Software de remuneraciones: ¡Así te facilita el trabajo!

En nuestra área, muchos profesionales suelen llevar la contabilidad de varios clientes al mismo tiempo, lo que les da la libertad de poder sustentar su propia oficina contable. Sin embargo, el escenario se amplía al llevar, además, las remuneraciones de una empresa. Aquí la importancia de tener un software de remuneraciones.

En el camino hacia levantar tu propio estudio contable, las posibilidades de generar los ingresos necesarios son variadas. Esto, porque prácticamente todo negocio requiere de alguien capacitado —con estudios en la materia— para que maneje las finanzas de la firma. Ya sea en pequeñas o grandes empresas, incluso particulares, la figura del contador es indispensable. 

Pero muchas veces, nosotros mismos reducimos nuestras opciones y nos limitamos a realizar labores específicas. Si bien esto puede reportar ingresos considerables, a la larga podrían ser mayores si diversificamos la oferta.

Es muy probable que seas de aquellos profesionales que llevan la contabilidad de varios clientes, pero ¿Qué hay de las remuneraciones? Si te detienes a pensar, estos dos servicios que suelen estar en manos distintas. No obstante, podrían ser la clave para consolidar tu futuro laboral si te aventuras a realizar ambas tareas.

Software de remuneraciones: Una oportunidad para incrementar tu cartera de clientes

El pago de las remuneraciones es un tema que suele llevarse de manera interna en toda empresa, independiente del tamaño de esta. En las de mayor tamaño, existen departamentos de Recursos Humanos encargados de las liquidaciones de sueldo, pero en otros casos este servicio también es externalizado y es ahí donde se presenta una excelente oportunidad para aumentar tus ingresos, haciendo de tu actividad un negocio mucho más rentable.

Puedes aprovechar las diferentes alternativas que ofrece el mercado en cuanto a software de remuneraciones para obtener más beneficios sin que esto signifique un dolor de cabeza para ti. Al encargarte de las remuneraciones, debes considerar que tendrás la posibilidad de:

Ampliar la cartera de clientes

Diversificar los servicios que ofreces en tu oficina de contabilidad, incluyendo el pago de remuneraciones, te permitirá acceder a un espectro del mercado que antes no habías contemplado.

Mejorar tus credenciales

Si antes llevabas la contabilidad de una empresa, al encargarte también de los sueldos del personal estarás dando un gran paso en lo que a fidelización se refiere, puesto que tus clientes darán cuenta de tus capacidades y, por ende, tu currículum mejorará sustancialmente.

Crecer económicamente

Como ves, administrar el pago de los sueldos —ya sea con nuevos o habituales clientes— es una excelente forma de aumentar tus ingresos y hacer crecer tu propio negocio. Además, hablamos de un elemento diferenciador: es muy conveniente para una empresa que la persona encargada de llevar la contabilidad sea la misma que gestione el pago de remuneraciones simultáneamente.

¿Qué es un software de remuneraciones?

Un software de remuneraciones es una plataforma que te ayuda a procesar las nóminas de trabajadores de una empresa, sin importar cual sea su tamaño. Estos sistemas informáticos se encargan de gestionar los sueldos, bonos o descuentos de cada trabajador que tengas contratado.

Además, esta plataforma te ayudará en la época del año en que debes preparar la Declaración de Renta y tener actualizada dicha información sobre las personas en tu nómina de trabajadores. De esta manera, puedes preparar y gestionar los impuestos retenidos y que debes pagar al ente fiscal correspondiente, el pago mensual de IVA y otros procesos contables. 

La razón para contar con un programa de esta naturaleza radica en que alivia las labores de administración de tu empresa, ya que su objetivo es optimizar la gestión de la nómina mediante la automatización de los procesos implicados en ella, manteniendo la precisión de los datos y asegurando el cumplimiento de plazos y fechas de vencimiento.

Beneficios de utilizar un software que gestione las remuneraciones

Aunque puede parecer una carga laboral que quisieras evitar, manejar el pago de sueldos del personal de una empresa puede ser más fácil de lo que imaginas. En la actualidad, existen distintos software de remuneraciones que hacen de esta tarea algo simple, rápido y ordenado, por lo que más que un desafío, esta asoma como una excelente oportunidad que debes saber aprovechar.

