¿Por qué invertir en automatizar procesos administrativos?

Si ponemos la vista en el pasado, es posible pensar en la automatización de procesos administrativos como una utopía o algo muy lejano en el futuro.

La automatización de procesos, ya sea mediante robótica o software de gestión como en este caso, es un hecho que ha llegado para quedarse.

Y es que, ante los constantes cambios del mercado, las tendencias e innovaciones tecnológicas y una mayor exigencia por parte de los clientes, las empresas necesitan reducir las tareas que toman demasiado tiempo y recursos si quieren seguir siendo competitivas.

Parece extraño pensar que la mayoría de empresas realizan grandes cantidades de tareas y procesos de forma manual, pero así es. De hecho, el 69% de las organizaciones a nivel mundial no ha implementado la transformación digital.

Aunque, del lado positivo, en América Latina 64% de las empresas está haciendo pruebas con algunas herramientas de automatización.

Sin embargo, lo cierto es que las empresas que no automatizan sus procesos o al menos una parte de ellos, están perdiendo tiempo y recursos valiosos en realizar tareas que podrían hacerse con la ayuda de la tecnología, lo que a largo plazo termina siendo un gasto más elevado que invertir en el software necesario, sea un ERP, un sistema contable, una solución de facturación electrónica o cualquier otro recurso adecuado a la necesidad.

Si estás considerando que tu empresa apueste por la transformación digital y quieres saber más sobre la automatización de procesos administrativos, en este post aprenderás:

• ¿Qué es la automatización de procesos?:
• ¿Cuáles son las áreas o tareas más comunes que se pueden automatizar?
• ¿Qué ventajas aporta la automatización?
• ¿Cuáles son los desafíos a superar para lograr una efectiva automatización de procesos?

¿Qué es la automatización de procesos administrativos?

Cuando hablamos de la automatización de procesos administrativos, nos referimos al uso de un software que realice todo el proceso o una parte de él, con el fin de que el trabajo sea más fácil, barato, rápido y eficiente.

A diferencia de otros tipos de automatización, se suele utilizar en operaciones complejas que reemplazan el trabajo manual y que, a menudo, trabajan junto a los sistemas TI de la empresa.

¿Qué es un proceso empresarial?

Para entender mejor la definición, es necesario entender que son los procesos empresariales.

Se trata de una actividad o conjunto de actividades que se realizan para lograr un objetivo específico, como la entrega de un producto a un cliente, procesamiento de informes de gastos, solicitudes de órdenes de compra, incorporación de nuevos empleados, gestión de documentos y contratos y muchos otros más.

Los procesos empresariales suelen empezar con una acción inicial, como el informe de gastos de un empleado que desencadena todo un flujo de trabajo predefinido y sus resultados, que en este caso sería el reembolso a ese empleado.

El flujo de trabajo suele involucrar una gran cantidad de papeleo, cadenas de correo electrónico, transferencias de documentos, entre otros, lo que dificulta el trabajo y aumenta las probabilidades de error humano.

El objetivo de la automatización de procesos administrativos, además de reemplazar el trabajo manual, es simplificar y mejorar los pasos del flujo de trabajo que compone el proceso.

Factores que indican que un proceso empresarial está listo para automatizarse

Uno de los puntos más difíciles a la hora de invertir en un software de este estilo es decidir qué procesos necesitan ser automatizados para aumentar la productividad y la calidad del servicio. Para facilitar este trabajo, existen algunos factores que indican la necesidad de automatización:

• Tiene un gran volumen de tareas;
• El proceso es sensible al tiempo;
• Se necesitan varias personas para realizar tareas;
• El proceso tiene un impacto significativo en otros sistemas y procesos;
• Tiene una necesidad de seguimiento de auditoría y cumplimiento.

Si una actividad de tu empresa cumple con todos o la mayoría de los factores mencionados, es un fuerte candidato a ser automatizado.

Para que tengas una idea más clara, son muchas las áreas y tareas que se pueden ver beneficiadas por el uso de un software de automatización de procesos administrativos. Veamos algunas de ellas a continuación:

• email marketing;
• creación de estudios de casos de clientes;
• copias de seguridad y restauración;
• soporte técnico;
• lanzamientos de productos;
• facturación;
• nómina de empleados;
• órdenes de ventas;
• procesos de call center;
• y en general, el área de finanzas;
• contabilidad;
• ventas;
• inventario;
• atención al cliente;
• marketing en general.

