¿Cómo llevar las cuentas por cobrar? ¡Descubre 7 tips!

Pero, ¿qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar (CXC) son los derechos de cobro que tiene una empresa sobre sus clientes por la venta de bienes o prestación de servicios a crédito. Representan el dinero que aún no ha sido recibido, pero que se espera ingresar en un período determinado según los términos acordados en la transacción.

Desde el punto de vista de la contabilidad, las CXC se registran como un activo en el balance general, ya que constituyen recursos económicos que la empresa podrá utilizar una vez que los clientes realicen el pago. Su correcta gestión es clave para mantener la estabilidad financiera y asegurar un flujo de caja saludable, evitando problemas de liquidez o acumulación de deudas incobrables.

Un control eficiente de las cuentas por cobrar permite optimizar los procesos de cobranza, minimizar la morosidad y mejorar la planificación financiera, garantizando que la empresa pueda seguir operando sin contratiempos.

¿Y cuántos tipos de cuentas por cobrar existen?

Existen dos tipos principales de cuentas por cobrar (CXC):

1. Comerciales: Derivan de la venta de bienes o servicios a crédito, con plazos de pago establecidos (30, 60 o 90 días).

2. No comerciales: No están ligadas a la actividad principal de la empresa, como préstamos a empleados o reembolsos por gastos.

Una gestión eficiente de ambas ayuda a mantener la estabilidad financiera y evitar problemas de liquidez.

Organiza datos y documentos

No puedes llevar un buen sistema de gestión de cobranza si no tienes organizados los documentos de cada cliente. Para los contribuyentes, contar con un registro adecuado de facturas, boletas y otros comprobantes es clave para la correcta contabilización de ingresos y gastos, lo que facilita la declaración del impuesto a la renta ante el SII.

Al ordenar la información, podrás conocer todos los detalles sobre cada una de las deudas, hacerles seguimiento y evitar malos ratos. Para llevar un control efectivo, clasifícalas por cliente, fechas de vencimiento, días de morosidad o cualquier otro aspecto que consideres relevante.

Envía a tiempo las facturas

Un error que suelen cometer algunas entidades y empresas es demorar el envío de los documentos tributarios. Si el cliente no tiene en su poder la factura, lo más probable es que incurra en atrasos, ya sea por olvido, falta de registro o desconocimiento de las fechas de vencimiento, entre otras cosas.

Por ello, te recomendamos enviar las facturas de manera regular a tus clientes, pues al mismo tiempo les servirá como un recordatorio para no pasar por alto los pagos correspondientes. Además, este proceso permite mantener al día la contabilización de los ingresos y garantizar el cumplimiento del impuesto a la renta.

Como consejo adicional, trata de buscar la forma en que los clientes acusen recibo de las mismas mediante una respuesta por correo electrónico o llamada telefónica.

Aplica y revisa tus políticas de crédito

No aplicar ni contar con políticas de crédito bien definidas puede traer graves consecuencias debido a la falta de límites al momento de otorgar créditos.

Establecer lineamientos claros sobre el manejo de las cuentas por cobrar te ayudará a llevar un mejor control sobre los clientes a los que puedes ofrecer este beneficio.

En este sentido, evaluar muy bien a quien otorgarle crédito puede hacer una gran diferencia en tu empresa. Por otro lado, es mejor no dar esta posibilidad a nuevos clientes hasta que observes sus antecedentes y comportamiento de pago.

Por supuesto, trata de cumplir con tus políticas de crédito y no dejarlas a un lado. Evita ser muy flexible con aquellos clientes que presentan continuamente insolvencia en el pago de sus deudas.

Si el incumplimiento de pago sucede con frecuencia, debes revisar si las políticas que has establecido son realmente las que necesita tu empresa y si están siendo aplicadas de la manera correcta.

Realiza un seguimiento continuo de las deudas

En ocasiones, dejamos pasar por alto las fechas de vencimiento de los documentos. Si nosotros no estamos pendientes de la situación, ¿Quién lo hará? Por consiguiente, te aconsejamos designar a un miembro de tu equipo para que esté al tanto de las cuentas por cobrar, averigüe las razones de los atrasos, consulte nuevas fechas de pago y envíe recordatorios continuos sobre las deudas.

Así, llevarás un mejor control y podrás determinar si algún cliente requiere estrategias de cobro diferentes para que cumpla con su compromiso de pago.

Ofrece incentivos o beneficios por pago adelantado

Muchas veces, los clientes se sienten motivados a pagar a tiempo ante la oferta de descuentos por el cumplimiento de sus obligaciones antes de la fecha de vencimiento.

Si bien puede que dejes de percibir una parte del dinero, mantener la liquidez es mucho más relevante para tu negocio.

Por otra parte, en caso de que algún cliente presente morosidad, también puedes ofrecerle rebajar parte de la factura si pagan en su totalidad la deuda registrada o, en su defecto, la disminución de los intereses por el tiempo transcurrido.

Resuelve los conflictos a tiempo

Cuando surgen problemas con un cliente debido a confusiones en la facturación, pagos atrasados o documentos emitidos con errores, es fundamental actuar con rapidez. No dejar pasar mucho tiempo antes de aclarar la situación ayuda a mantener la estabilidad en la gestión de cuentas por cobrar y evita que pequeños inconvenientes se conviertan en conflictos mayores.

La comunicación oportuna es clave. Si un cliente presenta una discrepancia en una factura o en la forma en que se reflejan las transacciones, es recomendable contactarlo lo antes posible para revisar los detalles y corregir cualquier error que pueda afectar el proceso de cobro. Esto también impacta directamente en la contabilidad, ya que cualquier inconsistencia en la información puede derivar en errores en los balances y proyecciones financieras.

Además, cuando los reclamos o malentendidos se manejan de manera eficiente, se fortalece la confianza del cliente en la empresa y se evita la acumulación de deudas impagas. Una gestión proactiva en la resolución de conflictos permite que las CXC se mantengan organizadas y bajo control, facilitando el cumplimiento de los plazos y mejorando la eficiencia en la cobranza de los servicios prestados.

Implementa sistemas automatizados

Gracias al avance de la tecnología se han creado software que te ayudan a llevar las cuentas por cobrar de una manera más óptima, rápida y precisa.

En efecto, este tipo de herramientas mantienen toda la información centralizada en una sola plataforma, por lo cual dispondrás de todos los datos ordenados de cada cliente: así, no solo ahorrarás tiempo, sino que también tendrás la posibilidad de enviar facturas y recordatorios automáticos a estos y emitir reportes de deudas en tiempo real, además de otras opciones que harán más fácil el proceso de cobranza en la empresa.

¡Listo! Ya tienes 7 consejos para saber cómo llevar las cuentas por cobrar de manera exitosa: de todas maneras, todo dependerá de las necesidades de tu negocio y la situación de cada cliente.

Recuerda que tener una buena gestión en las cobranzas debe ser uno de tus principales objetivos, pues te ayudará a mantener un flujo de caja positivo y, por ende, disponer de la liquidez que te permita cumplir con todas tus obligaciones.

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