Plan de negocios: ¿qué es y cómo se elabora un plan de negocios?

El primer paso para emprender con sabiduría es crear un plan de negocios. Al hacerlo, estás trazando la ruta más rápida y eficiente hacia el cumplimiento de tus metas, ya que este documento permite tener una mayor certeza sobre si una idea de negocio rentable en el tiempo.

En virtud de sus restricciones financieras y de las limitaciones en materia de recursos, las PyMEs tienden a sentir los efectos de las oscilaciones económicas tan pronto como ocurren y de manera más intensa. De este modo, la supervivencia de un micro y pequeño negocio en el mercado depende en gran medida de cómo se lo planifica y administra. ¡De ahí la importancia del plan de negocios!

Un plan de negocio con expectativas realistas, que incluya todas las variables, permite que una organización supere esta etapa y avance con pasos firmes rumbo al éxito. 

Para que el documento sirva como una guía maestra, es clave que se le añadan las partes básicas como descripción de la empresa, análisis de mercado, estrategias de operación y datos financieros.

Antes de iniciar el plan, se debe tener muy claro a quién va dirigido o si tiene más de un propósito. Por ejemplo, además de servir como guía para la empresa y sus involucrados directos, puede ser útil para atraer socios, clientes o inversionistas. 

¡Sigue leyendo para descubrir qué es un plan de negocios y cuáles son sus partes principales!

¿Qué es un plan de negocios?

Un plan de negocios es un documento que presenta de manera detallada la idea emprendedora, los objetivos que se pretenden alcanzar, la estrategia para lograrlos y los recursos necesarios para su implementación. 

Así pues, decimos que es una herramienta crucial para los emprendedores y para las empresas, ya que permite:

• Definir claramente la visión y misión del negocio;
• analizar el mercado y la competencia;
• identificar oportunidades y riesgos;
• establecer estrategias de marketing y ventas;
• proyectar los aspectos financieros.

El plan de negocios actúa como una guía para la toma de decisiones y para la gestión efectiva de la organización, alineando a todos los miembros del equipo hacia un objetivo común. También es un documento fundamental para atraer inversionistas, socios comerciales y financiamiento, ya que proporciona una visión clara acerca de su viabilidad financiera y de su potencial rentable.

¿Para qué se hace un plan de negocios?

Entre las principales razones que impulsan los emprendedores a crear un plan de negocios, destacamos:

• Definir la misión y la visión corporativa: el plan de negocios ayuda a establecer la misión y la visión de la empresa, es decir, su razón de ser y las expectativas de futuro.
• Evaluar la viabilidad del negocio: permite analizar la viabilidad y la rentabilidad del negocio, identificando oportunidades y riesgos potenciales.
• Establecer estrategias y metas: ayuda a desarrollar estrategias claras y a establecer metas específicas que habiliten el crecimiento y fomenten el éxito del negocio.
• Obtener financiamiento: un plan de negocios bien elaborado es esencial para atraer inversionistas, socios comerciales y obtener financiamiento.
• Guiar la toma de decisiones: proporciona orientaciones y directrices claras para la toma de decisiones en todas las áreas del negocio, desde el marketing hasta las operaciones y finanzas.
• Comunicar la visión a los interesados: el documento sirve como una herramienta de comunicación fortaleciendo así, el vínculo de la empresa con sus equipos, socios y otros públicos.
• Establecer un plan de acción: tras añadir los puntos clave del negocio y tener en cuenta las peculiaridades de los diferentes sectores, es posible crear planes de acción sumamente específicos enfocados en el alcance de los objetivos estratégicos.

En pocas palabras, un plan de negocios es una guía que ayuda a definir la dirección de la empresa, evaluar su viabilidad, establecer estrategias claras y obtener el apoyo necesario para su fortalecimiento y desarrollo.

¿Qué debe contener un plan de negocios?

Después de conocer la esencia de este documento, así como las razones que estimulan su creación, es hora de presentar cuáles son las partes de un plan de negocios.

1. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo consiste en una descripción concisa, optimista e interesante de la empresa.

Como es un apartado que busca captar el interés del lector, es recomendable redactarlo después de finalizar la estructuración del plan. De esta manera, podemos incluir la información y los detalles necesarios para aportar una visión general del negocio.

Entre los puntos que debe incluir se encuentran:

• Una presentación de la empresa;
• el tipo de productos o servicios que ofrece;
• perfil de los clientes y la manera cómo el producto o servicio puede atender las demandas;
• ventaja competitiva;
• breve descripción de la proyección financiera.

