5 herramientas de gestión de cobranza para las pymes

Software de facturación electrónica

Un software  de facturación electrónica puede impactar significativamente tus procesos de gestión de cobranza al garantizar un mayor orden interno y seguimiento desde el mismo momento en que es emitido el documento tributario.

No perder la rastreabilidad de las facturas electrónicas y poder consultar tus documentos rápidamente y en cuestión de segundos, representa optimización y agilización de las tareas de cobro y previene que pierdas de vista una determinada transacción y los ingresos generados por esta.

En general, un sistema de este tipo incrementa la organización interna y permite migrar a un modelo de gestión de documentos tributario mucho más efectivo y funcional.

El software de factura electrónica tiene además acceso a un sistema de cobranza automatizado que fomenta la recepción de los pagos en los periodos establecidos en la legislación y de acuerdo a las condiciones y acuerdos de tus transacciones.

No olvides que Chile contempla una ley que especifica la obligatoriedad del pago de factura en 30 días con el fin de proteger la liquidez y estabilidad de las pequeñas y medianas empresas.

Por último, referente a los beneficios de estos sistemas para la gestión de cobranza, debemos destacar que permiten almacenar información histórica sobre tus transacciones y facturas.

Gracias a ello podrás estudiar tus operaciones y conocer la historia de tus clientes en cuanto a tiempo promedio de pago y antecedentes de retrasos, aspectos fundamentales para la precaución financiera y la optimización de la toma de decisiones.

Software de Finanzas

Estos programas están diseñados para sistematizar tareas comerciales y gestionar de manera efectiva y práctica los diferentes procesos de esta área.

Lógicamente, un sistema de este tipo no deja fuera la gestión de cobranza, ya que existen diferentes funcionalidades y cualidades de estas soluciones que pueden ayudarte con esta importante labor.

Entre otras cosas, poseen módulos de cuentas por cobrar que te permiten seguir —de manera ágil y en tiempo real— las facturas pendientes, visualizando sus fechas de vencimiento, los responsables y los detalles de las transacciones.

Además, ayudan a registrar fácilmente los pagos y recaudaciones para que mantengas actualizada la información financiera y conozcas, a ciencia cierta, el flujo de ingresos.

Bots de cobranza

Esta es una de las herramientas de gestión de cobranza provistas por la inteligencia artificial y el machine learning: se trata de programas informáticos que efectúan de manera directa los contactos con los clientes para presentar recordatorios, avisos y notificaciones de cobro por medio de comandos y funciones asignadas previamente.

Su trabajo es simple: las empresas deben contar con una lista de clientes —junto a sus respectivos datos de contacto— y definir las fechas de recordatorio y otras políticas para que luego los bots se ocupen de enviar los mensajes mediante chats instantáneos, correo electrónico y otras plataformas.

Este tipo de soluciones son un muy buen complemento, pero no deben ser la única herramienta de gestión de cobranza que utilices, ya que es impersonal y no está destinada a ofrecerte seguimiento constante de las transacciones y los comprobantes pendientes de pago.

Sistemas de planificación de recursos empresariales

Estas soluciones son muy generales y no fueron concebidas para la cobranza en sí. No obstante, resultan de gran ayuda para esta área, al igual que para muchas otras.

Con la ayuda de estos sistemas —conocidos como ERP por el inglés Enterprise Resource Planning— dispondrás de una base de datos centralizada que, entre otras cosas, contemplará toda la información que necesitas sobre las cobranzas y las facturas pendientes.

Para que sea realmente efectivo en la supervisión y agilización de este proceso, el ERP debe tener la capacidad de integrarse con soluciones como los software de facturación electrónica y contabilidad.

Diferentes canales de interacción digital

El tradicional call center o centro de llamadas todavía puede ser muy eficaz, pero eso no significa que debas limitarte tan solo a este canal de cobro.

De hecho, en la actualidad es necesario aprovechar las tecnologías y el desarrollo del universo digital para desarrollar una estrategia multicanal porque te permiten interactuar y enviar notificaciones por medio de diferentes ventanas de interacción ampliamente utilizadas por los clientes.

Estos canales —como el correo electrónico y las redes sociales— se convierten en herramientas prácticas de cobranza que facilitan la interacción con los usuarios y amplían el alcance de tus labores de cobro. 

¡Listo! Ya conoces cuáles son las principales herramientas de gestión de cobranza que puedes incluir en tu negocio.

Como ves, algunas de estas soluciones son integrales y amplias, razón por la cual su impacto positivo va más allá de la cobranza en sí, como es el caso de los sistemas de contabilidad y facturación electrónica: esto refleja que conviene priorizarlas para disfrutar de una mejoría mucho más profunda y palpable que marque un antes y un después en las operaciones de tu negocio.