

Escrito por Diego Bernal
Gerente de Producto Nubox I Nos enfocamos en hacer más simple la vida de personas y empresas
Author's LinkedInMarketing digital
Si hablamos de un área de los negocios donde más herramientas de automatización se han desarrollado y que más ha crecido en los últimos años, probablemente el primer lugar quede en menos marketing digital.
Desde campañas de email marketing hasta la gestión de contenidos, clasificación y gestión de leads, tracking multicanal y omnicanal, detección automática de tendencias digitales y mucho más, la mercadotecnia tiene un alto grado de automatización de procesos administrativos.
Los beneficios de la utilización de un software para sistematizar procesos de marketing digital son muchos, veamos algunos ejemplos:
- Permite crear y desarrollar estrategias de marketing complejas que, sin la automatización, serían difíciles de ejecutar;
- Reduce los costes y el tiempo de las acciones de marketing;
- Posibilita tener un mayor control sobre las actividades;
- Permite realizar un seguimiento detallado de los resultados;
Pero si existen dos excelentes ejemplos sobre automatización de marketing digital, esos son la nutrición de leads (lead nurturing) y calificación de leads (lead scoring).
El primero se refiere a cadenas de correo electrónico que se envía a una lista de usuarios de una base de datos para educarlos o "madurarlos". El segundo es un proceso mediante el cual se evalúa en qué fase del viaje del comprador (Buyer’s Journey) se encuentra cada lead.
Ambas son fundamentales a la hora de transmitir a los usuarios los beneficios que pueden obtener si compran un determinado producto o servicio.
Mantenimiento de maquinaria industrial y equipos
Si un software de automatización de procesos trabaja junto a equipos, maquinaria, instalaciones y vehículos inteligentes, es decir, integrados al Internet de las Cosas (IoT), se puede recibir información en tiempo real sobre su estado y proporcionar ciclos de vida más elevados al saber con exactitud cuando se necesita hacerles mantenimiento o cambiar alguna pieza.
Finanzas y contabilidad
Cada vez son más las empresas que están convirtiendo la automatización en el eje central del área de las finanzas, ya que les permite reducir los costes y mejorar la gestión de riesgos.
Además, ofrece un mayor control en tiempo real para la identificación de problemas y riesgos que puedan afectar a la empresa, mientras documenta cada una de las acciones para una mayor transparencia y trazabilidad.
Ventas
Los equipos de ventas de una empresa suelen perder hasta dos tercios del tiempo en realizar tareas que no están relacionadas con vender, como responder correos electrónicos, buscar clientes, tener reuniones de equipo, agendar llamadas, capacitaciones y lecturas de informes. Y solo el tercio restante del tiempo lo dedican a buscar y propiciar oportunidades de negocio.
Y aunque se entiende que todas estas tareas forman parte del departamento de ventas y no se pueden evitar, sí que se pueden automatizar con el fin de reducir el tiempo necesario para realizarlas, además de aumentar la productividad de los representantes comerciales. Básicamente, el uso de software de automatización le hace la vida más fácil a los encargados de ventas.
Algunas de las tareas que se pueden automatizar en el proceso de ventas son las siguientes:
- Generación de clientes potenciales;
- Envíos masivos de correos electrónicos orientados a la venta;
- Seguimiento a los prospectos;
- Identificación de clientes potenciales;
- Agendar reuniones;
- Automatizar los reportes de resultados.
Atención al cliente
La atención o servicio al cliente es un proceso estratégico prioritario para organizaciones de todo tipo, ya que es una parte crucial en la labor de satisfacer y fidelizar los clientes para incrementar las ventas a corto y largo plazo, por lo que también es importante aumentar la productividad y eficacia de esta área.
Algo que se puede hacer con la automatización de la gestión de citas, consultas, cancelaciones, reservas de entradas y transporte, sugerencias y reclamaciones y encuestas de satisfacción.
Inventario
Tradicionalmente, las empresas realizan la gestión del inventario de forma manual, anotando uno por uno los productos entrantes y salientes del negocio.
Sin embargo, automatizar el control y la gestión de los productos y artículos que dispone una empresa para comercializar permite tener un mayor control en todo momento, aumentar las ventas, ahorrar tiempo, tener una mayor precisión y evitar en gran medida el error humano.
Contratos y acuerdos
En esta ocasión no se trata de un departamento específico de una empresa, sino de un proceso administrativo que se puede emplear en diversas áreas.
Empresas de todos los tamaños y de todo el mundo crean, administran, firman y promulgan millones de acuerdos y contratos cada día.
De hecho, no es una exageración decir que toda empresa depende de este proceso, ya que sin él no se pueden conseguir préstamos, seguros, arriendos, hipotecas, órdenes de compra e incluso clientes.
Dicho de otra manera, los contratos y acuerdos son el núcleo del crecimiento y estabilidad de cualquier tipo de empresa, por lo que es importante garantizar que no se cometa ningún error y se debe encontrar la forma de simplificar su creación y mantenimiento.
Esto es algo que es posible conseguir implementando nuevas tecnologías.
Sabiendo esto, la automatización de contratos y acuerdos se trata de la digitalización de todo el recorrido que realiza la otra parte involucrada. Desde la solicitud del contrato, la verificación de la identidad, la entrega, firma y el resto de pasos necesarios.
