¿Gestión de inventario de una empresa: ¿Cómo se realiza?

Ignacio Maldonado

Escrito por Ignacio Maldonado

Head of Sales en Nubox Chile I Experiencia en ambientes de ventas B2B y B2C en industrias principalmente de Servicios y Productos.

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Para una organización que quiera mantener niveles óptimos de competitividad en el mercado, es preciso reducir - en la medida de lo posible - los costos operacionales y hacer más eficiente la cadena de valor que le permite prestar su servicio o vender productos. Y esto nos lleva a mirar hacia la gestión de inventario de una empresa.

Un manejo coherente y riguroso de esta área permite evitar pérdidas y diferentes problemas que representan gastos adicionales para las PyMEs. Además, previene inconsistencias y fallas que amenazas, con gravedad, la estabilidad de las operaciones.

Por este motivo, acá te explicaremos una serie de buenas prácticas y consejos para optimizar la gestión de inventario es una empresa.

¡Sigue leyendo!

Pero, antes, ¿Qué es un inventario?

No podemos comenzar a hablar sobre gestión de inventario de una empresa sin mostrarte de qué se trata esta actividad.

Un inventario consiste en una relación detallada, valorada y extraordinariamente ordenada de los bienes que forman parte de la cadena de comercialización de una compañía, independientemente de si se trata de una microempresa, PyME o gran corporación.

Su objetivo es hacer una comprobación de cuáles son los elementos que conforman el patrimonio en un momento muy determinado y que, además, influyen en la disponibilidad del stock comercial.

Cabe destacar que, dependiendo de las necesidades de la organización, los inventarios tendrán una periodicidad diaria, semanal o mensual, por ejemplo.

¿Cómo llevar la gestión de inventario de una compañía?

Entrando en materia, podemos decir que, al igual que el control, la gestión de inventario de una empresa es un proceso estructurado, que cuenta con diferentes elementos o requisitos claves para obtener los resultados esperados, como, por ejemplo:

1. Información contable actualizada y precisa

Para monitorear el inventario de forma amplia y coherente, necesitamos disponer de la información contable referente a esta área crítica del negocio.

Existencias, costos de adquisición, precios de venta, entre otros valores, deben estar actualizados en todo momento.

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2. Activos físicos e intangibles

Es importante tener en cuenta que las compañías disponen de activos tangibles e intangibles, que deben tenerse en cuenta al tomar decisiones referentes a la reposición y control de inventarios.

Por activos tangibles nos referimos a todos aquellos que forman parte del inventario físico de una empresa, mientras que los intangibles son valores que impactan esta área de la organización, aunque no estén físicamente presentes en un almacén.

¡Profundicemos en estos conceptos!

Inventario físico (activos tangibles)

Implica la verificación de la existencia de materiales, equipos, productos o, incluso, inmuebles que posee en la empresa.

Lo recomendable es que se realice una vez en cada ejercicio, con la finalidad de comprobar si las cantidades que se encuentran presentes en la base de datos, coinciden con la cantidad física que se encuentra guardada en los almacenes.

Toma en cuenta los siguientes consejos:

  • Se trata de hacer un recuento de lo que se tiene en el almacén;
  • Por eso, hay que contar y anotar todos y cada uno de los bienes de la compañía;
  • Si el caso procede también habrá que pesar y medir, dependiendo de lo que se trate lo que estamos contando;
  • No se debe olvidar que es un mecanismo de control, que ayuda a asegurarse del que registro contable sea coherente con la realidad.

Inventario de bienes intangibles

Ya sabemos que en la gestión de inventario de una empresa existen bienes que no se pueden contar porque simplemente no son físicos.

Nos referimos, por ejemplo, a las deudas y activos corrientes, entre otros valores que deben registrarse en un inventario contable.

Omitir este tipo de variables de nuestro proceso y modelo de gestión dificultará que podamos hacer análisis cualitativos del inventario y sus implicaciones económicas y financieras.

3. Emplea un sistema de control específico

Ningún aspecto debe escapar de esta tarea de enseñarte cuáles son los elementos que debes considerar en la gestión de inventario de una empresa.

Uno de ellos es la necesidad de saber bajo cuál sistema te manejarás para controlar el inventario. Existen dos tipos que te los explicamos rápidamente:

Inventario periódico

Es aquel que se lleva a cabo de forma con el recuento de forma física y cada cierto tiempo, de las existencias que son propiedad de la empresa, independientemente de dónde se encuentran localizadas.

Entre sus ventajas encontramos que es de bajo costo, mientras que la desventaja más común es que la cantidad sólo puede conocerse mediante un recuento físico.

Inventario permanente

Acá las cuentas de inventario y las bases de datos se actualizan de forma automática en la medida en que se venden uno a uno los productos.

Este ha sido posible gracias a las aplicaciones informáticas de software que han modernizado el proceso de control de un inventario. Estos llevan a cabo un seguimiento al instante de cada uno de los movimientos del stock y mandan actualizaciones electrónicas a las bases de datos.

¡Llegamos al final!

Si consideras todos estos datos que hemos compartido, seguro será más fácil llevar una óptima gestión de inventario.

En líneas generales, debes tener un sistema de control muy bien definido, valorar todas las aristas asociadas al inventario y mantener tu información contable actualizada.

Esto demuestra que una buena estrategia de gestión se basa en una actitud proactiva y en el acceso de amplios volúmenes de información relevante y precisa.

Estos factores empoderan a los líderes, encargados y gerentes, ayudándolos a tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso, así como a mantener un minucioso control en todos los procesos de trabajo y registro vinculados al inventario.

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