¿Por qué debemos automatizar la gestión administrativa de nuestro negocio en 2020?

Publicado por Nubox | 4 de febrero del 2020
¿Por qué debemos automatizar la gestión administrativa de nuestro negocio en 2020?

Optimizar la gestión administrativa es uno de los grandes objetivos que conviene plantearnos para este año y para ello debemos apuntar a la automatización para así hacer crecer el negocio.

Dar este paso es sinónimo de múltiples beneficios asociados con áreas como ventas, facturación, cobranza, contabilidad, entre otras.

Para entender mejor el impacto de la automatización de la gestión administrativa, ¡deja que te compartamos 7 razones concretas por las que es una buena idea hacerlo!

¡Continuemos! 

 

1. Reducción de costos

Automatizar la gestión administrativa te permite dejar a un lado una serie de costos y gastos que, con el paso del tiempo, generan un gran impacto financiero en la organización. Aunque parecen mínimos, gastos recurrentes como la compra de insumos de impresión reducen los márgenes de rentabilidad y beneficios.

Precisamente, este es uno de los costos que es posible ahorrar a través de la gestión administrativa automatizada, ya que promueve la migración del papel a la nube.

La facturación electrónica y la gestión digital de documentos fiscales y comprobantes contables son parte de las potencialidades de estas herramientas amigables con el medio ambiente. Entre otras cosas, reducir la demanda de papeles y tinta ayuda mermar la tala de árboles y todas las consecuencias ecológicas que eso conlleva.

Además, el papel junto al cartón suponen alrededor del 90% de los residuos de una empresa, que luego pueden parar en lagos y otros espacios que son el hábitat natural de animales, insectos y plantas.

 

2. Mayor control operacional

La gestión administrativa puede demandar horas de más en la oficina y una gran carga de trabajo cuando se realiza de forma manual y en papel.

En cambio, la gestión automatizada permite incrementar el control operacional al flexibilizar las actividades de gestión y, también, demanda menos tiempo.

¿Cómo es esto posible? Principalmente, gracias a la tecnología de la nube, la cual consiste en el almacenamiento de la información y los documentos en servidores remotos y no en dispositivos informáticos específicos.

Los sistemas que trabajan con la nube dan la posibilidad de visualizar información y datos de interés desde diferentes lugares y dispositivos.

Por otro lado, la centralización de los comprobantes y documentos facilitan las labores de revisión y análisis —por ejemplo, las auditorías contables.

 

Nueva llamada a la acción

 

3. Mayor eficacia y practicidad en la facturación y los cobros

Los procesos de facturación y cobro de una empresa dan un giro positivo al automatizar la gestión administrativa.

Un software de gestión con estas características —principalmente de facturación— cuenta con una serie de funcionalidades que incrementan la eficacia y la practicidad de manera sustancial. Algunas de ellas son:

  • notificaciones de cobranza al instante;
  • detalle de documentos por cobrar vencidos y por vencer;
  • análisis comparativos;
  • reportes de ventas y compras;
  • exportación de documentos tributarios electrónicos.
  •  

Asimismo, estos sistemas se adaptan a las exigencias del Servicio de Impuestos Internos (SII) y garantizan la obtención del certificado digital durante un año y de forma gratuita.

 

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4. Optimización contable en general

La gestión contable deja de ser una de las mayores dificultades operativas y administrativas cuando optas por la automatización.

Un software administrativo en la nube permite llevar la contabilidad de forma ordenada y práctica, pues pone a tu disposición la información del SII y realiza análisis completos de estados financieros en línea.

Incluso, es clave para evitar problemas y riesgos asociados a la gestión fiscal, ya que, entre otras cosas, ayuda a cumplir con las declaraciones juradas en los plazos establecidos por el SII. 

 

5. Óptimo manejo de inventario

Si quieres que tu empresa crezca de forma sustentable, uno de los objetivos inmediatos que conviene plantearte es la mejorar el control de inventarios.

Las pérdidas constantes, la gestión deficiente de lotes y el desconocimiento de la existencia de diferentes productos son fallas operativas severas, que realmente señalan que es necesario incrementar el control y la capacidad organizativa antes de invertir tiempo y capital en un proyecto de expansión.

Afortunadamente, estas deficiencias puedes superarlas con la migración a una gestión automatizada en la nube, que integre la información del inventario con la facturación y las ventas y que permita rastrear —usando cualquier dispositivo en línea— la mercancía desde que ingresa al negocio hasta que sale.

 

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6. Simplificación de los pagos de nómina y las remuneraciones

Es muy complejo y tedioso realizar los cálculos luego de llenar la ficha de funcionarios con la información necesaria para generar liquidaciones. Tomando en cuenta esto, ¿por qué no optar por un software administrativo en línea?

De esa manera, los cálculos se realizan sin que sea necesaria la intervención manual y toda la información registrada se transforma de inmediato en una variedad de informes de interés.

Además, la automatización nos ayuda a crear un registro histórico de las liquidaciones realizadas y que pueden enviarse a los funcionarios vía correo electrónico con apenas un clic.

Sumado a esto, los sistemas automatizados para la gestión administrativa brindan la posibilidad de ingresar múltiples datos a un archivo con una única carga, para que así las liquidaciones se generen de forma masiva, pero realizando cálculos específicos por cada trabajador.

 

Contabilidad

 

7. Toma de decisiones mejor informada

Alrededor del 78% de las empresas en Chile se caracterizan por no tener una infraestructura digital adecuada ni tomar en cuenta datos sólidos a la hora de tomar decisiones. Lamentablemente, eso limita las posibilidades de que los planes de acción sean efectivos y ofrezcan resultados concretos.

Es por ello que automatizar la gestión administrativa y centralizar un importante volumen de datos de interés significa una gran ventaja competitiva, especialmente para PyMEs con planes de crecimiento.

Diseñar planes de acción y estrategias con la información obtenida y recolectada a través de diferentes sistemas incrementa los niveles de efectividad de forma sustancial y evita pérdidas y problemas asociados a las malas decisiones.

¡Muy bien! Llegaste hasta el final de esta lista de razones por las que necesitas automatizar la gestión administrativa en este 2020. El próximo paso es conocer las mejores alternativas de software en la nube que realmente se ajusten a las necesidades y características de tu negocio.

Además, es muy importante tomar en cuenta la calidad del proveedor de los sistemas; es indispensable que ofrezca soporte continuo y apoyo durante las fases de implementación.

Estuvo muy interesante este artículo, ¿cierto? ¡Cuéntanos qué piensas sobre este tema en la casilla de comentarios!