Software para negocio en línea: 6 funciones clave

Más allá de ofrecer excelentes oportunidades de ingresos, tener un e-commerce supone una serie de desafíos como gestionar el gran flujo de información de manera adecuada. Ante este panorama, la medida más acertada es invertir en tecnología adoptando un software para negocio.

Cada vez más empresas chilenas apuestan en el comercio en línea, principalmente, porque el modelo de venta se ha convertido en el preferido de los consumidores. Según la investigación "Digital 2023" realizado por We Are Social y Hootsuite, publicado en enero de 2023, el 62,7% de los chilenos ha recurrido al comercio en línea para resolver una demanda de consumo en los últimos tiempos.

Entre los factores que impulsan las preferencias por esta vía comercial, el estudio señala que la facilidad de uso y la inmediatez de las transacciones son puntos clave ante la perspectiva de los consumidores.

Debemos tener en cuenta que, en paralelo con las grandes oportunidades de ventas y crecimiento, el comercio online supone varios desafíos importantes, como lidiar con la gran cantidad de datos y atender a los clientes con la destreza y la eficiencia que merecen. De ahí la necesidad de contar con un software para negocio.

Un programa orientado a la gestión empresarial no solo favorece las buenas prácticas en materia de servicio al cliente y de seguridad de la información, sino que también disminuye la necesidad de contratar personal para organizar los procesos e incide positivamente en el funcionamiento del negocio.

Asimismo, al centralizar la información, permite tomar decisiones estratégicas, técnicas y operativas mucho más precisas y acordes con los objetivos corporativos.

A continuación, ¡Entérate más detalles sobre la utilidad y los beneficios de este tipo de sistema!

¿Por qué es importante contar con un software para negocio?

Uno de los grandes retos corporativos es organizar y optimizar los procesos principalmente cuando el negocio cuenta con un presupuesto muy limitado. Entre las medidas más eficientes en pro de la calidad de la administración, destacamos el uso de herramientas que automatizan, facilitan, aceleran y optimizan la calidad de las tareas internas.

En efecto, la solución adecuada puede ayudar a las empresas a automatizar numerosas tareas repetitivas, como la facturación y la conciliación bancaria y los reportes tributarios.

Bajo esta óptica, ten en cuenta que la posibilidad de automatizar varios procedimientos no solo facilita la solución de cuestiones internas al TI, sino que también fomenta la productividad y el muy buen rendimiento de los colaboradores, De hecho, esta automatización permite a los empleados enfocar su atención en tareas más importantes y estratégicas.

Asimismo, un software de e-commerce enfocado en la gestión puede proporcionar una visión en tiempo real del estado financiero de la empresa, lo que ayuda a tomar decisiones basadas en datos fiables y a mejorar la rentabilidad del negocio.

En el contexto del e-commerce, donde la velocidad y la eficiencia en la gestión son fundamentales para competir en el mercado, un software de gestión en línea adecuado se vuelve aún más crítico para el éxito de la empresa.

6 funciones esenciales de un software para negocio efectivo

Después de presentar los motivos que impulsan la adopción de un software de gestión en línea, ha llegado el momento de ahondarnos en el tema presentando las 6 funciones que no pueden faltar en este tipo de herramienta:

1. Facturación

La facturación es una de las funciones más importantes de un software de gestión en línea. Este sistema debe permitir la creación y la emisión de facturas de manera rápida y fácil, personalizando la información y agregando detalles adicionales según sea necesario.

Además, es fundamental que la facturación se encuentre integrada al control de inventario, esto permite actualizar automáticamente las cantidades de los productos vendidos.

Es importante que las facturas puedan enviarse directamente a los clientes a través de mensajes de correo electrónico o de SMS fomentando así, la optimización del proceso de cobro.

Por último, es fundamental que este sistema emita las boletas directamente en el SII. Más allá de acelerar la realización de declaraciones, esta medida elimina la posibilidad de cometer errores que ocasionen multas o la quiebra del negocio por incumplimiento.

