Seguimiento a distancia
Este es un beneficio que podrás obtener si implementas un software en la nube.
Esta clase de soluciones no aloja la información, los comprobantes y los datos en equipos informáticos específicos y dispositivos físicos de almacenamiento, sino en servidores remotos.
¿Esto qué significa? Sencillo: mientras tengas acceso a una conexión de Internet, podrás ingresar a la base de datos independientemente del lugar que te encuentres y el dispositivo que estés utilizando.
Por supuesto, esta ventaja también la obtendrán aquellos trabajadores que autorices y que tengan una relación directa con la gestión de cobranza, por ejemplo, el contador.
De esta manera, tú y tu equipo de trabajo tendrán la posibilidad de visualizar los estados de las facturas en todo momento y seguir de cerca la fecha de vencimiento, los montos y los responsables de pagar.
Envío de notificaciones al instante
Aunque parezca un aspecto simple, contactar a los clientes para avisar y recordar sobre facturas vencidas o por vencerse es una labor que puede tomar mucho tiempo y, en ocasiones, resultar desalentadora.
Contactar telefónicamente a los clientes o especificar montos, plazos, números de comprobantes y otros datos a través de correos electrónicos disminuye la rapidez y productividad del equipo de cobranzas.
Entonces, ¿Qué debes hacer para que este tipo de procesos no sean tan demandantes y lentos? Precisamente, la implementación de un software de contabilidad o factura electrónica te proporcionará la agilidad y efectividad que necesitas.
Entre las múltiples funcionalidades y potencialidades de esta clase de soluciones, se encuentra la de accionar notificaciones de cobranza al instante.
Para hacerlo, solo tendrás que ingresar a la plataforma y, en consecuencia, a la base de datos del software, para luego enviar avisos de forma masiva —o a un cliente específico— con apenas un clic.
Segmentación de contactos
La gestión de cobranza es compleja porque la situación de cada cliente o factura no es igual: los plazos de vencimiento no son los mismos, los términos y acuerdos no son idénticos con cada contacto y los montos y valores varían en cada comprobante.
Por esta razón, es de gran ayuda la implementación de un software administrativo —preferiblemente en la nube— que permita segmentar los contactos para generar acciones específicas en cada perfil.
Asimismo, estas soluciones brindan la posibilidad de clasificar y ordenar a los clientes por el tipo de mora, los montos de la deuda y la antigüedad de sus relaciones e intercambios con la empresa.
Seguimiento de los flujos de efectivo
La gestión de cobranza forma parte de las tareas de contabilidad de una empresa, por lo cual no termina una vez que un cliente realiza el pago de una factura.
Después de que un cliente paga una deuda es necesario registrar ordenadamente el ingreso de ese capital para seguir los flujos de efectivo y conocer —a ciencia cierta— la realidad financiera de la organización y su liquidez.
Gracias a un software administrativo, el registro de esta información de interés contable y tributario se realiza de forma automática, cambiando el estado de la factura y generando un comprobante válido que sustente la recepción del pago.
Practicidad para realizar análisis y auditorías
Como cualquier otra área de los negocios, la gestión de cobranza demanda análisis y revisión constante para detectar puntos de mejora y aspectos por corregir.
Por suerte, con la implementación de un software administrativo las auditorías y evaluaciones —de esta área tan importante— resultarán muy sencillas y prácticas.
Esto se debe a que toda la información de interés estará centralizada, ordenada y clasificada, por lo cual acceder a ella e interpretarla será mucho más fácil y rápido.
Adicionalmente, tendrás la garantía de que los datos que podrás visualizar serán precisos y fiables.
En cambio, cuando la información se registra de manera manual o está localizada en diferentes archivos y sitios, las auditorías resultan procesos complejos que demandan una gran carga laboral traducida en días de trabajo.
¡Listo! Si nos acompañaste hasta aquí, ya sabes de qué forma un software administrativo te puede ayudar con la gestión de cobranza.
Además de apoyarte en este tipo de recursos tecnológicos, no olvides la obligatoriedad de la emisión de la Guía de Despacho Electrónica, contemplada dentro de la Ley de Pago a 30 Días.
Al robustecer la factura y darle título ejecutivo a la recepción de la mercancía, esta guía acelera el proceso de pago, promoviendo la liquidez de las PyMEs.
Específicamente, la Guía de Despacho Electrónica se emite cuando se decide postergar la factura y, en general, cuando se trasladan bienes.
Lógicamente, un buen software también te ayudará a emitir este valioso documento y, por lo tanto, a aumentar tu capacidad de control sobre las facturas y las cuentas por cobrar.
Si bien es cierto que también puedes generar este documento por medio de la herramienta gratuita disponible en la web del Servicio de Impuestos Internos (SII), un software de mercado resulta mucho más completo, efectivo, ágil, flexible e intuitivo, reduciendo los errores típicos del factor manual y generando de manera automática un registro de los Documentos Tributarios Electrónicos.
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