Muchos emprendedores, contadores y profesionales desconocen que existen diferentes tipos de inventario que sirven para determinar las decisiones y la forma en que deben gestionarse las existencias.
Al tratarse de un área clave para todo negocio, tanto del punto de vista financiero como del operativo, omitir esta información puede comprometer la estabilidad y la liquidez.
Por esta razón, para que sepas cómo manejar y hacer un inventario de acuerdo a sus características, hoy te explicaremos los diferentes tipos y cómo se dividen.
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El inventario inicial es un término común entre los contadores y responsables del área financiera, ya que hace referencia al inventario con el que una empresa inicia sus operaciones.
En estos casos, resulta especialmente fundamental determinar el valor total de las existencias y hacer proyecciones referentes a la rentabilidad esperada en un determinado plazo.
Por otro lado, se debe diseñar o disponer de un sistema o método para el posterior control del inventario y su seguimiento actualizado.
Este es otro de los tipos de inventario según el momento: si tu misión es llevar la contabilidad de forma ordenada, es muy importante tenerlo presente.
El inventario final se trata del inventario del cierre de un ejercicio contable, el cual es incluido dentro del balance general.
Además de mostrar información financiera actualizada, permite saber cómo ha variado el valor y el estado de las existencias en un determinado periodo, un indicador muy relevante sobre el rendimiento de un negocio.
También, los inventarios pueden clasificarse de acuerdo a la logística que influye en la reposición y en los mecanismos de gestión en general.
En este caso, nos encontramos con los inventarios en consignación, aquellos en que las existencias están a nombre de otras empresas y, por consiguiente, no suman valor financiero a quienes las tienen en sus almacenes.
Simplemente, las empresas que manejan inventarios de este modo reciben determinados productos de terceros —sin un pago previo— y luego obtienen una comisión determinada por la venta de los mismos.
Esta logística de reposición de inventarios se basa en la solicitud de nuevos lotes de productos con una periodicidad preestablecida sin tomar en cuenta la venta o los niveles de venta de casa semana o mes.
Bajo este sistema simplificado que busca garantizar el abastecimiento continuo y óptimo, el principal reto es mantener actualizadas las existencias y dar correcto registro a los lotes de mercancía que ingresan constantemente a los almacenes.
Para mantener un control en tiempo real por medio de este y otros esquemas de gestión, nada mejor que un software de inventario ágil, intuitivo y de amplio alcance.
A la vez, es importante contar con sistemas de facturación electrónica y otros recursos que permitan el registro fiel de las transacciones de venta.
Al contrario que el tipo anterior, el inventario de anticipación o previsión basa la reposición en los factores de cada estación o temporada.
Un claro ejemplo son las tiendas minoristas que incrementan históricamente sus volúmenes de pedido de mercancías en época navideña.
Para llevar el inventario de este modo es necesario conocer muy bien los niveles de demanda de distintas épocas y estar en constante estudio de las dinámicas de mercado.
Además, en general, conlleva una planificación minuciosa y proactiva que permita anticipar las ventas y el comportamiento de los usuarios.
Se trata de un método de gestión de inventarios que busca reducir los robos hormiga y propiciar el control preciso, actualizado y exacto: consiste en calcular el valor total del inventario y distintos tipos de existencias para luego actualizar los saldos después de cada transacción u operación generada.
Esto es posible mediante la automatización de los procesos de registro de ventas y movimientos de mercancía.
Manualmente, solo es viable si la dinámica de ventas es muy lenta, como en el caso de los concesionarios de vehículos, aunque —de todos modos— siempre es preferible la gestión digitalizada y sistematizada porque es menos propensa a errores e imprecisiones.
Las PyMEs y empresas que optan por este tipo de inventario realizan conteos de existencias de principio a fin de periodos contables, ya sean mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.
El inventario periódico sirve como método de control e identificación de inconsistencias y, además, aporta datos precisos sobre los niveles de rotación, los cuales servirán en el futuro para optimizar las compras y pedidos.
Se trata de la actualización, revisión y registro del inventario de manera física. Pese a que debido a la transformación digital en los negocios es cada vez menos común, todavía existen microempresas y otras organizaciones de pequeño o mediano tamaño que practican este método.
También, un inventario físico puede elaborarse como complemento —y no como sistema de gestión principal— para comparar las existencias con las registradas en un determinado software.
No es más que un inventario desarrollado y actualizado en el plano digital, el cual centraliza toda la información de las existencias y las transacciones.
Como ya sabes, es uno de los tipos de inventarios que puede convivir o complementarse con los controles o listas de verificación manual.
Ahora cuéntanos, ¿Cuál de estos esquemas de gestión utilizas? Si no dispones de ninguno, conviene que evalúes tus operaciones y tu dinámica de ventas para determinar el ideal para ti.
Por otro lado, recuerda incorporar soluciones tecnológicas que incrementen la capacidad de control y seguimiento, como los software de facturación electrónica, por ejemplo.
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