¿Qué es el flujo de caja?
El flujo de caja, (también conocido como cash flow), es un balance que refleja las variaciones en entradas y salidas de efectivo en un determinado periodo de tiempo, el cual generalmente es mensual, trimestral, semestral o anual.
De esa manera, la empresa tiene conocimiento de los activos líquidos que acumuló durante el plazo analizado y, en consecuencia, obtiene una relación real entre los ingresos y egresos.
En otras palabras, el cálculo y análisis del flujo de caja muestra en detalle el nivel de rentabilidad o de pérdidas del periodo.
Para llegar a este indicador y balance final se toman en cuenta diferentes variables de interés para el negocio según sus características y actividad económica.
Por ejemplo, en el caso de los ingresos, algunos puntos de interés son las ganancias por ventas y el cobro de deudas. En cuanto a los egresos, encontramos salarios, compra de mercadería, intereses y gastos en servicios, entre otros.
¿Por qué es importante tener un flujo de caja?
¡Llegamos a un punto clave! Ahora que sabes qué es el flujo de caja, es hora de profundizar en la importancia estratégica y financiera de este indicador.
En un análisis detallado de las finanzas empresariales, el flujo de caja neto se presenta como un indicador clave de la situación financiera de una organización.
Este concepto se refiere a la diferencia entre los ingresos y gastos generados en un periodo determinado, proporcionando una visión clara de la capacidad de una empresa para generar liquidez.
Un flujo de caja positivo refleja que los ingresos superan los gastos, lo cual es esencial para garantizar el crecimiento y la estabilidad financiera. Por otro lado, un flujo de caja negativo puede ser un signo de problemas financieros, requiriendo ajustes.
Veamos con más detalle algunas de las ventajas y beneficios que gana una empresa al hacer un flujo de caja de un periodo de interés:
Conocimiento de la rentabilidad real
Solo si calculas este indicador sabrás la rentabilidad de un determinado periodo de tu actividad económica y las operaciones del negocio.
De hecho, el flujo de caja también puede aplicarse a un proyecto o inversión específica para obtener información cualitativa sobre los beneficios.
Por ejemplo, si lanzas un nuevo producto, puedes hacer un balance de ingresos y gastos de sus primeros 3 meses en el mercado. En este caso, tendrías que comparar costos de producción y distribución, comisiones a vendedores y otros gastos con el dinero obtenido por medio de su comercialización.
Detección de pérdidas
Así como muestra la rentabilidad, también nos alerta de forma concreta sobre las pérdidas que derivaron de un periodo o proyecto.
El flujo de caja señalará de forma específica cuánto dinero perdimos y, sobre todo, a qué se debieron los resultados negativos al desglosar todos los gastos y la dinámica de variación del estado del flujo de efectivo en los diferentes meses analizados.
Identificación de patrones negativos y riesgos
Un periodo preocupante, desde la perspectiva financiera, no solo es aquel que arroja grandes pérdidas.
Asimismo, evidencian una señal de alerta aquellos ejercicios en los que, si bien tuvimos movimientos, se identificó una tendencia a la pérdida de rentabilidad o diferentes patrones negativos que pueden comprometer el futuro.
Precisamente, el proceso de cálculo y estudio del flujo de caja te llevará a detectar a tiempo esos riesgos potenciales, asociados, por ejemplo, a altos índices de gastos o a la merma mensual de las ventas.
Mejor administración del capital
Todos los conocimientos y certezas que te dará este indicador son esenciales para optimizar la administración del flujo de dinero de tu PyME.
Al determinar el balance de ingresos y egresos, tendrás una idea clara de tu capital de trabajo, de los compromisos financieros acumulados y de otras realidades que reflejan cómo gestionar el capital adecuadamente.
Esto es muy importante para pequeñas y medianas empresas, ya que suelen tener niveles de liquidez moderada y, por ello, pequeños errores de administración causan un gran impacto e incluso pueden conducir al colapso financiero.
Optimización de la toma de decisiones
Más allá del capital y su manejo, conocer el flujo de caja brinda las herramientas y percepciones necesarias para llevar una óptima toma de decisiones.
