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Más fácil: clasificación de activos con un software contable

Publicado por Nubox | 9 de mayo del 2019
Más fácil: clasificación de activos con un software contable

Anteriormente ya hemos hablado de la importancia de los activos dentro de las finanzas y cuentas contables de una entidad económica, pues se trata -según definición del Servicio de Impuestos Internos- de “todos los bienes y derechos que posee una empresa, susceptibles de ser valorados en dinero, tales como bienes raíces, automóviles, derechos de marcas, patentes, cuentas por cobrar, entre otros”. Además, hay que tener en cuenta que son recursos que se pueden transformar en dinero u otros medios líquidos equivalentes, y que tienen la capacidad de generar ingresos a futuro. Sin ellos, un negocio difícilmente subsistiría. 

De igual manera, también ya hemos hablado de la forma en que funcionan los registros contables y cómo se enlazan con la clasificación de activos. Recuerda que el conjunto de dichos registros o asientos en donde se detallan las operaciones de la empresa en un período determinado se conoce como "cuentas contables". Éstas son la base de todo sistema de contabilidad y se dividen en activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos. Sin ellas no podrías realizar las labores de análisis ni generar los estados financieros para la toma de decisiones estratégicas. 

Clasificar activos de manera fácil

De acuerdo con los resultados de un reciente informe de Technavio -consultora global especializada en temas de tecnología- la venta global de software contable alcanzará los 4,1 mil millones de dólares en 2021, dando cuenta de la gran aceptación y penetración en el mercado de este tipo de soluciones. A medida que pasa el tiempo, son más las empresas que descubren en estos sistemas una herramienta esencial para mantener las finanzas en orden, especialmente porque aporta beneficios importantes:

  1. Automatización de cálculos.
  2. Soporte capacitado.
  3. Simplificación de procesos contables, lo cual deriva en una reducción de los costos. 
  4. Respecto de soluciones online, estas plataformas ofrecen un alto nivel de protección de datos, porque la información se resguarda en la nube bajo serios protocolos de seguridad.

En el caso específico de la clasificación de activos, este tipo de herramientas son de gran utilidad. Para una mejor comprensión de estos, debes seguir los siguientes pasos: 

1. Clasificación según liquidez 

Los activos pueden clasificarse en función de su liquidez o facilidad para convertirse en dinero o un medio líquido equivalente, en dos grandes categorías: 

  1. Activos circulantes: bienes y derechos líquidos, es decir, aquellos recursos que puedes consumir, emplear o vender en el corto plazo, usualmente entendido como el ciclo normal de operaciones. 
  2. Activos fijos: son los recursos adquiridos sin fines de venta -como maquinaria y bienes inmuebles- que no puedes convertir en recursos líquidos fácilmente ni en el corto plazo. 

Aquí, el software contable empieza a jugar un papel preponderante porque trae planes de cuentas prediseñados que atienden a esta categorización. Por lo tanto, no tienes que “quemarte la cabeza” creándolos, aunque cabe señalar que, si deseas hacerlo o personalizarlos, el sistema cuenta con esa funcionalidad. 

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2. Registro en cuentas contables

Lo que viene aquí es el registro de cada activo en el plan de cuentas prediseñado por el software o creado por ti mismo de acuerdo con tus necesidades. Por ejemplo: 

Cuentas del activo fijo

Cuentas del activo circulante

Terrenos.
Construcciones.
Maquinaria.
Mobiliario.
Equipos.
Elementos de transporte.

Caja.
Bancos.
Deudores.
Existencias.
Inversiones.

 

Los planes de cuentas del software contable no se prestan para equivocaciones. Por lo tanto, cada registro quedará en una cuenta de activos fijos o circulantes, según corresponda. Recuerda que, aunque esto parezca una superficialidad, no lo es. Si, por ejemplo, registras activos fijos como circulantes, a la hora de interpretar los estados financieros puedes encontrarte con un negocio con bastante liquidez -algo que genera tranquilidad-, cuando en realidad solo hay una mala clasificación.

Cabe señalar que, con el software de contabilidad, puedes generar reportes automáticos sobre los activos. Su ubicación, cantidad, valor condición y estado de depreciación (en el caso de los fijos) es información a la que puedes acceder fácilmente para optimizar la gestión de estos. 

Desventajas del registro manual

Si estás considerando la posibilidad de hacerlo de forma manual -por la razón que sea-, deberías considerar las desventajas que esta modalidad conlleva: 

  1. Tardarás más tiempo: la clasificación de activos puede ser compleja cuando la empresa cuenta con un gran número de ellos. 
  2. Habrá mayores posibilidades de errores: de acuerdo con las estadísticas, el 27.5% de las empresas estadounidenses culpan a la entrada manual de datos de los errores contables y fiscales, los cuales les cuestan millones al año. 
  3. Revisiones complejas: si los números no cuadran en los reportes que realizas, tienes que verificar cada uno de ellos minuciosamente, además de revisar la clasificación inicial que realizaste. 

Sin duda, un software de contabilidad -como Nubox- simplifica por completo la clasificación de activos. Es más, prácticamente te evita la tarea. No existe ninguna razón de peso para preferir hacerlo de forma manual.

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