Alcances de la automatización de procesos administrativos

En la lista anterior veíamos algunos ejemplos de las tareas y áreas de una empresa que se pueden automatizar para aumentar su eficiencia, ahora vamos a darle una mirada más profunda a los usos y alcances que tiene un software de automatización de procesos administrativos:

Recursos humanos

El departamento de recursos humanos es el vínculo que mantiene unido al activo más valioso de una empresa: el equipo de trabajo. Lo que hace que sea muy importante implementar la tecnología para mejorar los procesos de esta área, sin sacrificar la parte humana de la ecuación, pero sí reduciendo significativamente el tiempo requerido para completar determinadas tareas.

Son muchos las actividades de RR.HH que se pueden automatizar. A continuación, te mostraremos cinco ejemplos:

• Nuevos empleados: la incorporación de nuevos profesionales suele ser una de las tareas más tediosas del departamento de recursos humanos, por lo que es una de las mejores oportunidades para automatizar su proceso. Los gerentes de RR.HH pueden automatizar el flujo de trabajo para la publicación de ofertas laborales, recolección de currículums, pautar entrevistas e ingresar al sistema a los nuevos empleados, entre otras tareas;
• Capacitación: una de las preocupaciones del departamento de RR.HH es entrenar y formar al talento humano de la empresa de forma constante para lograr un mejor desempeño en sus funciones. Este proceso se puede simplificar gestionando de forma automática las plataformas y salas de formación que se van a utilizar, y registrar quienes son los empleados que serán capacitados, así como evaluar el desempeño individual en cada sesión formativa;
• Despidos: sin duda, los despidos suelen ser uno de los procesos más desagradables en el ámbito empresarial, tanto para el empleado como el empleador. Para agilizar el proceso, se pueden automatizar las tareas de recoger y procesar los archivos de despido; devolver, contabilizar y auditar el equipo de la empresa en posesión del empleado (si lo tiene); sacarlo de la nómina y tramitar sus beneficios;
• Nómina: la nómina es otro de los procesos que más tiempo lleva para el departamento de recursos humanos. En este caso se puede utilizar un software que automatice la gestión de la nómina, la administración de gastos, impuestos y presentaciones, y la implementación de herramientas y aplicaciones digitales que realicen un seguimiento a la jornada;
• Solicitud de licencia: por último, las solicitudes de licencia pueden presentarse por muchos motivos, ya sea por un procedimiento médico, educativo o simplemente por vacaciones. El proceso de aprobar solicitudes de licencia, actualizar los registros de los empleados con licencias actuales y controlar la reincorporación, también se puede automatizar para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia y satisfacción de las partes interesadas.

Marketing digital

Si hablamos de un área de los negocios donde más herramientas de automatización se han desarrollado y que más ha crecido en los últimos años, probablemente el primer lugar quede en menos marketing digital.

Desde campañas de email marketing hasta la gestión de contenidos, clasificación y gestión de leads, tracking multicanal y omnicanal, detección automática de tendencias digitales y mucho más, la mercadotecnia tiene un alto grado de automatización de procesos administrativos.

Los beneficios de la utilización de un software para sistematizar procesos de marketing digital son muchos, veamos algunos ejemplos:

• Permite crear y desarrollar estrategias de marketing complejas que, sin la automatización, serían difíciles de ejecutar;
• Reduce los costes y el tiempo de las acciones de marketing;
• Posibilita tener un mayor control sobre las actividades;
• Permite realizar un seguimiento detallado de los resultados;

Pero si existen dos excelentes ejemplos sobre automatización de marketing digital, esos son la nutrición de leads (lead nurturing) y calificación de leads (lead scoring).

El primero se refiere a cadenas de correo electrónico que se envía a una lista de usuarios de una base de datos para educarlos o "madurarlos". El segundo es un proceso mediante el cual se evalúa en qué fase del viaje del comprador (Buyer’s Journey) se encuentra cada lead.

Ambas son fundamentales a la hora de transmitir a los usuarios los beneficios que pueden obtener si compran un determinado producto o servicio.

Mantenimiento de maquinaria industrial y equipos

Si un software de automatización de procesos trabaja junto a equipos, maquinaria, instalaciones y vehículos inteligentes, es decir, integrados al Internet de las Cosas (IoT), se puede recibir información en tiempo real sobre su estado y proporcionar ciclos de vida más elevados al saber con exactitud cuando se necesita hacerles mantenimiento o cambiar alguna pieza.

Finanzas y contabilidad

Cada vez son más las empresas que están convirtiendo la automatización en el eje central del área de las finanzas, ya que les permite reducir los costes y mejorar la gestión de riesgos.

