¿Cómo crear una plantilla para orden de trabajo?

Aunque en primera instancia una orden de trabajo luzca únicamente como un documento informativo, su implicación legal la convierte en algo mucho más importante. Puesto que, no solo es necesaria para el cálculo de cuentas por cobrar, sino que además, se presenta como respaldo ante auditorías internas y externas. 

De hecho, si pudieras hacer un análisis de tu competencia en cuanto a sus procesos administrativos, verías que, para ellos, las órdenes de trabajo son un documento del que no pueden prescindir.

De ahí que, para tener certeza de que una orden de trabajo será tan útil como válida, es indispensable considerar varios aspectos antes de presentarla. 

Por esa razón, a lo largo de este artículo plantearemos no solo la información más relevante respecto a este documento, sino que además, te mostraremos cómo crear una plantilla para ello, junto con algunas órdenes de trabajo modelo que pueden serte de utilidad.

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que presenta, en forma de plantilla o formulario, toda la información pertinente a la solicitud de un trabajo. Si bien no existe una regla escrita en cuanto a qué tipo de trabajo puede solicitarse, por lo general, se utiliza para servicios de: 

• mecánica, 
• electricidad, 
• informática,
• mantenimiento, 
• limpieza,
• reparaciones,
• construcción.

El propósito de esta plantilla es el de tener toda la información necesaria y relacionada con el trabajo en una única página. De esta manera, el mismo documento puede funcionar para los diferentes departamentos de la organización involucrados en la actividad.

Aunque no necesariamente sucede en este orden, y pudiendo haber más o menos áreas implícitas, un ejemplo claro de cómo se facilita la gestión de tareas y proyectos a través de una orden de trabajo, es el siguiente:

1. El Departamento de Administración y Contabilidad recibe la orden, la registra y envía al departamento especializado en la tarea.
2. El departamento especializado selecciona un técnico para ejecutarla, elige los materiales o implementos necesarios y envía la orden a Almacén.
3. El Área de Almacén facilita los materiales y se comunica con el Departamento de Compras si no hay disponibilidad de todos.

Así, todos los departamentos pueden registrar lo relacionado a su área de trabajo, hacer las planificaciones correspondientes y cumplir con sus funciones de manera más óptima. La empresa, a su vez, consigue aprovechar al máximo el talento humano y optimizar el uso de recursos.

¿Cómo crear una plantilla para orden de trabajo?

Sin importar si planeas crear una orden de trabajo PDF, en Word o Excel, el procedimiento es bastante similar. A continuación, encontrarás una serie de pasos con los que podrás crear una plantilla para ello, de manera rápida y sencilla,

1. Recolecta toda la información necesaria 

Si bien la información necesaria para realizar este documento no es un asunto estricto y reglamentado, existen varios datos que podrían considerarse indispensables en una correcta elaboración. En ese sentido, debes procurar tener la información respecto a: 

• Datos del cliente: Incluyendo nombre, números de contactos, correo electrónico, entre otros.
• Número de orden: Código o número de serie que identifica el documento.
• Ubicación: Dirección exacta del lugar donde se procederá con el trabajo. 
• Servicio: Tipo de trabajo a ejecutar y especificaciones. 
• Fecha: Día programado para el trabajo y día de emisión de la orden.
• Costo: Valor monetario del servicio. 
• Materiales: Todos los recursos necesarios para su ejecución.
• Datos del ejecutor: Nombre e identificación de quién llevará a cabo la tarea.

2. Identifica y enumera tu plantilla 

Ingresa el número o código correspondiente a tu orden de trabajo, junto con los datos más esenciales de tu empresa, como nombre y logo.

3. Describe la tarea y haz especificaciones 

Es importante describir los aspectos básicos del trabajo a realizar, y de ser necesario, incluir observaciones que fueron especificadas por el cliente, o que tú consideras convenientes.

Una explicación adecuada no solo es lo que permitirá elegir al técnico que cuente con las habilidades necesarias, sino que también, al evitar malentendidos ocasionados por instrucciones poco precisas, facilitará que este cumpla con las expectativas del trabajo.

