Estrategia anual de presupuesto: ¿Quiénes la deben construir?

La estrategia anual de presupuesto es el proceso en el cual se diseñan planificaciones presupuestarias a largo plazo, es decir, un periodo de un año o un poco más extenso: la intención detrás de esta es desarrollar un plan que apoye y soporte la visión a futuro que se tiene de la empresa para tener claro dónde y cuándo quieres instalarte en el mercado.

Esta estrategia anual de presupuesto puede incluir objetivos específicos para cada departamento que compone un negocio y el dinero destinado a sus operaciones de mejoramiento y funcionamiento.

¿Sabes quiénes construyen esta estrategia anual y la importancia de sus roles en ella? A continuación, te contamos todo lo que debes saber sobre este proceso tan relevante para aprovechar los recursos al máximo y optimizar las operaciones.

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Aspectos claves de la estrategia anual de presupuesto

La planificación anual se relaciona en gran parte con el proceso de aprobación del presupuesto del siguiente año fiscal.

En virtud de ello, suelen verse involucrados directores de departamentos y jefes de proyectos, quienes velan por la disponibilidad de dinero para asegurar que sus trabajos puedan continuar desarrollándose y que las respectivas asignaciones monetarias tengan relación con las tareas que necesitan llevar a cabo.

Con ese objetivo en mente, adelantan información sobre gastos anticipados, emergencias e imprevistos, ya que los gastos que se presenten deben estar plenamente justificados para pasar el "colador" presupuestario, mostrando cuáles son las metas esperadas en este periodo y cómo desean posicionar los proyectos de la empresa en el mercado. 

Si bien el presupuesto anual proporciona las bases para realizar las tareas necesarias, no entrega un marco de planificación estratégica que lo guíe: el proceso de planificación anual será cualquier cosa menos estratégico, por ende, menos funcional a las necesidades de cada parte de la organización.

Resumiendo, las empresas necesitan considerar dónde quieren que sus programas se ubiquen dentro del próximo año y las prioridades estratégicas darán forma a esas metas anuales.

¿Quiénes participan en la generación de la estrategia anual de presupuesto?

Una gestión empresarial sólida implica un buen proceso de presupuesto y previsión.

Con la finalidad de aplicar satisfactoriamente tanto los planes estratégicos como los anuales, la organización debe identificar las oportunidades para hacer un seguimiento de la evolución a lo largo del tiempo.

El establecimiento de parámetros claros que demuestren si se han alcanzado las metas permite a la organización verificar de manera periódica la aplicación de cualquiera de los dos tipos de planeamiento: para esto es necesario contar con roles muy claros y definidos, los cuales deben llevar un estricto control para vigilar que la planificación se esté cumpliendo tal como fue propuesta y diseñada.

En caso de haber alguna modificación, esta debe contar con una justificación razonable que busque lo mejor para la estrategia anual de presupuesto.

Lógicamente, en algún punto surge la siguiente interrogante: ¿Quién es el responsable final del presupuesto? Dependiendo del tamaño de tu negocio, puedes tener un gerente de presupuesto o un equipo de finanzas dedicado en exclusiva al presupuesto. También, puede ser un departamento de contabilidad o el gerente de operaciones quienes asuman el grueso de la planificación anual del presupuesto.

No obstante, tanto si existen recursos dedicados como si no, la pregunta sigue siendo la misma: ¿Quién es el responsable final del presupuesto? Simple, todos quienes forman parte de la empresa.

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La importancia de los roles y funciones en la estrategia anual de presupuesto

Para una buena gestión empresarial es esencial saber quiénes trabajan buscando los objetivos planteados como equipo empresarial.

Tu equipo necesita estar en la misma frecuencia de producción de trabajo, lo que no solo incluye metas personales, sino también las tareas grupales: el compromiso individual y la gestión grupal te dará una imagen bastante clara de cómo funciona tu equipo de trabajo y, por dar un ejemplo, si como jefe de finanzas tienes que realizar un cambio de asignaciones o de personas que estén cumpliendo con poco éxito los objetivos asignados.

La realidad es que los presupuestos corporativos de hoy deben ser estratégicos y no responsabilidad exclusiva de una persona o departamento. Como ya señalamos, todas las personas involucradas en una empresa son responsables de mantener la estrategia anual de presupuesto y de cumplir los objetivos.

Por otro lado, el liderazgo al interior del negocio recae sobre un líder visible que puede ser la persona encargada de llevar presupuesto, sea el gerente general o cualquiera que cumpla con los rasgos mínimos de un cabecilla: esta también será responsable de inculcar e involucrar a todos en la cultura de la empresa y sus metas a largo plazo.

Dentro de las tareas más importantes, los directores y jefes de departamentos deben asegurar que los miembros del equipo entiendan sus roles y comprendan por qué se priorizan ciertos elementos o se pide cumplir un determinado objetivo.

Por supuesto, la comunicación efectiva es esencial para ello, pues crea confianza y permite que tu equipo de trabajo se enfoque e identifique como pieza importante del negocio para conseguir las metas colectivas.

Asimismo, los distintos encargados de la gestión de la estrategia anual de presupuesto deben poner su atención en el rendimiento corporativo mediante la generación de flujos de trabajo personalizados para detectar quién está trabajando para cumplir los objetivos y quién no.

¡Muy bien! Ahora ya sabes en qué consiste la estrategia anual de presupuesto y la importancia de quienes participan en su construcción. ¡Aplícala y verás cómo beneficia a tu negocio!

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