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¿Cómo reducir los gastos operacionales?

Soledad Araya

Escrito por Soledad Araya

Soy CMO en Nubox| Directora CIU | Member of The International Society of Female Professionals

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Conocer los gastos operacionales es una tarea fundamental para la administración exitosa de una empresa. De allí, que la aplicación de estrategias y el uso de soluciones como un software contable suelen marcar una notable diferencia para establecer un negocio rentable.

Estas soluciones adquieren un valor especial en el caso de las pymes, donde no siempre pueden contar con un departamento de evaluación financiera. Pero, aun así, tienen la necesidad de identificar sus gastos operacionales, para gestionarlos de manera conveniente y lograr un crecimiento sostenible.

¿Qué son los gastos operacionales?

Los gastos operacionales son aquellos que se derivan de las actividades cotidianas de una empresa, como el pago de salarios, servicios públicos, arriendos, materiales y todo lo necesario para mantener el funcionamiento de la empresa.

Aunque, en la mayoría de los casos, son totalmente necesarios, pueden representar una carga financiera importante, capaz de afectar la rentabilidad y competitividad del negocio. De allí, que sea fundamental una eficiente gestión empresarial para mantener el equilibrio y generar suficientes beneficios.

¿Qué son los gastos no operativos?

Por otro lado, los gastos no operativos son aquellos que no están implicados con las operaciones principales de una empresa, ni con su actividad productiva. Aunque no forman parte del funcionamiento diario del negocio, de igual manera se deben reflejar en las cuentas para llevar un control realista de la administración de los recursos.

Algunos ejemplos de gastos no operacionales son:

  • Multas o infracciones de algún tipo;
  • Demanda laboral por parte de un empleado;
  • Incendio o avería;
  • Recargos por parte de la administración.

Es una salida de dinero no prevista y, por lo tanto, no estaba incluida en el presupuesto ordinario. Sin embargo, es necesario que se cumplan los pagos correspondientes, ya que su omisión puede generar problemas mayores.

Tipos de gastos operacionales

Si bien, estos desembolsos tienen en común su incidencia sobre las acciones operativas de la organización, hay diferentes tipos de gastos operacionales que se clasifican según su recurrencia.

De este modo, es posible clasificar los gastos operacionales en dos categorías: fijos y variables.

  • Gastos fijos: como su nombre indica, se caracterizan por mantenerse más o menos constantes a lo largo de cada mes. Este tipo de gastos no suelen variar sin importar la clase de actividades que se realicen, la escala de producción o la variación del número de clientes de la empresa. Los conceptos principales considerados como gastos fijos son: sueldos y salarios, pagos de arriendo de un local o su mantenimiento y facturas de servicios.
  • Gastos variables: en el caso de los gastos variables, estos pueden cambiar, aumentar, disminuir e incluso aparecer o desaparecer. Bien sea, de forma voluntaria como involuntaria. Estos gastos suelen incluir el pago de horas extra imprevistas, aumento en el coste de impuestos específicos o comisiones.

¿Cómo reducir los gastos operacionales?

Una de las principales preocupaciones en la administración de Pymes y otras organizaciones, es cómo reducir las cuentas de gastos operacionales. Considerando que, hacerlo con éxito permite generar ventajas competitivas y más ganancias.

La clave está en encontrar un equilibrio en la gestión empresarial; reducir los gastos operativos para generar mayores beneficios, pero sin llegar a un punto en que pueda afectar negativamente la integridad y calidad de las operaciones.

Algunas de las estrategias para reducir los gastos operacionales incluyen:

  • Analiza con detalle tus gastos operacionales: comienza por identificar los gastos operacionales, determinar cuánto representan en tu presupuesto y cómo se distribuyen entre las diferentes áreas o departamentos de tu empresa. Así podrás detectar cuáles son innecesarios, excesivos o duplicados que puedes eliminar o reducir.
  • Negocia con tus proveedores: intenta conseguir mejores condiciones con tus proveedores, ya sea en términos de precios, plazos, descuentos o formas de pago. Para ello, aprovecha tu poder de negociación con los clientes fijos o busca alternativas más económicas y eficientes.
  • Optimiza el uso de recursos: los gastos relacionados con el consumo de energía eléctrica, agua, papel o materiales consumibles son fuertes candidatos para la reducción. Para ello, puedes implementar medidas de ahorro y eficiencia energética o reutilizar materiales.
  • Automatiza los procesos: ayuda a reducir los gastos operacionales al disminuir el tiempo, el trabajo y los errores humanos que se requieren para realizar ciertas tareas. Recurre a la implementación de herramientas tecnológicas como software, aplicaciones o sistemas de gestión que permitan simplificar y agilizar las operaciones de tu negocio.
  • Capacita a tu personal: puede ser una inversión que te ayude a reducir los gastos operacionales a largo plazo, al ofrecer mejoras en el desempeño, productividad y calidad de tu equipo de trabajo. Poner a disposición de tu equipo diferentes cursos o talleres de formación continua que les permitan adquirir nuevas habilidades o actualizar sus conocimientos.

