¿Cómo contabilizar un asiento de apertura en el libro diario?

Importancia del asiento de apertura en el ejercicio contable

El asiento de apertura es fundamental en el ejercicio contable de una empresa, ya que marca el comienzo de un nuevo ciclo contable y permite reflejar la situación financiera de la empresa en ese momento. Este asiento es esencial para asegurar la continuidad en la contabilidad de la empresa de un ejercicio a otro, lo que permite mantener un seguimiento consistente de sus recursos, obligaciones y patrimonio neto desde el punto en que terminó el último periodo fiscal.

Sin un asiento de apertura bien elaborado, sería imposible tener una visión clara y precisa de la situación financiera de la empresa al inicio de cada ejercicio. Esto podría llevar a errores en la toma de decisiones y a una gestión ineficaz de los recursos. Por lo tanto, dedicar el tiempo y esfuerzo necesarios para realizar correctamente este asiento es una inversión en la salud financiera de la empresa.

¿Quiénes deben hacer el asiento de apertura?

Al tratarse del asiento que permite iniciar el ciclo contable, es indispensable elaborarlo al inicio de actividades o al momento de reanudar el ejercicio económico, inmediatamente después de realizar el respectivo cierre del período anterior. 

Deben hacerlo todas las organizaciones, ya sea al momento de empezar operaciones o cada año, después de cerrar el período. Ten presente que, para diferenciar el uno del otro, suele llamarse “de apertura” al asiento elaborado para iniciar el primer período de actividad de la empresa, y “de reapertura” cuando se hace referencia al reinicio del ejercicio de un negocio que ya está en marcha, aunque —en estricto rigor— se trata del mismo asiento.

Preparación de la contabilidad para el asiento de apertura

Antes de realizar el asiento de apertura, es importante preparar la contabilidad de la empresa. Esto implica revisar el balance de situación y las cuentas del ejercicio anterior para asegurarse de que toda la información sea precisa y esté actualizada. Una preparación adecuada garantiza que el asiento de apertura refleje fielmente la realidad financiera de la empresa, evitando errores que puedan afectar la contabilidad futura.

Revisión del balance de situación y cuentas del ejercicio anterior

La revisión del balance de situación y las cuentas del ejercicio anterior es crucial para asegurarse de que el asiento de apertura sea preciso. Esto implica verificar que todos los saldos estén actualizados y que no haya errores en las cuentas. Es recomendable realizar una auditoría interna o contar con la ayuda de un profesional contable para revisar detalladamente cada cuenta y asegurarse de que todo esté en orden.

Asegúrate de tener toda la información necesaria para el asiento de apertura

Es importante asegurarse de tener toda la información necesaria para el asiento de apertura, incluyendo los saldos de las cuentas del ejercicio anterior y cualquier otra información relevante. Esto ayudará a garantizar que el asiento de apertura sea preciso y completo. Tener una lista detallada de todos los activos, pasivos y patrimonio neto, así como cualquier documento de respaldo, facilitará la creación de un asiento de apertura exacto y confiable.

Composición del asiento de apertura

El asiento de apertura está compuesto por las cuentas de balance con saldo abierto. Incluirá las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto. La cuenta de gastos e ingresos (grupos 6 y 7) no van a aparecer en el asiento de apertura. Este asiento debe reflejar con precisión la situación financiera de la empresa al inicio del nuevo ejercicio contable.

Cuentas que se deben incluir en el asiento de apertura

Las cuentas que se deben incluir en el asiento de apertura son:

• Cuentas de activo: incluyen las cuentas de caja, bancos, inventarios, etc.
• Cuentas de pasivo: incluyen las cuentas de deudas, préstamos, etc.
• Cuentas de patrimonio neto: incluyen las cuentas de capital social, reservas, etc.

