¿Qué es el flujo de caja y por qué debe interesarte?

Saber a ciencia cierta qué es el flujo de caja y comprender a fondo cómo calcular, proyectar y administrar este importante indicador es fundamental para todo emprendedor, socio y directivo porque se trata de la muestra más fiable de la liquidez de una empresa.

Por ello, si no se toma en cuenta, el negocio es sencillamente inviable desde el punto de vista financiero: de no considerarlo, no es posible conocer la realidad de su economía y, por ende, las decisiones no estarán alineadas a sus necesidades, capacidades y disponibilidad de capital de trabajo.

A continuación, te hablaremos a fondo sobre este estratégico, confiable y esencial indicador para mostrarte qué es, cómo puede calcularse, por qué conviene tenerlo presente y muchos otros puntos de interés.

¡No pierdas la oportunidad de aprender sobre este tema! 

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es un balance que refleja las variaciones en entradas y salidas de efectivo en un determinado periodo de tiempo, el cual generalmente es mensual, trimestral, semestral o anual.

De esa manera, la empresa tiene conocimiento de los activos líquidos que acumuló durante el plazo analizado y, en consecuencia, obtiene una relación real entre los ingresos y egresos.

En otras palabras, el cálculo y análisis del flujo de caja muestra en detalle el nivel de rentabilidad o de pérdidas del periodo.

Para llegar a este indicador y balance final se toman en cuenta diferentes variables de interés para el negocio según sus características y actividad económica.

Por ejemplo, en el caso de los ingresos, algunos puntos de interés son las ganancias por ventas y el cobro de deudas. En cuanto a los egresos, encontramos salarios, compra de mercadería, intereses y gastos en servicios, entre otros. 

¿El flujo de caja es lo mismo que el flujo de efectivo?

Si bien son indicadores asociados y de gran relevancia, no son lo mismo y, de hecho, podemos calcular y evaluar cada uno de manera independiente.

La gran diferencia entre el flujo de caja y el flujo de efectivo es que el primero refleja el balance entre ingresos y egresos en un determinado periodo para calcular la rentabilidad y los resultados del mismo, mientras que el segundo no es más que la disponibilidad de dinero en la actualidad.

El flujo de efectivo te dice cuántos activos líquidos posee tu negocio en el momento en que es calculado y su resultado muestra el capital de trabajo inmediato, el cual puedes utilizar para pagar salarios, arriendos, cuotas de créditos y otras responsabilidades. 

¿Por qué es importante tener un flujo de caja?

¡Llegamos a un punto clave! Ahora que sabes qué es el flujo de caja, es hora de profundizar en la importancia estratégica y financiera de este indicador.

Para ilustrar su relevancia, veamos algunas de las ventajas y beneficios que gana una empresa al hacer un flujo de caja de un periodo de interés:

Conocimiento de la rentabilidad real

Solo si calculas este indicador sabrás la rentabilidad de un determinado periodo de tu actividad económica y las operaciones del negocio.

De hecho, el flujo de caja también puede aplicarse a un proyecto o inversión específica para obtener información cualitativa sobre los beneficios.

Por ejemplo, si lanzas un nuevo producto, puedes hacer un balance de ingresos y egresos de sus primeros 3 meses en el mercado. En este caso, tendrías que comparar costos de producción y distribución, comisiones a vendedores y otros gastos con el dinero obtenido por medio de su comercialización.

Detección de pérdidas

Así como muestra la rentabilidad, también nos alerta de forma concreta sobre las pérdidas que derivaron de un periodo o proyecto.

El flujo de caja señalará de forma específica cuánto dinero perdimos y, sobre todo, a qué se debieron los resultados negativos al desglosar todos los gastos y la dinámica de variación del estado del flujo de efectivo en los diferentes meses analizados. 

Identificación de patrones negativos y riesgos

Un periodo preocupante, desde la perspectiva financiera, no solo es aquel que arroja grandes pérdidas.

Asimismo, evidencian una señal de alerta aquellos ejercicios en los que, si bien tuvimos movimientos, se identificó una tendencia a la pérdida de rentabilidad o diferentes patrones negativos que pueden comprometer el futuro.

Precisamente, el proceso de cálculo y evaluación del flujo de caja te llevará a detectar a tiempo esos riesgos potenciales, asociados, por ejemplo, a altos índices de gastos o a la merma mensual de las ventas.