Entre otras cosas, permite analizar con mayor coherencia y sentido estratégico las oportunidades de crédito y financiamiento para determinar qué tan convenientes son para el negocio y si este tiene la capacidad financiera suficiente para costear intereses, cuotas mensuales y otras obligaciones.
También, resulta de gran ayuda cuando los emprendedores planean nuevos proyectos, oportunidades de crecimiento y otros movimientos estratégicos.
Posibilidad de proyectar el futuro
La importancia del flujo de caja va mucho más allá del periodo analizado.
Los resultados que nos otorga este ejercicio sirven de antecedentes para proyectar el futuro y fijar expectativas claras, pues nos muestra patrones de ganancias, gastos y variaciones del estado del flujo de dinero.
De hecho, existe un indicador del flujo de caja proyectado que vislumbra el balance entre ingresos y egresos de un periodo futuro al valorar tendencias de periodos recientes.
¿Cuáles son los métodos para calcular el flujo de caja?
Básicamente, existen dos métodos para calcular este indicador: de forma manual o por medio de un software de flujo de caja que automatice el proceso.
De inmediato, te explicaremos cómo se desarrolla la estructuración y construcción del indicador en ambos casos.
Metodología manual
Si bien esta no es la metodología más recomendada en la actualidad, ya que contamos con tecnologías que hacen mucho más sencillo el proceso, conviene que entiendas cómo se desarrolla y cuáles son sus diferentes pasos.
De esa manera, entenderás detalladamente cómo está compuesto el flujo de caja y de qué forma se va construyendo hasta arrojar un balance final de interés para las finanzas empresariales, la gestión del capital y la toma de decisiones.
En líneas generales, el desarrollo y cálculo manual del flujo de caja consta de las siguientes etapas o pasos:
Seleccionar el periodo a analizar
Por supuesto, no puedes empezar el proceso si no tienes claro cuál será el periodo a analizar: este puede ser mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral o, incluso, más extenso.
También, recuerda que es posible orientar el flujo de caja a alguna inversión o proyecto específico.
Recopilar la información contable y determinar el saldo inicial
Los diferentes libros contables —al igual que informes financieros como balances y estados de resultados— serán la primera información a consultar.
La idea es que recolectes todos los datos de interés para que puedas determinar el saldo inicial del flujo de caja, es decir, el balance entre los ingresos y egresos anterior al periodo que empezarás a analizar y calcular.
Lógicamente, necesitas conocer los valores financieros al comienzo del periodo para luego obtener un resultado final fiable y ajustado a la realidad.
Recolectar y actualizar los ingresos del periodo
La forma más sencilla de desarrollar el cálculo, y a la vez más confiable, es determinar todos los ingresos —separándolos por meses— para después restarles los valores de los egresos, lo que deja como resultado el flujo de caja del ejercicio.
Las ventas al contado, las cuentas por cobrar (siempre y cuando se venzan antes que finalice el periodo), los préstamos y el crédito fiscal son algunos valores que pueden formar parte de los ingresos de tu empresa y que, por lo tanto, debes incluir en el cálculo.
Recolecta información de estas variables desde tus diferentes libros y documentos y actualiza los saldos de cada una.
Recolectar y actualizar los egresos del periodo
Una vez que tengas a mano los saldos finales de los ingresos, es hora de analizar los egresos, como:
- Gastos administrativos.
- Pago de impuestos.
- Cuentas por pagar.
- Diferentes costos operativos.
En este renglón, también necesitas incluir gastos extraordinarios —a raíz de una emergencia o evento inesperado— en los que hayas incurrido en el periodo a analizar. Por ejemplo, una multa o sanción del Servicio de Impuestos Internos (SII) es una muestra de este tipo de costos adicionales y no planificados.
Llenar la hoja o plantilla del flujo de caja con los valores correspondientes
En este paso, ya tendrás todos los valores finales a mano, así que es momento de llevarlos a esa plantilla o documento en que desarrollarás el flujo de caja: se trata de "colocar todos los puntos sobre las íes” para finalmente poder realizar el cálculo —la resta de los egresos a los ingresos— y obtener el balance del estado de liquidez.