Además, ofrece un mayor control en tiempo real para la identificación de problemas y riesgos que puedan afectar a la empresa, mientras documenta cada una de las acciones para una mayor transparencia y trazabilidad.

Ventas

Los equipos de ventas de una empresa suelen perder hasta dos tercios del tiempo en realizar tareas que no están relacionadas con vender, como responder correos electrónicos, buscar clientes, tener reuniones de equipo, agendar llamadas, capacitaciones y lecturas de informes. Y solo el tercio restante del tiempo lo dedican a buscar y propiciar oportunidades de negocio.

Y aunque se entiende que todas estas tareas forman parte del departamento de ventas y no se pueden evitar, sí que se pueden automatizar con el fin de reducir el tiempo necesario para realizarlas, además de aumentar la productividad de los representantes comerciales. Básicamente, el uso de software de automatización le hace la vida más fácil a los encargados de ventas.

Algunas de las tareas que se pueden automatizar en el proceso de ventas son las siguientes:

• Generación de clientes potenciales;
• Envíos masivos de correos electrónicos orientados a la venta;
• Seguimiento a los prospectos;
• Identificación de clientes potenciales;
• Agendar reuniones;
• Automatizar los reportes de resultados.

Atención al cliente

La atención o servicio al cliente es un proceso estratégico prioritario para organizaciones de todo tipo, ya que es una parte crucial en la labor de satisfacer y fidelizar los clientes para incrementar las ventas a corto y largo plazo, por lo que también es importante aumentar la productividad y eficacia de esta área.

Algo que se puede hacer con la automatización de la gestión de citas, consultas, cancelaciones, reservas de entradas y transporte, sugerencias y reclamaciones y encuestas de satisfacción.

Inventario

Tradicionalmente, las empresas realizan la gestión del inventario de forma manual, anotando uno por uno los productos entrantes y salientes del negocio.

Sin embargo, automatizar el control y la gestión de los productos y artículos que dispone una empresa para comercializar permite tener un mayor control en todo momento, aumentar las ventas, ahorrar tiempo, tener una mayor precisión y evitar en gran medida el error humano.

Contratos y acuerdos

En esta ocasión no se trata de un departamento específico de una empresa, sino de un proceso administrativo que se puede emplear en diversas áreas.

Empresas de todos los tamaños y de todo el mundo crean, administran, firman y promulgan millones de acuerdos y contratos cada día.

De hecho, no es una exageración decir que toda empresa depende de este proceso, ya que sin él no se pueden conseguir préstamos, seguros, arriendos, hipotecas, órdenes de compra e incluso clientes.

Dicho de otra manera, los contratos y acuerdos son el núcleo del crecimiento y estabilidad de cualquier tipo de empresa, por lo que es importante garantizar que no se cometa ningún error y se debe encontrar la forma de simplificar su creación y mantenimiento.

Esto es algo que es posible conseguir implementando nuevas tecnologías.

Sabiendo esto, la automatización de contratos y acuerdos se trata de la digitalización de todo el recorrido que realiza la otra parte involucrada. Desde la solicitud del contrato, la verificación de la identidad, la entrega, firma y el resto de pasos necesarios.

Gracias a la automatización de este proceso, las empresas pueden obtener los siguientes beneficios:

• Procesos más rápidos: seguramente habrás notado que este beneficio es una constante que se repite, pero el ahorro de tiempo es uno de los beneficios más importantes que se consiguen al automatizar cualquier proceso administrativo de una empresa, y los contratos y acuerdos no se quedan atrás;
• Aumenta la satisfacción del cliente: sumado al anterior punto, cuando se acelera el proceso de contrataciones y acuerdos, se eliminan muchos de los factores que pueden generar malestar y frustración en los clientes, como llenar formularios en papel o la necesidad de verificar la identidad en persona. Además, eliminar los pasos manuales y permitir que los clientes puedan realizar el proceso en el dispositivo de su preferencia y en el momento que quieran, reduce la tasa de abandono y aumenta las conversiones;
• Reduce las probabilidades del error humano: al utilizar herramientas digitales que completan la información casi de forma automática, se reducen las posibilidades de que falte información importante o de que ocurran errores;
• Elimina la necesidad de usar papel: utilizar herramientas de automatización elimina los pasos manuales en este tipo de procesos, algo que suele ser molesto para los clientes de hoy en día, ya que buscan rapidez, agilidad y comodidad;
• Reduce el fraude de contratos: uno de los principales temores de las organizaciones es la pérdida de dinero por fraude. Este problema se puede evitar gracias a la verificación de la identidad digital, que comprueba con exactitud quién es el solicitante.

