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Claves de una gestión de cobranzas exitosa para tu Pyme

Publicado por Nubox | 8 de octubre del 2019
Claves de una gestión de cobranzas exitosa para tu Pyme

En Chile, el plazo promedio en que las grandes empresas pagan sus facturas a las Pymes es de 60 días, período bastante largo que, sin duda, puede afectar el flujo de caja. Problema grave que, especialmente en el caso de las empresas B2C, se agudiza con la morosidad de los clientes naturales, que en el país es alta (más de 4.6 millones de personas presentan alguna deuda en mora). 

De lo anterior se desprende la importancia de implementar una buena gestión de cobranzas orientada a optimizar la recaudación, cuidando así la liquidez del negocio y evitando recurrir a financiación externa.

Por supuesto, con la aprobación de la Ley de Pago a 30 días se resuelve el tema del tiempo de espera para que las empresas cumplan con sus compromisos de pagos, pero no soluciona la forma en que debemos gestionarla. 

 

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Pero ¿qué es gestión de cobranzas?

Hace referencia al proceso o conjunto de acciones orientadas a que los clientes realicen oportunamente sus pagos o cancelen deudas vencidas. En líneas generales, se divide en tres grandes etapas:

 

  • Preventiva: inicia antes del retraso en los pagos. Lo que se busca es evitar que los clientes caigan en moras que afecten el flujo de caja del negocio y sumen a la deuda intereses por mora. 

  • Administrativa: inicia inmediatamente después de que el cliente se retrasa en sus pagos. La idea es comunicarse con él para comunicarle el estado de su cuenta y buscar soluciones de pago. 

  • Judicial: se ejecuta cuando el cliente no paga aun cuando se le ofrecen múltiples soluciones de pago. Implica gastos judiciales y representación de un abogado.

 

 

¿Cómo hacer una buena gestión de cobranzas en las Pymes?

 

Más allá de saber qué es gestión de cobranzas, debes tener claro que lo ideal es fortalecer el cobro preventivo.  Para ello, lo primero que tienes que hacer es enviar las facturas a tiempo y sin errores. Luego, puedes implementar algunas técnicas como:

 

  • Educa a los clientes: informales dónde pagar, cuándo, medios de pago, intereses por mora y demás información relevante sobre la obligación. La idea es que ellos tengan muy claras las condiciones de pago y las consecuencias de no hacerlo oportunamente. 
  • Establece beneficios por pago oportuno: piensa en entregar descuentos, reducir  intereses u ofrecer algún beneficio exclusivo para aquellas personas que paguen en la fecha establecida o antes.
  • Ofrece diferentes medios y alternativas de pago: muchas veces las personas no pagan a tiempo no por falta de dinero, sino porque el proceso de pago es bastante engorroso (por ejemplo, solo en efectivo y en la oficina principal de la empresa). Tienes que simplificar este trámite y proporcionar múltiples alternativas, como pagos online, tarjeta de crédito y cheques, entre otros.
  • Envía recordatorios:  mediante llamada, email o SMS antes de que se venza la fecha de pago.

 

Al aplicar estas medidas preventivas reduces al mínimo las posibilidades de mora, pero no las eliminas, por lo que tienes que considerar la cobranza extrajudicial (generalmente, inicia 21 días después de que la deuda haya vencido). Aquí la idea es contactar al cliente a través de diferentes medios (carta, teléfono, SMS, email, etc.) para comunicarle el estado de su cuenta y negociar un pago con él. 

 

Entre las técnicas más eficaces en este punto se hallan: 

  • Acuerdos de pago. 
  • Refinanciación de la deuda. 
  • Aceptar durante un tiempo cuotas por debajo del valor inicialmente pactado . 
  • Conceder meses de gracia. 
  • Descontar los intereses por mora. 

 

Al hacerlo, no olvides que todo el proceso debe ajustarse a los principios de los sistemas de cobranza no abusiva

 

  • No informar de la deuda a familiares, jefes o terceros ajenos a la obligación.
  • No realizar llamadas de cobranza en horarios no hábiles. 
  • No enviar documentos que aparenten ser escritos judiciales.
  • Está prohibida toda conducta que afecte la privacidad o situación laboral del deudor.

 

Infografía - 82% de las pymes fracasan por el mal manejo de su flujo de caja, ante una falta de gestión de cobranza efectiva.

 

Monitoreo efectivo de la gestión de cobro

 

Si aplicas todo lo anterior, puedes decir que ya sabes cómo hacer una buena gestión de cobranzas en las Pymes. Pero no te olvides de hacer un seguimiento continuo de las cuentas por cobrar, algo que te permitirá identificar fácilmente las fechas de cobro, clasificar las moras en función del nivel de retraso y detectar acuerdos de pago rotos, con el fin de ejecutar las medidas reactivas correspondientes. 

 

Aquí, un software gestión de cobranzas se alza como una herramienta de carácter estratégica, ya que puedes puedes monitorear en tiempo real y mantener completamente organizada y visible la información de los deudores. Así, la gestión es mucho más eficaz y, por lo tanto, el ingreso de dinero en efectivo es mayor, lo cual reduce problemas de liquidez. 

 

En ese sentido, la herramienta Emprende -de Nubox- es mucho más que un software gestión de cobranzas. Además de brindarte el monitoreo y visibilidad mediante el detalle de documentos por cobrar vencidos y por vencer, puedes sincronizar los pagos y recaudaciones con el sistema de facturación electrónica para un mayor control. Además, lanza notificaciones para agilizar los pagos. 

 

Queremos que conozcas en profundidad sobre la nueva Ley de Pago a 30 días que viene a cambiar la cultura de pago de las empresas y aliviar la carga a las pymes. Hay sanciones si las empresas no pagan a tiempo. Entérate aquí 👇

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