10 preguntas frecuentes sobre el sistema de remuneraciones

Llevar las remuneraciones de una empresa es mucho más que solo el pago de sueldo en Chile. Si bien puede volverse una tarea repetitiva que da la impresión de ser sencilla, debes ser muy cuidadoso a la hora de gestionarla, considerando el componente legal que involucra. 

Frente a esto, Excel se presenta como una alternativa algo limitada, ya que conlleva una responsabilidad mayor el tener que preocuparte de auto implementar las actualizaciones legales, además de hacer manualmente cálculos y anotaciones que un sistema de remuneraciones haría por ti.

Para que sepas cómo es trabajar con un sistema de remuneraciones online y de qué forma mejoraría el pago de sueldos utilizándolo, pon atención a estas preguntas claves y sus respuestas:

¿Cómo gestionaré mi lista de trabajadores con un sistema de remuneraciones? 

Si actualmente llevas las remuneraciones en Excel, la diferencia será importante: en un programa de remuneraciones cargas una única vez los datos de tus trabajadores y estos quedan registrados dentro del sistema como información disponible para reportes, liquidaciones y otros.

Esta nueva dinámica de trabajo, mucho más flexible y efectiva, promueve la reducción de los errores, lo cual tiene una relación directa con la rentabilidad.

Lógicamente, al cometer menos equivocaciones, fallas y duplicidades disminuirás costes y evitarás gastos no deseados, como las reimpresiones, por ejemplo.

Esto demuestra que, con el pasar del tiempo, la incorporación de estos sistemas representa una acción rentable, con un atractivo retorno de inversión, que además es necesaria para crecer de forma sustentable.

¿Cómo se registran los movimientos de personal?

¿Llevas una hoja de vida de tu personal y debes estar actualizándola y actualizando manualmente todos los documentos asociados a cada trabajador?

Un sistema de remuneraciones te permite indicar todos los movimientos que ha tenido un funcionario, tales como: permiso sin goce de sueldo, subsidio, contrato a plazo fijo, entre otros.

También, dentro del software podrás visualizar indicadores como horas de trabajo y asistencia, que además de ser relevantes para generar liquidaciones, muestran el desempeño y la productividad de los colaboradores, así como el nivel de compromiso de los mismos.

De esta manera, podrás definir las acciones necesarias para optimizar el presupuesto de tu nómina y aprovechar al máximo los recursos humanos.

En conclusión, un sistema de remuneraciones permite dar seguimiento constante a la fuerza laboral, lo que a su vez ayuda a optimizar la gestión de la misma.

¿Tengo que ingresar los haberes y descuentos?

¿Calculas manualmente todos los descuentos y haberes de tus trabajadores? En un sistema de remuneraciones tienes disponibles los haberes y descuentos legales generales; el cálculo asociado a estos se hace automáticamente.

En ese sentido, no perderás tiempo sacando porcentajes por cada trabajador, pues el sistema los hace por ti. Al utilizar un sistema de remuneraciones, no tendrás que preocuparte más de conceptos como sueldo base, horas extras, días con licencia, días sin licencia, préstamos, entre otros.

¿Genera liquidaciones? 

Teniendo la información de tus trabajadores cargada y habiendo seleccionado los haberes y descuentos que quieres utilizar, generar las liquidaciones de sueldo será muy sencillo. Incluso, ni siquiera tendrás que hacerlas tú, ya que lo hará el propio sistema de remuneraciones.

¿Puedo automatizar el pago de sueldos?

Sí. Ya no tendrás que hacer el pago uno a uno de tus trabajadores cada mes. Un sistema de remuneraciones procesará los sueldos de tus colaboradores y podrás descargar directamente desde el sistema el archivo PAR —que se conecta con bancos— que te permite realizar el pago automáticamente.  

Esto demuestra que la implementación de estos softwares propicia la optimización del tiempo de trabajo y las jornadas laborales.

Gracias a esta solución tecnológica, tu equipo incrementará su productividad y, paradójicamente, al mismo tiempo tendrá una menor carga de trabajo. Muchas de las funciones y tareas que normalmente hacen tus colaboradores, como la mencionada en este punto, ahora serán asumidas por el software.

A la vez, una menor carga laboral permitirá que tus empleados puedan dedicar mayor tiempo a la supervisión, al análisis de la información y al pensamiento estratégico.

¿Tiene libro de remuneraciones?

