¿Cómo llevar las cuentas por cobrar? ¡Descubre 7 tips!

La liquidez es un factor sumamente importante para todos los negocios. Si no hay efectivo, las operaciones pueden verse afectadas, ya sea por no realizar reposición mercancía o no tener capacidad de pago ante proveedores o colaboradores. Por supuesto, en este aspecto destaca la importancia de saber cómo llevar las cuentas por cobrar, pues estas tienen una relación directa con la liquidez.

Esto indica la necesidad de desarrollar una buena gestión de cobranza, ya que de no obtener recursos en un periodo previsto, los negocios pueden enfrentar falta de liquidez.

Afortunadamente, hoy existe la ley de pago a 30 días, la cual significa un avance para lograr disminuir la problemática de las deudas, pero no las resuelve por completo.

¿Te gustaría saber cómo llevar las cuentas por cobrar? A continuación, te presentamos 7 valiosos consejos para que gestiones el proceso de cobranza con éxito. ¡Toma nota!

Organiza datos y documentos

No puedes llevar una buena sistema de gestión de cobranza si no tienes organizados los documentos de cada cliente. Tal vez, este sea un elemento muy básico, pero representa uno de los más importantes cuando hablamos de cuentas por cobrar.

Al ordenar la información, podrás conocer todos los detalles sobre cada una de las deudas, hacerles seguimiento y evitar malos ratos. Para llevar un control efectivo, clasifícalas por cliente, fechas de vencimiento, días de morosidad o cualquier otro aspecto que consideres relevante.

Envía a tiempo las facturas

Un error que suelen cometer algunas empresas es demorar el envío de los documentos tributarios. Si el cliente no tiene en su poder la factura, lo más probable es que incurra en atrasos, ya sea por olvido, falta de registro o desconocimiento de las fechas de vencimiento, entre otras cosas.

Por ello, te recomendamos enviar las facturas de manera regular a tus clientes, pues al mismo tiempo les servirá como un recordatorio para no pasar por alto los pagos correspondientes.

Como consejo adicional, trata de buscar la forma en que los clientes acusen recibo de las mismas mediante una respuesta por correo electrónico o llamada telefónica.

Aplica y revisa tus políticas de crédito

No aplicar ni contar con políticas de crédito bien definidas puede traer graves consecuencias debido a la falta de límites al momento de otorgar créditos.

Establecer lineamientos claros sobre el manejo de las cuentas por cobrar te ayudará a llevar un mejor control sobre los clientes a los que puedes ofrecer este beneficio.

En este sentido, evaluar muy bien a quien otorgarle crédito puede hacer una gran diferencia en tu empresa. Por otro lado, es mejor no dar esta posibilidad a nuevos clientes hasta que observes sus antecedentes y comportamiento de pago.

Por supuesto, trata de cumplir con tus políticas de crédito y no dejarlas a un lado. Evita ser muy flexible con aquellos clientes que presentan continuamente insolvencia en el pago de sus deudas.

Si el incumplimiento de pago sucede con frecuencia, debes revisar si las políticas que has establecido son realmente las que necesita tu empresa y si están siendo aplicadas de la manera correcta.

Realiza un seguimiento continuo de las deudas

En ocasiones, dejamos pasar por alto las fechas de vencimiento de los documentos. Si nosotros no estamos pendientes de la situación, ¿Quién lo hará? Por consiguiente, te aconsejamos designar a un miembro de tu equipo para que esté al tanto de las cuentas por cobrar, averigüe las razones de los atrasos, consulte nuevas fechas de pago y envíe recordatorios continuos sobre las deudas.

Así, llevarás un mejor control y podrás determinar si algún cliente requiere estrategias de cobro diferentes para que cumpla con su compromiso de pago.

Ofrece incentivos o beneficios por pago adelantado

Muchas veces, los clientes se sienten motivados a pagar a tiempo ante la oferta de descuentos por el cumplimiento de sus obligaciones antes de la fecha de vencimiento.

Si bien puede que dejes de percibir una parte del dinero, mantener la liquidez es mucho más relevante para tu negocio.

Por otra parte, en caso de que algún cliente presente morosidad, también puedes ofrecerle rebajar parte de la factura si pagan en su totalidad la deuda registrada o, en su defecto, la disminución de los intereses por el tiempo transcurrido.

Resuelve los conflictos a tiempo

Ante la existencia de problemas con un cliente a raíz de confusiones en la facturación, pagos atrasados o documentos emitidos es fundamental que no dejes pasar mucho tiempo para solucionar o, por lo menos, intentar aclarar la situación.

Cuando hay reclamos o malentendidos es mejor resolverlos de inmediato —en el menor tiempo posible— para evitar futuros conflictos con el cliente que puedan retrasar aún más el cobro de la deuda.

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Implementa sistemas automatizados

Gracias al avance de la tecnología se han creado software que te ayudan a llevar las cuentas por cobrar de una manera más óptima, rápida y precisa.

En efecto, este tipo de herramientas mantienen toda la información centralizada en una sola plataforma, por lo cual dispondrás de todos los datos ordenados de cada cliente: así, no solo ahorrarás tiempo, sino que también tendrás la posibilidad de enviar facturas y recordatorios automáticos a estos y emitir reportes de deudas en tiempo real, además de otras opciones que harán más fácil el proceso de cobranza en la empresa.

¡Listo! Ya tienes 7 consejos para saber cómo llevar las cuentas por cobrar de manera exitosa: de todas maneras, todo dependerá de las necesidades de tu negocio y la situación de cada cliente.

Recuerda que tener una buena gestión en las cobranzas debe ser uno de tus principales objetivos, pues te ayudará a mantener un flujo de caja positivo y, por ende, disponer de la liquidez que te permita cumplir con todas tus obligaciones.

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