2. Reporte de compras y ventas

El reporte de ventas y compras es otra función clave de un software para negocio online, ya que permite a los gestores acompañar y analizar las transacciones de su negocio.

Esta función posibilita a los usuarios acceder a información detallada sobre las ventas y las compras, como el monto de las transacciones, los productos vendidos, el método de pago utilizado y el estado de las entregas.

Una buena solución automatizada genera reportes personalizados y fácilmente exportables que permiten a los contadores o administradores analizar la información en profundidad y hacer predicciones para los siguientes períodos.

Asimismo, los reportes de compras y ventas son cruciales para tomar decisiones más precisas en términos de planificación de inventario y elaboración de estrategias de marketing.

Esta función también es muy útil para fines contables y tributarios, ya que proporciona un registro detallado de las transacciones y pagos realizados, simplificando y optimizando así la rutina del sector.

3. Sincronización con la institución tributaria gubernamental

La sincronización con la institución tributaria gubernamental es una función clave de un software para negocio en línea, especialmente en Chile donde existe una regulación tributaria muy estricta.

Esta función permite a los usuarios enviar automáticamente las facturas y boletas emitidas al Servicio de Impuestos Internos simplificando, de este modo, el proceso de cumplimiento tributario.

Sincronizar automáticamente el intercambio de datos previene errores en la presentación de informes tributarios, lo que conlleva a un ahorro expresivo de tiempo y de dinero.

Además, esta funcionalidad automática proporciona a los usuarios un registro completo y preciso de todas las transacciones, lo que facilita la elaboración de informes financieros y contables.

4. Cotizaciones

El envío de cotizaciones es una función importante para las empresas en línea que trabajan con ventas por mayor o que necesitan proporcionar presupuestos a los clientes.

Un software de gestión eficiente debe permitir la creación y el envío de cotizaciones a clientes potenciales de manera rápida y sencilla. Esto posibilita a los empresarios ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de sus operaciones.

5. Tesorería

La tesorería es un aspecto crítico de cualquier negocio por lo que un software de gestión en línea eficiente y moderno necesita proporcionar una visión completa y en tiempo real de los flujos de caja de la empresa.

Esto permite una mejor planificación y administración financiera, lo que a su vez ayuda a los empresarios a tomar decisiones basadas en datos duros y a mantener el control de las finanzas del negocio.

6. Gestión de clientes

La gestión de clientes es otra función que no puede faltar en un software de e-commerce. El sistema debe permitir la administración de la base de datos de consumidores de la empresa, lo que incluye la creación de perfiles de clientes, el seguimiento de las compras y la gestión de las comunicaciones con cada uno de ellos.

Además, el software debe ser capaz de proporcionar información valiosa sobre los usuarios como sus preferencias y necesidades de consumo. Estos aportes generan insights poderosos y, en consecuencia, promueven la creación de estrategias de marketing y de ventas más efectivas.

¿Cómo Nubox PyME colabora con el éxito de tu negocio en línea?

Nubox PyME es una plataforma de software de contabilidad y gestión empresarial especialmente diseñada para pequeñas y medianas empresas en Chile.

Este software para negocio ofrece una variedad de herramientas y funciones cuyos principales propósitos son mejorar el nivel y la capacidad productiva de los colaboradores minimizando las tareas manuales, acelerar las operaciones del negocio y, por consiguiente, incrementar su rentabilidad.

Con Nubox Pyme, las empresas pueden llevar un registro preciso y detallado de todas sus transacciones, incluyendo facturación, reportes de ventas y compras, gestión de clientes y tesorería.

Además, la plataforma ofrece una integración completa con el SII favoreciendo el cumplimiento tributario y evitando multas y sanciones, aspectos indispensables para promover la continuidad del negocio.

Más allá de las funciones mencionadas anteriormente, Nubox PyME proporciona otros recursos fabulosos como:

• Seguimiento de estados financieros;
• visibilidad total en tiempo real;
• transformar cotizaciones en facturas;
• integración con el SII y, ¡mucho más!

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