Plantilla de ingresos y egresos para el control contable de tu empresa

Una de las herramientas más eficientes para llevar el control contable de tu empresa es la plantilla de ingresos y egresos, la cual permite realizar un registro pormenorizado de la gestión financiera de la organización.

La información recabada en la plantilla resulta fundamental para evaluar resultados de campañas y procesos, tomar decisiones, verificar el cumplimiento de objetivos y hacer proyecciones.

A continuación, te ofrecemos una guía sobre esta plantilla y, en general, el control de ingresos y egresos.

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¿Qué son las plantillas de ingresos y egresos?

La plantilla de ingresos y egresos es un instrumento digital, generalmente elaborado en el software de hojas de cálculo Excel que, de forma rápida y sencilla, permite visualizar los datos financieros de la empresa y hacer un seguimiento.

Dependiendo de su programación, este tipo de herramientas permite obtener la totalización de los ingresos y egresos registrados, con lo cual podrás comprobar el rendimiento de la empresa y sus iniciativas asociadas.  

Asimismo, estas plantillas facilitan el registro mensual de caja, gastos y cuentas por pagar; la clasificación de ingresos y egresos; y la detección de montos máximos, mínimos, promedios y porcentajes.

Una de las funcionalidades más valoradas de la plantilla de ingresos y egresos es la administración de bases de datos (productos, precios, clientes, proveedores, países/ regiones). Sin olvidar, la contabilización de compras y ventas.

¿Qué es y cuál es la importancia del control de ingresos y egresos?  

Tal y como su nombre lo indica, el control de ingresos y egresos consiste en documentar las diferentes actividades económicas en las que participa la empresa, tales como ingresos, cobros, gastos y pagos.

Cada uno de los registros del control de ingresos y egresos debe incluir información relevante que facilite su posterior clasificación y agrupación (por ejemplo, los datos completos de la factura, no solo el precio).

Puedes optimizar aún más tu control de ingresos y egresos implementando un plan de cuentas, que presentará los registros económicos de la empresa codificados y en orden sistemático.

En el caso de las empresas con contabilidad simplificada, el procedimiento de control interno contable es ejecutado a través del libro de ingresos y egresos, autorizado por el régimen tributario. 

La importancia del control de ingresos y egresos radica en que, gracias a la información recolectada, es posible comprobar el estado financiero (real) de la organización, el volumen de ventas y los recursos disponibles.

El control de ingresos y egresos es la base de la contabilidad de la empresa. Además, ayuda a estar al día con las obligaciones tributarias, verificar la rentabilidad de la organización y mejorar los procesos de administración interna.

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¿Cómo llevar el control de ingresos y egresos de una empresa?

El control de ingresos y egresos es una obligación legal, particularmente para las empresas con contabilidad simplificada, por lo que debe realizarse con objetividad, considerando los detalles de cada operación.

En este sentido, para llevar eficazmente el control de ingresos y egresos de una empresa se recomienda: 

1. Archivar los comprobantes

Es preciso guardar comprobantes físicos y digitales de tickets y facturas que posteriormente funcionarán como soportes de las diferentes transacciones realizadas, a través de la empresa. 

2. Identificar los ingresos y egresos

Como mencionamos anteriormente, uno de los aspectos centrales del control de ingresos y egresos es clasificar y categorizar la información obtenida. En el caso de los ingresos, deben señalarse:

• Ingresos operativos: generados a partir de la actividad económica que es competencia de la empresa (venta de productos y/o servicios).
• Ingresos extraordinarios: no asociados con la actividad económica de la organización.
• Ingresos financieros: rendimientos obtenidos por inversiones realizadas por el grupo empresarial.     

Con respecto a los egresos, debe prestarse especial atención a los gastos inherentes al funcionamiento de la organización y sus procesos, a saber:

• Gastos fijos: periódicos e invariables, como el arriendo del local.
• Gastos variables: están relacionados con la actividad y los objetivos de la empresa.
• Gastos mixtos: valor fijo que puede estar sujeto a ciertos cargos adicionales.  
• Gastos directos: vinculados con las operaciones de la empresa.
• Gastos indirectos: no asociados directamente con el área de producción, aunque tienen repercusión directa en otras áreas (por ejemplo, la inversión en marketing).

Ten presente que los gastos, al igual que los ingresos, también pueden clasificarse como operativos, extraordinarios y financieros (como las comisiones bancarias), dependiendo de la relación que tengan con las operaciones de la empresa.

Por ejemplo, los gastos operativos pueden incluir la compra de materia prima, en el caso de empresas manufactureras; mientras que los gastos extraordinarios (no habituales pero indispensables para la organización), estarán vinculados con otro tipo de eventos, como las sanciones pecuniarias (multas).

En el proceso de identificar ingresos y egresos resulta de inestimable valor contar con la asistencia de un contador profesional, tanto para verificar la información como para reconocer oportunidades, específicamente los gastos deducibles para los contribuyentes.

3. Elaborar un plan financiero

Una vez identificados los ingresos y egresos, es posible desarrollar un plan financiero para tener un verdadero control de los recursos disponibles, hacer los recortes necesarios y definir futuras inversiones.  

4. Separar cuentas

Puede parecer obvio, o incluso un cliché, pero es necesario que la cuenta personal se encuentre separada del instrumento bancario destinado a gestionar los ingresos y egresos de la empresa (atención emprendedores y pequeñas organizaciones). 

Separar las cuentas permite observar con mayor facilidad las entradas y salidas de dinero y evitar equívocos que puedan incidir en la estabilidad económica de la compañía. 

5. Utilizar una herramienta de control de ingresos y egresos

Una forma de agilizar el proceso es utilizar herramientas de control de ingresos y egresos. En la actualidad, son muy populares los softwares de facturación y registro de gastos y la plantilla de ingresos y egresos. 

¡Gracias por leernos hasta aquí!

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