Los beneficios de adquirir un software de remuneraciones son múltiples. Por ejemplo, ahorrarás tiempo y dinero en enmiendas; de no contar con este asistente informático, tendrías que gastar esos recursos, disminuyendo tus posibilidades de inversión u otras operaciones.

Si ya ofreces servicios como el manejo de la contabilidad, puedes sumar el cálculo de remuneraciones al mismo cliente y así aumentar tus entradas económicas. Las herramientas tecnológicas disponibles en el mercado te permiten realizar este trabajo con claras ventajas, entre las cuales podrás encontrar:

1. Pagos 100% online

Esto se puede gracias al desarrollo de funcionalidades intuitivas fáciles de aprender, pensadas para ser manejadas por personas con conocimientos en contabilidad y sin dejar de lado ninguna de las obligaciones que incluye el pago de remuneraciones, como por ejemplo, el pago de imposiciones.

2. Calendario de eventos

Algunos de estos software de remuneraciones cuentan con un calendario que ayuda a mantener registrados eventos con tus empleados, como ausencias por licencia médica, días administrativos, vacaciones, horas extras, bonos, entre otros ítems.

Contar con esta información te ayudará a planificar actividades y cumplir obligaciones y compromisos de diferente naturaleza.

3. Rentabilidad y respaldo de información

Económicamente, utilizar un software de remuneraciones en tu empresa es una excelente inversión, ya que si aprendes a manejar esta nueva herramienta como un experto ahorrarás el dinero usado para contratar a un especialista.

También, puedes llevar tu propio registro para poder comparar tus números con los encargados de la administración y contabilidad, evitando errores graves que provoquen una pérdida de dinero.

4. Registro sobre situación tributaria

Si perdiste algún documento que informara sobre tu situación tributaria, alzas o exención de impuestos, utilizar un software de remuneraciones hará que no aumente el estrés.

Muchas de estas herramientas cuentan con funciones para poder registrar, integrar y actualizar información importante para la contabilidad de una empresa. Además, puedes recibir notificaciones sobre modificaciones tributarias que puedan afectar a tu negocio.

5. No es necesaria la especialización

Si al comienzo decides gestionar las remuneraciones de un par de clientes, además de la propia, no necesitas hacer ningún curso especial ni ser un genio de la informática.

Simplemente necesitas entender a grandes rasgos cómo el software de remuneraciones que elegiste procesa la información, adaptarte y evaluar si puedes dar el siguiente paso, expandiendo tu cartera de clientes para gestionar su nómina con el apoyo de un equipo de expertos.

6. Mejoras en la administración de tu negocio y de tus clientes

Para cualquier tipo de negocio, el buen uso del tiempo y de recursos es vital. Administrar tu propia nómina de remuneraciones puede quitarte tiempo valioso en otra función en la que eres más necesario. Por ello, utilizar un software de remuneraciones en tu propia empresa o en la de tus clientes acelerará los procesos de pago de liquidaciones de sueldo, debido a que tendrás toda la información registrada en el programa.

7. Integración con planillas de Excel

Puedes trabajar en hojas de cálculo fuera del software y también subirlas al mismo —cargando toda la información que quieras— para seguir con el proceso cuando estimes conveniente de acuerdo a los plazos que tengas para cada tarea.

8. Adaptación a la legislación tributaria

Otro punto a favor de estos software de remuneración es que puedes programar su funcionamiento según la legislación vigente, solo introduciendo correctamente todos los datos tributarios y comerciales que correspondan al país. En este caso, Chile.

9. Ayuda memoria

Dentro de las múltiples funciones con las que cuenta un software de remuneraciones, recordarte ciertas tareas y trámites es una de ellas.

Esta característica aliviará tu carga mental, ya que las nóminas se mantendrán actualizadas automáticamente y tendrás notificaciones en caso de plazos respecto a pagos a proveedores o declaraciones de impuestos, en las cuales podrás consultar cualquier detalle que precises al instante.

10. Datos seguros y protegidos

Los software de remuneraciones no solo entregan las funciones que hemos comentado anteriormente. Además, sus desarrolladores se preocupan de que sus plataformas sean seguras y estables.

Si contratas el software con una empresa de trayectoria y buenas recomendaciones, la incertidumbre que despierta el ingresar datos valiosos a programas informáticos se diluye, pues tras el nombre y la reputación están buenas prácticas que garantizan la seguridad.