Principales ventajas de invertir en un software de automatización de procesos

El uso de un software para automatización de procesos administrativos ​trae consigo una gran cantidad de ventajas como has podido ver a lo largo de este artículo.

A continuación, te mostramos cinco de los beneficios principales de la automatización de procesos administrativos:

1. Reducción de costos

Una presión constante que tienen las empresas de todos los rubros y tamaños es disminuir el costo de sus operaciones. Al reducir el número de tareas manuales repetitivas y, por tanto, el tiempo que necesitan los empleados para completarlas, es posible reducir los costos sin afectar la satisfacción del cliente.

2. Procesos transparentes

Los procesos comerciales se vuelven más claros y transparentes cuando se usa un software de automatización de procesos administrativos, ya que permite saber en tiempo real cuáles son las personas responsables de ejecutar las tareas establecidas; además, brinda la posibilidad realizar seguimiento y supervisar los procesos mientras suceden.

Esto mejora la responsabilidad y visibilidad de los procesos, e incluso funciona como un recurso de capacitación al mostrar cómo los empleados están llevando a cabo las actividades en comparación a los resultados esperados.

3. Aumento de la productividad

La tercera ventaja que obtienen las empresas con la automatización de procesos administrativos es un significativo aumento de la productividad sin la necesidad de incrementar las horas de trabajo o invertir en otros recursos.

Esto se debe, entre otras cosas, a que los empleados encuentran la información necesaria en menor tiempo y a que con un solo clic pueden sistematizar conteos y otros trabajos administrativos clásicos.

4. Consistencia en las operaciones

La suma de las ventajas anteriores, es decir, de reducir costos, tener procesos transparentes y aumentar la productividad, permite que se consiga la estabilidad en las operaciones de la empresa, lo que da como resultado la conquista de objetivos y metas estratégicas.

Además, la consistencia asegura que los clientes reciban en cada ocasión el mismo nivel de servicio, lo que aumenta la confiabilidad y autoridad de la empresa frente a sus competidores.

5. Aumento de la satisfacción del cliente

Por último, la oportunidad que brinda un software de automatización de evitar tareas aburridas y monótonas a los profesionales y colaboradores, no solo se traduce en las últimas ventajas de esta lista, además, aumenta la satisfacción de los clientes.

Cuando una empresa cumple con lo que promete, mantiene un estándar de excelencia operativa y todos los profesionales que tienen contacto directo con los clientes se pueden centrar en ofrecerles la mejor experiencia posible, es más fácil conseguir que desarrollen una preferencia por la empresa sobre los competidores.

Desafíos a superar para lograr una efectiva automatización de procesos

Ahora que ya has visto todos los usos, alcances y ventajas de la automatización de procesos administrativos, queda un último paso por dar y es conocer cuáles son los desafíos más comunes que tienen que superar las empresas para implementar softwares y programas que conduzcan a la sistematización de tareas.

¡Veamos!

• Compatibilidad con el sistema: el primero de los desafíos es bastante simple, pero a la vez puede ser problemático. Antes de implementar cualquier software de automatización, es fundamental asegurarse de que sea compatible con los sistemas existentes de la empresa. Si no es el caso, se deben añadir recursos de programación para integrarlos o buscar otro software;
• Cambio de la cultura empresarial: al automatizar diversas tareas, el proceso para buscar información y la manera de organizar el flujo de trabajo, es necesario comunicar a los empleados y colaboradores los cambios que se van a hacer y por qué serán beneficiosos, no solo para la empresa, sino también para ellos:
• Capacitación: igual de importante es formar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas y tecnologías que se van a implementar. Sin importar su similitud con los recursos existentes ni el grado de conocimiento o especialización de los trabajadores;
• seguridad: la ciberseguridad es uno de los grandes retos que las empresas deben abordar. A menudo se habla sobre problemas relacionados con la seguridad informática, como intentos de piratería. En este caso, es importante tener en cuenta los consejos de los expertos en ciberseguridad para encontrar las mejores soluciones preventivas.

La automatización hace tiempo que dejó de ser una simple tendencia. En la actualidad es una estrategia fundamental para cualquier empresa que planee crecer a medio y largo plazo.

En este mundo digitalizado en el que vivimos, realmente hay pocas alternativas que ofrezcan tantos beneficios como la automatización. Toma la decisión de transformar tu negocio y llévalo al siguiente nivel con un software capaz de propiciar la automatización de procesos administrativos que mejor se adapte a tu empresa.

Gestiona menos, crece más

Gestiona menos, crece más