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Claves de una gestión de cobranza exitosa
Cómo hacer crecer tu negocio | 5 min de lectura

Claves de una gestión de cobranza exitosa

José Valderrama

Escrito por José Valderrama

Head of Sales en Nubox Chile I Especializado en la cartera de Empresas. Ayudo a las pymes a tener una mejor gestión de su negocio.

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En Chile, el plazo promedio en que las grandes empresas pagan a las Pymes supera los 30 días, según el último informe del tercer trimestre de 2020, presentado por Bolsa de Producto en conjunto con la Asociación Nacional de Emprendedores de Chile.

Este es un período basta largo que incluso no va en sintonía con la nueva Ley de Pago a 30 días que fija un tiempo determinado para que las Pymes puedan recibir el pago por los servicios prestados.

Es sin duda un problema grave que, especialmente en el caso de las empresas B2C, se agudiza con la morosidad de los clientes naturales, que en el país es alta, ya que más de 4.6 millones de personas presentan alguna deuda en mora. 

Frente a este complejo escenario para las pequeñas y medianas empresas, es importante profundizar sobre aspectos relevantes relacionados con la gestión de cobranza y cómo lograr ejecutarla de forma efectiva. Antes de entras en las claves, es importante aproximarnos a un concepto básico sobre este punto. 

¿Qué es gestión de cobranza?

Hace referencia al proceso o conjunto de acciones orientadas a que los clientes realicen oportunamente sus pagos o cancelen deudas vencidas. En líneas generales, se divide en tres grandes etapas:

  • Preventiva: inicia antes del retraso en los pagos. Lo que se busca es evitar que los clientes caigan en moras que afecten el flujo de caja del negocio y sumen a la deuda intereses por mora. 
  • Administrativa: inicia inmediatamente después de que el cliente se retrasa en sus pagos. La idea es comunicarse con él para comunicarle el estado de su cuenta y buscar soluciones de pago. 
  • Judicial: se ejecuta cuando el cliente no paga aun cuando se le ofrecen múltiples soluciones de pago. Implica gastos judiciales y representación de un abogado.

 

Gestión de Cobranza

Estrategias para una efectiva cobranza

Más allá de saber qué es gestión de cobranzas, debes tener claro que lo ideal es fortalecer el cobro preventivo.  Para ello, lo primero que tienes que hacer es enviar las facturas a tiempo y sin errores. Luego, puedes implementar algunas técnicas como:

  • Educa a los clientes: informales dónde pagar, cuándo, medios de pago, intereses por mora y demás información relevante sobre la obligación. La idea es que ellos tengan muy claras las condiciones de pago y las consecuencias de no hacerlo oportunamente. 
  • Establece beneficios por pago oportuno: piensa en entregar descuentos, reducir  intereses u ofrecer algún beneficio exclusivo para aquellas personas que paguen en la fecha establecida o antes.
  • Ofrece diferentes medios y alternativas de pago: muchas veces las personas no pagan a tiempo no por falta de dinero, sino porque el proceso de pago es bastante engorroso (por ejemplo, solo en efectivo y en la oficina principal de la empresa). Tienes que simplificar este trámite y proporcionar múltiples alternativas, como pagos online, tarjeta de crédito y cheques, entre otros.
  • Envía recordatorios:  mediante llamada, email o SMS antes de que se venza la fecha de pago.

Al aplicar estas medidas preventivas reduces al mínimo las posibilidades de mora, pero no las eliminas, por lo que tienes que considerar la cobranza extrajudicial (generalmente, inicia 21 días después de que la deuda haya vencido). Aquí la idea es contactar al cliente a través de diferentes medios (carta, teléfono, SMS, email, etc.) para comunicarle el estado de su cuenta y negociar un pago con él. 

Entre las técnicas más eficaces en este punto se hallan: 

  • Acuerdos de pago. 
  • Refinanciación de la deuda. 
  • Aceptar durante un tiempo cuotas por debajo del valor inicialmente pactado . 
  • Conceder meses de gracia. 
  • Descontar los intereses por mora. 

Al hacerlo, no olvides que todo el proceso debe ajustarse a los principios de los sistemas de cobranza no abusiva

  • No informar de la deuda a familiares, jefes o terceros ajenos a la obligación.
  • No realizar llamadas de cobranza en horarios no hábiles. 
  • No enviar documentos que aparenten ser escritos judiciales.
  • Está prohibida toda conducta que afecte la privacidad o situación laboral del deudor.

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Monitoreo efectivo de la gestión de cobro

Si aplicas todo lo anterior, puedes decir que ya sabes cómo hacer una buena gestión de cobranzas. Pero no te olvides de hacer un seguimiento continuo de las cuentas por cobrar, algo que te permitirá identificar fácilmente las fechas de cobro, clasificar las moras en función del nivel de retraso y detectar acuerdos de pago rotos, con el fin de ejecutar las medidas reactivas correspondientes. 