Gracias a la automatización de este proceso, las empresas pueden obtener los siguientes beneficios:
- Procesos más rápidos: seguramente habrás notado que este beneficio es una constante que se repite, pero el ahorro de tiempo es uno de los beneficios más importantes que se consiguen al automatizar cualquier proceso administrativo de una empresa, y los contratos y acuerdos no se quedan atrás;
- Aumenta la satisfacción del cliente: sumado al anterior punto, cuando se acelera el proceso de contrataciones y acuerdos, se eliminan muchos de los factores que pueden generar malestar y frustración en los clientes, como llenar formularios en papel o la necesidad de verificar la identidad en persona. Además, eliminar los pasos manuales y permitir que los clientes puedan realizar el proceso en el dispositivo de su preferencia y en el momento que quieran, reduce la tasa de abandono y aumenta las conversiones;
- Reduce las probabilidades del error humano: al utilizar herramientas digitales que completan la información casi de forma automática, se reducen las posibilidades de que falte información importante o de que ocurran errores;
- Elimina la necesidad de usar papel: utilizar herramientas de automatización elimina los pasos manuales en este tipo de procesos, algo que suele ser molesto para los clientes de hoy en día, ya que buscan rapidez, agilidad y comodidad;
- Reduce el fraude de contratos: uno de los principales temores de las organizaciones es la pérdida de dinero por fraude. Este problema se puede evitar gracias a la verificación de la identidad digital, que comprueba con exactitud quién es el solicitante.
Principales ventajas de invertir en un software de automatización de procesos
El uso de un software para automatización de procesos administrativos trae consigo una gran cantidad de ventajas como has podido ver a lo largo de este artículo.
A continuación, te mostramos cinco de los beneficios principales de la automatización de procesos administrativos:
1. Reducción de costos
Una presión constante que tienen las empresas de todos los rubros y tamaños es disminuir el costo de sus operaciones. Al reducir el número de tareas manuales repetitivas y, por tanto, el tiempo que necesitan los empleados para completarlas, es posible reducir los costos sin afectar la satisfacción del cliente.
2. Procesos transparentes
Los procesos comerciales se vuelven más claros y transparentes cuando se usa un software de automatización de procesos administrativos, ya que permite saber en tiempo real cuáles son las personas responsables de ejecutar las tareas establecidas; además, brinda la posibilidad realizar seguimiento y supervisar los procesos mientras suceden.
Esto mejora la responsabilidad y visibilidad de los procesos, e incluso funciona como un recurso de capacitación al mostrar cómo los empleados están llevando a cabo las actividades en comparación a los resultados esperados.
3. Aumento de la productividad
La tercera ventaja que obtienen las empresas con la automatización de procesos administrativos es un significativo aumento de la productividad sin la necesidad de incrementar las horas de trabajo o invertir en otros recursos.
Esto se debe, entre otras cosas, a que los empleados encuentran la información necesaria en menor tiempo y a que con un solo clic pueden sistematizar conteos y otros trabajos administrativos clásicos.
4. Consistencia en las operaciones
La suma de las ventajas anteriores, es decir, de reducir costos, tener procesos transparentes y aumentar la productividad, permite que se consiga la estabilidad en las operaciones de la empresa, lo que da como resultado la conquista de objetivos y metas estratégicas.
Además, la consistencia asegura que los clientes reciban en cada ocasión el mismo nivel de servicio, lo que aumenta la confiabilidad y autoridad de la empresa frente a sus competidores.
5. Aumento de la satisfacción del cliente
Por último, la oportunidad que brinda un software de automatización de evitar tareas aburridas y monótonas a los profesionales y colaboradores, no solo se traduce en las últimas ventajas de esta lista, además, aumenta la satisfacción de los clientes.
Cuando una empresa cumple con lo que promete, mantiene un estándar de excelencia operativa y todos los profesionales que tienen contacto directo con los clientes se pueden centrar en ofrecerles la mejor experiencia posible, es más fácil conseguir que desarrollen una preferencia por la empresa sobre los competidores.
Desafíos a superar para lograr una efectiva automatización de procesos
Ahora que ya has visto todos los usos, alcances y ventajas de la automatización de procesos administrativos, queda un último paso por dar y es conocer cuáles son los desafíos más comunes que tienen que superar las empresas para implementar softwares y programas que conduzcan a la sistematización de tareas.
¡Veamos!
- Compatibilidad con el sistema: el primero de los desafíos es bastante simple, pero a la vez puede ser problemático. Antes de implementar cualquier software de automatización, es fundamental asegurarse de que sea compatible con los sistemas existentes de la empresa. Si no es el caso, se deben añadir recursos de programación para integrarlos o buscar otro software;
- Cambio de la cultura empresarial: al automatizar diversas tareas, el proceso para buscar información y la manera de organizar el flujo de trabajo, es necesario comunicar a los empleados y colaboradores los cambios que se van a hacer y por qué serán beneficiosos, no solo para la empresa, sino también para ellos:
- Capacitación: igual de importante es formar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas y tecnologías que se van a implementar. Sin importar su similitud con los recursos existentes ni el grado de conocimiento o especialización de los trabajadores;
- seguridad: la ciberseguridad es uno de los grandes retos que las empresas deben abordar. A menudo se habla sobre problemas relacionados con la seguridad informática, como intentos de piratería. En este caso, es importante tener en cuenta los consejos de los expertos en ciberseguridad para encontrar las mejores soluciones preventivas.
La automatización hace tiempo que dejó de ser una simple tendencia. En la actualidad es una estrategia fundamental para cualquier empresa que planee crecer a medio y largo plazo.
En este mundo digitalizado en el que vivimos, realmente hay pocas alternativas que ofrezcan tantos beneficios como la automatización. Toma la decisión de transformar tu negocio y llévalo al siguiente nivel con un software capaz de propiciar la automatización de procesos administrativos que mejor se adapte a tu empresa.