11. Respaldo técnico

Los informáticos que crean estos software de remuneraciones no solo te entregarán muchos tutoriales y servicios para apoyarte en el uso de esta nueva herramienta que iniciará otra arista para tu empresa. Conjuntamente, contarás con su asistencia técnica en lo informático.

Incluso, algunas plataformas ofrecen asesoría en temas contables y tributarios.

12. Amigable con el medio ambiente

El propósito básico del software de remuneraciones es optimizar el proceso de contabilidad, lo que no quiere decir que no tenga otros beneficios que no hemos considerado.

En pleno cambio climático y con la urgencia de reducir la temperatura a nivel global, es importante que los procesos de nuestro negocio —y por ende los de nuestros clientes— sean limpios y sustentables.

La gran mayoría de los software de remuneraciones tienen respaldo de datos en la nube o en servidores potentes, seguros y estables. Esto ayudará a economizar el uso de papel, lo que a su vez se convertirá en menos basura, reduciendo así las emisiones de carbono emitidas por tus operaciones.

Si en el futuro de tu negocio vislumbras expandir tus servicios, te recomendamos considerar estos puntos cuando evalúes el software de remuneraciones para tu empresa y considerar un servicio que vaya escalando en sus funciones según crezcan tus operaciones comerciales.

Clasificación y tipos de software de remuneraciones

También podemos clasificar los software de remuneraciones según su tipo de almacenamiento.

Dependiendo del tipo empresa, deberás evaluar si quieres un sistema computarizado de remuneraciones que esté en la nube o respaldado en servidores físicos.

Existe otra manera de clasificar estas soluciones y que puede tener un serio impacto si tu intención es utilizar esta herramienta como inversión para ofrecer más servicios contables a tus clientes.

Esta diferencia entre la oferta de programas radica en cómo se gestiona la nómina de pagos. En este momento, podemos decir que existen dos tipos de software de remuneraciones, los cuales pasamos a revisar a continuación.

1. Gestión integrada de la nómina de remuneraciones

La nómina de remuneraciones, la contabilidad y la gestión de recursos humanos tienen etapas y procesos que se superponen. Por esta razón, podemos ver —con bastante frecuencia— que la gestión de la nómina se integra como parte de un software de contabilidad, gestión de recursos humanos o en una plataforma de negocios en la que se integran todas las operaciones de la organización completa.

La gestión integrada de la nómina en el software de remuneraciones cubre tareas básicas como el procesamiento de la nómina de trabajadores y su correspondiente liquidación de sueldo que incluye el cálculo del impuesto sobre la renta. De hecho, algunos programas de este tipo permiten confeccionar e imprimir los cheques o pagarés. 

2. Gestión exclusiva de la nómina de remuneraciones

Estas plataformas o aplicaciones son más independientes y cuentan con un diseño simple, pero visualmente atrayente, los cuales —de manera preferente— almacenan la información en la nube.

Al ser programas informáticos desarrollados pensando en un negocio en específico, las mayores innovaciones y mejoras para tu empresa las verás en las funciones especializadas del software de remuneraciones.

Estas funciones especializadas de la plataforma pueden ser:

• seguimiento de procesos u operaciones en función del tiempo que decidas establecer para cada tarea;
• integración de la información en tiempo real, lo que te permitirá redactar informes con datos verificados y actualizados;
• administración de beneficios dirigidos a los trabajadores como bonos, vales de colación, descuentos institucionales, entre otros;
• planificación prudente y competente del pago o retención de impuestos a los que esté afecto el trabajador en particular. También, puedes llevar control de tu propia situación tributaria como persona jurídica si así lo deseas.

Una buena plataforma que se dedique a gestionar la nómina de remuneraciones de empresas de todos los tamaños, giros y operaciones como primera condición debe integrarse fácilmente con otras aplicaciones relacionadas con recursos humanos, finanzas y contabilidad.

Transparencia garantizada

Vivimos en una sociedad que necesita claridad sobre cómo funcionan los diferentes procesos de actores y elementos que la componen.

El uso de software de remuneraciones ayuda a construir y mantener la confianza dentro de tu empresa con tus colaboradores, mejorando así el ambiente laboral y el desempeño general de todos como equipo sustancialmente.

Algunos programas cuentan con la característica de que el trabajador puede verificar la información de su liquidación de sueldo en la misma plataforma, donde se transparenta su asistencia, desempeño, cumplimiento de metas y otros ítems. De este modo, se fomenta la buena convivencia entre trabajadores con diferentes funciones y lugar en la jerarquía de una empresa.

