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​¿Es mi software de factura electrónica el indicado?

Publicado por Nubox | 11 de abril del 2017
​¿Es mi software de factura electrónica el indicado?

En Chile, el uso obligatorio de la factura electrónica ya es un hecho. Implementarla no reporta mayores inconvenientes, y sí trae consigo varios beneficios. Por eso, son muchas empresas las que ya cuentan con un software para esto, pero ¿cómo evaluarlo? ¿cómo saber si es mi software de factura electrónica el indicado? Para ello, lo mejor es citar las funcionalidades y requisitos básicos que deben entregar estos programas para ser realmente eficaces. Toma nota:

1. Una interfaz amigable

Es lo más importante. El programa puede tener muchas funcionalidades, pero si no es fácil de usar te generará complicaciones y perdidas por no saber cómo emitir facturas electrónicas. Y esto no solo en la capacitación del personal, sino en el desarrollo de las tareas contables del día a día.

2. Generación y gestión de libros de compra y venta

Un buen software de factura electrónica debe permitirte generar y enviar automáticamente al SII los libros de compra y venta que debes realizar este trámite cada mes, y que hacerlo de forma presencial implica la pérdida de tiempo valioso. También es importante que en él puedas revisar y rectificar su estado, a fin de que cumplas a cabalidad con esta obligación tributaria.

3. Visualización de Documentos Tributarios Enviados por proveedores (DTE)

Además de los libros de compra y venta, y de las facturas electrónicas que emites, es importante que puedas visualizar DTE, especialmente los enviados por tus proveedores. Así, les brindaras una respuesta oportuna y mantendrás al día tus obligaciones tributarias relacionadas con el rubro de compras.

4. Costo por número de DTE emitido

Los softwares de factura electrónica suelen cobrar por cantidad de emisión de documentos tributarios electrónicos, y un buen proveedor debería permitirte seleccionar la opción que más te acomode según tu volumen de trabajo. Pero, más allá de eso, lo importante es que el proveedor del programa te cobre de acuerdo a un rango mensual. De esa manera, siempre pagarás lo justo.

5. Ejecución de cesiones de documentos electrónicos

Esta funcionalidad es tan importante que incluso ciertos programas gratuitos, como el del SII, la tienen incorporada. Sin embargo, varios proveedores de factura electrónica no la poseen, lo que genera a sus clientes contratiempos y gastos adicionales al tener que contratar los servicios de plataformas especializadas en cesión factoring.

6. Reportes en formatos PDF y Excel

Al usar este tipo de software, la información de toda la gestión de tus documentos tributarios queda almacenada en la nube. Contar con reportes de todos los movimientos es indispensable para las auditorias contables, planificar la contabilidad de la empresa y enfrentar eventualidades.

7. Carga masiva de documentos

Los limites en cuanto a gestión, carga, almacenamiento y envío de documentos son sumamente perjudiciales para el desarrollo de tu empresa. Por ello, el software de factura electrónica que elijas debe tener capacidad ilimitada al respecto, de tal manera que siempre estén a disposición de clientes, proveedores y autoridades tributarias.

8. Capacitación y soporte

Más que una funcionalidad, es un servicio que tu proveedor de software debe garantizarte. En primer lugar, debido a que para explotar al máximo el potencial de estos programas hay que conocerlos a fondo. También porque durante la generación de documentos tributarios electrónicos se pueden presentar eventualidades que solo los expertos saben solucionar.

Estas son las funcionalidades y requisitos básicos que un proveedor de software para facturación electrónica te debe entregar. Adicionalmente, hay otras de menor importancia que no estaría de más tener:

  • Sistema multiusuarios: crear todos los usuarios que desees, y otorgarle a cada uno de ellos distintos accesos y restricciones.
  • Sistema 100% online: que no requiera de ningún tipo de instalación y puedas acceder a él desde cualquier computador con conexión a Internet.
  • Personalización de documentos: te permite incluir el logo de la compañía, una marca de agua e información corporativa.

Lee también: "Las 10 ventajas de la Factura Electrónica"

Existen también algunas compañías más adelantadas que incluyen dentro de sus características funciones más especializadas, que pueden llegar a facilitar aún más el trabajo a la hora de facturar. Características tales como: 

9. Registro de pagos y recaudos

Teniendo en cuenta el desarrollo digital del país, y que gran parte de los documentos tributarios se manejan hoy de manera electrónica, la posibilidad de registrar toda la actividad de pagos y recaudos es indispensable para optimizar y simplificar las tareas contables de la empresa.

10. Sincronización con mensajería

Es bueno que este tipo de programas tengan habilitada la funcionalidad de enviar, vía email, copia de los DTE que generas, pero también es importante que te permitan activar notificaciones en tu bandeja de entrada y en la de tus clientes y proveedores.

11. Integración con sus propios sistemas contables

Algunas compañías han visto que, para facilitar el trabajo de sus clientes, en específico de los contadores, incorporar en sus sistemas una función que permita integrar lo facturado directamente en los libros contables es un plus que ahorra mucho tiempo y evita errores de doble digitación o descuadres.  

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Desde que el uso de factura es obligatorio, el mercado ofrece una gran cantidad de plataformas especializadas en facturación electrónica, pero debes asegurarte -a la hora de optar por uno u otro- que la elegida cuente con todas las características antes mencionadas, para así desarrollar esta labor con la mayor fluidez y respaldo posible.