Mejor administración del capital

Todos los conocimientos y certezas que te dará este indicador son esenciales para optimizar la administración del flujo de dinero de tu PyME.

Al determinar el balance de ingresos y egresos, tendrás una idea clara de tu capital de trabajo, de los compromisos financieros acumulados y de otras realidades que reflejan cómo gestionar el capital adecuadamente.

Esto es muy importante para pequeñas y medianas empresas, ya que suelen tener niveles de liquidez moderada y, por ello, pequeños errores de administración causan un gran impacto e incluso pueden conducir al colapso financiero. 

Optimización de la toma de decisiones

Más allá del capital y su manejo, conocer el flujo de caja brinda las herramientas y percepciones necesarias para llevar una óptima toma de decisiones.

Entre otras cosas, permite analizar con mayor coherencia y sentido estratégico las oportunidades de crédito y financiamiento para determinar qué tan convenientes son para el negocio y si este tiene la capacidad financiera suficiente para costear intereses, cuotas mensuales y otras obligaciones.

También, resulta de gran ayuda cuando los emprendedores planean nuevos proyectos, oportunidades de crecimiento y otros movimientos estratégicos.

Posibilidad de proyectar el futuro

La importancia del flujo de caja va mucho más allá del periodo analizado.

Los resultados que nos otorga este ejercicio sirven de antecedentes para proyectar el futuro y fijar expectativas claras, pues nos muestra patrones de ganancias, gastos y variaciones del estado del flujo de dinero.

De hecho, existe un indicador del flujo de caja proyectado que vislumbra el balance entre ingresos y egresos de un periodo futuro al valorar tendencias de periodos recientes. 

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¿Cuáles son los métodos para llevar a cabo el flujo de caja?

Básicamente, existen dos métodos para calcular este indicador: de forma manual o por medio de un software de flujo de caja que automatice el proceso.

De inmediato, te explicaremos cómo se desarrolla la estructuración y construcción del indicador en ambos casos.

Metodología manual

Si bien esta no es la metodología más recomendada en la actualidad, ya que contamos con tecnologías que hacen mucho más sencillo el proceso, conviene que entiendas cómo se desarrolla y cuáles son sus diferentes pasos.

De esa manera, entenderás detalladamente cómo está compuesto el flujo de caja y de qué forma se va construyendo hasta arrojar un balance final de interés para las finanzas empresariales, la gestión del capital y la toma de decisiones.

En líneas generales, el desarrollo y cálculo manual del flujo de caja consta de las siguientes etapas o pasos: 

Seleccionar el periodo a analizar

Por supuesto, no puedes empezar el proceso si no tienes claro cuál será el periodo a analizar: este puede ser mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral o, incluso, más extenso.

También, recuerda que es posible orientar el flujo de caja a alguna inversión o proyecto específico.

Recopilar la información contable y determinar el saldo inicial

Los diferentes libros contables —al igual que informes financieros como balances y estados de resultados— serán la primera información a consultar.

La idea es que recolectes todos los datos de interés para que puedas determinar el saldo inicial del flujo de caja, es decir, el balance entre los ingresos y egresos anterior al periodo que empezarás a analizar y calcular.

Lógicamente, necesitas conocer los valores financieros al comienzo del periodo para luego obtener un resultado final fiable y ajustado a la realidad. 

Recolectar y actualizar los ingresos del periodo

La forma más sencilla de desarrollar el cálculo, y a la vez más confiable, es determinar todos los ingresos —separándolos por meses— para después restarles los valores de los egresos, lo que deja como resultado el flujo de caja del ejercicio.

Las ventas al contado, las cuentas por cobrar (siempre y cuando se venzan antes que finalice el periodo), los préstamos y el crédito fiscal son algunos valores que pueden formar parte de los ingresos de tu empresa y que, por lo tanto, debes incluir en el cálculo.

Recolecta información de estas variables desde tus diferentes libros y documentos y actualiza los saldos de cada una.

Recolectar y actualizar los egresos del periodo

Una vez que tengas a mano los saldos finales de los ingresos, es hora de analizar los egresos, como:

• Gastos administrativos.

• Pago de impuestos.

• Cuentas por pagar.

• Diferentes costos operativos.

En este renglón, también necesitas incluir gastos extraordinarios —a raíz de una emergencia o evento inesperado— en los que hayas incurrido en el periodo a analizar. Por ejemplo, una multa o sanción del Servicio de Impuestos Internos (SII) es una muestra de este tipo de costos adicionales y no planificados.

