Capital de trabajo: hack para calcularlo y emprender con orden

Conocer qué es capital de trabajo es una tarea esencial para emprender y gestionar un negocio, que nos permite ser más eficientes y provocar que nuestras PyMEs sean competitivas al lograr un uso racional de sus recursos financieros.

Por esta razón, el manejo del capital de trabajo continuamente debe ser objeto de análisis para profundizar a detalle la disponibilidad de recursos y establecer previsiones a futuro.

Aquí te explicaremos con mayor profundidad qué es el capital de trabajo, cómo calcularlo y por qué es tan importante.

¿Qué es capital de trabajo?

Para explicar qué es capital de trabajo, empezaremos definiéndolo como la cantidad de dinero real y libre de compromisos con la que cuenta una empresa para realizar todas las actividades inherentes a su cadena de valor, tales como: procura de insumos, costos de operación, gastos de mantenimiento, pago de nómina, obligaciones tributarias, en general todos los compromisos en el corto plazo.

Debes entender que al hablar de dinero real y sin compromisos nos referimos a los activos corrientes, como son: dinero en caja, dinero en bancos, depósitos bancarios en tránsito, cuentas por cobrar e inventarios existentes, entre otros.

Por otra parte, los pasivos corrientes abarcan: pago a proveedores, pagos de créditos, pago de impuestos, pago de servicios públicos, seguros, entre otros.

Sabemos que los pagos a realizar son más predecibles porque todos ellos, por lo general, ya tienen establecidas sus fechas de caducidad y periodicidad.

En cambio, es impredecible saber con exactitud en qué momento serán las entradas de dinero o flujo de caja a la empresa.

¡Aquí es donde radica la esencia de lo que es capital de trabajo! Porque mientras más predecibles sean las entradas de dinero, es evidente que menor será el capital de trabajo requerido por la empresa, entonces, te sugerimos que para tener una economía empresarial saludable debes manejar un indicador de gestión para este tema.

Acciones para disponer de un buen capital de trabajo:

• Gestionar tus ventas preferiblemente con pagos al contado o en línea.
• En caso emitir facturas con compromiso de pago a futuro (crédito), establecer un rango de pago coherente, 15, 30 ó 45 días, y hacer seguimiento estrecho.
• Usar los servicios de factoraje (factoring), también conocido como cesión de facturas (cheques, letras de cambio, pagaré, entre otros), ante instituciones bancarias que, si bien tiene un costo extra y algunos requisitos de ley, garantizan el retorno de tu dinero.
• Implementar el uso de dinero digital —a través de moneda virtual como las criptomonedas— también una buena alternativa, asimismo, el uso de divisas en moneda extranjera con alto valor comercial, los cuales fluctúan dependiendo del tipo de cambio.
• Uso de plataformas tecnológicas —software— para la gestión administrativa de la empresa.

Ejemplo de capital de trabajo

Para ilustrar de mejor manera qué es el capital de trabajo y cómo puede ser aprovechado, veamos un ejemplo práctico de cómo este recurso puede beneficiar a una organización:

Analizando su uso y el cálculo del mismo —que veremos más adelante en este artículo— supongamos que una recién constituida empresa dedicada a la manufactura de smartphones - "ChilTech" (nombre ficticio) - empieza su camino y, por esta razón, no cuenta con todos los recursos financieros para echar a andar sus operaciones.

Uno de los factores claves para la productividad y operatividad de "ChilTech" es la obtención de materia prima y material estratégico para la elaboración de sus productos, sin embargo, esta PyME experimenta problemas financieros para abastecerse de microchips, placas lógicas, soldadura de estaño, pantallas y otros materiales que forman parte del presupuesto.

Ante dichos problemas, "ChilTech", con miras a generar procesos de manufactura y ensamblaje mucho más sustentables y consistentes, solicita a su departamento contable revisar todas las áreas de la organización para identificar y detallar cómo se distribuye el capital dentro de la compañía.

Entonces, para poder separar los gastos y las entradas de manera que permita optimizar el proceso productivo y clarificar las finanzas empresariales, el equipo contable usa la fórmula de capital de trabajo para entender en profundidad el excedente y déficit de cada departamento.

Esta fórmula y cálculo le permitirá a "ChilTech" una distribución del capital más adecuada y óptima que esté enfocada en su rentabilidad y operatividad, brindándole la oportunidad a la organización de recuperar el capital desperdiciado más rápidamente.

¿Cómo calcular el capital de trabajo?

