Flujo de caja proyectado: ¡Que no te sorprenda la falta de liquidez!

En el mundo empresarial, uno de los aspectos más importantes para lograr que impulsar tu negocio y que sea exitoso es la planificación constante del uso de sus recursos, el análisis de su salud financiera y, por supuesto, la identificación de los problemas que puedan afectar su operatividad.

El flujo de caja es un factor fundamental para lograr un buen desempeño en cualquier proyecto, ya que es un indicador que permite conocer como se encuentra la liquidez de tu empresa en un determinado momento al identificar los ingresos y gastos generados a raíz de su actividad, lo cual mide su salud financiera.

Ahora bien, mediante la obtención de los resultados del flujo de caja puedes saber si tienes la posibilidad de cumplir con los plazos de pago acordados, adquirir más mercancía, realizar nuevas inversiones o tomar cualquier decisión que influya en el funcionamiento de la empresa.

Asimismo, el flujo de caja te da la posibilidad de no solo conocer el estado actual de tu situación financiera, sino de evaluar cómo sería en el futuro por medio de la proyección del mismo.

De esta manera, podrás prever cualquier déficit de efectivo o problema que pueda generar falta de liquidez en los meses próximos, además de saber hacia dónde se encuentra encaminado tu negocio, si se están utilizando los recursos adecuadamente o si se necesitan mejoras para lograr un mayor crecimiento.

¿Qué es el flujo de caja proyectado?

Es un instrumento financiero que te permite anticipar determinadas situaciones que pueden poner en riesgo la operatividad de tu empresa, especialmente lo relacionado con la liquidez.

Al proyectar o estimar cómo será el movimiento de ingresos y egresos en un periodo, ya sea mensual o anual, sabrás en qué momento podrías tener mayores ingresos o —al contrario— presentar problemas de insolvencia económica. Esto te permite tener una idea sobre si la empresa necesitará financiamiento a futuro o si tendrá suficientes recursos para realizar inversiones que ayuden a su desarrollo y crecimiento.

En el flujo de caja proyectado debes considerar todos los factores que pienses cambiar a corto plazo o que puedan variar en el futuro, ya sea aumento de personal, de la producción, venta de nuevos productos, modificaciones de la infraestructura, entre otros, dependiendo del periodo en el que proyectes tu flujo.

Para que puedas apreciar resultados acertados, debes ser realista frente a las cifras que vas a proyectar y, si es posible, llegar a los resultados en el periodo que estás considerando. Igualmente, existe la posibilidad de realizar varias proyecciones del flujo de caja donde presentes diferentes escenarios: el que creas más probable, uno pesimista y otro optimista.

Recuerda que proyectar el flujo de caja ampliará tu visión del negocio, pues sabrás si se están implementando buenas estrategias o si necesitan ser modificadas para alcanzar sus objetivos.

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Importancia del flujo de caja proyectado

Es esencial que las empresas proyecten su flujo de caja para evitar su propia falta de liquidez y puedan asegurar que en el futuro cuenten con los recursos necesarios para subsistir.

Conocer anticipadamente las distintas situaciones que pueden colocar a tu empresa en riesgo, te dará la oportunidad de prepararte y actuar ante estas dificultades. Es mejor estar prevenido por un posible problema, que esperar y no tener la solución a tiempo para mantener la continuidad del negocio o proyecto que estás implementando. Además, te puede asegurar que la empresa cumpla con las obligaciones que ha adquirido con sus trabajadores y proveedores.

Siempre ten en cuenta que los costos fijos son los pagos más importantes para la operatividad de tu negocio y que de no tener una buena organización o sacar malas cuentas se puede ver afectada. A veces, el mal uso de los recursos —tanto económicos como de producción— son la razón principal para que una empresa quiebre o que un proyecto no cumpla sus expectativas.

