Control de cuentas por pagar: las herramientas clave para hacerlo

¿Qué son las cuentas por pagar y por qué es importante controlarlas?

Las cuentas por pagar son todas las obligaciones financieras que tiene tu empresa con terceros: proveedores, prestadores de servicios, arrendadores, entre otros.

Son deudas de corto plazo que deben pagarse dentro de un plazo acordado.

Un mal manejo de estas cuentas tiene consecuencias concretas:

• Pérdida de descuentos por pronto pago
• Deterioro de la relación con proveedores estratégicos
• Recargos por mora o intereses
• Pérdida de credibilidad financiera frente a terceros
• En casos extremos, interrupción del suministro de bienes o servicios esenciales

Necesitas un plan de acción claro. No se trata de pagar cuando haya dinero en la cuenta, sino de estructurar una estrategia.

A continuación, te compartimos algunas recomendaciones que pueden ayudarte a gestionar los pagos de forma más eficiente.

Identificar cuáles son los desafíos y prioridades de la gestión

Es necesario identificar cuáles son los problemas que enfrenta el área financiera de una empresa con el proceso de las cuentas por pagar.

Es posible que se esté perdiendo demasiado tiempo en aprobar facturas, que haya una falta de claridad en el proceso, muchos documentos en papel o que constantemente se pierdan los mismos.

Organiza y prioriza las facturas

Según el tamaño de tu empresa y el volumen de facturas recibidas, realizar un seguimiento de lo que hay que pagar y cuándo hacerlo es esencial para gestionar el flujo de efectivo y evitar pagos atrasados, lo que puede afectar negativamente las relaciones con los proveedores.

Al establecer prioridades, las facturas deben pagarse en orden por condiciones de pago y fecha de vencimiento.

Esto es así porque, si tienes cientos o incluso miles de facturas que recibes mensualmente, o la empresa es estacional, donde el volumen de facturas puede aumentar en ciertas épocas del año, puede ser complicado garantizar pagos precisos y oportunos.

También es importante cotejar la factura con la orden de compra y la recepción de mercancías, ya que no es recomendable enviar una factura para el pago antes de verificar que se recibió el producto y que coincide con la factura.

El nivel de egresos no debe ser mayor que el de ingresos.

Aunque puede ser bastante obvio, es importante recordar que se debe mantener un equilibrio entre los egresos e ingresos, es decir, que el nivel de los egresos de que tiene tu empresa no puede ser mayor que el de los ingresos percibidos.

Esto es algo clave para poder mantener unas finanzas sanas y evitar que la acumulación de deudas a futuro perjudique el control de cuentas por pagar y sea imposible pagarlas por completo.

Esto traería otra serie de consecuencias graves, como el cese de las operaciones de la organización.

Optimiza tu flujo de trabajo

Mientras más complejo sea el sistema y los procesos, habrá mayores probabilidades de errores o pagos atrasados.

Observa tus flujos de trabajo existentes y trata de identificar dónde se producen cuellos de botella en el proceso de aprobación.

Optimizar este proceso también significa centralizar y estandarizar el procesamiento y la generación de informes en todo el negocio.

Esto es debido a que los procesos en papel que se realizan manualmente tienden a ralentizar las cosas.

En este caso, la automatización es excelente para reducir el tiempo de procesamiento de facturas y garantiza la precisión y el pago puntual.

Elige a tus proveedores de acuerdo con las condiciones de pago

Es muy común ver a empresas que eligen a sus proveedores basándose en el precio.

Sin embargo, es mejor tomar en cuenta las diferentes condiciones de pago que ofrece cada uno de los proveedores, y elegir aquellos que brindan mayores facilidades y sean más flexibles a la hora de realizar el pago.

Mantén la comunicación con tus proveedores

Es muy probable que en algún momento tu negocio no pueda cumplir a tiempo con el pago de una factura.

Cuando ocurra este tipo de situación, la mejor práctica es comunicarse anticipadamente con el proveedor y explicar lo que ocurre, y de esta manera poder negociar otra fecha de pago.

Intenta negociar descuentos por pago anticipado

Cuándo es posible pagar anticipadamente, mejora la relación con los proveedores y ofrece la posibilidad de obtener descuentos por pagar anticipadamente.

Además de ser flexibles con el pago de la factura, elige a proveedores que te ofrezcan descuentos por pronto pago.

Proceso de cuentas por pagar

El proceso de cuentas por pagar comprende todas las etapas que sigue una empresa desde que recibe un bien o servicio hasta que efectúa el pago correspondiente al proveedor.

Un proceso bien definido evita pagos duplicados, retrasos y pérdida de documentos.