2. Datos del negocio

En esta sección, es importante añadir los datos generales de la empresa, como su nombre, fecha de inicio de sus actividades comerciales, domicilio, estructura. Asimismo, la sección debe incluir información básica sobre el propietario y un breve resumen de su experiencia profesional.

3. Información sobre el mercado

En este apartado se debe hablar del target, es decir, del grupo de personas o consumidores potenciales que la empresa pretende atender y satisfacer. 

Asimismo, se debe especificar quiénes son los competidores, tanto directos como indirectos. Para obtener una visión más amplia sobre esta dimensión, se recomienda añadir abundante información sobre sus puntos débiles y fuertes. Esto permite conocer las ventajas del negocio ante sus rivales de mercado.

En este sentido, merece la pena agregar datos sobre la ubicación, el uso de tecnologías, el acceso a capital, entre otros puntos relevantes.

4. Plan operativo

En el plan operativo, el emprendedor explica cómo se llevarán a cabo las actividades del negocio, tales como la logística, los flujos de trabajo y los procesos en general.

Es imprescindible definir claramente las instalaciones necesarias para el funcionamiento de la empresa —oficinas, bodegas, entre otros— y la estimación del espacio en caso de expansión.

También se define el número de personal requerido y sus funciones, el equipo y los suministros necesarios para operar.

5. Plan de ventas y de marketing

Conociendo detalladamente el mercado en que opera la empresa, es posible obtener mayor efectividad durante las iniciativas de presentación del producto, estrategias de marketing, servicio y atención al cliente, entre otros.

Por lo tanto, en un plan de negocios, es fundamental definir las estrategias de ventas y publicidad que se utilizarán para llevar el mensaje de la marca a sus consumidores potenciales.

Asimismo, en esta sección se debe hablar de la estrategia de precios, del plan de ventas, de las acciones de distribución, de los métodos de pago, etc.

6. Plan financiero

Generalmente se encuentra al final documento —junto con el resumen ejecutivo para el plan de negocios—, pero eso no significa que sea menos importante. Al contrario, representa la piedra angular de todo plan de negocios, sobre todo en el caso de que se busque financiamiento o socios.

En el plan financiero se deben explicar las razones que fundamentan la sostenibilidad y el crecimiento potencial del negocio. Para esto, se deben realizar proyecciones a un año—desglosadas por mes—, y a tres años desglosadas por cada período.

Para proporcionar un resumen realmente objetivo, es clave considerar todos los escenarios posibles: el exitoso, pesimista, optimista y conservador. 

También es necesario contar con un plan secundario que prepare a la empresa ante cualquier eventualidad.

Por último, se anexan diversos documentos que respaldan la información contenida en el plan de negocios, como CV de ejecutivos, lista de inventario, estudios de mercado y documentos financieros.

Beneficios del plan de negocios

En los siguientes párrafos, presentamos los principales beneficios de estructurar un plan de negocios de primer nivel.

Mantenerse fiel a la estrategia inicial

A menudo, los emprendedores improvisan en su día a día de acuerdo a las necesidades que detectan y a las dinámicas del mercado, actitudes con suficiente potencial para inflar los costos y afectar el buen funcionamiento empresarial.

Para evitar esta vulnerabilidad, necesitas disponer de una estrategia que sea el hilo conductor de tus operaciones. Así, siempre tendrás un norte a seguir y sabrás hacia dónde orientar todos los esfuerzos y recursos al servicio de tu empresa.

Detectar las tareas que se deben delegar

Dependiendo del perfil de emprendedor, delegar tareas puede ser una misión compleja, principalmente, cuando hablamos de individuos más centralizadores.

El plan de negocios permite identificar las tareas que el emprendedor obligatoriamente necesita llevar a cabo, así como las actividades que puede delegar sin perjudicar la calidad de los procesos ni los resultados.

Dicho de otro modo, la guía maestra aporta detalles importantes sobre las operaciones, los aspectos técnicos y las peculiaridades de cada área permitiendo así, que el administrador identifique la mejor forma de distribuir las tareas considerando las habilidades, las competencias y los puntos fuertes de cada colaborador.

Verificar la eficiencia de la gestión

Como es un instrumento de orden estratégico, el plan de negocios aporta una visión amplia y bastante fiable de la coyuntura de la empresa. Al tener en cuenta esta referencia y revisar sus secciones regularmente, puedes verificar si las acciones en pleno desarrollo realmente están añadiendo valor al negocio y si están ofreciendo los resultados deseados.

