, deben considerar el registro del RUT del contribuyente que lo emite.
• En relación a las fechas de operación, se registran de acuerdo al formato dd/mm/aaaa.
• Al igual que en el libro de caja, el registro de las operaciones que solo han sido devengadas deberá considerar la fecha del documento. En el caso de las operaciones percibidas en el mismo momento en que se hayan devengado, se registrará la fecha del documento y en aquellos casos en que la percepción de los montos devengados haya sido con anterioridad, se deberá registrar la fecha de percepción.
• El registro en el libro de ingresos y egresos debe tener en cuenta que los ingresos percibidos o devengados y los egresos pagados o adeudados, deben ser plasmados en pesos, según corresponda el tipo de movimiento.
• Se debe incorporar una glosa de acuerdo a la operación realizada, es decir, sea un ingreso o egreso.
• Se debe identificar la operación y señalar si esta corresponde a un ingreso devengado o gastos adeudados al 31-12-2014, como también señalar si el monto está relacionado a un ingreso devengado o gastos adeudados antes del 31 de diciembre del año 2014.
• En relación a los ingresos devengados y los gastos adeudados al término del ejercicio comercial del año anterior al de ingreso al presente régimen, se debe tener en cuenta que éstos no deberán ser reconocidos por el contribuyente al momento de su percepción o pago posterior, según corresponda, sin perjuicio de su obligación de registro y control de acuerdo a la Ley sobre Impuesto a la Renta, vigente a contar del 01 de enero de 2015, considerando el régimen asociado.
• Es necesario indicar que, en el cálculo de la base imponible para tu cumplimiento tributario, los contribuyentes acogidos a este régimen deberán incluir todos los ingresos y egresos, sin considerar su origen o fuente o si se trata o no de sumas no gravadas o exentas por esta ley.
• El libro de ingresos y egresos debe estar foliado y timbrado ante el Servicio de Impuestos Internos.
• El libro de ingresos y egresos podrá ser manual o computacional. Sin embargo, el computacional debe ser autorizado por el Servicio de Impuestos Internos.
• Se debe tener en cuenta que el libro de ingresos y egresos debe permitir efectuar el registro de todos los movimientos de acuerdo a su documentación de respaldo de manera cronológica y cumplir con todo lo establecido en el Artículo N° 17 del Código Tributario.
• Aquellos contribuyentes que incumplan la obligación de llevar un libro de ingresos y egresos o que lo presenten de manera irregular y/o retrasado, serán sancionados de acuerdo al numeral 7 del artículo N°97 del código tributario.

 ¿Qué tipo de contribuyentes llevan los libros de ingresos y egresos?

Es muy importante conocer qué tipos de contribuyentes deben completar el libro de ingresos y egresos, ya que este libro solo corresponde a aquellos contribuyentes que cumplan con características tributarias específicas. 

Cabe señalar que el libro de ingresos y egresos debe ir acompañado del libro de caja.

Estos libros, en sus inicios, estaban asociados a los contribuyentes con un Régimen de Tributación Simplificada. Sin embargo, con las últimas reformas tributarias, se han asociado a contribuyentes que cumplen ciertos requisitos. 

Esta asociación dependerá del tamaño y tipo de régimen tributario.

Acá te dejamos un cuadro descriptivo de los contribuyentes y el tipo de contabilidad que llevan de acuerdo a su régimen tributario:

Si quieres conocer más  de los regímenes tributarios, recuerda revisar: “Guía sobre los regímenes tributarios en Chile”.

¿Cuál es el formato del libro de ingresos y egresos?

En el caso de aquellos contribuyentes que tienen la obligación de presentar y trabajar contablemente con los libros de ingresos y egresos, será necesario ocupar los formatos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos. Estos se encuentran alojados en la Resolución del SII N°14 del 2021. Además, como ya mencionamos, este libro debe ir acompañado del libro caja.

En esta normativa, se encuentran los siguientes anexos, que te servirán de mucho apoyo para completarlos:

-Formato del Libro de Ingresos y Egresos, más su instructivo de llenado. 

-Formato del Libro Caja, más su instructivo de llenado.

Este libro de caja cuenta con un cuadro de resumen de saldos al final de la planilla.

Otras consideraciones importantes en un libro de ingresos y egresos

Recuerda que un libro de ingresos y egresos es una obligación tributaria, de acuerdo al régimen que pertenezcas, por lo cual se puede rescatar de este libro auxiliar lo siguiente:

• Te permite tener una contabilidad eficiente en el orden de los movimientos contables.
• Podrás manejar una contabilidad que permite tomar decisiones para una administración óptima del negocio.
• Conocerás cómo se comporta financieramente tu negocio y podrás actuar a tiempo en caso de inconvenientes.
• Estos se deben registrar de manera mensual y posteriormente se toman en consideración para el cálculo de resumen anual. 
• Este libro permitirá calcular un % de ingresos por ventas.
• Podrás identificar las utilidades.