El flujo de caja proyectado te ofrece la oportunidad de conocer tu negocio, manejar adecuadamente sus ingresos y advertir situaciones de peligro para la solvencia del mismo.

Beneficios de proyectar el flujo de caja

Como ya sabemos, el flujo de caja te ayuda a conocer el índice de rentabilidad de tu empresa y no es bueno dejarlo a un lado o no tomarlo en cuenta.

Es recomendable llevar actualizado —en lo posible, diariamente— el control de los ingresos y egresos generados por las actividades de la empresa para, de este modo, tener la posibilidad de saber como va tu negocio.

Si realizas proyecciones de la situación de la empresa constantemente, podrás ir modificando, manteniendo o creando nuevas estrategias para el cumplimiento de sus metas. En especial, para controlar la liquidez que tenga y no encontrarte sin salida ante un problema inminente de insolvencia económica.

Si logras mantener al día tu flujo de caja, es poco probable que te encuentres ante un escenario negativo por falta de recursos para continuar normalmente las operaciones de tu negocio. Gracias a la revisión de sus proyecciones, podrás ver en qué estás fallando o qué no estás aplicando correctamente.

La liquidez siempre será un factor determinante para saber si tu empresa está funcionando bien o mal, pues aunque sus resultados a fin de año —en cuanto a contabilidad— reflejen que se obtuvieron beneficios, si el flujo de caja es negativo significa que no tiene la liquidez necesaria para cumplir con sus obligaciones.

Una de las razones para esto es la cantidad de cuentas por cobrar: por más que se hayan reflejado en las ventas, no se han podido transformar en efectivo. Por lo mismo, debes tener mucho cuidado a la hora de analizar estos resultados.

Es realmente importante tratar de tener un flujo de caja positivo y controlado que otorgue posibilidades de crecimiento constante a la empresa. Si realizas la proyección del flujo de caja, no deberías encontrarte frente a ninguna situación que te ponga en aprietos porque mediante este indicador se puede anticipar los riesgos que genera la falta de liquidez.

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¿Cómo hacer un flujo de caja proyectado?

Para optimizar el flujo de dinero y mantener una gestión anticipatoria a los problemas, debes desarrollar el flujo de caja proyectado de la siguiente manera: 

1. Analiza las características de tu dinámica comercial

Es importante que conozcas cómo es la dinámica de ingreso de efectivo en tu empresa para que, lógicamente, puedas prever cómo será en el futuro.

Entre otras cosas, calcula el tiempo promedio en que tus clientes suelen pagar las facturas que emites y, en general, los servicios o productos que reciben de tu parte.

También, es elemental que conozcas cuáles son las principales fechas o periodos de pago a tus proveedores, en los cuales el uso de efectivo suele incrementar.

Por supuesto, es igualmente necesario que contemples los cambios, crecimientos y procesos que podría experimentar tu empresa en el futuro cercano y que influirán en el flujo de caja, añadiendo valores a tomar en cuenta, como los ingresos derivados de un nuevo servicio, por ejemplo.

2. Si no lo has hecho, actualiza y calcula tu saldo actual

Es clave que esclarezcas el saldo favorable o negativo de tu caja para hacer una proyección ajustada a la realidad que tome en cuenta todas las variables en cuestión.

Tanto un saldo a favor como uno negativo impactarán en la disponibilidad de efectivo que tendrás en el periodo que deseas proyectar, pues sumará o agregará dinero al resultado final.

Si todavía no tienes claro este punto de partida, realiza los cálculos necesarios para que actualices el balance de caja y conozcas, con precisión, cuánto dinero está en manos de tu organización.

3. Identifica y proyecta todas las fuentes de dinero

Aunque ya tengas ciertas columnas y valores predeterminados en tus plantillas de flujo de caja, es importante que hagas una revisión completa nuevamente para garantizar que no dejes ningún aspecto o movimiento fuera en tu proceso de proyección.