Ejemplos de gastos operacionales más comunes en las empresas

Una de las tareas claves para emprender un negocio y calcular gastos operacionales, es saber exactamente cuáles son.

Si bien, ya los hemos mencionado de forma general, a continuación, presentamos algunos detalles específicos sobre los costos y gastos operacionales comunes para la mayoría de las organizaciones:

1. Gastos laborales y de producción

Este es uno de los más importantes, ya que se trata del dinero que se le abona a empleados, asalariados y profesionales vinculados con la empresa.

Aunque deben cumplirse las normativas legales vigentes, es un gasto controlado por completo por la gerencia, pues tienen la opción de aumentar o reducir el número de contrataciones que se hacen mes a mes.

Normalmente, este gasto se rige por el volumen de ventas del negocio. De forma proporcional, una mayor cantidad de ingresos esperados brinda la capacidad de aumentar los fondos para este gasto.

Al contrario, si las ventas disminuyen, pueden optar por disminuir la nómina o el nivel de producción para reducir los gastos.

2. Marketing y publicidad

El marketing es un área de la empresa que busca optimizar la forma en que se comunica con el público y los esfuerzos por conocer sus necesidades. Se trata de un trabajo en equipo para planificar, generar e implementar estrategias que se adaptan al mercado, y cuyo principal objetivo es captar nuevos clientes y consolidar un flujo de ventas.

Estas estrategias pueden ser desde digitalizar la empresa, imprimir folletos, redactar notas de prensa, crear campañas de anuncios en redes sociales o recurrir a medios tradicionales como radio o televisión.

3. Arriendo o hipoteca

Este es uno de los gastos típicos de cualquier empresa, a excepción de negocios con operaciones completamente remotas o aquellas que ya sean dueños de la propiedad.

4. Gastos de oficina y materiales

Se tratan de dos gastos comunes que tiene cualquier empresa sin importar su tamaño, y es importante saber distinguirlos para saber exactamente en qué se gasta y prevenir problemas fiscales.

Los gastos de oficina es un coste relacionado con el funcionamiento del negocio. Por ejemplo: software de gestión, internet, mantenimiento de los equipos de oficina, entre otros.

De forma similar, los materiales de oficina son los objetos que se utilizan diariamente. Pueden ser papeles, bolígrafos, clips, marcadores, tinta de impresora y consumibles en general.

5. Costos de inventario

Es un gasto relacionado con el mantenimiento, aprovisionamiento y almacenamiento del inventario en un período de tiempo determinado. Suele ser el mayor gasto, y a la vez uno de los mayores activos de emprendedores minoristas, mayoristas o e-commerce.

En el caso de los costos de inventario, encontramos tres categorías principales: almacenamiento, gestión de pedidos y faltas de existencia.

  • Costos de almacenamiento: incluye las actividades de verificación, movilización y ordenamiento de los productos que se van a almacenar en el inventario;
  • Costos de gestión de pedidos: es el gasto total que se tiene cada vez que se formaliza el pedido de un nuevo producto;
  • Costos de falta de existencia: se generan cuando un negocio no puede ser capaz de atender la demanda de un producto debido a la falta de existencias. También se conoce como rotura de inventario.

Finalmente, es necesario tener en cuenta, antes de crear una empresa, conocer cuáles son los gastos operacionales. Esto, más que determinar cuánto será el precio de los productos, el salario de los empleados y otros conceptos, ofrecerá un panorama claro sobre la rentabilidad del modelo de negocio.

Consideraciones finales

Los gastos operacionales son parte fundamental de la actividad comercial de cualquier organización. Es responsabilidad del equipo administrativo identificarlos con certeza para una gestión eficiente de los mismos.

El camino hacia el éxito, invita a encontrar formas de reducir los gastos operacionales sin comprometer la calidad del producto o servicio que se ofrece al cliente.

En definitiva, tener claridad sobre tu cuenta de gastos operacionales será la base para la toma de decisiones en las pymes u organizaciones similares. ¡No te olvides de este importante detalle!

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