¿Cómo llevar las cuentas por cobrar? ¡Descubre 7 tips!

Pero, ¿qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar (CxC) son los derechos de cobro que tiene una empresa sobre sus clientes por la venta de bienes o prestación de servicios a crédito. Representan el dinero que aún no ha sido recibido, pero que se espera ingresar en un período determinado según los términos acordados en la transacción.

Desde el punto de vista de la contabilidad, las CxC se registran como un activo en el balance general, ya que constituyen recursos económicos que la empresa podrá utilizar una vez que los clientes realicen el pago.

¿Por qué es importante una buena gestión de las cuentas por cobrar?

La correcta gestión de las cuentas por cobrar es clave para mantener la estabilidad financiera del negocio y asegurar un flujo de caja saludable.

En Chile, una encuesta de la Asech evidenció que la mayoría de las pymes enfrenta atrasos en los pagos de sus clientes, lo que genera una presión constante sobre su liquidez y flujo de caja.​

Cuando las CxC no se controlan adecuadamente, pueden generarse problemas de liquidez que afectan la capacidad de pago a proveedores, colaboradores o impuestos.

Además, un control eficiente de las cuentas por cobrar permite optimizar los procesos de cobranza, minimizar la morosidad y mejorar la planificación financiera, garantizando que la empresa pueda seguir operando sin contratiempos.

Indicadores clave para medir tus cuentas por cobrar

¿Y cuántos tipos de cuentas por cobrar existen?

Existen dos tipos principales de cuentas por cobrar (CxC):

1. Comerciales: Derivan de la venta de bienes o servicios a crédito, con plazos de pago establecidos (30, 60 o 90 días).
2. No comerciales: No están ligadas a la actividad principal de la empresa, como préstamos a empleados o reembolsos por gastos.

Una gestión eficiente de ambas ayuda a mantener la estabilidad financiera y evitar problemas de liquidez.

Veamos entonces 7 tips que te ayudarán a llevar las cuentas por cobrar.

1. Organiza datos y documentos

No puedes llevar un buen sistema de gestión de cobranza si no tienes organizados los documentos de cada cliente. Para los contribuyentes, contar con un registro adecuado de facturas, boletas y otros comprobantes es clave para la correcta contabilización de ingresos y gastos, lo que facilita la declaración del impuesto a la renta ante el SII.

Al ordenar la información, podrás conocer todos los detalles sobre cada una de las deudas, hacerles seguimiento y evitar malos ratos. Para llevar un control efectivo, clasifícalas por cliente, fechas de vencimiento, días de morosidad o cualquier otro aspecto que consideres relevante.

2. Envía a tiempo las facturas

Un error que suelen cometer algunas entidades y empresas es demorar el envío de los documentos tributarios. Si el cliente no tiene en su poder la factura, lo más probable es que incurra en atrasos, ya sea por olvido, falta de registro o desconocimiento de las fechas de vencimiento, entre otras cosas.

Por ello, te recomendamos enviar las facturas de manera regular a tus clientes, pues al mismo tiempo les servirá como un recordatorio para no pasar por alto los pagos correspondientes. Además, este proceso permite mantener al día la contabilización de los ingresos y garantizar el cumplimiento del impuesto a la renta.

Como consejo adicional, trata de buscar la forma en que los clientes acusen recibo de las mismas mediante una respuesta por correo electrónico o llamada telefónica.

3. Evalúa tus políticas de crédito

No aplicar ni contar con políticas de crédito bien definidas puede traer graves consecuencias debido a la falta de límites al momento de otorgar créditos.

Establecer lineamientos claros sobre el manejo de las cuentas por cobrar te ayudará a llevar un mejor control sobre los clientes a los que puedes ofrecer este beneficio.

En este sentido, evaluar muy bien a quien otorgarle crédito puede hacer una gran diferencia en tu empresa. Por otro lado, es mejor no dar esta posibilidad a nuevos clientes hasta que observes sus antecedentes y comportamiento de pago.

Por supuesto, trata de cumplir con tus políticas de crédito y no dejarlas a un lado. Evita ser muy flexible con aquellos clientes que presentan continuamente insolvencia en el pago de sus deudas.

Si el incumplimiento de pago sucede con frecuencia, debes revisar si las políticas que has establecido son realmente las que necesita tu empresa y si están siendo aplicadas de la manera correcta.