Caso entiendas que los efectos no son satisfactorios o que existen inconsistencias, puedes posicionarte de forma ágil evitando así, problemas aún más graves, costos añadidos y pérdidas financieras.

Definir prioridades

Los emprendedores que no disponen de un plan de negocios corren el riesgo de desperdiciar recursos en acciones de poco alcance que no tienen ningún peso en la conquista de resultados.

Para las PyMEs, la gestión del presupuesto es un gran desafío, dado que este no es tan amplio como quisieran los emprendedores. Por esta razón, es clave establecer prioridades.

Al estructurar un plan de negocios, logras obtener una visión muy clara sobre la jerarquía de necesidades y de procesos de tu empresa. Esto sirve como una brújula orientando la inyección de capital, así como la asignación de los recursos acorde con las demandas de cada área corporativa.

Crear la identidad de la marca

El plan de negocios es indispensable para desarrollar una marca con identidad propia y valores únicos, características muy positivas a la hora de impulsar el posicionamiento de la marca y obtener el reconocimiento del público objetivo.

Asimismo, definir medidas estratégicas, técnicas y operativas considerando los aspectos clave de la cultura organizacional y las particularidades del negocio refuerza su credibilidad ante el mercado y fomenta su consolidación en la mente de las personas.

Por ejemplo, al disponer de un plan de negocios, aseguramos que los elementos visuales de la marca sean congruentes entre sí y, al mismo tiempo, se adapten a su tono de voz, al público meta y a las características de la oferta comercial.

Optimizar las estrategias de marketing

En la actualidad, el diseño y el desarrollo de una estrategia de mercadotecnia es fundamental para el éxito de todo negocio, independientemente de su tamaño o de su segmento.

El consumidor de hoy tiene a su alcance un amplio número de alternativas comerciales y solo toma en cuenta aquellas que captan su atención, añaden valor, innovan y se diferencian.

Gracias a la guía maestra, tu empresa puede operar teniendo un plan de marketing y ventas muy bien definido, así como una estrategia comercial coherente, precisa y de gran alcance que oriente sus esfuerzos en pro de la satisfacción del público objetivo y de los elementos diferenciadores del negocio.

El desarrollo de una estrategia de marketing centrada en la atracción y en la fidelización del público objetivo repercute positivamente en el desempeño comercial del negocio. Por ende, en las proyecciones financieras y en la consolidación de la empresa en su segmento de mercado.

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¿Cuál es la extensión recomendada para un plan de negocios?

En la actualidad, la mayor parte de los gestores corporativos son conscientes de la importancia de crear un plan de negocios teniendo en cuenta datos duros, información fiable y los aspectos característicos del rubro en que la organización actúa.

A pesar de esta perspectiva positiva sobre la utilidad del plan para administrar los negocios, muchos emprendedores tienen dudas a la hora de definir la cantidad de páginas que integrarán su documento. En este sentido, es imprescindible tener presente que la longitud del texto o la cantidad de palabras depende del modelo y de las particularidades del negocio.

Así pues, su extensión varía en función de la complejidad del negocio, del tipo de industria, del nivel de detalles y del propósito del plan. Para facilitar la comprensión sobre la longitud ideal, podemos decir que este tipo de documento debe tener entre 20 y 40 páginas.

Bajo esta óptica, el plan debe ser suficientemente detallado para incluir todos los aspectos relevantes del negocio sin perder cuidado de la objetividad, ya que un documento conciso tiende a mantener la atención del lector y evita la redundancia.

Consejos finales para mejorar tu plan de negocios

En esta sección, presentamos consejos fantásticos para elaborar un plan de negocios atractivo y, sobre todo, interesante ante la mirada crítica de los inversionistas potenciales y de otros públicos, como clientes, proveedores y fuerza de trabajo.

1. Dale color a tu plan

El plan debe contener una gama cromática que encaje tanto con la marca como con los valores que la compañía representa.

Esto no solo le aporta una identidad clara, sino que también ayuda a los inversionistas a familiarizarse con la filosofía de la organización.

2. Haz tus propias fotos

Prioriza el realismo de tu plan incluyendo fotos propias de buena calidad que reflejen el alma de tu negocio.

Cuando añades fotos propias, no solo facilitas la comprensión de quienes leen el plan por primera vez, sino que fomentas la cercanía y la buena comunicación con las personas.