Con un buen sistema de remuneraciones, no debes preocuparte de actualizar tu libro de remuneraciones: el sistema —a partir de los datos que has ingresado— lo generará automáticamente. Adicionalmente, tendrás a mano reportes o información de tus empresas, funcionarios, liquidaciones, entre otros. 

Específicamente, cada registro o liquidación generada se añade de inmediato en este libro, el cual están obligadas a llevar todas aquellas empresas que cuentan con 5 o más trabajadores, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 62 del Código del Trabajo.

En este artículo, también se especifica que —obligatoriamente— el libro debe estar timbrado por el Servicio de Impuestos Internos (SII).

¿Genera archivo Previred? 

Un buen sistema de remuneraciones estará integrado a Previred, por lo que podrás hacer la declaración y el pago de imposiciones por medio de archivos electrónicos, sin complicarte ni tener que ingresar en Previred información que ya has registrado en el sistema de remuneraciones.

También, tendrás a disposición todas las planillas necesarias para el IPS, AFP, Isapre, cajas de compensación y mutuales.

¿Se actualiza de acuerdo a la normativa?

Cuando necesites hacer cálculos, en el mismo sistema de remuneraciones tendrás a disposición toda la información actualizada sobre IPC, comisiones de AFP, UTM, ingreso mínimo, entre otros valores. Por consiguiente, ya no tendrás que revisar cada índice ni parámetro por separado.

¿Ofrece el formulario 1887?

El sistema de remuneraciones te permitirá descargar el formulario 1887 sobre sueldos sin costo adicional y llenarlo automáticamente, dejándolo listo para ser cargado en el Servicio de Impuestos Internos. Con esto, podrás hacer fácilmente la Declaración Jurada Anual de Renta.

Esto demuestra que, en general, contar con un sistema de remuneraciones de calidad te permitirá estar al día con las novedades legislativas, un aspecto clave para mantener la estabilidad operativa y evitar potenciales multas o sanciones.

¿Estos sistemas garantizan la privacidad de los datos?

Cuando se habla de las funcionalidades de una solución tecnológica, la seguridad es un punto que también debe abordarse, pues es uno de los más relevantes para las empresas.

Por suerte, la incorporación de este softwares es un mecanismo para garantizar una mayor protección de los datos claves de tu empresa y de sus operaciones de gestión de remuneraciones y recursos humanos.

En primer lugar, un buen sistema de remuneraciones funciona con la tecnología de la nube. Por ello, gracias a esta solución, la información y documentación de interés estará almacenada en servidores remotos y no en dispositivos informáticos específicos, evitando el riesgo de perderlas.

Además, un sólido software cuenta con mecanismos de seguridad informática de vanguardia, lo que garantiza la privacidad de tus datos ante “piratas” cibernéticos y usuarios no autorizados.

Al permitir el acceso a información a distancia y desde distintos dispositivos, la tecnología de la nube también hace que un sistema de remuneraciones mejore los flujos de información de los negocios y facilite la gestión de los datos clave.

Además, estos sistemas permiten contar con un registro histórico de liquidaciones y otros datos. El mismo se desarrolla de manera segmentada y ordenada, facilitando el acceso y el estudio de los valores e indicadores.

¡Eso fue todo! Ya conoces cómo funciona un sistema de remuneraciones y por qué resulta tan importante implementarlo.

Como puedes ver, los softwares de remuneraciones online no solo ayudan a facilitar la organización de archivos y datos, sino que también permiten economizar tiempo en el proceso de cálculo y pago de sueldos, ya que la información es de fácil acceso y tienen un alto nivel de seguridad. Otro beneficio que vale la pena recordar es que permiten trabajar desde cualquier lugar.

Eso sí, para que sea realmente beneficiosa para tu negocio, es importante que la solución que elijas pueda trabajar de la mano con softwares de contabilidad y factura electrónica, pues así podrás alcanzar la modernización integral en tus operaciones.

Asimismo, el sistema que implementes debe estar respaldado por un eficiente servicio posventa que incluya aspectos como:

• Capacitación gratuita;

• Asesoramiento continuo

• Soporte oportuno y a tiempo;

• Estudio de resultados y de satisfacción del cliente.

Solo así sacarás el máximo provecho de la solución y, por lo tanto, verás la optimización en tu empresa.

¿Te resultó útil la información que compartimos en este artículo? Si aún tienes inquietudes sobre el tema abordado o necesitas asesoría sobre la gestión de las remuneraciones, ¡no dudes en escribirnos! ¡Te ayudaremos con gusto!

Gestiona menos, crece más

Gestiona menos, crece más