Como ya sabes, el capital de trabajo lo obtenemos al establecer la diferencia entre activos y pasivos corrientes, reflejada en tus análisis del estado del flujo de efectivo o caja.

De forma práctica, te recomendamos que sigas los siguientes pasos para realizar este cálculo: 

1. Actualiza tu estado de ganancias y pérdidas

Este informe —conocido también como estado de resultados— es un riguroso reporte de los ingresos, costos y gastos de la organización.

Por ese motivo, en este encontrarás los valores necesarios sobre los activos y pasivos corrientes que te permitan calcular el capital de trabajo en el flujo de caja.

Para que la operación sea precisa, lógicamente, es fundamental que todos los montos y valores estén actualizados y sean reales.

Es recomendable hacer pequeñas auditorías a estos estados financieros, comparando cifras con la información de libros contables y los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) antes de extraer de los mismos los datos con los cuales finalmente determinarás el capital de trabajo.

2. Identifica todos los activos corrientes

Una vez que tengas tus balances de ganancias y pérdidas actualizados, identifica dentro de estos cuáles son los activos corrientes que necesitas valorar para calcular el capital de trabajo.

Algunos de los más básicos —que prácticamente toda empresa posee— son:

• Cuentas por cobrar: Son reclamaciones, legalmente exigibles, sobre bienes vendidos o servicios prestados que forman parte de la actividad económica de tu empresa. Dentro de los activos corrientes solo se toman en cuenta operaciones derivadas de facturas pendientes que deban pagarse antes del cierre del ejercicio a analizar.
• Inventarios: Es el valor asociado a los bienes vendidos durante el periodo analizado para determinar el flujo de dinero o caja y, a su vez, el capital de trabajo.

3. Identifica los pasivos corrientes

Algunos de estos pueden ser:

• Cuentas por pagar: aquí nos encontramos, por ejemplo, con deudas a proveedores que deben ser pagadas en un plazo máximo de 30 días y, por lo tanto, antes del vencimiento del ejercicio.
• Impuestos: entre estos pueden estar los Pagos Provisionales Mensuales (PPM), en caso de que tu negocio tenga la obligación de liquidarlos de acuerdo a sus características y régimen tributario. 

4. Calcula el balance entre estas variables

Finalmente, calcula la diferencia entre el total de activos corrientes y el total de pasivos corrientes: este resultado será tu capital de trabajo disponible al cierre del ejercicio o periodo analizado en el flujo de caja.

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¿Cómo aumentar el capital de trabajo?

Una vez que ya queda claro qué es el capital de trabajo y cómo calcularlo, es preciso entender algunas de las más populares recomendaciones que existen para aumentarlo y brindarle a la empresa la mayor flexibilidad y optimización financiera que le permita operar de forma consistente con base en su presupuesto.

A continuación, algunas recomendaciones para ayudar a la empresa a mejorar su capital de trabajo:

1. Acelerar el proceso de cuentas por cobrar

Algo es muy claro: mientras más tarde tu empresa reciba el dinero correspondiente a la venta de sus productos o servicios, menos capital tendrá a disposición para realizar sus operaciones fundamentales.

En momentos de crisis, por ejemplo, como se presentó a raíz del COVID-19, muchas empresas tuvieron que cerrar sus puertas por la imposibilidad que tenían sus clientes de pagar sus facturas, incluso apoyados por varios gobiernos del mundo que decidieron aplazar los pagos de rentas, tarjetas de crédito, cuotas mensuales, entre otras cosas.

En ese sentido, una empresa debe prever estos períodos de incertidumbre y protegerse financieramente a través del establecimiento de fechas y condiciones claras de pago que le permitan a la organización garantizar la entrada de capital sin perjudicar sus operaciones.

Asimismo, trabajar en procesos de seguimiento de clientes que pueda aportar efectividad en los cobros y consistencia en la entrada de dinero forma parte de un aceleramiento positivo del proceso de cuentas por cobrar.

2. Reducir las cuentas por pagar

Por otra parte, tan importante como asegurar el flujo constante de capital hacia dentro de la empresa es trabajar en el dinero que sale de la misma.

Esta recomendación está basada en la importancia que tiene el reducir los montos que posee la compañía en cuentas por pagar. Evidentemente, sustentada en la información del departamento contable que le permita a la empresa operar con normalidad pero, sin abusar de los recursos ni entrar en déficit de materiales.

Algunas de las buenas prácticas que se puede seguir para reducir las cuentas por pagar, tienen que ver con la negociación con sus proveedores para alcanzar mejores términos de pagos y que deje a la empresa en una posición cómoda para cumplir con sus obligaciones financieras.