Tomando en cuenta esta realidad, podemos afirmar que un software de gestión de cobranzas es una herramienta ideal y de gran alcance por medio de la cual puedes monitorear en tiempo real y mantener completamente organizada y visible la información de los deudores.

Así, la gestión es mucho más eficaz y, por lo tanto, el ingreso de dinero en efectivo es mayor, reduciendo los problemas de liquidez. 

En concreto, una solución que te garantice el monitoreo tecnológico y digital te proporcionará las siguientes ventajas estratégicas:

Agilización del envío de notificaciones

Como ya mencionamos, la instancia preventiva es el pilar de la cobranza segura y es la que menos fricción genera en la experiencia del cliente.

Una de las claves estratégicas en esta fase es el envío de recordatorios de pago y comunicaciones a los usuarios: aparentemente, esto parece muy sencillo, pero la realidad es que demanda mucho tiempo si es llevado a cabo de forma manual al obtener la información de contacto desde distintas carpetas y documentos.

A raíz de ello, destacamos el uso de softwares y sistemas que permiten gestionar las cobranzas en el plano digital, gracias a los cuales las empresas disponen de paneles con toda la información de sus clientes y las transacciones pendientes, pudiendo enviar recordatorios a quienes sea necesario en cuestión de segundos y con tan solo un clic. Asombroso, ¿cierto?

 

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Gestión de procesos de cobro a distancia

La ubicación es uno de los factores que tradicionalmente limitaba los procesos de cobranza: los gestores y encargados de esta área solo podían monitorear, enviar mensajes y realizar otras acciones cuando se encontraban en sus oficinas porque ahí es donde tenían toda la documentación e información necesaria.

Con la incorporación de un software con tecnología de punta, basada en almacenamiento en servidores remotos de la nube, este clásico obstáculo es fácilmente superado al migrar a un modelo de gestión de cobranza que nunca se detiene y que puede operar desde distintos lugares.

Al implementar una herramienta de este tipo, simplemente deberás ingresar al sistema —desde el dispositivo de tu preferencia— para acceder a todos los datos requeridos y a las funciones claves asociadas a esta área estratégica.

Como ves, la tecnología es una aliada que flexibiliza la gestión de procesos clave: en este caso, los relacionados con las cobranzas y la supervisión contable en general.

Segmentación de cartera de clientes y contactos comerciales

Un grave error —que deriva en pagos atrasados recurrentes y otros problemas— es gestionar a todos los clientes y operaciones de la misma manera: todos los usuarios no son iguales, pues cuentan con características financieras distintas y, además, no todas las transacciones son similares porque varían sustancialmente los montos y los conceptos, entre otros factores.

Por suerte, al incorporar un software con funcionalidades de cobranza no cometerás este error, ya que tendrás la posibilidad de segmentar tus clientes y contactos de manera sencilla con unos pocos clics.

Así, podrás conformar grupos de contactos de acuerdo a niveles de riesgo y otros factores de interés para luego crear y desarrollar ágilmente acciones y tácticas de cobranza específicas para cada segmento, las que tendrán mayor alcance y probabilidad de éxito.

Centralización de información de interés para auditorías

Las auditorías forman parte esencial de una gestión de cobranza exitosa: por medio de estas revisiones internas podrás detectar facturas que dejaron de seguirse y otras inconsistencias que comprometen la liquidez y la estabilidad.

Sí, gracias a un software del universo contable contarás con mayores facilidades para realizar estas auditorías claves, ya que toda la información de interés estará centralizada y ordenada y llevarás un registro digital que garantiza que los registros y valores sean realmente fieles a la realidad sin que se pierdan datos durante los procesos de manejo de información.

Mayor trazabilidad de las operaciones

Este es un beneficio general de la digitalización de los procesos contables en las empresas que ocurre no solo mediante el uso de sistemas de gestión de cobranza, sino también con la incorporación de otros recursos, como los softwares de facturación electrónica, por ejemplo.

Gracias a estos, desde el momento en que emites el comprobante se genera un flujo de información y documentación en la base de datos de tu negocio, el cual te permitirá seguir la operación en todo momento y, con base en esto, adoptarás las prácticas que consideres oportunas para promover los pagos en las fechas esperadas o preestablecidas.

Incluso, una vez que recibas los pagos correspondientes, estas soluciones te brindarán la posibilidad de registrar las recaudaciones, manteniendo un riguroso orden contable.

¡Muy bien! Ahora tienes en tus manos las claves de una gestión de cobranza exitosa y comprendes lo fundamental que resulta la tecnología en este proceso estratégico.

Como ya sabes, la incorporación de herramientas como los softwares de factura electrónica —que contemplen un módulo de cobranza— protege la liquidez de las empresas y proporciona un control operacional y transaccional mucho más riguroso.

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