¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta?

La calidad de los estados de situación patrimonial y de resultados de un ente económico, depende de la gestión de los asientos contables durante todo su ejercicio. Entre ellos, el más común e importante es la factura de venta. Pero, ¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta? Acá te lo contamos. 

¿Qué es un asiento contable?

Un asiento contable es una anotación de un movimiento o hecho económico que afecta el patrimonio de la empresa, ya sea cuantitativa o cualitativamente.

Dicho apunte se debe hacer en el libro diario de contabilidad, para luego mayorizar las cuentas en un balance general o en el informe que corresponda. 

Realizar el asiento contable de una factura de venta es un proceso sencillo, pero que requiere de sumo cuidado para afectar únicamente las cuentas implicadas en la transacción.

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¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta?

Lo primero que debes tener en cuenta es que hay dos formas de contabilizarlas: cuando la venta es al contado, y la otra cuando es a crédito, situación bastante común cuando los principales clientes son otras empresas que compran al por mayor.

En el caso de los pagos al contado, el asiento es bastante sencillo de realizar:

• Ingresa un débito a la cuenta de caja por el valor de la transacción, más el importe del IVA en caso de que sea una venta gravada.

• Ingresa un crédito a la cuenta de Ventas por el mismo precio. 

Luego, asigna las respectivas glosas que identifiquen el documento y evidencien el monto de la operación y referencia el IVA, en caso de que se trate de una venta gravada con dicho impuesto.

Los expertos recomiendan realizar un asiento contable por cada factura de venta de contado emitida, y no un bloque de las mismas, como suelen hacerlo algunos contadores. Esta práctica puede generar problemas a la hora de rendir cuentas ante las entidades tributarias y dificultar la elaboración de los estados financieros. 

No olvides registrar la respectiva salida de mercaderías o existencias, pues, en cierta forma, esto es parte del proceso de contabilización de una venta. Después de todo, recuerda que la contabilidad es integral.

¿Cómo se hace el asiento contable de la factura de venta a crédito?

Como bien lo sabes, en el en el momento que se produce una venta se generan dos procesos igualmente importantes. Por un lado, se entrega un bien o se presta efectivamente un servicio.

Por el otro, se produce un pago que, en el caso de las ventas a crédito y atendiendo al Principio del Devengo, tiene que ser registrado en el mismo momento en que nace el hecho económico y no hasta el momento en que éste sea percibido. 

En este sentido, prácticamente tendrías que hacer dos asientos contables en el libro diario de la empresa: uno correspondiente a la venta y otro que represente la forma de pago por la transacción.

Ejemplos de asientos contables o de cómo contabilizar una venta

Para que lo entiendas mejor: imagina que la Compañía X le vende a la Empresa Z mercadería por un monto igual a $600.000 más IVA mediante una factura que será cancelada de la siguiente manera: 50% a la entrega de la mercancía y el otro 50% a 30 días. 

En este caso, el primer asiento que debes registrar es el que corresponde a la venta como tal. Recuerda que esta es por un monto de $600.000 más IVA. Por lo tanto, el monto a agregar es: 

$600.000 + IVA = $600.000 x 0,19 = $114.000. 

Entonces, el asiento de la Compañía X para esta factura de venta es: 

Hasta aquí solo has registrado el asiento que indica que la Empresa Z deberá efectuar un pago a la Compañía X por un monto total de $714.000. Sin embargo, la forma de pago consiste en un 50% al contado y un 50% a crédito.

Todo lo relacionado con créditos está dentro de la cuenta contable "Deudores por Ventas" (o su equivalente según el plan de cuentas que emplees).

Por lo tanto, el asiento contable del pago tendrá únicamente un indicador -que es el contado- equivalente a un ingreso de efectivo a la contabilidad de la empresa. Entonces, tendrías que destinar a la Caja el 50% del total de Deudores por Ventas. 

Así, el asiento contable sería el siguiente:

En el momento en que se realizó la transacción y no hasta después de los 30 días, fecha en que el comprador se comprometió a pagar el saldo. 

Si el monto del contado se incluye a la cuenta Caja, necesitas crear un nuevo asiento contable para transferir el monto disponible a la cuenta Bancos. Entonces, deberías registrar el movimiento de la siguiente forma:

Es muy fácil, pero puede ser engorroso cuando la empresa hace varias ventas al día o tiene diferentes políticas de crédito para sus compradores. También debes registrar las salidas de las mercaderías correspondientes. 

Hoy en día, existen software contables que permiten registrar los asientos contables y así, ahorrar tiempo de trabajo. También te permiten evitar errores relacionados con la doble digitación y el ingreso equivocado de datos.

En efecto, si se integra con un sistema de facturación electrónica compatible, es necesario generar los documentos tributarios y el sistema se encargará de llevar a cabo los registros correspondientes en la contabilidad, afectando de manera exacta las cuentas involucradas. 

¿Cómo se hace el asiento contable paso a paso?

Hay dos formas de calcular los asientos contables:

• Cuando se vende al contado.
• Cuando es a título de crédito.

El crédito es muy frecuente cuando las empresas más importantes compran al por mayor.

Si pagas al contado, el asiento es fácil de usar:

En un primer momento, ingresa un débito a la cuenta de caja por el valor de la transacción y el IVA si se vende en un registro. Asimismo, se puede ingresar un crédito a la cuenta de Ventas por el mismo precio. 

Después, adjudicas las glosas que validen el documento, constaten el monto de la transacción y asignen el impuesto, si se trata de una venta registrada con dicho impuesto.

¿Cómo se hace el asiento contable de la factura de venta a crédito?

En la venta se producen dos procesos diferentes. Se entrega un bien o se presta un servicio.

Además, se registra el pago en el mismo momento en que se produce el hecho económico, no hasta que se percibe.

En este caso, debes hacer dos asientos contables en el libro diario de la empresa: uno sobre la venta y otro sobre cómo pagar por la transacción.

Tipos de asientos contables

A continuación, presentamos los principales tipos de asientos contables.

Asientos contables básicos

Estos asientos siguen el principio de la partida doble que establece que por cada transacción, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

Aquí tienes un ejemplo de un asiento contable básico:

Supongamos que una empresa vende un producto por $1,000 en efectivo. El asiento contable para esta transacción sería el siguiente:

• Cuenta de Débito: Caja (o Efectivo) por $1,000
• Cuenta de Crédito: Ingresos por Ventas por $1,000