¿Cómo organizar el departamento de contabilidad?

Romina Maejo

Escrito por Romina Maejo

Soy Head of Marketing en Nubox. Cuento con más de 10 años de experiencia en el área comercial y de Marketing, desarrollando estrategias de negocios, posicionamiento de marcas y productos, gestión comercial y de clientes, para Argentina, Chile, Uruguay, Paraguay y Perú.

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Un despacho de servicios contables ayuda a las empresas y pequeños negocios en actividades competentes, como realizar pagos de impuestos, ofrecer servicios administrativos, contables, tributarios, entre otros. Al igual que los sistemas de información, un organigrama de un despacho contable puede ayudar al departamento de contabilidad de una empresa a trabajar de manera más controlada y eficiente.

Una de las ramas financieras de mayor importancia es la contabilidad, por esta razón, muchas personas tienen la meta de crear o formar parte de un despacho contable.

Algunos líderes de los despachos contables tienen una visión clara de las tareas que ejecutan sus trabajadores, más no tienen una organización formal que les permita identificar con mayor facilidad los puestos de cada individuo en el despacho, además de las actividades que hacen.

Sigue leyendo para saber cómo el organigrama de un despacho contable puede ayudar definir los puestos y actividades de cada integrante que lo componen.

¿Configurar el organigrama de un despacho contable es importante?

El organigrama de un despacho contable ayuda al área de contabilidad a tener un mayor control y administración del despacho, haciendo que cada integrante tenga claro su puesto y actividades a realizar.

Ubicar a cada trabajador del despacho a través de datos reales, con su cargo de trabajo y actividades que cumple, puede hacer más sencilla la comprensión de su lugar en la escala de la empresa.

Una vez que los integrantes tienen claro su puesto y tareas a cumplir, hace eficiente el trabajo del despacho contable. Al tener las responsabilidades claras de cada trabajador disminuye el riesgo de entorpecer la contabilidad, duplicando o pasando por alto tareas importantes.

Herramientas para poner en marcha el organigrama de un despacho contable

Para darle forma al organigrama de un despacho contable existen herramientas que ayudan establecer un sistema controlado dentro del negocio. Estas herramientas se clasifican en:

Diagnóstico

Esta primera herramienta sirve para tener una vista clara del panorama actual del departamento de contabilidad. De esta forma evaluar aspectos importantes como: puntos fuertes y débiles, funciones, áreas y personal.

Propuesta

Luego de haber realizado el diagnóstico del despacho de contabilidad, el siguiente paso es hacer una propuesta con base en los resultados. Con la finalidad de solucionar problemas encontrados en el área, como por ejemplo, exceso de personal para ejecutar tareas simples.

 Establecimiento

La implementación de un organigrama ayuda a tener un diseño estructurado de las tareas y responsabilidades de cada individuo.

 Seguimiento

Esta herramienta es utilizada para evaluar la aprobación del despacho acerca de los resultados del organigrama. Suele usarse durante el proceso de establecimiento y final.

 Pasos para realizar el organigrama de un despacho contable

Los organigramas son estructuras administrativas, muy atractivas para las compañías con deficiencias en su administración y tareas a seguir.

Conocer los pasos para ejecutarla representa una solución para la compañía, así cada trabajador pueda conocer sus compromisos y familiarizarse de forma sencilla con su área. Los pasos a seguir se resumen en:

  • Paso 1: La empresa debe realizar una evaluación del departamento de contabilidad para clasificar los puestos de cada persona que la integran;
  • Paso 2: Iniciar el desarrollo del organigrama de un despacho contable para ubicar empíricamente los cargos y actividades de cada trabajador, con el fin de una mejor administración en departamento de contabilidad;
  • Paso 3: Verificar que cada escala de la pirámide sea de mayor a menor, donde los cargos más importantes estén ubicados en la cima y los cargos menos relevantes situados en el fondo;
  • Paso 5: Presentar el organigrama al departamento de contabilidad
  • Paso 6: El paso final se resume en la aprobación del despacho acerca de los resultados del organigrama, para que así comiencen a organizarse de acuerdo con sus cargos, permitiendo mayor fluidez en los trabajos a realizar y conocer finalmente quienes son los jefes y subordinados.

El organigrama puede ser aplicado sin importar el tamaño que tenga una empresa. No solo el control de inventario es un aspecto relevante para pymes, también lo es contar con una buena gestión de los empleados.

Los despachos contables independientes también pueden verse beneficiados con adicionar un organigrama para una mejor administración de su negocio. 

Un ejemplo del impacto que puede hacer el organigrama de un despacho contable en una empresa, puede ser un departamento que cuente con:

  • Director general.
  • Jefe de departamento.
  • Auxiliares contables.
  • Secretario ejecutivo.

Cada parte del cuerpo del departamento tiene a su cargo tareas específicas que deben ejercer en la empresa.

Si no existe un control jerárquico que muestre las responsabilidades de cada uno de ellos, puede concluir en fallas en la gestión administrativa de las tareas que deben hacer, como: documentos repetidos, tareas que no le conciernen a determinados trabajadores o papeleo innecesario, lo que resulta en un mal ambiente laboral.

Una empresa contable no puede progresar y ser competitiva en el mercado si no posee una buena organización de los trabajadores que la integran y de sus labores a cargo, esto puede hacer que el público pierda la credibilidad en el negocio.

El organigrama de un despacho contable es necesario para tener una vista clara con base en los niveles jerárquicos, los grados de autoridad y responsabilidad que tiene el cuerpo de contabilidad de una empresa. Esto hace que cada trabajador pueda desempeñar de mejor forma su trabajo, teniendo en claro sus tareas dentro del despacho.

Tener claro en forma de pirámide las actividades de cada puesto del departamento de contabilidad, no busca menospreciar el trabajo de ninguno de los trabajadores.

El organigrama de un despacho contable tiene por objetivo ayudar a cumplir las metas empresariales, comenzando por una adecuada administración.

Si estás empezando a abrir tu propio despacho contable, te recomendamos a utilizar un organigrama para que tengas una buena administración de los cargos en tu negocio. Puedes consultar en Nubox cómo iniciar tu negocio en servicios contables.

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