Sistema de gestión de cobranza: ¿necesitas uno?

Una de las mejores formas de garantizar que tu empresa se mantiene rentable y a flote, es contar con un sistema de gestión de cobranza efectivo.

Si bien hoy existen mecanismos como la ley de pago a 30 días para reducir los tiempos de pago de los clientes a las empresas, esto no es suficiente para resolver todos los conflictos relacionados con las cuentas por cobrar, especialmente en el caso de las PyMEs.

Ciertamente, como empresa debes tratar de cuidar tus finanzas al máximo y poner en práctica algunas estrategias de cobranza exitosas, ya que este aspecto puede hacer una gran diferencia para el futuro de tus operaciones.

Por eso, aquí te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre un sistema de gestión de cobranza.

¡Lee con atención y toma nota!

¿Qué es un sistema de gestión de cobranza?

Un sistema de gestión de cobranza es un conjunto de procesos, herramientas, estrategias y tecnologías utilizadas por las empresas para administrar el proceso de cobro de deudas y cuentas por cobrar.

Estos sistemas son fundamentales para mantener la salud financiera de una organización, asegurando un flujo de efectivo eficiente y minimizando el riesgo de impagos. Los elementos clave de un sistema de gestión de cobranza incluyen:

Por ende, el objetivo principal de un software de gestión de cobranza es tratar de transformar las cuentas por cobrar de la empresa en liquidez para la misma lo más rápido posible, algo que es viable por medio de procesos en los cuales estén definidas y planificadas diversas formas de acción para cumplir con la meta de reducir las cuentas morosas de los clientes.

Una buena gestión de cobranza debe encontrar diferentes mecanismos que motiven a los clientes deudores a pagar sus cuentas y a cumplir con los límites de crédito establecidos.

¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión de cobranza?

En muchas ocasiones, mantener al día los pagos de los clientes puede ser una tarea sumamente engorrosa y tediosa debido al tiempo que conlleva la gestión de cobranza.

En este sentido, es conveniente automatizar este proceso porque tendrás los siguientes beneficios:

1. Orden y centralización

Contar con un sistema automatizado permite tener toda la información de los clientes centralizada en una misma plataforma, lo cual reduce la posibilidad de cometer errores tanto en cálculos como en cobros y genera un ahorro significativo de tiempo al no tener que buscar manualmente o en papel los documentos.

Tener la información clara y clasificada según cada cliente hará mucho más fácil la gestión de las cuentas por cobrar. Igualmente, podrás identificar rápido las fechas de vencimiento, los días de morosidad y las deudas pendientes.

2. Segmentación de los clientes

Para realizar una buena gestión de cobranza es necesario conocer el perfil de cada uno de tus clientes para que puedas identificarlos según sus características, como tipo de mora, monto de la deuda, razones de morosidad, antigüedad del cliente y cualquier otro elemento que consideres primordial.

3. Recordatorios automáticos

Existen muchos canales de comunicación por medio de los cuales se pueden ejecutar las estrategias de cobro a los clientes, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto y notificaciones presenciales, entre otros.

Al contar con un sistema de gestión de cobranza podrás predeterminar envíos automáticos de recordatorios a tus clientes —incluso antes del vencimiento de la deuda— para avisar de la fecha de pago y su vencimiento cada cierto tiempo que estimes conveniente para evitar que olviden el compromiso que adquirieron.

4. Registro de contacto

Otra función del software de gestión de cobranza es la posibilidad de mantener el registro de todas las veces en que se realizó o se generó un contacto con el cliente, lo cual evitará ocasionar molestias indebidas.

Esto permite realizar un mejor seguimiento a cada uno de los clientes, colocando notas y agendando futuras llamadas en caso de ser necesario.

La idea es tratar de mantener una relación cordial y de confianza con el cliente sin tener actitudes que puedan incomodarlo, ya que es más fácil recuperar una deuda mediante un trato amable.

5. Optimización de recursos

Un sistema de gestión de cobranza te permite ahorrar tiempo y costos y mejorar tanto la productividad como efectividad de tus colaboradores en el área de cobros, pues gracias a este tendrán un panorama más claro al momento de realizar esta tarea y posiblemente logren resultados de manera más rápida al poder contactar a la mayor cantidad de clientes en un intervalo de tiempo más reducido.