Por ese motivo, identifica con rigurosidad y minuciosidad las diferentes fuentes de dinero que impactarán en el estado del flujo de efectivo en el periodo a vislumbrar, como:

Venta

Esta suele ser la principal fuente de ingresos, derivada de la gestión comercial del catálogo de productos de tu empresa. Para proyectar este renglón, necesitas haber establecido entre los criterios los volúmenes de venta esperados según las características del mercado, las estrategias de distribución y otros factores de peso.

Servicio

Son ingresos derivados de servicios que presta tu empresa más allá de la venta de un determinado producto o bien, como intermediación en la cadena de distribución o almacenamiento de productos de terceros en tus espacios, por ejemplo.

Arriendos

Almacenes, camiones, vehículos pequeños; cualquier bien que tu empresa arriende a un tercero tiene que ser considerado si representará un ingreso constante durante el futuro periodo.

Rentabilidad financiera

Un ejemplo de esto son los intereses ganados a raíz de mantener determinados saldos en las cuentas bancarias de ahorro de tu empresa.

Crédito fiscal

También debes registrar las devoluciones que podrías recibir en los meses futuros por concepto de crédito fiscal, como el asociado al Impuesto al Valor Agregado (IVA). 

4. Identifica y proyecta todos los usos del efectivo

Así como no puedes dejar ningún ingreso fuera, necesitas ser minucioso para identificar los potenciales egresos y proyectar los mismos. Entre estos encontramos:

Nómina

Para esclarecerla debes haber establecido criterios asociados al posible crecimiento de tu nómina o, al contrario, a la reducción de la misma, los cuales determinen el dinero que será destinado para la liquidación de salarios.

En este punto debes incluir las provisiones de seguridad social y cualquier otro elemento adicional al sueldo que represente una carga financiera para tu empresa.

Proveedores

Los pagos a proveedores de servicios o mercancía forman otro aspecto clave de los egresos a proyectar.

Carga fiscal

Ten muy en cuenta la dinámica tributaria y las cargas fiscales que asumirás en el futuro cercano: para hacer un cálculo ajustado a la realidad necesitas tener conocimiento de las rentas y resultados de los ejercicios correspondientes.

Arriendos

El pago de cualquier bien e inmueble arrendado también debe formar parte de la proyección de los egresos que impactarán el flujo de caja.

En general, contempla todos los tipos de gastos, es decir:

• Fijos: Servicios públicos, arriendos y cualquier otro gasto que muy probablemente mantendrá su valor en el futuro inmediato.
• Variables: Gastos que variarán de acuerdo a la dinámica de tu empresa y su crecimiento, como el valor de la nómina.
• Extraordinarios: No son un elemento regular en la estructura de costos; un ejemplo son los gastos relacionados con la resolución de problemas, accidentes y fallas eventuales. 

5. Totaliza valores de ingresos e ingresos

Una vez que tengas todos tus ingresos y egresos proyectados y definidos, simplemente totaliza para conocer el monto o saldo final de cada variable para que así puedas establecer un balance del estado del flujo de efectivo en el periodo que hayas determinado.

¡Listo! Ahora tienes en tus manos toda la información necesaria sobre la estructura del flujo de caja proyectado y su significado: cuando obtengas un resultado, enfócate en hacer una correcta interpretación del balance para, de esta manera, emprender acciones que te permitan maximizar beneficios y prevenir potenciales pérdidas.

Para que mantengas tu información financiera actualizada y garantices la precisión de todos los datos que utilizarás para realizar este tipo de proyecciones estratégicas, emplea tecnologías como los sistemas de contabilidad y los software de facturación electrónica, pues este tipo de herramientas te permitirá automatizar el estado del flujo de efectivo para que siempre tengas a mano datos actualizados y reales.

Por otro lado, si estás por emprender un nuevo proyecto, haz un plan de negocios con flujo de caja proyecto, que te permita tener previsiones en cuanto al capital de trabajo necesario.