Asimismo, colaborarás a construir ese lazo de confianza con tus clientes, ya que podrás mostrar todos sus movimientos administrativos tal y como fueron informados, logrando que este se sienta seguro del servicio que le prestas y mejorando tu imagen para así atraer nuevos clientes.

Datos y mitos sobre los software de remuneraciones

La Asociación Estadounidense de Nóminas (APA, por su nombre en inglés, American Payroll Association) estima que la automatización reduce los costos del procesamiento de las nóminas de remuneraciones hasta en un 80%. Esto ocurre, posiblemente, por una conjunción de factores. Pero la reducción de errores en las facturas, órdenes de pago y liquidaciones de sueldo es el mayor factor de incidencia.

Otra encuesta hecha por la asociación antes mencionada, reveló que el 58 % de los empleados en Estados Unidos aprovechan las funciones de autoservicio para introducir datos e información personal en los sistemas automatizados de software de remuneraciones.

También comprobaron que el ser humano se resiste a los cambios y, a veces, a los software de remuneraciones sufren de prejuicios injustos. Por ejemplo. la gran mayoría de los trabajadores que han transitado desde el sistema contable análogo al digital piensan —antes de empezar— que manejar el nuevo sistema será complejo. Sin embargo, después de capacitarse en el uso de estas las plataformas, los trabajadores usan muchas de las funciones de los software de remuneraciones y se sienten confiados en su uso. 

El 80% de los propietarios de pequeñas empresas estadounidenses utilizan la tecnología digital móvil para poder administrar sus negocios, lo que incluye software de remuneraciones y de procesamiento de la nómina de pagos.

Aunado a todo esto, hay que recordar muchas veces las liquidaciones de sueldo y sus ítems —que se traducen en dinero— son una fuente de conflicto entre el trabajador y el empleador. Es un hecho que las relaciones laborales mejoran cuando se comienza a usar un software de remuneraciones, ya que no existe inexactitud en los cheques de pago, lo cual evita conflicto entre las partes. 

Gestiona menos, crece más

Gestiona menos, crece más

¿Cuánto cuesta un software de remuneraciones?

Un sistema de gestión de nóminas de remuneraciones puede diferir en precio según quién provea la plataforma. Por ejemplo, algunos proveedores cobran por el número de usuarios que utilizan la cuenta.

Si se trata de un sistema integrado de contabilidad, el precio puede depender del número de facturas realizadas.

Algunos desarrolladores informáticos conciben la gestión de las remuneraciones como un beneficio extra y cobran por separado para utilizar esa característica como complemento de otro programa.

Como puedes ver, actualmente hay una gran cantidad de factores a considerar si quieres adquirir un software de remuneraciones.

Asegúrate de que cuando tomes la decisión final, elijas una plataforma que se adapte lo mejor posible a la cultura y organización de tu empresa. Considera estos últimos puntos en la toma de tu decisión:

• Es importante que sea fácil de utilizar por todos los empleados de tu negocio, si deseas que una de las mejoras sea la buena convivencia y la transparencia.
• Verifica que tenga respaldo técnico y que garantice la seguridad de la información.
• Si bien las versiones gratuitas de estos programas de gestión de empresas ofrecen varios servicios, te recordamos que tienen limitaciones de uso. Por esto, te recomendamos que uses la versión comercial si tu intención es utilizar al máximo esta herramienta para gestionar las nóminas de trabajadores de tu empresa o de algún cliente que solicite el servicio. Así podrás acceder a todas las funciones del software, llevar registros muchos más extensos y gestionar varias nóminas con un solo programa.

Es muy importante que evalúes bien el software que vas a adquirir y a la empresa que lo fabrica. Así tomarás la mejor decisión para tu empresa, las de tus clientes y verás cómo se alivia la carga de la gestión.

Esperamos que siguiendo esta completa guía sobre software de remuneraciones puedas encontrar un sistema que otorgue algunos de los beneficios antes detallados y mucho más.

Si quieres probar cómo funcionan estas aplicaciones y programas informáticos de gestión de empresas, te invitamos a conocer el software de remuneraciones de Nubox. Solo debes hacer clic aquí y podrás acceder a una cotización y a un tutorial de remuneraciones en Nubox.