6. Mayor comunicación e integración

Al tener toda la información centralizada no habrá falta de coordinación o malentendidos entre los miembros del equipo en los procesos de cobranza, lo cual evitará problemas e imprevistos.

No obstante, la comunicación no debe ser únicamente interna. Tener una buena comunicación con el cliente y demostrar conocimiento de su situación es un elemento indispensable para recuperar las deudas, en especial cuando se trata de gestionar pagos atrasados.

7. Resguardo y trazabilidad de la información

La mayoría de estos sistemas mantienen toda la información resguardada en plataformas digitales, las cuales disminuyen los riesgos de pérdida de documentos o datos importantes para el cumplimiento de la gestión de cobranza de manera exitosa.

A la vez, el resguardo ayuda con la integración de todos los departamentos de la empresa para que cada uno de los integrantes de tu equipo tengan acceso a la misma información actualizada de cada cliente.

En este aspecto, existe gran variedad de software de gestión de cobranza que seguramente serán un gran aliado para que logres recuperar tus cuentas por cobrar o morosas.

¿Cómo saber si necesito un software de gestión de cobranza?

Es esencial siempre estar alerta frente a diferentes situaciones que puedan indicar una mala gestión de las cuentas por cobrar, especialmente por las consecuencias que esto puede ocasionar al normal funcionamiento de la empresa.

Por este motivo, debes conocer algunos aspectos claves para evitar que esto suceda y darte cuenta a tiempo cuando necesites implementar algunas herramientas que te ayuden a mejorar tu gestión.

¡Veamos!

1. Falta de liquidez

La liquidez es un elemento muy importante para las empresas: de observar deficiencia en esta significa que puedes estar en problemas porque tal vez no seas capaz de pagar las obligaciones adquiridas con tus proveedores o negocios de servicios.

Si no tienes la capacidad de pago suficiente para desarrollar tus funciones, pero tienes ventas, tal vez te preguntes "si tengo ventas, ¿por qué no puedo cumplir con los pagos?". La respuesta es simple: efectivamente, puedes tener registradas más ventas que gastos. Sin embargo, en realidad no dispones de ese dinero porque una gran parte puede acumularse en las cuentas por cobrar.

Manejar adecuadamente tus finanzas te permitirá tener un flujo de caja saludable y, por ende, tendrás la liquidez suficiente para cumplir con tus obligaciones. Ahora bien, si sucede lo contrario, hay que detectar cuál es el problema.

2. Quiebre de stock

Otra señal que te puede indicar la necesidad de implementar un sistema de gestión de cobranza es observar un quiebre de stock en la empresa. ¿Por qué podría pasar esto? Al no tener capacidad de reponer tus productos, te enfrentas a una situación que pone en riesgo la estabilidad de la empresa.

A lo mejor no te habías dado cuenta hasta llegar a este punto y al buscar el origen del problema te encuentras con una mala gestión de las cuentas por cobrar, lo cual directamente afectará la disposición de recursos para adquirir la reposición adecuada de inventario y, por ende, la cantidad de ventas.

3. Descapitalización

Ninguna empresa quisiera llegar a este punto, pero si es tu caso, entonces debes considerar que probablemente necesitas mejorar tu gestión de cobranza.

La descapitalización suele suceder cuando las ventas son menores a los gastos: ¿y si no es el caso de tu empresa? Evidentemente, existe una acumulación de cuentas por cobrar que el negocio no puede sostener.

Si estás experimentando estos resultados desfavorables en tu empresa, es una señal de alerta que indica que la administración de tus cobranzas no es la idónea, por lo que necesitarás toda la ayuda posible para organizar y revertir esta situación.

4. Conflicto con clientes

Otra situación que puede alertarte sobre la necesidad de implementar un sistema de gestión de cobranza en tu empresa son los continuos problemas que puedas tener con tus clientes, lo cual puede deberse a factores como:

• Retraso en la emisión y envío de facturas o documentos tributarios.
• Confusiones entre los saldos pagados y los adeudados.
• Falta de actualización de medios de contacto, como correos electrónicos o números telefónicos.
• Desconocimiento o no registro de algunas operaciones con el cliente, ya sea por abonos, notas de crédito o devoluciones, entre otros.