Llenar la hoja o plantilla del flujo de caja con los valores correspondientes

En este paso, ya tendrás todos los valores finales a mano, así que es momento de llevarlos a esa plantilla o documento en que desarrollarás el flujo de caja: se trata de "colocar todos los puntos sobre las íes” para finalmente poder realizar el cálculo —la resta de los egresos a los ingresos— y obtener el balance del estado de liquidez.

Generalmente, los valores se detallan de manera mensual y en la columna izquierda del documento se especifica cada renglón y subcategoría, así como los montos totales.

Si hiciéramos un flujo de caja cuatrimestral, tomando en cuenta variables esenciales y generales de ingresos y egresos, la estructura sería como la de la siguiente imagen: 

Hacer el cálculo de caja final

Como ves, en el cierre de documento, se plasma el balance final del flujo de caja del periodo a analizar.

La caja final es el balance entre el "saldo" del periodo —obtenido de la resta de los egresos a los ingresos— y el saldo inicial.

Si te animas a construir tu balance y empezar a seguir la liquidez de tu empresa, ¡te invitamos a descargar de forma gratuita nuestra plantilla Excel de flujo de caja!

Cálculo y gestión por medio de softwares

Esta segunda alternativa consiste en reducir el factor manual y la búsqueda de información desde diferentes softwares para así automatizar el flujo de caja.

Un ejemplo de este tipo de soluciones son los softwares de facturación electrónica de mercado que incluyen un módulo de flujo de caja y, además, se integran con sistemas de contabilidad y remuneraciones.

Mediante esta herramienta, desde que una transacción es generada, sea de compra, venta o liquidación de salarios, entre otras, la documentación e información es almacenada y centralizada.

De forma automática, la información que ingreses al sistema actualiza los balances e indicadores financieros, entre estos el flujo de caja del periodo vigente o de interés.

En el caso del estado del flujo de caja, se muestra de manera detallada por medio de gráficos y resúmenes desglosados que facilitan la asimilación e interpretación de interés. 

¿Es fundamental llevar el flujo de caja con un software?

Sí, pues la gestión por medio de un software como el descrito no solo es garantía de precisión y resultados fiables, sino que disminuye de manera sustancial la carga de trabajo.

Así, optimizas el tiempo, accedes a información confiable y evitas duplicidades, omisiones de datos y otros problemas clásicos de los procesos manuales.

También, al mostrar la información en gráficos y centralizar todos los datos de interés, el análisis y la evaluación de las variables del flujo de caja se hace mucho más práctica y sencilla su comprensión.

Lo mejor de todo, se trata de una funcionalidad o módulo integrado al sistema contratado que no demanda pagos extra o suscripciones a nuevos servicios.

En general, una solución con estas características modernizará de manera general tu contabilidad y el seguimiento de los flujos de dinero.

Sumado a esto, los mejores softwares del mercado igualmente brindan la posibilidad de proyectar el flujo de caja de periodos de hasta 6 meses: sin duda, esto impactará favorablemente la toma de decisiones y la gestión del capital, además de reducir la incertidumbre y los índices de riesgo.

Recuerda que estas proyecciones se desarrollan con base en tendencias y patrones financieros que haya mostrado tu negocio, los cuales influencian y vislumbran la dinámica de egresos e ingresos en el futuro. 

¿Cuándo el flujo de caja puede considerarse como positivo?

Saber qué es el flujo de caja y cómo calcularlo es indispensable y resulta un muy buen primer paso hacia la estabilidad y sustentabilidad financiera de tu negocio.

Sin embargo, no es suficiente para mejorar el flujo de efectivo y la gestión estratégica del capital. Además, debemos tener la capacidad de interpretar este indicador, lo cual nos lleva a una gran pregunta: ¿cuándo puede considerarse como positivo?

El primer punto a analizar —por supuesto— es el balance de la caja final, es decir, si arrojó un saldo favorable o si, en cambio, los números quedaron en rojo.

Que el cierre del ejercicio esté por encima del punto de equilibro es un muy buen indicio inicial, pero no es suficiente para concluir que el balance ha sido ideal.

Otros criterios que podemos tomar en cuenta para llegar a una conclusión exacta son los siguientes:

Expectativas iniciales

Las expectativas y proyecciones del flujo de caja son un muy buen parámetro para interpretar el resultado o balance final.

Si el saldo de caja del periodo iguala o supera los objetivos o expectativas, lógicamente puede valorarse de manera positiva.

