Software de flujo de caja: ¡Así puedes monitorear el dinero de tu negocio!

Fernanda Lesmes

Escrito por Fernanda Lesmes

Chief Officer Revenue - Nubox

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Índice de contenidos

Controlar tu flujo de caja de forma organizada y metódica es de suma importancia para el correcto funcionamiento de cualquier negocio. Un manejo inadecuado puede incluso llevar al fracaso de la empresa, por lo mismo, han surgido una serie de soluciones tecnológicas que permiten optimizar la gestión de esta tarea. ¿Conoces los software de flujo de caja?

Para elaborar el estado de tu flujo de caja, será imprescindible contar con los datos necesarios sobre los ingresos y egresos de tu empresa. Otro aspecto importante, será la organización de tal información, ya que de ese modo podrás conocer los saldos del período de interés y proyectar la liquidez esperada para el futuro de la empresa.

Considera que la posición de caja y, por ende, la liquidez de tu empresa, será crucial para evitar futuros conflictos en la administración de tu negocio.

Los problemas de liquidez no necesariamente se relacionarán con los beneficios de tu compañía, o incluso con la cantidad de clientes que compren tus productos, sino que afectarán la estructura de la misma.

Si no cuentas con la liquidez necesaria, no podrás afrontar los compromisos de pago de tu empresa y eso podría llevarte incluso a la quiebra.

Para resumir, diremos que el flujo de caja es un indicador en el que se registran todos los movimientos financieros de un negocio, lo cual en palabras simples significa restar todos los pagos realizados en un período, a los recursos que tu empresa generó en el mismo. La diferencia entre los cobros y los pagos es lo que entonces conocemos como “Flujo neto de caja”.

 

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¿Por qué es el flujo de caja un importante indicador?

Si le preguntas a cualquier profesional que se desempeñe en el área de las finanzas o de la contabilidad, probablemente te dirá que el flujo de caja es importante porque constituye uno de los indicadores más relevantes acerca de liquidez de la empresa.

¿Por qué? Pues principalmente porque en el caso de que no exista liquidez, no podrán generarse recursos suficientes para afrontar sus compromisos de pago (como pagaré, créditos e impuestos).

Te dejamos también otros aspectos que nos parece conveniente aclarar:

  • El flujo de caja es un indicador que se basa en la liquidez y no en el beneficio. Esto significa que, si vendemos, pero no cobramos el dinero por aquello que vendimos, podremos tener un beneficio considerable en diversos aspectos, pero no así el dinero para afrontar compromisos de pago adquiridos.
  • Sólo funcionará si la empresa maneja una corriente de cobros prevista. Es decir, la claridad sobre protocolos y procesos para cobrar cuentas pendientes es de suma importancia.
  • La gestión de flujo de caja permite conocer la capacidad de la empresa para afrontar compromisos de pago, con proveedores, entidades financieras y trabajadores.
  • Si tu empresa necesita solicitar algún tipo de crédito, ten por seguro que la presentación del flujo de caja será requerida. Es por esta razón que su correcta gestión puede ser una pieza clave al establecer una base sólida acerca de tu proyecto de negocios.
  • Si manejas tu flujo de caja de manera mensual, podrás establecer un panorama financiero que te permita anticiparte a futuros déficit de efectivo, por lo tanto, también podrás tomar una decisión efectiva en caso de necesitar apoyo financiero.
  • Si tu flujo de caja muestra saldos positivos acumulados en algunos períodos, podrás invertirlos en el mercado de capitales y generar una fuente de ingresos adicional. También podrás invertir en tecnologías y equipamientos que permitan mejorar la gestión de tu empresa, por ejemplo, un software para manejar este proceso de manera más rápida y sin errores.

¿Cómo se lleva a cabo el control de flujo de caja usualmente?

Ya estás al tanto sobre los aspectos esenciales del flujo de caja y las razones que hacen que resulte indispensable su control y seguimiento.

Pensando en ello, es probable que te estés preguntando cómo realizar este cálculo y supervisar el indicador. Básicamente, existen dos formas de hacerlo: por medio de un software o de manera tradicional y manual.

 

Qué es el flujo de caja y cómo administrarlo

¿Cómo realizar el control del flujo de caja de manera manual?

Ahora, revisaremos cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el control de manera usual o clásica sin ayuda de las tecnologías de la contabilidad digital.

¡Veamos!

Recolección de información desde diferentes fuentes y bases de datos

El primer paso para hacer una supervisión del flujo de caja —o estimarlo nuevamente para evaluar cambios en el balance de ingresos y egresos— es recolectar la información de interés para elaborar este indicador.

Cuando una empresa lleva su contabilidad de forma tradicional y rudimentaria, los datos de interés se encuentran dispersos, lo cual obliga a ir a registros de compras y ventas, Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) almacenados, historiales de recaudaciones y otras fuentes de información.

Toda esta información debe ser recolectada y centralizada para después interpretarla y utilizar los valores correspondientes en el cálculo del flujo de dinero.

Organización de información contable

Luego de tener a mano toda la información necesaria, es momento de organizarla, jerarquizarla e interpretarla para establecer los diferentes renglones del flujo de caja, como:

  • Saldo inicial.
  • Ventas de contado.
  • Gastos.
  • Compras.
  • Obligaciones financieras
  • Otros.

Realización de ajustes, comprobaciones y conciliaciones

Antes de trasladar todos los valores a la hoja de cálculo y balance que finalmente te mostrará si el flujo de caja es saludable o no, necesitas comprobar los datos y que todos los registros estén acordes a la realidad.