Una comunicación empresarial efectiva, con una correcta descripción de la tarea y, adicionalmente, con la aplicación de otras estrategias de retención del talento humano (como reconocer sus esfuerzos una vez culminado el trabajo), logrará tanto que la orden de trabajo cumpla su propósito, como que el servicio se ejecute con éxito.

4. Señala al departamento responsable y la persona asignada 

Si bien la orden de trabajo pasará por varios departamentos, no es necesario mencionarlos todos. El único que debe plasmarse en la hoja, es el departamento que llevará a cabo la actividad.

Así mismo, debe señalarse el nombre, identificación, y, de ser posible, el número de contacto de la persona encargada de efectuarlo.

5. Haz una lista los recursos necesarios 

Debes especificar los recursos que se requerirán para el trabajo; solo así la persona encargada podrá disponer de los mismos con antelación. Generalmente, se trata de herramientas, materiales o repuestos. 

Si en tu empresa no hay disponibilidad de alguno de estos recursos, puedes incluir una lista con los que deban adquirirse. Así, podrán gestionar las compras correspondientes.

6. Agrega los datos correspondientes al solicitante 

Ingresa el nombre de la empresa y de la persona que realiza la solicitud. Además, en pro de facilitar parte del proceso, una buena idea es agregar números de contacto y correo electrónico. 

De esta forma, es indispensable incluir la dirección exacta del lugar en el que se efectuará el servicio. De ser posible, agrega uno o más puntos de referencia.

7. Establece precios y fechas 

Dependiendo del tipo de trabajo a ejecutar, puedes o no incluir los precios de los materiales. No obstante, indiferentemente de lo anterior, el cálculo del precio total, incluyendo impuestos, es un elemento indispensable. 

Del mismo modo, si una parte del monto total del trabajo se canceló con antelación, debe especificarse junto con el monto restante. 

Por último, bastará con indicar la fecha de emisión del documento, junto con la fecha y hora en la que se ejecutará el servicio.

Ejemplos de plantilla de orden de trabajo

Tanto si deseas elaborar una plantilla de una orden de trabajo en Chile, como en cualquier otra parte del mundo, los programas para ello, por excelencia, son Excel y Word. A continuación, te mostramos una orden de trabajo ejemplo en cada uno.

Plantilla de orden de trabajo Excel

Incluso si aún estás en proceso de aprender a usar Excel, con los siguientes pasos y tomando la imagen de abajo como referencia, podrás crear tu orden de trabajo:

1. Ingresar el texto en las celdas correspondientes, dejando una celda en blanco de por medio para los datos superiores.
2. Unificar las celdas en “Dirección de ubicación”.
3. Ingresar el texto para “Descripción de la solicitud” y aumentar el tamaño de la celda inferior.
4. Ingresar el texto para “Cantidad” y “Materiales” y dejar en blanco la cantidad de celdas inferiores que consideres necesarias.
5. Ingresar el texto en las celdas inferiores, dejando una celda en blanco de por medio para los últimos datos.
6. Insertar tablas en las celdas que correspondan para separar los renglones adecuadamente.

Fuente: Smartsheet

Plantilla de orden de trabajo Word

Si deseas usar Word para hacer la plantilla, basta con que ingreses a nuestro enlace, descargues el documento en el formato de Word (.docx) y hagas las modificaciones correspondientes en tu propio archivo.

Verás este documento:

Fuente: Smartsheet

¡Optimiza tu gestión de tareas!

Para este punto, no existe duda de que una orden de trabajo es un documento de suma importancia tanto para la optimización de tareas y procesos, como para la organización del departamento contable.

No obstante, debes considerar que los pasos y ejemplos que aquí te mostramos, son una referencia. Por lo que, si quieres hacer una modificación o adaptarlos a las necesidades de tu empresa, es totalmente válido.

Por otra parte, si además de implementar órdenes de trabajo en tu organización, deseas aprovechar al máximo tu tiempo y recursos orientados a tu gestión, te invitamos a conocer nuestro software de gestión.