Es importante asegurarse de que todas las cuentas estén incluidas en el asiento de apertura para garantizar que la información sea precisa y completa. Cada cuenta debe ser revisada y registrada correctamente para evitar discrepancias en la contabilidad futura. Un asiento de apertura bien elaborado es la base para una contabilidad ordenada y precisa a lo largo del ejercicio económico.

¿Cómo se hace un asiento de apertura?

Cuando una empresa es nueva, es decir, cuando está recién constituida y no existe un balance inicial, realizar el asiento de apertura es bastante sencillo. Todo es cuestión de involucrar las cuentas de caja o bancos (por los aportes de los socios), y los conceptos extras que relacionan los activos fijos de la organización.

Sin embargo, la situación se hace compleja cuando se trata de aperturas para empresas que acaban de cerrar el período anterior o que nunca han llevado contabilidad. Para ello, el proceso es el siguiente:

1. Prepara la contabilidad con base en la cual vas a hacer el asiento de apertura 

El asiento de apertura se hace con base en el cierre del período inmediatamente anterior. Recuerda que dicho cierre se genera saldando todas las cuentas patrimoniales abiertas. Para ello, se tuvieron que haber cargado las cuentas con saldo deudor y abonado las que poseían saldo acreedor. Asegúrate de que dicha operación se encuentre a la perfección y todas las cuentas estén cuadradas. 

En el caso de que la empresa ya exista, pero la contabilidad financiera la hubiese estado llevando un profesional externo, lo que debes hacer es tomar el Balance de Sumas y Saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31 de diciembre, y empezar a relacionar todas las cuentas patrimoniales para, posteriormente, realizar el respectivo asiento de apertura.

¿Y en caso de que no exista información contable de la empresa? Entonces tendrás que elaborar un Balance de Inventario, que consiste en hacer un listado detallado de todos los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa. Luego, valoras la información y la relacionas en sus respectivas cuentas. 

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2. Inicia el asiento de apertura del nuevo período

Ten presente que, con los mismos elementos patrimoniales que se termina un ejercicio, se inicia el siguiente.

Por lo tanto, en el asiento de apertura se abren todas las cuentas patrimoniales, registrando en el “Debe” las cuentas que —al cierre del período— tenían saldo deudor, y en el “Haber” las que presentaban saldo acreedor. Se trata de hacer la operación inversa a la realizada en el asiento de cierre. 

En ese sentido, imagina que al cierre del ejercicio de la Compañía X su balance arrojó las siguientes partidas:

Siendo así, el asiento de apertura se formaría de la siguiente manera: 

3. Pasa la información al libro mayor

Luego de realizar esta operación con cada una de las cuentas que conforman la contabilidad de la empresa, debes pasar los datos al Libro Mayor. Al hacerlo, no olvides que las cuentas de Activos nacen por el Debe, mientras que las de Pasivos nacen por el Haber.

Aunque se trata de un procedimiento que parece sencillo, puede complicarse en la medida en que haya más cuentas para reabrir. Para efectos del ejemplo, se registraron las cuentas a nivel general, pero en la vida real es posible que te toque generar un saldo de apertura por cada uno de los componentes de una cuenta.

Entonces, si “Maquinaria” está conformada -por ejemplo- por 10 máquinas de coser Singer Serenade 8280 y 10 Toyota SPB15, deberás crear una apertura por cada referencia. De hecho, el balance de sumas y saldos debe venir detallado de esa manera.

Los software de contabilidad modernos sí que saben cómo se hace un asiento de apertura, pues vienen diseñados para generarlos automáticamente. El procedimiento específico depende de la interfaz de cada plataforma, pero siempre se trata de dar unos cuantos clics y esperar unos segundos a que el programa haga su trabajo.

Para tener los mejores resultados, debes haber gestionado la contabilidad en el mismo sistema, cuidando de no haber omitido ningún registro a lo largo del año. Si quieres conocer cómo realizar la automatización contable, Nubox puede ayudarte en este proceso a través de sus soluciones.