Las etapas principales son:

1. Recepción de la factura: El proveedor emite la factura y la empresa la recibe por el canal acordado (correo, plataforma digital o físicamente). La empresa debe revisar y aceptar el DTE dentro de los plazos establecidos.
2. Verificación y validación: Se coteja la factura con la orden de compra y la constancia de recepción del bien o servicio. Si hay discrepancias, se gestiona directamente con el proveedor antes de continuar.
3. Registro contable: La factura validada se registra en el sistema contable como una obligación pendiente, afectando las cuentas correspondientes.
4. Aprobación: Dependiendo del monto y las políticas internas, uno o varios responsables autorizan el pago.
5. Programación del pago: Se agenda el pago según la fecha de vencimiento y la disponibilidad de caja, priorizando facturas urgentes o con descuento por pronto pago.
6. Ejecución del pago: Se realiza la transferencia o el pago por el medio acordado y se notifica al proveedor cuando corresponde.
7. Archivo y cierre: Se guarda el comprobante de pago y se marca la factura como liquidada en el sistema.

Un proceso ordenado reduce errores, mejora la relación con proveedores y da visibilidad real sobre los compromisos financieros de la empresa.

Beneficios de utilizar un software de gestión para el control de cuentas por pagar

Un software de gestión contable permite automatizar todo el proceso del manejo de las facturas y su correspondiente pago.

Cuándo se hace todo esto manualmente, hay muchos errores y problemas que pueden presentarse, lo que puede dañar la reputación de tu negocio y perder la confianza que tenías con proveedores y vendedores.

Un software contable es una herramienta indispensable porque ofrece varios beneficios:

Conexión entre documentos y encargados

Cuándo se automatizan los procesos mediante un software contable, se puede realizar una trazabilidad más efectiva de todos los documentos para tener en cuenta los elementos relacionados con las cuentas por pagar, como fecha de vencimiento, facturas, notas de crédito y débito, pagos, entre otros.

Además, este tipo de herramientas permiten que todos los encargados del control de cuentas por pagar puedan visualizar la información en la misma plataforma.

Mayor productividad

Gracias a herramientas contables que automatizan el proceso de la gestión de cuentas por pagar, se puede aumentar rápidamente la productividad y ahorrar en papel, espacio para archivar y tiempo que se pierde en tareas manuales.

Agiliza las transacciones

Con la entrada manual de las facturas, es posible olvidar algunas de ellas.

Mientras que, con la automatización de este proceso gracias a un software para el flujo de caja, se puede tomar el control de toda la transacción sin perder ningún documento, lo que mejora el flujo de efectivo.

Visibilidad para los proveedores

Hay algunas herramientas o sistemas que permiten que los proveedores puedan acceder a sus plataformas para saber cuál es el estado de pago de una factura o cualquier otra información.

Esto disminuye el trabajo de los encargados de finanzas, mejora la atención al cliente y evita el tiempo que se debe invertir para responder reclamos o preguntas, el cual se puede redirigir para mejorar el proceso del control de cuentas por pagar.

¿Cómo mejorar la eficiencia de tu negocio con automatización?

La automatización ayuda a optimizar el control de cuentas por pagar. No se trata solo de hacer las cosas más rápido, sino de hacerlas mejor y con mayor inteligencia:

• Reducción de tareas manuales: Libera a tu equipo de la tediosa entrada de datos y cotejo manual, permitiéndoles enfocarse en tareas de mayor valor como el análisis de proveedores o la negociación de condiciones.
• Minimización de errores humanos: Los sistemas automatizados son más precisos que los humanos, reduciendo pagos duplicados, pagos incorrectos o facturas olvidadas.
• Mayor velocidad y agilidad: Los flujos de aprobación digitalizados y los pagos electrónicos aceleran el ciclo de cuentas por pagar.
• Mejor visibilidad y reportes: Los sistemas generan informes en tiempo real, ofreciendo una visión actualizada de tus obligaciones financieras y el rendimiento de tu gestión. Si quieres profundizar en cómo analizar esta información, revisa el artículo sobre interpretación de reportes financieros en Nubox.
• Cumplimiento y auditoría simplificados: Todos los procesos se documentan digitalmente, creando una pista de auditoría clara y facilitando el cumplimiento de normativas.

Adoptar soluciones de automatización en la gestión de facturas de proveedores es una de las mejores inversiones para optimizar los recursos financieros y lograr la eficiencia de tu negocio.

¡Hemos llegado al final!

Hacer un control de cuentas por pagar es un factor crucial para cualquier empresa.

Permite reforzar su reputación y hacer que crezca con mayor rapidez.

Y puesto que, realizar este tipo de gestión puede ser tedioso y en ocasiones complicado, es mejor contar con una herramienta de automatización.

Además, también es recomendable contar con la asistencia de un experto que te ayude a llevar la contabilidad de tu negocio.

En ese sentido, ¡contacta con alguno de los profesionales del directorio de contadores y elige a tu contador Nubox!