Generalmente, los valores se detallan de manera mensual y en la columna izquierda del documento se especifica cada renglón y subcategoría, así como los montos totales.
Si hiciéramos un flujo de caja cuatrimestral, tomando en cuenta variables esenciales y generales de ingresos y egresos, la estructura sería como la de la siguiente imagen:
Hacer el cálculo de caja final
Como ves, en el cierre de documento, se plasma el balance final del flujo de caja del periodo a analizar.
La caja final es el balance entre el "saldo" del periodo —obtenido de la resta de los egresos a los ingresos— y el saldo inicial.
Si te animas a construir tu balance y empezar a seguir la liquidez de tu empresa, ¡te invitamos a descargar de forma gratuita nuestra plantilla Excel de flujo de caja!
¿Es fundamental llevar el flujo de caja con un software?
Sí, pues la gestión por medio de un software como el descrito no solo es garantía de precisión y resultados fiables, sino que disminuye de manera sustancial la carga de trabajo.
Así, optimizas el tiempo, accedes a información confiable y evitas duplicidades, omisiones de datos y otros problemas clásicos de los procesos manuales.
También, al mostrar la información en gráficos y centralizar todos los datos de interés, el análisis y la evaluación de las variables del flujo de caja se hace mucho más práctica y sencilla su comprensión.
Lo mejor de todo, se trata de una funcionalidad o módulo integrado al sistema contratado que no demanda pagos extra o suscripciones a nuevos servicios.
En general, una solución con estas características modernizará de manera general tu contabilidad y el seguimiento de los flujos de dinero.
Sumado a esto, los mejores softwares del mercado igualmente brindan la posibilidad de proyectar el flujo de caja de periodos de hasta 6 meses: sin duda, esto impactará favorablemente la toma de decisiones y la gestión del capital, además de reducir la incertidumbre y los índices de riesgo.
Recuerda que estas proyecciones se desarrollan con base en tendencias y patrones financieros que haya mostrado tu negocio, los cuales influencian y vislumbran la dinámica de egresos e ingresos en el futuro.
¿Cómo garantizar un flujo de caja estable y óptimo?
Al mismo tiempo que debes tener en mente qué es el flujo de caja, su importancia y cómo interpretarlo, necesitas llevar una gestión financiera y de negocio orientada a cuidar, mejorar y optimizar este indicador.
No olvides que es la muestra más fiel de la liquidez de una empresa y del capital de trabajo que se va acumulando para poder hacer frente a las múltiples responsabilidades económicas y la estructura de costos en general.
Por ello, para finalizar esta guía definitiva sobre el flujo de caja, te dejamos una serie de consejos para mantenerlo estable y saludable:
- Vigila y controla los gastos de forma permanente y rigurosa.
- Optimiza los procesos de cobro para garantizar que recibas los flujos de dinero en los plazos esperados.
- Monitorea el indicador de forma constante para que detectes patrones de riesgo y, en general, la dinámica de variaciones en la relación entre ingresos y egresos.
- Sé realista con tus proyecciones y expectativas, ya que de lo contrario puedes establecer presupuestos muy elevados que no se ajusten a la capacidad financiera de tu negocio.
- Evita el endeudamiento y solo permítelo si realmente es conveniente y se traduce en crecimiento y mejoras sustanciales en el negocio; recuerda que agregar estos intereses incrementa los niveles de egresos.
- Revisa tu política de precios para asegurarte de que estos son coherentes y te permiten operar por encima del punto de equilibrio.
En conclusión, el control permanente y la racionalidad en la administración del dinero son fundamentales para salvaguardar la preciada liquidez y disfrutar de óptimos balances de flujos de caja.
Esto resalta nuevamente la importancia de utilizar herramientas y soluciones para automatizar y monitorear en tiempo real este indicador estratégico, las cuales te permitan mantener una gestión de los activos líquidos basadas en el conocimiento y las proyecciones acertadas.
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