4. Seguimiento de deudas y automatización de recordatorios

En ocasiones, dejamos pasar por alto las fechas de vencimiento de los documentos. Si nosotros no estamos pendientes de la situación, ¿Quién lo hará? Por consiguiente, te aconsejamos designar a un miembro de tu equipo para que esté al tanto de las cuentas por cobrar, averigüe las razones de los atrasos, consulte nuevas fechas de pago y envíe recordatorios continuos sobre las deudas.

Además, automatizar los recordatorios de pago permite avisar a los clientes antes y después del vencimiento, reduciendo olvidos y evitando depender del seguimiento manual. 

Así, tendrás mayor control y podrás definir estrategias de cobro distintas según el comportamiento de cada cliente.

5. Ofrece incentivos y opciones de pago flexibles para reducir atrasos

Muchas veces, los clientes se sienten motivados a pagar a tiempo cuando se ofrecen descuentos por cumplir con sus obligaciones antes de la fecha de vencimiento.

Aunque esto implique recibir un monto menor, mantener la liquidez suele ser mucho más relevante para la salud financiera del negocio.

Además, contar con opciones de pago flexibles, como cuotas pactadas o reprogramaciones acotadas, puede facilitar el cumplimiento, especialmente en casos de morosidad.

Incluso, ofrecer rebajas sobre el total adeudado o la disminución de intereses puede ayudar a recuperar pagos pendientes de forma más rápida.

6. Resuelve los conflictos a tiempo

Cuando surgen problemas con un cliente debido a confusiones en la facturación, pagos atrasados o documentos emitidos con errores, es fundamental actuar con rapidez. No dejar pasar mucho tiempo antes de aclarar la situación ayuda a mantener la estabilidad en la gestión de cuentas por cobrar y evita que pequeños inconvenientes se conviertan en conflictos mayores.

La comunicación oportuna es clave. Si un cliente presenta una discrepancia en una factura o en la forma en que se reflejan las transacciones, es recomendable contactarlo lo antes posible para revisar los detalles y corregir cualquier error que pueda afectar el proceso de cobro. Esto también impacta directamente en la contabilidad, ya que cualquier inconsistencia en la información puede derivar en errores en los balances y proyecciones financieras.

Además, cuando los reclamos o malentendidos se manejan de manera eficiente, se fortalece la confianza del cliente en la empresa y se evita la acumulación de deudas impagas. Una gestión proactiva en la resolución de conflictos permite que las CxC se mantengan organizadas y bajo control, facilitando el cumplimiento de los plazos y mejorando la eficiencia en la cobranza de los servicios prestados.

7. Implementa sistemas automatizados

Gracias al avance de la tecnología, hoy existen softwares de gestión que permiten llevar las cuentas por cobrar de forma más ordenada, rápida y precisa. Estas herramientas centralizan la información de clientes, facturas y vencimientos, reduciendo errores y ahorrando tiempo operativo.

Herramientas como Nubox permiten centralizar la facturación, el seguimiento de pagos y la generación de reportes en un solo lugar, facilitando una gestión de cuentas por cobrar más ordenada y en tiempo real, especialmente en pymes que necesitan visibilidad clara de su flujo de caja.

Así, no solo ahorrarás tiempo, sino que también se hará más fácil el proceso de cobranza en la empresa.

¡Listo! Ya tienes 7 consejos para saber cómo llevar las cuentas por cobrar de manera exitosa: de todas maneras, todo dependerá de las necesidades de tu negocio y la situación de cada cliente.

Recuerda que tener una buena gestión en las cobranzas debe ser uno de tus principales objetivos, pues te ayudará a mantener un flujo de caja positivo y, por ende, disponer de la liquidez que te permita cumplir con todas tus obligaciones.

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Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto tiempo debo revisar mis cuentas por cobrar?

Lo ideal es revisarlas de forma semanal, y en negocios con alto volumen de facturas incluso a diario. Así detectas atrasos temprano y puedes contactar a los clientes antes de que la deuda se vuelva difícil de recuperar.

¿Qué diferencia hay entre cuentas por cobrar y deudas incobrables?

Las cuentas por cobrar son montos que esperas recuperar en un plazo razonable. Las deudas incobrables son aquellas que, tras múltiples intentos de cobro, se consideran prácticamente imposibles de recuperar.

¿Qué documentos respaldan correctamente una cuenta por cobrar?

Facturas, contratos, órdenes de compra y comprobantes de entrega o prestación del servicio. Tener estos documentos ordenados facilita la cobranza y evita conflictos con los clientes.