De la misma forma, atender de forma anticipada las deudas puede resultar un beneficio en el mediano o largo plazo al obtener descuentos con proveedores por pago anticipado.

Por último, permitir que el departamento financiero y administrativo encuentre nuevos proveedores y cree sociedades estratégicas con otras organizaciones para alcanzar mejores condiciones de pago y la reducción del gasto general puede traerte diversos beneficios al capital de trabajo.

3. Replantear las deudas

En ocasiones, buscando formas para reducir el monto que la empresa destina a sus cuentas por pagar, mirar las deudas que se pagan mes a mes puede ser la alternativa correcta.

Los préstamos o créditos que se estructuran en cuotas mensuales pueden ser un lastre para la compañía y, en ese sentido, tomar una nueva financiación que permita pagar la deuda anterior y acceder a mejores condiciones de pago, por ejemplo, obteniendo mejores intereses o cuotas mensuales más bajas pueden ser la opción ideal para asegurar el capital de trabajo.

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4. Administrar mejor el inventario

Si bien el inventario es un activo corriente, si lo ve un contador, en ocasiones no es sencillo convertirlo en efectivo líquido. Por lo que puede representar un problema para las empresas en la búsqueda de mejorar su capital de trabajo.

Para gestionarlo efectivamente, se recomienda un sistema general de administración de inventario para mantener el stock en términos seguros y aprovechables para la empresa que, ayude a la organización a vigilar el sobreabastecimiento, las existencias actuales y el costo generado por el almacenamiento y la logística.

5. Tener alternativas financieras

Como muchas empresas en el mundo que se han equipado durante este último período de crisis, es aconsejable proteger la organización contra eventos desafortunados y que puede poner en peligro a la compañía.

En ese sentido, contar con instrumentos financieros como tarjetas de crédito, tarjetas corporativas, líneas de crédito, entre otros, pueden ser productos que garanticen la capacidad de pago de la organización y aseguren el capital de trabajo.

Dicho esto y quedado muy claro qué es el capital de trabajo, cómo calcularlo y las recomendaciones más importantes para mejorar este factor, es momento de hablar de la importancia que tiene para un negocio, sobre todo, si hablamos de una PyME donde cada peso cuenta para operar con normalidad.

El capital de trabajo son los cimientos de una empresa, razón por la cual mantener una supervisión constante te permite evaluar la capacidad que tendrá la empresa para producir el anhelado flujo de caja o liquidez. Además, le facilita a los gerentes maniobrar los activos y los pasivos de forma más equilibrada.

Con el fin de brindarte una serie de herramientas que coadyuven a tener estabilidad en el manejo seguro de los recursos económicos, a continuación, se listan los aspectos más relevantes a considerar:

• • Manejar las funciones económicas y financieras por separado para evitar confusiones.
  • Fijar el nivel mínimo en los inventarios o margen de seguridad, esto te permite mantener una correcta rotación sin interrupciones para un adecuado índice de rentabilidad.
  • En el caso de los productos con un alto costo de adquisición, manejarlos bajo pedido y con el 50% de abono por parte de los clientes interesados, ofreciendo una fecha de entrega del producto muy rápida.
  • Crear un fondo de reserva del 15% sobre el monto total de las ventas, para tener un margen de seguridad que te permita manejar situaciones de contingencia.
  • Revisas tus procedimientos internos a los fines de optimizar los mismos, a fin de hacer más eficaces y eficientes tus operaciones, sin duda esto contribuye significativamente en reducción de gastos innecesarios.
  • Evita el exceso de inversión de activos circulantes, entre ellos destacan las cuentas por cobrar por líneas de crédito a clientes, así como los pagos a tus deudores o prestamistas, aspectos que influyen en la rentabilidad.

  Ahora ya sabes qué es el capital de trabajo, debes realizar un manejo adecuado del flujo de caja para evitar posibles escenarios de desequilibrio económico, que ponen en riesgo la continuidad de una empresa pudiendo, en el peor de los casos, llevarla a ser declarada insolvente.

  Ten presente en todo momento que el capital de trabajo es un indicador económico que permite conocer los recursos con los que cuenta tu empresa para su supervivencia.

  Para tener un buen manejo de lo que es el capital de trabajo, en la actualidad existen muchas empresas especializadas las cuales desarrollan y promueven el uso de plataformas tecnológicas (software contable), para llevar la gestión de la empresa se centre en cuidar el capital de trabajo.

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