¿Cuál es la normativa vigente asociada al libro de ingresos y egresos?

Considerando que el libro de ingresos y egresos debe ir acompañado del libro caja, la principal normativa vigente sería la siguiente:

• Resolución del SII N°14 del 2021: establece los requisitos y formato que debe cumplir el libro de ingresos y egresos y el libro de caja, que se exige llevar a los contribuyentes acogidos al régimen de transparencia tributaria del artículo 14 letra d) n°8, pro pyme transparente y a los contribuyentes del régimen pro pyme con base en retiros o distribuciones, del artículo 14 letra d) n°3, que decidan acogerse a contabilidad simplificada, ambos de la ley sobre impuesto a la renta. Deja sin efecto la resolución ex. sii n° 129, de fecha 31.12.2014.
• Resolución del SII N°31 del 2021: complementa y modifica resolución exenta sii n° 14, de 2021. 

• Decreto Ley N°824: aprueba texto que indica de la ley sobre impuesto a la renta.

• Código tributario

Recuerda que toda la información relacionada a la normativa y legislación, se encuentra actualizada por año en el portal del Servicio de Impuestos Internos. ¡Pincha aquí!

¿Cómo llevar el control de ingresos y egresos de una empresa?

El control de ingresos y egresos es una obligación legal, particularmente para las empresas con contabilidad simplificada, por lo que debe realizarse con objetividad, considerando los detalles de cada operación.

En este sentido, para llevar eficazmente el control de ingresos y egresos de una empresa se recomienda: 

1. Archivar los comprobantes

Es preciso guardar comprobantes físicos y digitales de tickets y facturas que posteriormente funcionarán como soportes de las diferentes transacciones realizadas, a través de la empresa. 

2. Identificar los ingresos y egresos

Como mencionamos anteriormente, uno de los aspectos centrales del control de ingresos y egresos es clasificar y categorizar la información obtenida. En el caso de los ingresos, deben señalarse:

• Ingresos operativos: generados a partir de la actividad económica que es competencia de la empresa (venta de productos y/o servicios).
• Ingresos extraordinarios: no asociados con la actividad económica de la organización.
• Ingresos financieros: rendimientos obtenidos por inversiones realizadas por el grupo empresarial.     

Con respecto a los egresos, debe prestarse especial atención a los gastos inherentes al funcionamiento de la organización y sus procesos, a saber:

• Gastos fijos: periódicos e invariables, como el arriendo del local.
• Gastos variables: están relacionados con la actividad y los objetivos de la empresa.
• Gastos mixtos: valor fijo que puede estar sujeto a ciertos cargos adicionales.  
• Gastos directos: vinculados con las operaciones de la empresa.
• Gastos indirectos: no asociados directamente con el área de producción, aunque tienen repercusión directa en otras áreas (por ejemplo, la inversión en marketing).

Ten presente que los gastos, al igual que los ingresos, también pueden clasificarse como operativos, extraordinarios y financieros (como las comisiones bancarias), dependiendo de la relación que tengan con las operaciones de la empresa.

Por ejemplo, los gastos operativos pueden incluir la compra de materia prima, en el caso de empresas manufactureras; mientras que los gastos extraordinarios (no habituales pero indispensables para la organización), estarán vinculados con otro tipo de eventos, como las sanciones pecuniarias (multas).

En el proceso de identificar ingresos y egresos resulta de inestimable valor contar con la asistencia de un contador profesional, tanto para verificar la información como para reconocer oportunidades, específicamente los gastos deducibles para los contribuyentes.

3. Elaborar un plan financiero

Una vez identificados los ingresos y egresos, es posible desarrollar un plan financiero para tener un verdadero control de los recursos disponibles, hacer los recortes necesarios y definir futuras inversiones.  

4. Separar cuentas

Puede parecer obvio, o incluso un cliché, pero es necesario que la cuenta personal se encuentre separada del instrumento bancario destinado a gestionar los ingresos y egresos de la empresa (atención emprendedores y pequeñas organizaciones). 

Separar las cuentas permite observar con mayor facilidad las entradas y salidas de dinero y evitar equívocos que puedan incidir en la estabilidad económica de la compañía. 

5. Utilizar una herramienta de control de ingresos y egresos

Una forma de agilizar el proceso es utilizar herramientas de control de ingresos y egresos. En la actualidad, son muy populares los softwares de facturación y registro de gastos y la plantilla de ingresos y egresos. 

¡Gracias por leernos hasta aquí!

Si te interesan las ventajas de una plantilla de ingresos y egresos, te presentamos el documento desarrollado por Nubox en Excel, especialmente para contribuyentes adheridos al Régimen de Tributación Simplificada. 

Con esta plantilla, completamente editable, registrarás operaciones en pesos simplificando el proceso contable y la obtención de reportes precisos para un mejor seguimiento y control.

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