Automatizar el flujo de caja: ¡6 razones para hacerlo ya!

El flujo de caja es un elemento central de cualquier negocio, independientemente de su tamaño y el sector en el que se desenvuelva, pues se trata de todas las salidas y entradas de dinero de una empresa o de un proyecto determinado que forme parte de sus operaciones.

Para que este flujo sea preciso, visible y rastreable, la automatización emerge como una alternativa ideal que garantiza muy buenos resultados. Por eso, en las siguientes líneas explicaremos 6 razones específicas por las cuales automatizar el flujo de caja es una decisión acertada y necesaria para las empresas de hoy.

Información ordenada y pertinente

Sin duda, este es el beneficio principal de la automatización del flujo de caja.

Al dar este paso, siempre dispondrás de datos actualizados, ordenados y precisos sobre las transacciones de tu negocio y los movimientos de capital, lo cual se traduce en un control operacional mucho más efectivo y, al mismo tiempo, en una mejor gestión contable y tributaria.

Además, podrás conocer efectivamente el rendimiento y el estado financiero de tu negocio gracias a la precisión de la captura de cifras y la fiabilidad de los datos.

Optimización del tiempo

El registro de información y el seguimiento del flujo de caja son tareas contables que demandan mucho tiempo y esfuerzo cuando se llevan a cabo de forma manual, mediante programas y hojas de cálculo básicas como Excel.

Ordenar y verificar la exactitud de cada uno de los datos y de la información de los libros contables electrónicos y tradicionales puede tomar gran parte de la jornada laboral de profesionales y trabajadores del área contable, así como también de propietarios, gerentes y supervisores.

Por suerte, cuando se automatiza el flujo de caja todo cambia. La adquisición y clasificación sistemática de los valores, cifras y transacciones libera de responsabilidades al talento humano, permitiendo que dediquen mayor atención a labores estratégicas como, por ejemplo, el estudio de oportunidades de mercado.

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Reducción de riesgos y mejora en la toma de decisiones

La toma de decisiones y la gestión de riesgos depende, en gran parte, de la disponibilidad de información ordenada y pertinente, algo que —como ya sabes— te proporcionará la automatización del flujo de caja.

Al tener un mejor orden de ingresos y egresos y otros datos claves de tu negocio, podrás tomar las decisiones adecuadas en cuanto a compras, inversiones y gestión de capital. En general, una mayor disponibilidad de datos se traduce en mejores planificaciones a futuro.

Por otro lado, esto reducirá los riesgos de cometer movimientos y acciones equivocadas que se traduzcan en pérdidas o que, simplemente, no generen resultados favorables para el negocio y sus proyectos.

El flujo de información financiera optimizado que produce esta automatización también permite que cada colaborador y trabajador cuente con los datos y elementos necesarios para manejar sus decisiones y acciones inmediatas, es decir, aporta mayor autonomía y productividad laboral.

Optimización en los procesos de cobro

La información constante y ordenada te permitirá tener mayor claridad sobre los procesos de cobro.

Automatizar el flujo de caja es sinónimo de mayor conocimiento y seguimiento de aquellos activos que aún no se han transformado en dinero líquido para tu empresa, como las facturas pendientes.

De esa manera, disfrutarás de una mejor planificación financiera y podrás aplicar las acciones y estrategias necesarias para que el ritmo de entrada de dinero sea el ideal y, en consecuencia, disfrutes de liquidez y estabilidad.

Mejor relación con proveedores

Como sabrás cuándo deben pagarte y cuánto dinero está por ingresar a tu empresa, la automatización del flujo de caja te dará la posibilidad de conocer la fecha exacta de tus pagos a proveedores y prestadores de servicios. Gracias a ello, podrás estar al día con tus responsabilidades económicas y mantendrás una relación saludable con tus aliados comerciales.

Por ejemplo, conocer muy bien las fechas de pago y efectuarlos a tiempo podría ayudarte a obtener contratos de exclusividad y mejores condiciones en las negociaciones con proveedores.

Entre otras cosas, eso podría significar la oportunidad de obtener plazos de pago más prolongados, menos intereses y mayor flexibilidad. Incluso, si eres responsable con tus pagos puede que recibas incentivos como descuentos o entregas más ágiles de lo normal.

Reducción de costos

Sustituir tareas manuales por procesos automatizados implica reducción de costos y ahorro.

En el caso del flujo de caja, automatizarlo evitará duplicidades, errores y otros factores que no permiten sacar provecho máximo del tiempo y recursos humanos.

Por otro lado, digitalizar las tareas contables significa una menor compra de insumos, como papel, preformas y listados físicos.

En conclusión, automatizar esta área te brindará la posibilidad de lograr más y ser más efectivo con menos recursos y gastos. 

¡Muy bien! Si nos acompañaste hasta este punto del texto, ya sabes cuáles son las razones por las que automatizar el flujo de caja resulta una gran idea.

Probablemente, ahora te preguntes “¿de qué forma se lleva a cabo la automatización del flujo de caja?”.

Si te haces esa interrogante, entonces debemos hablarte acerca de los softwares de factura electrónica o los software para flujo de caja. Esta clase de soluciones “arma” el flujo de caja de manera automática, permitiendo recolectar toda la información financiera para centralizarla y ordenarla.

Además, estas herramientas optimizan y facilitan la gestión de Documentos Tributarios Electrónicos (CTE) y los comprobantes en general.

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