Control de cuentas por pagar: las herramientas clave para hacerlo

El control de cuentas por pagar no es algo que a los directores ejecutivos o dueños de negocios les guste hacer o pensar.

Pero el desconocimiento de la gestión adecuada de los procesos de cuentas por pagar puede tener un impacto negativo en las operaciones y controles comerciales, y dar como resultado un aumento de los gastos para el negocio. 

Por lo tanto, te conviene conocer y comprender las mejores prácticas para llevar un buen control de cuentas por pagar, y las herramientas clave para hacerlo. 

1. Identificar cuáles son los desafíos y prioridades de la gestión 

Es necesario identificar cuáles son los problemas que enfrenta el área financiera de una empresa con el proceso de las cuentas por pagar. 

Es posible que se esté perdiendo demasiado tiempo en aprobar facturas, que haya una falta de claridad en el proceso, muchos documentos en papel o que constantemente se pierdan los mismos. 

2. Organiza y prioriza las facturas 

Según el tamaño de tu empresa y el volumen de facturas recibidas, realizar un seguimiento de lo que hay que pagar y cuándo hacerlo es esencial para gestionar el flujo de efectivo y evitar pagos atrasados, lo que puede afectar negativamente las relaciones con los proveedores. 

Al establecer prioridades, las facturas deben pagarse en orden por condiciones de pago y fecha de vencimiento. 

Esto es así porque, si tienes cientos o incluso miles de facturas que recibes mensualmente, o la empresa es estacional, donde el volumen de facturas puede aumentar en ciertas épocas del año, puede ser complicado garantizar pagos precisos y oportunos.

También es importante cotejar la factura con la orden de compra y la recepción de mercancías, ya que no es recomendable enviar una factura para el pago antes de verificar que se recibió el producto y que coincide con la factura.

3. El nivel de egresos no debe ser mayor que el de ingresos. 

Aunque puede ser bastante obvio, es importante recordar que se debe mantener un equilibrio entre los egresos e ingresos, es decir, que el nivel de los egresos de que tiene tu empresa no puede ser mayor que el de los ingresos percibidos.

Esto es algo clave para poder mantener unas finanzas sanas y evitar que la acumulación de deudas a futuro perjudique el control de cuentas por pagar y sea imposible pagarlas por completo. 

Esto traería otra serie de consecuencias graves, como el cese de las operaciones de la organización. 

4. Optimiza tu flujo de trabajo 

Mientras más complejo sea el sistema y los procesos, habrá mayores probabilidades de errores o pagos atrasados. 

Observa tus flujos de trabajo existentes y trata de identificar dónde se producen cuellos de botella en el proceso de aprobación. Optimizar este proceso también significa centralizar y estandarizar el procesamiento y la generación de informes en todo el negocio. 

Esto es debido a que los procesos en papel que se realizan manualmente tienden a ralentizar las cosas. 

En este caso, la automatización es excelente para reducir el tiempo de procesamiento de facturas y garantiza la precisión y el pago puntual.

5. Elige a tus proveedores de acuerdo con las condiciones de pago 

Es muy común ver a empresas que eligen a sus proveedores basándose en el precio. 

Sin embargo, es mejor tomar en cuenta las diferentes condiciones de pago que ofrece cada uno de los proveedores, y elegir aquellos que brindan mayores facilidades y sean más flexibles a la hora de realizar el pago.

6. Mantén la comunicación con tus proveedores 

Es muy probable que en algún momento tu negocio no pueda cumplir a tiempo con el pago de una factura. 

Cuando ocurra este tipo de situación, la mejor práctica es comunicarse anticipadamente con el proveedor y explicar lo que ocurre, y de esta manera poder negociar otra fecha de pago.

7. Intenta negociar descuentos por pago anticipado 

Cuándo es posible pagar anticipadamente, mejora la relación con los proveedores y ofrece la posibilidad de obtener descuentos por pagar anticipadamente. 

Además de ser flexibles con el pago de la factura, elige a proveedores que te ofrezcan descuentos por pronto pago.

Utilizar un software de gestión para el control de cuentas por pagar 

Un software de gestión contable permite automatizar todo el proceso del manejo de las facturas y su correspondiente pago. 

Cuándo se hace todo esto manualmente, hay muchos errores y problemas que pueden presentarse, lo que puede dañar la reputación de tu negocio y perder la confianza que tenías con proveedores y vendedores. 

Beneficios de este tipo de herramienta

Un software contable es una herramienta indispensable porque ofrece varios beneficios:

Conexión entre documentos y encargados 

Cuándo se automatizan los procesos mediante un software contable, se puede realizar una trazabilidad más efectiva de todos los documentos para tener en cuenta los elementos relacionados con las cuentas por pagar, como fecha de vencimiento, facturas, notas de crédito y débito, pagos, entre otros.

Además, este tipo de herramientas permiten que todos los encargados del control de cuentas por pagar puedan visualizar la información en la misma plataforma. 

Mayor productividad 

Gracias a herramientas contables que automatizan el proceso de la gestión de cuentas por pagar, se puede aumentar rápidamente la productividad y ahorrar en papel, espacio para archivar y tiempo que se pierde en tareas manuales. 

Agiliza las transacciones

Con la entrada manual de las facturas, es posible olvidar algunas de ellas. 

Mientras que, con la automatización de este proceso gracias a un software contable, se puede tomar el control de toda la transacción sin perder ningún documento, lo que mejora el flujo de efectivo.

Visibilidad para los proveedores 

Hay algunas herramientas o sistemas que permiten que los proveedores puedan acceder a sus plataformas para saber cuál es el estado de pago de una factura o cualquier otra información. 

Esto disminuye el trabajo de los encargados de finanzas, mejora la atención al cliente y evita el tiempo que se debe invertir para responder reclamos o preguntas, el cual se puede redirigir para mejorar el proceso del control de cuentas por pagar. 

¡Hemos llegado al final!

Hacer un control de cuentas por pagar es un factor crucial para cualquier empresa. 

Permite reforzar su reputación y hacer que crezca con mayor rapidez. 

Y puesto que, realizar este tipo de gestión puede ser tedioso y en ocasiones complicado, es mejor contar con una herramienta de automatización. 

Además, también es recomendable contar con la asistencia de un experto que te ayude a llevar la contabilidad de tu negocio.

En ese sentido, ¡contacta con alguno de los profesionales del directorio de contadores y elige a tu contador Nubox!