La situación económica que vive actualmente —tanto en Chile como en el resto del mundo— no es nada fácil para las PyMEs. Por ello es importante que puedas gestionar los pagos atrasados.

Hoy más que nunca es importante buscar la forma de mantener las empresas a flote y gestionar cada recurso que evite el cierre de las mismas o caer en una insolvencia económica difícil de superar.

En este punto, las cuentas por cobrar se convierten en un factor indispensable al que se debe hacer seguimiento y evaluar cuidadosamente cada caso de los clientes, ya sea por el otorgamiento de nuevos créditos o por facturas vencidas o por vencer.

La forma de gestionar pagos —sobre todo si se encuentran atrasados— podría significar la diferencia entre la supervivencia o el quiebre de tu PyME. Si bien esta situación no depende totalmente de ti, es muy necesario que implementes las herramientas correctas para lograr obtener un resultado satisfactorio.

Por esta razón, te invitamos a revisar las siguientes estrategias para gestionar pagos atrasados de la mejor manera y tener así un control de facturas de cobros y pagos. ¡No pares de leer!

Nunca descuides la comunicación

Muchas veces, la causa principal de una factura atrasada o pagos atrasados es el descuido de ambas partes a la hora de realizar el seguimiento requerido. Ciertamente, es deber del cliente cumplir la obligación adquirida, pero recuerda que el principal interesado eres tú.

Por eso, no pierdas de vista los plazos de vencimiento e implementa un control sobre la facturación en el cual puedas configurar recordatorios constantes mediante diferentes canales de comunicación —como el correo electrónico, SMS o llamadas telefónicas— para que se encarguen de mantener al día a tus clientes con el curso de sus facturas a crédito.

Aunque no lo creas, un contacto frecuente asegura gestionar pagos de forma más eficaz.

Sé empático

No es secreto que las malas relaciones no conducen a nada bueno y esto aplica perfectamente en el caso del cobro de cuentas pendientes. Trata de mantener una buena relación con tus clientes en todo momento para gestionar los pagos atrasados.

Demuestra interés en conocer su situación y cuál es el motivo de su retraso: puede que se encuentre atravesando un mal momento, no tenga los recursos o simplemente se le olvidó realizar el pago. La cuestión es que tu trato cordial siempre debe ser la primera, segunda y tercera opción.

Estudia cada postura, convérsalas con tus clientes —sin incurrir en tonos agresivos o amenazantes— y evalúa las opciones para facilitarles cumplir con su deber. Indiscutiblemente, tener buena disposición podrá traerte mejores resultados y, al mismo tiempo, fortalecer tu relación con ellos.

Crea planes de pago

No importa si de alguna manera se extiende el tiempo de pago, siempre será mejor asegurarlo de cualquier forma que perderlo.

Ofrece facilidades a tus clientes para que realicen el reintegro de la factura, ya sea en cuotas, reestructuración del crédito, descuentos o hasta reducción de intereses. Además, es una buena opción que agregues diferentes formas de pago a tu PyME, como tarjetas de crédito, cheques, convenios con otras entidades, entre otras.

Del mismo modo, estudia incentivos que puedas ofrecerles adicionalmente por pago adelantado o al contado para que en futuras compras prefieran disminuir sus costos que optar por los créditos.

Utiliza los instrumentos legales

Es esencial que estés al tanto de cada actualización legal que pueda ayudarte a gestionar los pagos de tu empresa. Cada vez son más los mecanismos que se implementan para apoyar a las entidades a disminuir sus cuentas incobrables o con un alto nivel de morosidad.

Por ejemplo, la Ley de Pago a 30 Días forma parte de una de las estrategias del Gobierno para garantizar el cobro de las facturas. Úsala para mejorar tus tiempos de cobranza y reducir el tiempo de morosidad de los clientes.

Cabe destacar que esta ley otorga un periodo de pago de 30 días corridos que se debe cumplir desde que se realiza el proceso de compra-venta. No obstante, se pueden establecer acuerdos de pago excepcionales que son pactados entre el cliente y el emisor del documento; si no se cumplen los plazos estipulados, empezarán a correr intereses y comisiones moratorias desde el primer día de atraso.

Ahora que la conoces, indaga un poco más sobre su aplicación e impleméntala como una herramienta capaz de ayudarte a gestionar pagos.

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Sistematiza los cobros

Tener la posibilidad de mantener la información en tiempo real y actualizada de las cuentas por cobrar facilita a gran escala un mayor seguimiento de cada una de ellas, tanto por cliente como por rango de fechas o cantidad de días morosos.

El uso de softwares de facturación electrónica que tengan acceso a un sistema de cobranzas automatizado será tu aliado para lograr un mayor alcance de los cobros: cuando una deuda aumenta su periodo y sobrepasa los 90 días, la oportunidad de recuperarla disminuye.

Asimismo, estos programas te proporcionan información detallada de todas las transacciones históricas desde que un cliente realizó su primera compra, por lo que te permite conocer si se ha atrasado anteriormente o es la primera vez, los montos adeudados que presenta y otros datos generales. Al agrupar todas las referencias en un solo sistema detalladamente es mucho más fácil gestionar pagos.

Establece controles de tus cuentas por cobrar

Aunque no se considere necesario, establecer un manual de cobro puede significar una buena gestión de los mismos. Analiza qué acciones o políticas deberías tener como base al momento de realizar seguimiento a las deudas de tu empresa o de otorgar crédito a un nuevo cliente.

Sigue un camino para llegar al objetivo de obtener pagos oportunamente y evitar el retraso o la morosidad de los clientes. No olvides que cada acción correcta que realices puede representar un paso para un cobro exitoso.

Las cobranzas no representan un camino fácil para ninguna empresa, principalmente en situaciones de alta incertidumbre. En virtud de ello, la organización y la paciencia son dos factores fundamentales para generar buenos resultados.

Gestionar pagos atrasados efectivamente no solo debe ser cuando te veas en una situación de morosidad que sobrepase tus límites, sino también continuamente para que logres un control sobre tus cuentas por cobrar y puedas mantener una buena salud financiera en tu empresa.

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