5 herramientas de gestión de cobranza para las pymes

Implementar este tipo de soluciones le dará un giro positivo a la historia de tu negocio, especialmente en el ámbito financiero, y también te ayudará a mejorar la experiencia de tus clientes y consolidar las relaciones comerciales.

Dicho esto, a continuación te dejamos una lista de las herramientas clave para alcanzar una gestión de cobranza efectiva y disfrutar de todos los beneficios que esto conlleva. 

Software de facturación electrónica

Un software  de facturación electrónica puede impactar significativamente tus procesos de gestión de cobranza al garantizar un mayor orden interno y seguimiento desde el mismo momento en que es emitido el documento tributario.

No perder la rastreabilidad de las facturas electrónicas y poder consultar tus documentos rápidamente y en cuestión de segundos, representa optimización y agilización de las tareas de cobro y previene que pierdas de vista una determinada transacción y los ingresos generados por esta.

Además, estos sistemas suelen incluir recordatorios automáticos, enlaces de pago, y guardan historial de transacciones para analizar tiempos promedio de pago y antecedentes de retrasos, aspectos fundamentales para prevenir riesgos y tomar mejores decisiones.

No olvides que Chile contempla una ley que especifica la obligatoriedad del pago de factura en 30 días con el fin de proteger la liquidez y estabilidad de las pequeñas y medianas empresas.

Software de Finanzas

Estos programas están diseñados para sistematizar tareas comerciales y gestionar de manera efectiva y práctica los diferentes procesos de esta área.

Lógicamente, un sistema de este tipo no deja fuera la gestión de cobranza, ya que existen diferentes funcionalidades y cualidades de estas soluciones que pueden ayudarte con esta importante labor.

Entre otras cosas, poseen módulos de cuentas por cobrar que te permiten seguir, de manera ágil y en tiempo real, las facturas pendientes, visualizando sus fechas de vencimiento, los responsables y los detalles de las transacciones.

Además, ayudan a registrar pagos y conciliar con bancos para mantener la información al día y conocer con certeza el flujo de ingresos.

Bots de cobranza

Esta es una de las herramientas de gestión de cobranza más relevantes: se trata de programas apoyados por inteligencia artificial que efectúan de manera directa los contactos automáticos con los clientes (recordatorios, avisos y notificaciones de cobro), por canales como WhatsApp, email y SMS.

Su trabajo es simple: las empresas deben contar con una lista de clientes, junto a sus respectivos datos de contacto, y definir las fechas de recordatorio y otras políticas para que luego los bots se ocupen de enviar los mensajes mediante chats instantáneos, correo electrónico y otras plataformas.

Beneficios principales:

• Reduce las tareas manuales de cobranza.
• Personaliza los mensajes según el historial y comportamiento de pago del cliente.
• Disponibilidad 24/7 y multicanal para acelerar recuperaciones.

Este tipo de soluciones son un muy buen complemento, pero no deben ser la única herramienta de gestión de cobranza que utilices, ya que es impersonal y no está destinada a ofrecerte seguimiento constante de las transacciones y los comprobantes pendientes de pago.

Conviene agregar trato humano para cuentas clave, disputas y escalamiento. Lo ideal: bots para volumen; ejecutivos para excepciones.

Sistemas de planificación de recursos empresariales

No fueron concebidas para la cobranza en sí, no obstante, resultan de gran ayuda para esta área, al igual que para muchas otras.

Con la ayuda de estos sistemas, conocidos como ERP por el inglés Enterprise Resource Planning, dispondrás de una base de datos centralizada que, entre otras cosas, contemplará toda la información que necesitas sobre las cobranzas y las facturas pendientes.

Para que sea realmente efectivo en la supervisión y agilización de este proceso, el ERP debe tener la capacidad de integrarse con soluciones como los software de facturación electrónica y contabilidad.

Diferentes canales de interacción digital

El tradicional call center o centro de llamadas todavía puede ser muy eficaz, pero eso no significa que debas limitarte tan solo a este canal de cobro.

De hecho, en la actualidad es necesario aprovechar las tecnologías y el desarrollo del universo digital para desarrollar una estrategia multicanal porque te permiten interactuar y enviar notificaciones por medio de diferentes ventanas de interacción ampliamente utilizadas por los clientes.

Las principales herramientas permiten:

• Notificaciones de cobro automáticas por WhatsApp, email, SMS y portales web personalizados.
• Portales de autogestión para que el propio cliente visualice sus cuentas, realice pagos y descargue comprobantes.
• Integraciones con plataformas de pago online, lo que agiliza la liquidación de deudas.

Estos canales se convierten en herramientas prácticas de cobranza que facilitan la interacción con los usuarios y amplían el alcance de tus labores de cobro. 

Beneficios de la automatización en cobranza

Automatizar la gestión de cobranza trae muchas ventajas. Primero, te ayuda a reducir esas tareas manuales que consumen tiempo, liberando a tu equipo para que pueda concentrarse en casos más complejos o en atender personalmente a clientes importantes. Así, optimizas mejor tu tiempo y recursos.

Además, con la automatización puedes enviar recordatorios de pago a tiempo y personalizados. 

Esta comunicación constante aumenta las oportunidades de recuperar el dinero más rápido y mantener un flujo de caja sano.

Otro punto clave es que te da mayor visibilidad y control sobre las cuentas por cobrar. 

Los sistemas automatizados generan informes detallados y análisis en tiempo real que te permiten segmentar a tus clientes según el riesgo y ajustar tus estrategias de cobranza más a medida.

También es fundamental que estas herramientas se integren con otros sistemas que ya usas, como ERPs y bancos. 

Esa conexión facilita la conciliación, evita errores y mantiene toda la información financiera actualizada, ayudándote a administrar mejor tus créditos y proveedores.

Y no menos importante, la automatización reduce los costos operativos porque disminuye la intervención manual y los errores humanos. 

Así, tu equipo rinde más y tanto tú como tus clientes disfrutan de una comunicación clara y profesional durante todo el proceso.

Con Nubox, la cobranza deja de ser una persecución. Ya no necesitas saltar de la factura al WhatsApp para recordar un pago: el Software de Facturación y Administración se encarga de enviar recordatorios automáticos con un link de pago directo. Tus clientes cancelan en un clic y tú cobras sin desgastarte.

Puedes elegir entre plantillas listas o redactar tus propios mensajes, manteniendo un tono cercano como si los hubieras escrito tú, pero con toda la eficiencia de la automatización.

¡Listo! Ya conoces cuáles son las principales herramientas de gestión de cobranza que puedes incluir en tu negocio.

Como ves, algunas de estas soluciones son integrales y amplias, razón por la cual su impacto positivo va más allá de la cobranza en sí, como es el caso de los sistemas de contabilidad y facturación electrónica: esto refleja que conviene priorizarlas para disfrutar de una mejoría mucho más profunda y palpable que marque un antes y un después en las operaciones de tu negocio.