¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta?

La calidad de los estados de situación patrimonial y de resultados de un ente económico, depende de la gestión de los asientos contables durante todo su ejercicio. Entre ellos, el más común e importante es la factura de venta. Pero, ¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta? Acá te lo contamos. 

¿Qué es un asiento contable?

Un asiento contable es una anotación de un movimiento o hecho económico que afecta el patrimonio de la empresa, ya sea cuantitativa o cualitativamente.

Dicho apunte se debe hacer en el libro diario de contabilidad, para luego mayorizar las cuentas en un balance general o en el informe que corresponda. 

Realizar el asiento contable de una factura de venta es un proceso sencillo, pero que requiere de sumo cuidado para afectar únicamente las cuentas implicadas en la transacción.

¿Qué‌ ‌es‌ ‌el‌ ‌libro‌ ‌diario?

¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta?

Lo primero que debes tener en cuenta es que hay dos formas de contabilizarlas: cuando la venta es al contado, y la otra cuando es a crédito, situación bastante común cuando los principales clientes son otras empresas que compran al por mayor.

En el caso de los pagos al contado, el asiento es bastante sencillo de realizar:

• Ingresa un débito a la cuenta de caja por el valor de la transacción, más el importe del IVA en caso de que sea una venta gravada.

• Ingresa un crédito a la cuenta de Ventas por el mismo precio. 

Luego, asigna las respectivas glosas que identifiquen el documento y evidencien el monto de la operación y referencia el IVA, en caso de que se trate de una venta gravada con dicho impuesto.

Los expertos recomiendan realizar un asiento contable por cada factura de venta de contado emitida, y no un bloque de las mismas, como suelen hacerlo algunos contadores. Esta práctica puede generar problemas a la hora de rendir cuentas ante las entidades tributarias y dificultar la elaboración de los estados financieros. 

No olvides registrar la respectiva salida de mercaderías o existencias, pues, en cierta forma, esto es parte del proceso de contabilización de una venta. Después de todo, recuerda que la contabilidad es integral.

¿Cómo se hace el asiento contable de la factura de venta a crédito?

Como bien lo sabes, en el en el momento que se produce una venta se generan dos procesos igualmente importantes. Por un lado, se entrega un bien o se presta efectivamente un servicio.

Por el otro, se produce un pago que, en el caso de las ventas a crédito y atendiendo al Principio del Devengo, tiene que ser registrado en el mismo momento en que nace el hecho económico y no hasta el momento en que éste sea percibido. 

En este sentido, prácticamente tendrías que hacer dos asientos contables en el libro diario de la empresa: uno correspondiente a la venta y otro que represente la forma de pago por la transacción.

Ejemplos de asientos contables o de cómo contabilizar una venta

Para que lo entiendas mejor: imagina que la Compañía X le vende a la Empresa Z mercadería por un monto igual a $600.000 más IVA mediante una factura que será cancelada de la siguiente manera: 50% a la entrega de la mercancía y el otro 50% a 30 días. 

En este caso, el primer asiento que debes registrar es el que corresponde a la venta como tal. Recuerda que esta es por un monto de $600.000 más IVA. Por lo tanto, el monto a agregar es: 

$600.000 + IVA = $600.000 x 0,19 = $114.000. 

Entonces, el asiento de la Compañía X para esta factura de venta es: 

Hasta aquí solo has registrado el asiento que indica que la Empresa Z deberá efectuar un pago a la Compañía X por un monto total de $714.000. Sin embargo, la forma de pago consiste en un 50% al contado y un 50% a crédito.

Todo lo relacionado con créditos está dentro de la cuenta contable "Deudores por Ventas" (o su equivalente según el plan de cuentas que emplees).

Por lo tanto, el asiento contable del pago tendrá únicamente un indicador -que es el contado- equivalente a un ingreso de efectivo a la contabilidad de la empresa. Entonces, tendrías que destinar a la Caja el 50% del total de Deudores por Ventas. 

Así, el asiento contable sería el siguiente:

Esto quiere decir que el monto restante de Deudores por Ventas ($357.000) no contemplados en el asiento de pago, corresponden al crédito. Sin embargo, igualmente han sido contabilizados según el principio del devengo, es decir, en el momento en que se realizó la transacción y no hasta después de los 30 días, fecha en que el comprador se comprometió a pagar el saldo. 

Ahora bien, recuerda que lo más probable es que una vez que el monto al contado ingrese a la cuenta Caja, tendrás que describir un nuevo asiento contable para traspasar el monto disponible a la cuenta Bancos. Entonces, deberías registrar el movimiento de la siguiente forma:

Es bastante sencillo, aunque puede resultar engorroso cuando la empresa realiza varias ventas al día o tiene diferentes políticas de crédito para sus compradores. También debes registrar las salidas de mercaderías correspondientes a cada venta. 

Actualmente, existen en el mercado software contables que te permiten automatizar el registro de los asientos contables y ahorrarte todo este trabajo, junto con garantizar precisión, velocidad y la eliminación de errores asociados a la doble digitación.

De hecho, si lo integras con un sistema de facturación electrónica compatible, lo único que tendrás que hacer es generar los documentos tributarios, y el sistema se encargará de realizar los respectivos registros en la contabilidad, afectando exactamente las cuentas involucradas. 

¿Y cómo se registra una venta para efectos tributarios?

Ahora que sabes cómo se hace el asiento contable de una factura de venta, probablemente te preguntes si dicho registro tiene que ser trasladado a un libro para fines tributarios.

Al respecto, debes saber que el SII -en su afán por agilizar y digitalizar tales trámites- tiene a tu disposición el Registro de Compras y Ventas. Se trata de nuevo sistema compuesto por dos registros:

• Registro de Compras (RC). 

• Registro de Ventas (RV).

Este sistema tiene como objetivo respaldar las operaciones afectas, exentas y no afectas a IVA efectuadas por el contribuyente, y controlar el Impuesto al Valor Agregado.

Por lo tanto, se abastece de los documentos tributarios electrónicos recibidos por el Servicio de Impuestos Internos durante el ejercicio de los contribuyentes, permitiendo derogar la obligación de presentar los Libros de Compras y Venta, además de las DDJJ 3327 y 3328, independientemente de que las empresas sean emisoras de Facturas Electrónicas o no. 

Por lo tanto, llevar el libro de Compras y Ventas ya no es una obligación tributaria para las empresas, y la decisión de usarlos para fines contables internos o dejarlos en el olvido queda a disposición de los propios contribuyentes. 

Beneficios de un software contable para realizar asientos contables

En la actualidad, existen software contables como el de Nubox que te ayudan a realizar este proceso de los asientos contables. 

El sistema contable de Nubox te permite integrarte con el Software de Facturación Electrónica para migrar desde allí todas las ventas realizadas y así proceder a realizar su registro.

Otro de los beneficios es que la integración de un software de contabilidad y de facturación electrónica permite garantizar que el flujo de información ente contador y pyme sea fluido y sin contratiempos.

Desde el software contable puedes migrar información fundamental como datos de compra, ventas, pagos y recaudaciones, desde factura electrónica a contabilidad con un solo click, así te evitas la tarea de descargar y cargar planillas, facturas y reportes, para la gestión acertada de los Documentos Tributarios Electrónicos que la ley exige.

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