Comparación del saldo inicial con la caja final

Este es otro muy buen punto de análisis: la diferencia entre el saldo inicial y la caja final nos muestra qué tanto crecieron los activos líquidos y, en general, cómo están mejorando las finanzas del negocio.

Si el balance es positivo, pero al compararse con el saldo inicial se refleja que el nivel de rentabilidad fue modesto e, incluso, menor al periodo anterior, las conclusiones no pueden ser del todo favorables.

Dinámicas de entorno y situaciones externas

Los negocios no son actores aislados de las situaciones del mercado ni tampoco de las dinámicas sociales.

Antes de valorar como positiva o negativa la caja final de un periodo, debemos evaluar cómo fue el entorno durante el mismo.

Por ejemplo, si tu flujo de caja en la fase más aguda de la pandemia —con fuertes restricciones comerciales— arrojó ganancias mucho menores a periodos anteriores, pero se mantuvo por encima del punto de equilibrio, los resultados no pueden valorarse netamente como negativos.

En este tipo de casos, el factor contexto es una diferencia de peso en la interpretación que amerita flexibilidad para ajustar nuestros estándares y expectativas.

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Características históricas del periodo analizado

Para determinadas industrias, las épocas y periodos del año representan variaciones importantes en las dinámicas comerciales.

Un ejemplo clásico y sencillo de negocios estacionales son los hoteles: estos no pueden esperar los mismos niveles de ganancia en épocas festivas y vacacionales que en las llamadas temporadas bajas.

Si tu empresa opera en un mercado similar o históricamente cuenta con un periodo en que el genera muchos más ingresos del promedio o en el que sus ganancias caen de manera drástica, también debes tomar en cuenta esta realidad en tu interpretación del flujo de caja.

Compara el periodo analizado con ese mismo periodo de tiempo en años anteriores para que tengas una idea clara de si el balance final resultó ser una evolución o una merma de productividad.

Patrones de crecimiento y de rentabilidad del negocio

Las dinámicas comerciales de tiempos recientes y los patrones de crecimiento también son variables críticas para realizar conclusiones sobre el resultado del flujo de caja.

Por ejemplo, si el cierre de caja arrojó ganancias, pero estas son muy inferiores a las acumuladas en la espiral de crecimiento en la que se encuentra tu negocio debido a un determinado proyecto o a una nueva inversión, puede que la valoración no sea del todo positiva.

¡Ya sabes! El análisis del flujo de caja es un proceso racional, integral y amplio que demanda la evaluación de múltiples variables.

¿Cómo garantizar un flujo de caja estable y óptimo?

Al mismo tiempo que debes tener en mente qué es el flujo de caja, su importancia y cómo interpretarlo, necesitas llevar una gestión financiera y de negocio orientada a cuidar, mejorar y optimizar este indicador.

No olvides que es la muestra más fiel de la liquidez de una empresa y del capital de trabajo que se va acumulando para poder hacer frente a las múltiples responsabilidades económicas y la estructura de costos en general.

Por ello, para finalizar esta guía definitiva sobre el flujo de caja, te dejamos una serie de consejos para mantenerlo estable y saludable:

• Vigila y controla los gastos de forma permanente y rigurosa.

• Optimiza los procesos de cobro para garantizar que recibas los flujos de dinero en los plazos esperados.

• Monitorea el indicador de forma constante para que detectes patrones de riesgo y, en general, la dinámica de variaciones en la relación entre ingresos y egresos.

• Sé realista con tus proyecciones y expectativas, ya que de lo contrario puedes establecer presupuestos muy elevados que no se ajusten a la capacidad financiera de tu negocio.

• Evita el endeudamiento y solo permítelo si realmente es conveniente y se traduce en crecimiento y mejoras sustanciales en el negocio; recuerda que agregar estos intereses incrementa los niveles de egresos.

• Revista tu política de precios para asegurarte de que estos son coherentes y te permiten operar por encima del punto de equilibrio.

En conclusión, el control permanente y la racionalidad en la administración del dinero son fundamentales para salvaguardar la preciada liquidez y disfrutar de óptimos balances de flujos de caja.

Esto resalta nuevamente la importancia de utilizar herramientas y soluciones para automatizar y monitorear en tiempo real este indicador estratégico, las cuales te permitan mantener una gestión de los activos líquidos basadas en el conocimiento y las proyecciones acertadas.

¡Moderniza tu contabilidad y protege el flujo de caja!