Por ese motivo, los gerentes y expertos del área contable se ven en la tarea de hacer conciliaciones y comprobaciones, comparando determinados valores con libros contables y saldos en cuentas y cajas bancarias.

Esta es otra etapa del proceso que demanda una gran inversión de tiempo cuando se lleva a cabo de forma manual.

Cálculo y actualización del balance de ingresos y egresos

Después de organizar todos los valores y garantizar que sean fiables, es necesario hacer los cálculos correspondientes para realizar la actualización del flujo de caja y, así, mantener vigente el seguimiento de la liquidez de la empresa y la disponibilidad de capital de trabajo.

Recuerda que este indicador debe ofrecer los montos totales de ingresos y egresos de cada mes analizado y el balance entre estos valores, además de un saldo final general del flujo de caja en el periodo analizado.

Nueva planificación de gastos y de gestión

Con base en el balance actualizado, deberás desarrollar una nueva planificación —ajustada a la realidad financiera— para mantener el cuidado de la liquidez y el capital de trabajo.

El control del flujo de caja no es simplemente supervisar los números, sino que también demanda acciones concretas para evitar cifras en rojo y problemas relacionados con este importante indicador de rentabilidad y estabilidad.

De manera específica, debes estructurar un esquema de costos según el estado del flujo de dinero y garantizar que siempre tendrás un margen para el ahorro o de cobertura para gastos inesperados y eventos de riesgo.

Programación de una nueva revisión exhaustiva

Cuando se realiza de forma manual, el control del flujo de caja es un ciclo de trabajo continuo al que siempre debemos dedicarle tiempo y esfuerzo.

En virtud de ello, debes programar nuevas revisiones y actualizaciones de los valores asociados a la liquidez. De no hacerlo, no mantendrás un seguimiento continuo y perderás la noción de los balances del flujo de dinero.

Por supuesto, esto es lo que ocurre con la gestión manual del flujo de caja. Ahora bien, si migras a un modelo de control digital, basado en softwares de mercado para la gestión de la contabilidad y los aspectos tributarios, la labor da un giro en 180º y pasa a ser mucho más flexible. ¿Quieres ver cómo? ¡Sigue leyendo! 

 

¿Cómo un software de flujo de caja te ayuda a monitorear y controlarlo?

Al utilizar un sistema para monitoreo y control del flujo de caja, no solo ahorrarás tiempo: igualmente, disfrutarás de procesos de registro y seguimiento mucho más precisos que garantizan un conocimiento real y tangible del nivel de liquidez.

Los profesionales de las finanzas y la contabilidad encuentran estos y otros grandes beneficios en la utilización de apoyos digitales para la administración de la liquidez empresarial.

Si bien existen algunos softwares que realizan solo esta labor y son exclusivamente soluciones informáticas para el flujo de caja, también encontrarás algunos softwares de facturación electrónica que incluyen esta funcionalidad y pueden integrarse con otras herramientas valiosas, como los sistemas de contabilidad, por ejemplo.

Por un tema de automatización y rapidez, siempre será recomendable que utilices la segunda opción, es decir, un sistema completo y de gran alcance que promueva la digitalización general de contabilidad y, con esto, el control inteligente del flujo de dinero.

Recuerda que la liquidez de tu empresa es directamente proporcional a la resta entre las ventas y las compras, por lo que mantener cerca los registros de tales operaciones será de esencial necesidad.

Mira aquí algunos beneficios que la funcionalidad de flujo de caja podría traer a tu empresa:

  • No será necesario que realices instalaciones tediosas, un software de facturación que incluya la funcionalidad de flujo de caja, evitará el doble trabajo de instalación y, por ende, ahorrarás tiempo.
  • Llevarás un control exhaustivo de los cobros, que empezará desde el mismo momento de la facturación.
  • Revisarás tus gastos con detalle, tanto en lo relativo a su necesidad como a los tiempos y formas de pago.
  • Realizarás previsiones realistas que contemplen todos los costos.
  • Vigilarás las cuentas bancarias a diario, lo cual te permitirá detectar pagos no previstos y vigilar aquellos que sí lo fueron.

 ¡Ya sabes! La tecnología es una mano amiga cuando se trata del control del flujo de caja.

También, es importante considerar que debido a la gran cantidad de softwares administrativos que hoy conviven en el mercado, no será fácil tomar una decisión respecto a cuál será el más adecuado para tu empresa.

En este sentido, te recomendamos que siempre te actualices e informes al máximo y que realices un cuadro comparativo entre las funcionalidades y características que te ofrecerá cada software.

Si optas por una solución de factura electrónica con enfoque integral y funcionalidad de flujo de caja, encontrarás agregados de valor como:

  • Acceso a un gráfico que se realiza de manera automática y que proyecta el flujo de caja de tu empresa a medida que vas realizando compras y ventas.
  • Manejo de un gráfico que te permitirá ver lo que tienes por cobrar y lo que tienes por pagar; todo en un rango de hasta 6 semanas.
  • Posibilidad de agregar los datos que no están automatizados en el flujo de caja, como sueldos, IVA, PPM y honorarios, entre otros.
  • Acceso al listado de las facturas que aparecen en el gráfico con tan solo hacer clic en el área que te interesa para obtener la información detallada.
  • Manejo del software a tu antojo, por lo tanto, podrás cambiar fechas de pago para propósitos del gráfico.
  • Obtención de mayor visibilidad y claridad respecto al dinero de tus empresas
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