3. Sácale partido a los cuadros resumen y destaca toda la información

Si en algún momento has presentado un plan de negocios a un gerente de un banco, es probable que lo hayas visto hojear apenas las primeras páginas del documento.

Con el fin de crear un plan de negocios que no pase por debajo de la mesa, debes sacarle partido a todos los recursos, incluyendo cuadros de resumen repletos de información relevante, debidamente destacada y sintetizada.

Más allá de prestar atención al contenido de cada cuadro, es crucial utilizar recursos que llamen la atención del lector, como una frase de alto impacto que refleje el contenido de la sección.

4. Ten presente el manual de identidad gráfica

La función principal del manual de identidad gráfica es alimentar y marcar las líneas maestras que debe seguir la imagen de tu plan de negocios.

Entre las mejores formas de estructurar un plan basado en la identidad gráfica, destacamos la obtención de un buen paquete de íconos que permita destacar algún elemento concreto.

5. Asegura una buena redacción

Un texto mal redactado es una potente barrera en la comunicación entre una marca y sus públicos, tanto internos como externos.

Para evitar que una institución financiera niegue un pedido de financiamiento o un inversionista desista de inyectar su capital en tu proyecto, es crucial que redactes tu plan de manera clara, objetiva y acorde con las características de los lectores potenciales.

A continuación, presentamos algunos aspectos importantes que debes tomar en cuenta:

• Usa lenguaje empresarial;
• elimina las frases largas y compuestas;
• sé preciso y ve al grano;
• escribe todo el documento en reflexivo y en tercera persona.

Por ejemplo; en lugar de escribir: "Mi empresa prestará los siguientes servicios", lo correcto es: "la empresa prestará los siguientes servicios".

6. Apuesta en el storytelling

En este punto debes tener en cuenta que tener un hilo conductor es indispensable para simplificar la historia que quieres contar.

En este sentido, en una representación ante un tercero, puedes plantear las bondades de tu empresa, con la idea de dejar claro que es posible que pueda resolver el problema del cliente, no importa cuál sea.

De este modo, es muy posible que ganes a un lector comprometido y que tu mensaje llegue más fácilmente.

Acá, considera que los modelos de negocios deben dar respuesta y construirse teniendo como base el siguiente discurso:

• ¿Quién tiene la necesidad? Define el público objetivo del mensaje para garantizar que la historia genere el mejor efecto posible.
• ¿Con qué producto o servicio la cubro? Debes considerar si realmente cuentas con las herramientas, servicios o productos para cubrir la necesidad del cliente. Si no es así, necesitas ofrecer opciones válidas.
• ¿Cómo se hace el producto o se presta el servicio? Esta es, quizás, la parte más importante, porque como empresa debes tener la capacidad técnica de ofrecer la solución que el cliente espera, a fin de que quede satisfecho y ganes su fidelidad.
• ¿Qué voy a hacer para promocionar mi producto? Cuáles son las acciones de marketing y las campañas de promoción necesarias para que tu producto o servicio sea conocido por el público y los clientes potenciales.
• ¿Cuánto voy a ganar con ello? Es indispensable que evalúes si es económicamente rentable ofrecer tal o cual servicio, ya que ello es el fin último de toda empresa que aspira a solidez.

¡Diseña el camino hacia el éxito!

En definitiva, un plan de negocios consiste en una línea tenue que separa el éxito del fracaso corporativo, pues sirve como guía maestra, facilita el cumplimiento y optimiza la inversión inicial, así como la utilidad del capital de giro.

A lo largo del contenido, hemos explicado cuán importante es desarrollar el documento incluyendo todas las partes relevantes como resumen ejecutivo, datos del negocio, información sobre el rubro en que actúa, entre otros puntos clave. Básicamente, al tener presente estos detalles, creamos un plan de negocios más completo, efectivo y realista.

Además de prestar atención en las partes, es clave tener presente las mejores prácticas adaptándolas a la realidad del negocio, así como a sus objetivos a corto, a mediano y a largo plazo. Todos estos aspectos inciden de forma directa en la calidad y en la eficiencia del plan en cuestión.

Como ves, crear este plan puede ser decisivo para que una PyME salga adelante, pues le ayuda a mejorar su conocimiento de mercado, avanzar con seguridad hacia objetivos bien definidos, predecir su éxito y, a la vez, prepararse ante cualquier eventualidad.

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