Detectar a tiempo esta situación puede evitarte grandes dolores de cabeza en el futuro, una mala gestión o administración y la repercusión de una imagen dañada de tu empresa que pueda interpretarse como propensión a posibles fraudes.

¿Qué puedo hacer para mejorar mi gestión de cobranza?

No todas las empresas son iguales, razón por la cual las estrategias deben adaptarse a lo que realmente necesite tu negocio.

Por ello, a continuación te proporcionamos algunas prácticas que podrían ayudarte con esta tediosa tarea:

• Ofrece diferentes opciones de pago, ya que mientras menos trabas tengan los clientes para cumplir con su deuda, más fácil será recuperarla; incluye tarjetas bancarias, efectivo, transferencias y diferentes plataformas conocidas de pago, entre otros.
• Mantén informados a tus clientes sobre las condiciones de pago, las fechas de vencimiento, los intereses por morosidad y cualquier otro detalle que consideres oportuno.
• Ofrece beneficios por pago adelantado, pues de este modo los clientes se sentirán incentivados a cumplir con sus obligaciones antes del tiempo estipulado. Puedes reducir intereses u otorgar descuentos en su próxima compra, entre otros.
• Realiza seguimientos continuos de los documentos vencidos o por vencer sin esperar que pase mucho tiempo entre un cobro y otro para evitar posibles olvidos.
• Mantén una relación de confianza y cordialidad con el cliente para no ocasionar molestias que puedan atrasar aún más el pago.
• Evita sobrepasar límites para realizar los cobros, como llamadas fuera del horario laboral, mensajes por canales privados, acoso o cualquier otro mecanismo que no sea debido.
• Pon en práctica acciones que motiven al pago, como posibilidad de reducción del crédito por morosidad o corte de venta hasta que la deuda sea saldada, entre otras.
• Automatiza todas las operaciones relacionadas con el área de ventas y cobranzas para que el sistema de gestión pueda ayudarte a recuperar de manera más rápida y eficaz tus cuentas por cobrar.

Como ves, existen muchas estrategias que puedes poner en práctica para lograr una buena gestión de cobranza, las cuales también te ayudarán a prever situaciones de riesgo para la empresa. Por este motivo, resulta de gran importancia no descuidar los créditos otorgados a los clientes y seleccionar cuidadosamente a quienes puedes ofrecer este beneficio.

Sabemos que no se puede prevenir totalmente un episodio de morosidad. No obstante, sí puedes aplicar medidas preventivas de seguimiento y establecer mecanismos que eviten esta situación.

Efectivamente, un software de gestión de cobranza será tu gran aliado para combatir este tipo de problemas, no solo por el ahorro de tiempo, recursos y optimización de las operaciones, sino porque también te ayuda a reducir las probabilidades de pérdida de una cuenta por cobrar.

Estos software te mantendrán actualizado sobre cada una de las cuentas que conforman tu empresa, ofreciéndote información en tiempo real para llevar un mayor control de las operaciones en el área de cobros.

¿Qué características considerar a la hora de elegir un sistema de gestión de cobranza?

Algunas características que debes tener en cuenta al momento de adquirir un buen sistema de gestión de cobranza son:

• Control de créditos y documentos vencidos.

• Generación de reportes con deudas y antigüedad de saldos.

• Monitoreo de pagos pendientes.

• Recordatorios automáticos de morosidad.

• Facilidad de uso.

• Integración con otros sistemas.

• Segmentación de la cartera de clientes.

• Función dentro del marco legal establecido.

No olvides que cada empresa es diferente y sus necesidades pueden variar según la naturaleza de sus actividades o de su cartera de clientes.

Nubox puede ser la solución a tus problemas de cobranza, pues no solo cumple con las características mencionadas anteriormente, sino también ofrece diversas soluciones para mejorar la gestión general de tu empresa desde el control de la facturación y emisión de documentos tributarios hasta el registro contable de todas las operaciones financieras.

Centralizar la información e integración con las cobranzas nunca ha sido tan fácil, así que no pierdas la oportunidad de mejorar tu gestión y disminuir esas cuentas incobrables que tanto daño le hacen a tu negocio.

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